Menüpunkte des Bands „Erweitert“
Zum Dokument gehört der Reiter „Erweitert“, auf dessen Band eine Reihe von Menü- und Untermenüpunkten für die Verwaltung des jeweiligen Dokuments vorhanden sind. Die Aktivierung der Menüpunkte ist von Ihrer Rolle in F2 und dem Dokumentenstatus abhängig. So sind zum Beispiel in einem E-Mail-Dokument andere Menüpunkte aktiv als in einem regulären Dokument.
Des Weiteren ist die Aktivierung der Menüpunkte ebenfalls vom Status des Dokuments und dem für das Dokument eingestellten Zugriff abhängig.
Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte des Bands „Erweitert“ beschrieben.
| Menüpunkt | Beschreibung | ||
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Sie können zum Haupt- und Vorgangsfenster navigieren, indem Sie auf das gewünschte Fenster klicken. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü beim Menüpunkt „Vorgang“, um zu den Reitern „Vorgang“ und „Beteiligte“ zu navigieren. Wenn in Ihrer F2-Installation ein oder mehrere Zukaufsmodule installiert sind, beispielsweise F2 Manager, können Sie auch über das Drop-down-Menü des Menüpunkts Vorgang zu diesen navigieren (siehe folgende Abbildung). 
Abbildung 2. Drop-down-Menü beim Menüpunkt „Vorgang“
Sie können auch dann aus dem Dokumentenfenster heraus navigieren, wenn das Dokument im schreibgeschützten Modus ist. Der Menüpunkt „Dokument“ ist nur im Vorgangs- und Hauptfenster aktiv. |
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Wenn sich ein Dokument im Lesemodus befindet (das heißt im schreibgeschützten Modus), wird der Menüpunkt „Bearbeiten“ aktiv. Durch einen Klick auf Bearbeiten versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und können Änderungen im Dokumentenschriftstück, den angehängten Schriftstücken des Dokuments und den Metadatenfeldern des Dokuments vornehmen. Wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet, wird der Menüpunkt „Bearbeiten“ durch den Menüpunkt „Speichern“ ersetzt. |
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Wenn Sie entweder das Dokumentenschriftstück, die Metadatenfelder des Dokuments oder die dem Dokument angehängten Schriftstücke ändern, speichern Sie diese Änderungen durch einen Klick auf Speichern ab. Wenn ein Validierungsfehler auftritt, können Sie das Dokument nicht speichern. Wenn ein solcher Fehler auftritt, zum Beispiel durch eine ungültige Eingabe in einem Metadatenfeld, wird das betreffende Feld rotmarkiert und das Symbol „Speichern“ ist inaktiv. |
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Über diesen Menüpunkt können Sie sämtliche Änderungen am Dokumentenschriftstück oder an den Metadatenfeldern des Dokuments widerrufen. |
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Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei verschiedene Weisen, je nachdem, ob das Dokument geteilt wurde oder nicht. Wenn Sie auf Dokument löschen klicken, bittet F2 Sie, diese Wahl zu bestätigen.Wenn Sie das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ besitzen, können Sie in einem Drop-down-Menü auch Für alle löschen wählen. 
