Kommunikation

Sie können in Ihren persönlichen Einstellungen einrichten, dass neue E-Mail-Dokumente im detaillierten Zustand öffnen sollen. Alternativ können Sie den detaillierten Zustand über die Vorgangsbearbeitung in einer E-Mail im einfachen Zustand aktivieren.

In Verbindung mit der Erstellung eines E-Mail-Dokuments können Sie ungeachtet dessen Zustands, folgende Informationen in den Metadatenfeldern angeben:

Sie können einen Beteiligten zwischen dem „An“-, „Cc“- und „Xbc“-Feld innerhalb eines E-Mail-Dokuments verschieben, indem Sie den Beteiligten markieren und mit der linken Maustaste ins gewünschte Feld verschieben („Drag-and-drop“). Sie können einen Beteiligten ebenso in ein anderes Feld kopieren, wenn Sie beim Verschieben die Strg-Taste gedrückt halten.

Die Empfänger in den Feldern „An“, „Cc“ und „Xbc“ können Sie sich in einer Liste anzeigen lassen, damit Sie als Absender den angegebenen Empfänger einer E-Mail einsehen können.

Mit einem Klick auf werden die Zeilen ausgeklappt und eine übersichtliche Liste über sämtliche Empfänger angezeigt.

Sie können sich die Eigenschaften eines hinzugefügten Beteiligten anzeigen lassen. Halten Sie den Mauszeiger über den Namen des Beteiligten und ein Tooltipp zeigt den Onlinestatus an, die „Abwesenheit“ des Beteiligten und welche Jobrollen er hat.

Die Eigenschaften eines Beteiligten können Sie mit einem Rechtsklick auf den Beteiligten und Auswahl von Eigenschaften anzeigen im Kontextmenü einsehen.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften. Der Name des Beteiligten ist Titel des Dialogfensters.

Wenn Sie einen unbekannten Beteiligten im F2 Beteiligtenregister speichern möchten, geschieht das mit der Hilfe des Dialogfensters „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“.

Dabei können Sie einen Beteiligten erstellen oder einen unbekannten Beteiligten mit einem existierenden Beteiligten ersetzen, indem Sie entweder „Beteiligten erstellen“ oder „Gewählten Beteiligten ersetzen“ auswählen. Im Dialogfenster wählen Sie ebenso die Platzierung für einen Beteiligten.

Um zu den Beteiligten im Dialogfenster Stellung zu beziehen, markieren Sie zunächst einen oder mehrere Beteiligte(n). Nachdem Sie Stellung bezogen haben, wird der oder die Beteiligte von der Liste entfernt.

Wenn Sie einen unbekannten Beteiligten durch einen Beteiligten, der im Beteiligtenregister schon vorhanden ist, ersetzen möchten, klicken Sie auf Gewählten Beteiligten ersetzen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Beteiligten auswählen“, in dem Sie nach einem existierenden Beteiligten suchen können.

Klicken Sie gegebenenfalls auf Platzierung wählen, um die markierten Beteiligten unter einem anderen Knoten im Beteiligtenregister zu erstellen als den in der Spalte „Platzierung“ vorgeschlagenen. Klicken Sie unten rechts auf Beteiligte erstellen, um die markierten Beteiligten als neue Beteiligte im Beteiligtenregister zu erstellen.

Wenn die markierten Beteiligten nicht erstellt werden sollen, klicken Sie auf Gewählten Beteiligten überspringen, wonach sie aus dem Dialogfenster entfernt werden. Sie können die Erstellung auch überspringen, indem Sie unten rechts im Dialogfenster auf Überspringen klicken. Wenn Sie das Dialogfenster das nächste Mal öffnen, erscheinen die Beteiligten erneut, sollten Sie sie noch nicht im Beteiligtenregister erstellt haben.

