Neues Dokument erstellen
Sie können ein neues Dokument erstellen, indem Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster auf Neues Dokument klicken.
Dadurch öffnet sich folgendes Dialogfenster, in dem Sie die Basisinformationen für das Erstellen eines neuen Dokuments eintragen können.
Beim Erstellen eines neuen Dokuments können Sie folgende Informationen eintragen:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Betreff“ |
Hier geben Sie den Betreff des Dokuments an. |
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„Vorgang“ |
Sie können das Dokument einem bestehenden Vorgang zuordnen, indem Sie entweder die Vorgangsnummer oder den Vorgangsbetreff in das Suchfeld eintragen. Außerdem können Sie mit einem Klick auf das Symbol Sie können auch einen neuen Vorgang erstellen und diesen mit dem Dokument verknüpfen. Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Dokuments zu einem Vorgang finden Sie im Abschnitt Dokument einem Vorgang hinzufügen. Weitere Informationen zu Vorgängen und deren Erstellung finden Sie hier.
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„Vorgang verwenden“ |
Wenn Sie ein Dokument im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster markiert oder geöffnet haben und daraufhin Neues Dokument auswählen, wird diesem automatisch die Vorgangsnummer des ausgewählten Dokuments übertragen, wenn Sie ein Häkchen in das Feld „Vorgang“ setzen.
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„Hinzugefügte Dokumente“ |
Wenn Sie vor dem Klicken auf Neues Dokument bereits ein Dokument ausgewählt oder geöffnet haben, sind die folgenden Möglichkeiten aktiv:
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„Das neue Dokument als Antwort auf das aktuelle Dokument erstellen“ |
Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird das neue Dokument als Antwortdokument auf das Dokument erstellt, das Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster markiert oder geöffnet hatten, als Sie auf Neues Dokument geklickt haben. |
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„Genehmigung hinzufügen“ |
Sie können dem Dokument einen Genehmigungsverlauf hinzufügen. Voraussetzung ist das Zukausfmodul F2 Genehmigungen. Weitere Informationen zu Genehmigungen finden Sie hier. |
Wenn Sie auf OK klicken, öffnet sich das Dokumentenfenster.
Sie können selbst einrichten, ob das Dokumentenfenster Metadatenfelder im einfachen oder erweiterten Modus anzeigen soll. Wählen Sie im Hauptfenster den Reiter „Einstellungen“ aus und klicken Sie auf Optionen und den Reiter Dokumentanzeige, um die Darstellung von Dokumenten zu wählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
| Hinweis: Sie müssen ein Dokument mit einem Betreff versehen, bevor Sie es speichern (oder versenden) können. Damit wird sichergestellt, dass keine Dokumente ohne Betreff in F2 abgelegt werden. |
Wenn Sie ein Dokument nicht speichen können, wird Ihnen ein Warnsymbol in der rechten oberen Ecke des Dokumentenfensters neben der Benutzer-ID angezeigt. Indem Sie den Mauszeiger über das Symbol halten, erscheint ein Tooltipp und informiert Sie darüber, warum Sie das Dokument nicht speichern können.
Ungespeicherte Änderungen beim Start von F2 speichern
Wenn es beim Start von F2 Änderungen gibt, die, als F2 zuletzt geöffnet war, nicht gespeichert wurden, können Sie diese Änderungen speichern. Wenn Sie F2 neu starten, sehen Sie untenstehendes Dialogfenster. Hier wählen Sie, ob die nicht gespeicherten Änderungen gespeichert oder gelöscht werden sollen.
Sie können die Entscheidung über das Speichern oder Löschen auch später treffen. Wenn Sie das Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück das nächste Mal öffnen, bittet F2 Sie dann um Stellungnahme, ob die Änderungen gespeichert oder ignoriert werden sollen.