Abbildung 3. Drop-down-Menü beim Menüpunkt „Dokument löschen“
Mehr Informationen über das Löschen von Dokumenten finden Sie im Abschnitt Dokument löschen. |
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Der Menüpunkt „Dokument verschieben“ umfasst drei Untermenüpunkte:
Im Folgenden werden die einzelnen Unterpunkte beschrieben. |
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Der Unterpunkt „Ins Archiv verschieben“ ist aktiv, wenn Sie ein Dokument unter „Meine privaten Dokumente“ abgelegt haben und Sie dieses in das gemeinsame Archiv verschieben möchten. |
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Durch Klicken auf Zu privaten Dokumenten hinzufügen verschieben Sie ein Dokument in „Meine privaten Dokumente“, vorausgesetzt, dass der Zugriff des Dokuments auf „Beteiligte“ gesetzt ist. Bevor das Dokument verschoben wird, bittet F2 Sie, dies zu bestätigen. Wenn das Dokument mit einem Vorgang verknüpft ist, wird eine neue Version des Dokuments erstellt und das Dokument wird vom Vorgang entfernt. Sie haben die Möglichkeit, ein Dokument aus „Meine privaten Dokumente“ zurück in das „Archiv“ zu verschieben. Wenn Sie ein Dokument in „Meine privaten Dokumente“ verschieben, können nur Sie das Dokument einsehen und aufrufen. Weitere Informationen zu „Meine privaten Dokumente“ finden Sie unter Hauptfenster. Im Folgenden ist eine Reihe von Situationen aufgelistet, die verhindern, dass Sie ein Dokument in die Suchliste „Meine privaten Dokumente“ verschieben können, wenn:
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Mit einem Klick auf In die Bibliothek verschieben verschieben Sie ein Dokument in die Bibliothek. Sie können ein Dokument nur in die Suchliste „Bibliothek“ verschieben, wenn das Zugriffsniveau des Dokuments auf „Beteiligte“ gesetzt ist. Wenn das Dokument in die Bibliothek verschoben wurde, können Sie dessen Zugriffsniveau im Nachhinein erweitern. Sie sollten beachten, dass die Suchliste „Bibliothek“ ein gemeinsames Archiv für alle F2-Benutzer darstellt. Ein Dokument mit dem Zugriffsniveau „Alle“ kann von allen Benutzern der Behörde eingesehen werden. Wenn Sie ein Dokument in die „Bibliothek“ verschoben haben, können Sie es wie gewohnt ändern. Sie können das Zugriffsniveau ebenso wie dessen Schriftstücken und Metadaten usw. ändern. Wenn das bestehende Dokument zum Zeitpunkt des Verschiebens in die „Bibliothek“ mit einem Vorgang verknüpft ist, wird eine Kopie des Dokuments auf dem Vorgang erstellt.
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Im Drop-down-Menü „Versandtyp“ können Sie den Versandtyp für das Dokument auswählen. Je nach Auswahl werden die relevanten Metadatenfelder ergänzt. Das Symbol im Menüpunkt verändert sich und zeigt den gewählten Versandtyp. Außerdem ändert sich das Symbol in der Mitte des Betreffs des Dokumentenfensters, was auf den gewählten Versandtyp hinweist.
Sie können den Versandtyp auch ändern, wenn sich das Dokument nicht im Bearbeitungsmodus befindet. Eine Änderung des Versandtyps wird sofort wirksam. Sie müssen das Dokument nicht speichern, damit die Änderung des Versandtyps aktiv wird.
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Über die folgenden drei Menüpunkte können Sie die Art verwalten, mit der Sie ein E-Mail-Dokument versenden.
In Ihrer persönlichen Einrichtung im Dialogfenster "Optionen" unter dem Reiter "Einstellungen" können Sie einstellen, dass automatisch Häkchen in den Kontrollkästchen gesetzt werden. Unabhängig von Ihrer persönlichen Einrichtung können Sie diese Einstellungen beim Absenden eines E-Mail-Dokuments ändern. |
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Über den Menüpunkt „Zur Sitzung hinzufügen“ können Sie ein Dokument einer ausgewählten Sitzung hinzufügen. Die Zahl innerhalb der Klammer zeigt an, zu wie vielen Sitzungen das Dokument hinzugefügt wurde. F2 Sitzungen ist ein Zukaufsmodul, welches das gesamte Sitzungsverfahren von der Ausarbeitung der Tagesordnung über die Verwaltung der Sitzungsmaterialien bis zur Aussendung des Sitzungsprotokolls vereinfacht. |