Klicken Sie auf Platzierung wählen im Dialogfenster „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“ um das Dialogfenster „Beteiligten auswählen“ zu öffnen. Hier wählen Sie per Doppelklick die gewünschte Platzierung für den Beteiligten aus. Alternativ können Sie die gewünschte Platzierung markieren und abschließend mit einem Klick auf OK bestätigen.

F2 schlägt Ihnen standardmäßig vor, einen neuen Beteiligten innerhalb des Knotens „Externe Beteiligte“ zu erstellen. Dies setzt jedoch das Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ voraus, andernfalls kann der Beteiligte nur im Knoten „Private“ erstellt werden. Der vorgeschlagene Standardknoten kann im Zuge der Installation von F2 konfiguriert werden. Weitere Informationen zum Recht finden Sie unter Administrator.

F2 kann so konfiguriert werden, dass Antworten von externen Beteiligten mit dem Dokument verknüpft werden, auf das sie sich beziehen. Diese Funktion ist Teil der F2-Installation und kann ein- und ausgeschaltet werden.

Wenn die Funktion aktiviert ist, wird die Antwort von der externen E-Mail-Adresse automatisch mit dem ursprünglichen E-Mail-Dokument verknüpft. Wenn das Dokument, mit dem das eingehende E-Mail-Dokument verknüpft wird, eine Vorgangsnummer besitzt, wird es automatisch mit demselben Vorgang verknüpft.Im Dokumentenfenster können Sie andere Dokumente aus derselben Korrespondenz einsehen. Unter dem Reiter „Erweitert“ finden Sie das Dialogfenster „Bezogene Dokumente“, in dem eine Liste aufgeführt ist.

Des Weiteren können Sie einstellen, dass alle ausgehenden E-Mails einer Behörde die Dokumenten-ID und/oder Vorgangsnummer im Feld „Betreff“ enthalten sollen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Administrator.

Wenn F2 so eingerichtet ist, dass E-Mails von einem E-Mail-Server importiert werden sollen, wird den daraus erstellten Dokumenten automatisch ein Zugriffsniveau zugewiesen. Dies ist ein wichtiger Punkt, der von der F2-Organisation berücksichtigt werden sollte.

Für viele Organisationen kann es von Vorteil sein, dass NICHT private E-Mails von allen Mitarbeitern eingesehen werden können, und dass diese E-Mails der Organisation zugänglich sind, wenn Mitarbeiter erkranken oder ihren Arbeitsplatz verlassen.

Standardmäßig ist F2 so eingerichtet, dass die Privatsphäre der einzelnen Benutzer respektiert wird. Dies bedeutet, dass F2 importierten E-Mails automatisch das Zugriffsniveau „Beteiligte“ zuweist. In der Praxis bedeutet dies, dass nur der Empfänger die entsprechende E-Mail einsehen kann, bis das Zugriffsniveau von diesem Benutzer erweitert wird.

Es ist auch möglich, dass in F2 importierte E-Mails standardmäßig das Zugriffsniveau der „Org.Einheit“ erhalten. Diese Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Das Zugriffsniveau für importierte E-Mails kann im Hauptfenster im Reiter „Einstellungen“ eingesehen und eingerichtet werden, in dem Sie das Dialogfenster„Optionen“ öffnen.

Weitere Informationen zu Ihrer persönlichen Einrichtung von F2 finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.

Dokumente, die beantwortet oder weitergeleitet werden, erhalten automatisch dasselbe Zugriffsniveau wie ein neuerstelltes Dokument. Wie bei neu erstellten Dokumenten, erhalten Sie dadurch auch die Möglichkeit, die Vorgangshilfe zu nutzen.

F2 kann so eingerichtet werden, dass E-Mails, die einer formellen Behandlung bedürfen, automatisch ein erweiterter Zugriff zugewiesen wird, während Sie Ihre privaten E-Mails privat verwalten können. Diese Einrichtung kann mit der Vorgangshilfe vorgenommen werden.

Wenn Sie eine importierte E-Mail, die einer formellen Behandlung bedarf, empfangen, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen für die „Vorgangshilfe“ im Dokumentenfenster.

