Kopie für Vorgangsbeteiligte (mehrere Empfänger)
Sie können Briefe für mehrere Beteiligte gleichzeitig auf Grundlage derselben Briefvorlage erstellen. Der Ablauf mit mehreren Beteiligten unterscheidet sich zu dem mit nur einem Beteiligten dadurch, dass andere Seriendruckfeldkodierungen benötigt werden und der Ablauf der PDF-Erstellung mehrerer Briefe anders ist.
Diese Funktion verwenden Sie, wenn Sie Informationen an mehrere Beteiligte senden möchten. Der folgende Abschnitt beschreibt Ihnen den Prozess für das Erstellen eines Briefs, der an mehrere Beteiligte auf einmal gesendet werden soll.
Briefe an mehrere Beteiligte gleichzeitig erstellen
Zuerst müssen Sie die einzelnen Beteiligten dem jeweiligen Vorgang hinzufügen. Die relevanten Informationen über die Beteiligten müssen zuvor im F2 Beteiligtenregister eingegeben worden sein, und dann können Sie die Beteiligten in das Metadatenfeld „Vorgangsbeteiligte“ im Vorgang einfügen.
Die folgende Abbildung zeigt das Vorgangsfenster, in dem drei Beteiligte im Feld „Vorgangsbeteiligter“ hinzugefügt wurden.
Die von Ihnen ausgewählte Vorlage muss die Seriendruckfeldkodierungen enthalten, die für diese Art der Zusammenführung relevant sind.
Wenn Sie die Schriftstückvorlage für mehrere Beteiligte nutzen möchten, müssen die einzelnen Seriendruckfelder mit dem Wort „mergeparty“ beginnen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Seriendruckfeld | Beschreibung |
|---|---|
mergeparty_name |
Name des Beteiligten |
mergeparty_address1 |
Erste Adresszeile des Beteiligten |
mergeparty_postalcode |
Postleitzahl des Beteiligten |
mergeparty_city |
Standort des Beteiligten |
dossier_sendername |
Name des Sachbearbeiters |
case_f2casenumber |
Vorgangsnummer |
Sie bilden die dazugehörige Seriendruckfeldkodierung, indem Sie ein „$“ vor und nach dem Namen des Seriendruckfeldes einfügen.
Als Beispiel für eine Briefvorlage, die Sie für das Versenden von Standardinformationen an mehrere Beteiligte nutzen können, wurde hier dasselbe Beispiel wie im vorherigen Abschnitt Beispiel für von Seriendruckfeldkodierungen in Briefen verwendet. Im aktuellen Beispiel wurde nun „mergeparty“ in den Seriendruckfeldkodierungen eingetragen, um anzugeben, dass diese Schriftstückvorlage an die im Metadatenfeld „Vorgangsbeteiligter“ angegebenen Beteiligten gesendet werden soll.
Das gleichzeitige Erstellen von Briefen für mehrere Beteiligte beginnt hier ebenfalls über das Dokument, aus dem die Briefvorlage abgerufen wird. Das Dokument soll dem Vorgang hinzugefügt werden, an dem die Beteiligten erstellt wurden.
Klicken Sie hierzu im Band des Dokumentenfensters auf Neues Schriftstück aus Vorlage.
Wenn Sie die Briefvorlage über den Menüpunkt „Neues Schriftstück aus Vorlage“ hinzufügen, wird noch kein fertiger Brief erstellt. Bei der Vorschau des angehängten Schriftstücks wird die Briefvorlage immer noch mit Seriendruckfeldern (mergeparty) angezeigt.
Speichern Sie das Dokument mit der Vorlage. Um das endgültige Erstellen des Briefs an mehrere Beteiligte vorzunehmen, klicken Sie im Band des Dokumentenfensters auf Dokument kopieren und danach auf Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen (siehe folgende Abbildung).
Daraufhin öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster, in dem Sie die Vorgangsbeteiligten auswählen können, die Sie zusammenführen möchten.
Für jeden gewählten Beteiligten wird ein Dokument erstellt.
Möglichkeiten im Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Beteiligten als Empfänger festlegen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die gewählten Beteiligten als Empfänger der neuerstellten Dokumente hinzuzufügen. |
||
An Empfänger senden |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um automatisch die Dokumente an die gewählten Beteiligten zu senden, wenn Sie OK klicken. |
||
Beteiligten als involvierten |
Beteiligten festlegen Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die Beteiligten als involvierte Beteiligten des Dokuments festzulegen. |
||
Beteiligtentyp |
Im Drop-down-Menü können Sie den Beteiligtentyp (Zukaufsmodul) der Beteiligten des neuen Dokuments auswählen. Das Drop-down-Menü sieht zum Beispiel wie folgt aus: 
Abbildung 6. Drop-down-Menü für Beteiligtentypen
|
||
Originaldokument vom Vorgang entfernen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um das ursprüngliche Dokument von dem verknüpften Vorgang zu entfernen. |
||
Vorgang öffnen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um mit Klick auf OK automatisch das Vorgangsfenster zu öffnen. |
| Welche Felder im Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ angezeigt werden, ist von den Konfigurationen und Zukaufsmodulen Ihrer F2-Installation abhängig. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Mit einem Klick auf OK im Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ werden alle E-Mail-Dokumente automatisch erstellt und demselben Vorgang zugeordnet. Jedes Dokument enthält eine Kopie des angehängten Schriftstücks, in dem die Seriendruckfeldkodierungen mit den relevanten Informationen zusammengeführt wurden. Wenn Sie nicht die einzelnen Dokumente direkt über das Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ versendet haben, können Sie nun jedes Dokument an den entsprechenden Beteiligten senden.
Beteiligtentypen
Sie können Beteiligte in spezifische Beteiligtentypen unterteilen. Für jeden Beteiligtentyp gibt es entsprechende Seriendruckfelder, damit in den Vorlagen direkt auf die unterschiedlichen Beteiligtentypen verwiesen wird.
Sie ordnen Beteiligtentypen im Vorgangsfenster zu. Wenn Sie einem Beteiligten einen Beteiligtentyp zugewiesen haben, wird er mit den Seriendruckfeldkodierungen des Beteiligtentyps verknüpft.