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Die Funktion ist aktiv, wenn die Integration mit Microsoft Outlook in der entsprechenden F2-Installation aktiv ist, und das Dokument eine kompatible Kalendereinladung enthält. Klicken Sie auf Im Kalender öffnen um eine beigefügte Einladung im Microsoft Outlook zu öffnen. |
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In bestimmten Situationen ist es relevant, dass Sie ein bestimmtes Dokument als Antwort auf eine zuvor erhaltene E-Mail festlegen. Hierzu nutzen Sie den Menüpunkt „Als Antwort festlegen“. Wenn Sie auf Als Antwort festlegen klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Dokument wählen – Antwortdokumente“, in dem Sie das relevante E-Mail-Dokument suchen und auswählen können. |
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Wenn Sie ein Häkchen in dieses Feld setzen, öffnet sich das Dialogfenster der Vorgangshilfe, wenn das Dokument gespeichert wird. Die Vorgangshilfe wird bei der Einrichtung von F2 konfiguriert und unterstützt die Organisation und F2-Benutzer dabei, die von der Organisation festgelegte Verwaltungsregeln für die Anwendung von F2 einzuhalten. Weitere Informationen zur Vorgangshilfe finden Sie im Abschnitt Vorgangshilfe. |
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Wenn Sie ein Dokument an einen oder mehrere Benutzer und/oder Org.-Einheiten über die Funktion „Senden“ versenden, können Sie als Absender die Bearbeitung des Dokuments durch den Empfänger nachverfolgen, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Verantwortliche Org.Einheit“ setzen. Dadurch erstellen Sie die zusätzliche Zeile „Sachbearbeitung der Org.Einheit“ im Dokument. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zeile der Sachbearbeitung der verantwortlichen Org.Einheit. |
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Diese Funktion öffnet das Dialogfenster „Zugriffsinformation“, in dem Ihnen eine Übersicht angezeigt wird, wer Zugriff auf das jeweilige Dokument hat. Damit Sie diese Informationen einsehen können, müssen Sie über das Recht „Einsehen der Zugriffsinformation“ verfügen. Weitere Informationen zum Dialogfenster finden Sie im Abschnitt Zugriffsinformation. |
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F2 verbindet empfangene E-Mails automatisch mit anderen Dokumenten, wenn Sie auf Antworten, Allen antworten, Als Antwort verknüpfen oder Weiterleiten klicken. Darüber hinaus ist es möglich, Dokumente manuell miteinander zu verbinden, indem Sie ein neues Dokument erstellen. Der Menüpunkt öffnet das Dialogfenster „Bezogene Dokumente“, das Ihnen eine Übersicht darüber anzeigt, welche anderen Dokumente ein Teil der E-Mail-Korrespondenz sind. Der Menüpunkt „Bezogene Dokumente“ wird erst aktiv, wenn das Dokument mit einem anderen Dokument verbunden wurde. Die Nummer in Klammern entspricht der Anzahl der Verknüpfungen, die das Dokument mit anderen Dokumenten besitzt. 
Abbildung 4. Das Dialogfenster „Bezogene Dokumente“
Des Weiteren werden Ihnen Informationen über u.a. Absender, Empfänger sowie Zeitpunkt angegeben, an dem das E-Mail-Dokument versendet wurde. Ganz rechts wird angegeben, ob das bezogene Dokument vor oder nach dem betreffenden Dokument folgt. |
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Der Menüpunkt „Akteneinsichten“ ist aktiv, wenn das Dokument Teil einer Akteneinsicht ist. Die Zahl in Klammern gibt an, in wie vielen Akteneinsichten das Dokument vorkommt. Wenn Sie auf Akteneinsichten klicken, öffnet sich ein Dialogfenster. Das Dialogfenster beinhaltet eine Liste über die Akteneinsichten, in denen das Dokument vorkommt. Akteneinsicht ist ein Zukaufsmodul in F2. Weitere Informationen zu Akteneinsichten finden Sie unter Akteneinsicht (Erweitert). |
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Durch einen Klick auf „Ereignisprotokoll“ wird Ihnen eine Übersicht über alle Aktivitäten in Bezug auf ein Dokument angezeigt. Mehr Informationen zum Dialogfenster finden Sie im Abschnitt Ereignisprotokoll. |
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Dieser Menüpunkt gibt Ihnen die Möglichkeit, eine neue Version des Dokuments zu erstellen oder frühere Versionen des Dokuments einzusehen. Mehr Informationen über die Versionen von Dokumenten finden Sie im Abschnitt Versionsvergabe. |