Weitere Informationen zur Vorgangshilfe und ihren Funktionen finden Sie im Abschnitt Vorgangshilfe.

Auf der linken Seite des Chatfensters finden Sie eine Übersicht über die Chats und Notizen, an denen Sie am jeweiligen Dokument beteiligt sind. Hier werden Ihnen die Betreffe und Teilnehmer der Chats angezeigt. Die Zahl in Klammern gibt an, wieviele Benutzer am Chat teilnehmen.

Wurde einem Chat kein Betreff gegeben, werden Ihnen die Initialen der Teilnehmer als Überschrift des Chats angezeigt. Die vollen Namen der Teilnehmer werden Ihnen angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die Initiale halten. Wenn es nur zwei Chatteilnehmer gibt, wird Ihnen der vollständige Name des anderen Chatteilnehmers als Überschrift des Chats angezeigt.

Die Liste der Chatteilnehmer ist nach neuestem Chatbeitrag priorisiert. Das heißt, dass der Teilnehmer, der den letzten Beitrag zum Chat hinzugefügt hat, als Erster in der Liste aufgeführt wird.

Die Funktionen für das Chatfenster sind in einem Drop-down-Menü auf der rechten Seite des Chatfensters zusammengefasst.

In der folgenden Tabelle sind die Funktionen aufgelistet.

Sie erhalten einen Chat, der mit einem Dokument verbunden ist, in Ihrem Posteingang. Das Dokumentist fettgedruckt und das Chatsymbol wird Ihnen in der Ergebnisliste mit einem blauen Kreis angezeigt, wenn Sie die Anzeige der Spalte „Mitteilungssymbol“ in der jeweiligen Liste angewählt haben. Daran erkennen Sie, dass das Dokument mindestens einen ungelesenen Chat beinhaltet. Der blaue Kreis verschwindet, wenn Sie alle neuen Chats geöffnet haben, da die Chats hiermit gelesen sind. Können Sie die Spalte nicht sehen, können Sie diese der Ergebnisliste hinzufügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Suchen.

Sie können den Inhalt des Chats einsehen, indem Sie den Mauszeiger über das Chatsymbol halten (siehe folgende Abbildung).

Als Chatteilnehmer können Sie einsehen, ob die anderen Chatteilnehmer online, offline oder als „abwesend“ markiert sind. Dies wird Ihnen auf der rechten Seite des Chatfensters angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über einen Chatteilnehmer halten, der als „abwesend“ markiert ist, wird Ihnen angezeigt, wann der Chatteilnehmer wieder anwesend ist, falls der betreffende Chatteilnehmer seine Rückkehr angegeben hat.

Unabhängig davon, mit welcher Jobrolle Sie in F2 angemeldet sind, können Sie Ihre Chats aus allen Org.Einheiten lesen, in denen Sie eine Jobrolle besitzen. Sie müssen somit nicht zwischen Ihren Rollen wechseln, um Chats zu lesen, die Sie in anderen Org.Einheiten, als der in die Sie angemeldet sind, empfangen.

Die gelesen/nicht gelesen-Markierung von Chats gilt für Sie, sowie für alle Org.Einheiten, in denen Sie Jobrollen besitzen.

Wenn Sie die Vorschau im Hauptfenster angewählt haben, erscheint das Chat-Symbol über dem Inhalt des Dokuments. Klicken Sie einmal auf das Chat-Symbol, um zwei Zeilen der Chatnachricht als Vorschau angezeigt zu bekommen. Falls mehrere Chats für ein Dokument existieren, werden Ihnen diese untereinander angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Sie können auch in der Vorschauansicht empfangene Chats als gelesen markieren. Dieselbe Vorschau von Chats ist ebenfalls im Dokumentenfenster vorhanden.

Im Dokumentenfenster werden Ihnen Chats auf der rechten Seite über dem Schriftstückbereich angezeigt.

Wenn Sie den Mauszeiger über einen Chat halten, erscheint ein Tooltipp, die Ihnen den Inhalt des Chats anzeigt, falls dieser sehr umfangreich ist. Der Tooltipp wird zehn Minuten lang angezeigt.

Wenn Sie ein Dokument mithilfe des Chats teilen, erfolgt dies gemäß den grundlegenden Prinzipien für Zugriffsberechtigungen in Bezug auf ein Dokument. Damit erhält der Benutzer, der den Chat empfängt, die Zugriffsberechtigung, die ein Niveau unterhalb Ihrer Zugriffsberechtigungen liegen, es sei denn dieser Benutzer besitzt bereits eine höhere Zugriffsberechtigung in Bezug auf das Dokument.

Wenn Sie demnach vollständigen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen und mit einem anderen Benutzer chatten, erhält dieser Benutzer Schreibzugriff auf die Schriftstücke. Die Zugriffsberechtigungen beim Chat sind in der folgenden Tabelle beschrieben.

Beispiel 1: Bojan Frank von der Personalabteilung erstellt ein Dokument, das automatisch das Zugriffsniveau „Beteiligte“ erhält. Er chattet das Dokument daraufhin seiner Kollegin Caroline Nowak. Da Caroline über den Chat am Dokument beteiligt wird, werden ihre Zugriffsberechtigungen wie in der Tabelle oben dargestellt bestimmt: Sie bekommt Schreibzugriff auf Schriftstücke.

Beispiel 2: Bojan Frank erweitert nun das Zugriffsniveau auf das Dokument zu „Org.Einheit“, also „Personalabteilung“ und chattet das Dokument an Birgit Frigge , die zusammen mit Bojan und Caroline in der Personalabteilung arbeitet. Als Chatempfänger erhält Birgit Schreibzugriff auf die Schriftstücke des Dokuments, da Bojan jedoch das Zugriffsniveau erweitert hat, erhalten nun sowohl Caroline und Birgit vollen Schreibzugriff auf das Dokument und dessen Metadaten. Somit ist das höchste Niveau von Berechtigungen geltend.

Beispiel 3: Bojan ändert nun den Zugriff auf das Dokument zu „Alle“ und chattet es an Andreas Baade in der Administration. Das neue Zugriffsniveau gibt allen in der Behörde Lesezugriff auf das Dokument und als Chatempfänger erhält Andreas außerdem Schreibzugriff auf die Schriftstücke. Dies hat keinen Einfluss auf die Berechtigungen von Caroline und Birgit.

Die Funktion „Neuer Chat an alle“ können Sie bei E-Mail-Dokumenten nutzen, um an alle Beteiligten zu chatten.

Statt die Beteiligten aus dem Von-,
An-, Cc- und/oder Xbc-Feld in einem neuen Chat einzugeben, können Sie auf Neuer Chat an alle klicken.

F2 erstellt somit einen Chat, in dem alle an dem E-Mail-Dokument Beteiligten automatisch als Teilnehmer dem Chat hinzugefügt werden.

Wenn Sie auf Neuer Chat an alle klicken, werden folgende Beteiligte einem Chat hinzugefügt:

Diese Funktion steht Ihnen im Band des Haupt- und Dokumentenfensters zur Verfügung.

Die Funktionen des Notizfensters sind in einem Drop-down-Menü auf der rechten Seite des Notizfensters aufgelistet.

Im Folgenden werden die Funktionen beschrieben.

Die Notizen verfügen über denselben Dokumentenzugriff wie die Chats. Weitere Informationen zum Zugriffsniveau finden Sie im Abschnitt Zugriffsberechtigungen von Chatempfängern.

Wenn Sie einer Notiz einen Empfänger hinzugefügt haben, wird diese an das Dokument angehängt und als ungesehen markiert im Posteingang des Empfängers abgelegt. Eine ungelesene Notiz wird durch das Symbol angezeigt. Sie können die Notiz lesen, indem Sie den Mauszeiger über dieses Symbol halten (siehe folgende Abbildung).

Wenn Sie eine Notiz unabhängig vom Dokument öffnen möchten, können Sie dies mit einem Doppelklick auf das Notizsymbol tun.

Sie können Notizen ebenfalls über die Vorschau im Hauptfenster einsehen (siehe folgende Abbildung).

Im Dokumentenfenster finden Sie die Notiz auf der rechten Seite über dem Schriftstückbereich (siehe folgende Abbildung). Die Notiz können Sie mit einem Klick auf das Notizsymbol einsehen , woraufhin der Text der Notiz in einer Drop-down-Box angezeigt wird. Wenn Sie auf den Notiztext klicken, wird die Notiz geöffnet.

Das Dokument muss sich im Bearbeitungsmodus befinden, damit Sie die Verantwortlichkeit ändern können. Der Benutzer oder die Org.Einheit wird im Feld „Verantwortlicher“ geändert. Um Ihre Änderung zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt haben, sehen Sie das Beteiligtensymbol im Feld „Verantwortlicher“. Mit einem Klick auf das Symbol öffnen Sie das Beteiligtenregister, in dem Sie den entsprechenden Benutzer oder die Org.Einheit im Dialogfenster „Beteiligte auswählen“ suchen können. Mehr Informationen zu dem Dialogfenster finden Sie im Abschnitt Das Dialogfenster „Beteiligte auswählen“.

Sie können als Dokumentenersteller Ihren Schreibzugriff auf das Dokument verlieren, wenn die Verantwortlichkeit jemand anderem zugewiesen wird. Dies geschieht zum Beispiel, wenn Sie als Dokumentenersteller einem Benutzer einer anderen Org.Einheit die Verantwortlichkeit zuweisen. In diesem Fall erhält der neue Verantwortliche vollen Schreibzugriff auf das Dokument, während Sie als Dokumentenersteller nur Lesezugriff haben. Dies bedeutet, dass die Zuweisung einer anderen Org.Einheit oder eines anderen Benutzers innerhalb der Org.Einheit nicht rückgängig gemacht werden kann, weil Sie Ihren vollen Schreibzugriff verlieren, was wiederum irreversibel ist.

Wird der Dokumentenverantwortliche später gelöscht, erhalten Sie als Dokumentenersteller wieder vollen Schreibzugriff auf das Dokument. Unter dem Reiter „Beteiligte“ können Sie einsehen, wer Verantwortlicher und Ersteller des Dokuments ist. Mehr Informationen zu diesem Reiter finden Sie im Abschnitt Menüpunkte des Reiters „Beteiligte“.

Sie haben die Möglichkeit, in einem Dokument einen Benutzer/Org.Einheit/Team/Verteilerliste den Status als ergänzenden Sachbearbeiter zuzuweisen.

Die Grundlage für die Zugriffsberichtigungen eines ergänzenden Sachbearbeiters beruht auf der Zugriffsverwaltung, die der Verantwortliche unter den allgemeinen Optionen in F2 eingerichtet hat. Die Standardeinstellung für ergänzende Org.Einheiten und Sachbearbeiter ist „Voller Schreibzugriff“.

Abhängig von Ihren Einstellungen wird diese Berechtigungen grundsätzlich beim Hinzufügen ergänzender Sachbearbeiter erteilt. Weitere Informationen zur Konfiguration von persönlichen Einstellungen finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.

Der Verantwortliche des jeweiligen Dokuments kann die Zugriffsverwaltung ändern. Es gibt hierbei die drei folgenden Niveaus von Zugriffsberechtigungen:

Zugriffsberechtigungen des ergänzenden Sachbearbeiters können Sie einsehen und ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Beteiligten klicken. Im Kontextmenü wählen Sie „Zugriffsberechtigungen auf das Dokument“ aus, um das aktuelle Zugriffsniveau des ergänzenden Sachbearbeiters einzusehen und/oder zu ändern.