Menüpunkte im Band des Dokuments

Sie können zum Haupt- und Vorgangsfenster navigieren, indem Sie auf das gewünschte Fenster klicken.

Klicken Sie auf das Drop-down-Menü beim Menüpunkt „Vorgang“, um zu den Reitern „Vorgang“ und „Beteiligte“ zu navigieren. Wenn in Ihrer F2-Installation ein oder mehrere Zukaufsmodule installiert sind, beispielsweise F2 Manager, können Sie auch über das Drop-down-Menü des Menüpunkts Vorgang zu diesen navigieren (siehe folgende Abbildung).

Sie können auch dann aus dem Dokumentenfenster heraus navigieren, wenn das Dokument im schreibgeschützten Modus ist.

Der Menüpunkt „Dokument“ ist nur im Vorgangs- und Hauptfenster aktiv.

Wenn sich ein Dokument im Lesemodus befindet (d.h. im schreibgeschützten Modus), wird der Menüpunkt „Bearbeiten“ aktiv. Durch Klicken auf Bearbeiten versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und können Änderungen am Dokumentenschriftstück, in den angehängten Schriftstücken des Dokuments und den Metadatenfeldern des Dokuments vornehmen.

Wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet, wird das Symbol „Bearbeiten“ durch den Menüpunkt „Speichern“ ersetzt.

Wenn Sie entweder ein Dokumentenschriftstück, die Metadatenfelder des Dokuments oder die dem Dokument angehängten Schriftstücke geändert haben, speichern Sie diese Änderungen durch Klicken auf Speichern ab.

Wenn ein Validierungsfehler auftritt, können Sie das Dokument nicht speichern. Wenn ein solcher Fehler auftritt, zum Beispiel durch eine ungültige Eingabe in einem Metadatenfeld, wird das betreffende Feld rotmarkiert und das Symbol „Speichern“ ist inaktiv.

Über diesen Menüpunkt können Sie sämtliche Änderungen am Dokumentenschriftstück oder an den Metadatenfeldern des Dokuments widerrufen.

Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei verschiedene Weisen, je nachdem, ob das Dokument geteilt wurde oder nicht.

Wenn Sie auf Dokument löschen klicken, bittet Sie F2, diese Wahl zu bestätigen.

Wenn Sie das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ besitzen, können Sie in einem Drop-down-Menü auch Für alle löschen wählen.

Mehr Informationen über das Löschen von Dokumenten finden Sie im Abschnitt Dokument löschen.

Dieser Menüpunkt ist nur dann sichtbar, wenn Sie ein Dokument gelöscht haben und danach aus der Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“ geöffnet wird. Bevor Sie ein Dokument wiederherstellen, bittet Sie F2 zu bestätigen, dass das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Wenn Sie ein Dokument archivieren möchten, hilft F2 Ihnen beim Aufräumen. Hierbei wird das Dokument automatisch aus dem Posteingang und vom Schreibtisch entfernt.

Des Weiteren können Sie das Dokument automatisch auf „Abgeschlossen“ anstelle von „In Bearbeitung“ setzen, sofern Sie der Dokumentenverantwortliche sind. Dadurch aktualisiert F2 das Metadatenfeld „Status“.

Wenn Sie ein Dokument archivieren möchten, erscheint untenstehendes Dialogfenster.

Sie können den Menüpunkt „Absenden vorbereiten“ nutzen, um die E-Mail-Datenfelder eines Dokuments auszuklappen, wenn dieses als E-Mail versendet werden soll.

Nachdem Sie einen Empfänger hinzugefügt haben, ändert sich der Menüpunkt auf „Senden“ oder „Sicher versenden“.

Weitere Informationen hierzu finden weiter unten.

Den Menüpunkt „Absenden“ nutzen Sie, um ein E-Mail-Dokument (intern oder extern) zu versenden.

„Sicher versenden“ ist eine Konfiguration, mit dem Sie E-Mail-Dokumente aus F2 sicher an einen externen Empfänger senden können. E-Mails, die Sie intern in F2 versenden, haben im Vorhinein ein entsprechend hohes Sicherheitsniveau, unabhängig davon, ob Sie Absenden oder Sicher versenden wählen.

Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Organisation eine Vereinbarung mit einem Drittanbieter hat, um E-Mail-Dokumente zu signieren und zu verschlüsseln, sodass F2 die E-Mail als „Sicher versendet“ markieren kann.

Wenn Sie eine E-Mail sicher versenden, erhält diese das Symbol .

Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Diesen Menüpunkt nutzen Sie, um ein Dokument abzuschließen. Damit ändern Sie den Status eines Dokuments von „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“.

Wenn Sie ein Dokument abgeschlossen haben, ändert sich der Menüpunkt automatisch in „Dokument wieder eröffnen“. Siehe folgende Beschreibung.

Über diesen Menüpunkt öffnen Sie das Chatfenster, in dem ein neuer Chat dem Dokument hinzugefügt werden kann.

Wenn Sie auf das Drop-down-Menü klicken, können Sie ebenso „Neuer Chat an alle“ auswählen. Damit werden automatisch alle internen Beteiligten des Dokuments als Teilnehmer des neuen Chats hinzugefügt.

Mehr Informationen über Chats finden Sie im Abschnitt Chat.

Über diesen Menüpunkt öffnen Sie das Notizfenster, in dem eine neue Notiz dem Dokument hinzugefügt werden kann.

Mehr Informationen über Notizen finden Sie im Abschnitt Notiz.

Über diesen Menüpunkt öffnen Sie das Dialogfenster „Neuer Vermerk“.

Mehr Informationen über den Vermerk finden Sie im Abschnitt Vermerk.

Über diesen Menüpunkt öffnen Sie das Dialogfenster „Neue Anfrage“, in dem Sie dem Dokument eine neue Anfrage hinzufügen können.

In dem Drop-down-Menü können Sie sowohl interne, externe als auch Konzernanfragen erstellen. Externe Anfragen und Konzernanfragen sind als Zukaufsmodule erhältlich und bieten Ihnen die folgenden Unterstützungen:

Weitere Informationen zu Anfragen finden Sie hier.

Wenn Sie auf den Menüpunkt Neues Dokument klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Neues Dokument“, in dem ein neues Dokument erstellt werden kann. Mehr Informationen über das Dialogfenster finden Sie im Abschnitt Neues Dokument erstellen.

Mit einem Klick auf das Drop-down-Menü unter dem Menüpunkt „Neues Dokument“ öffnet sich ein Untermenü mit den folgenden Menüpunkten:

Jeder Menüpunkt erzeugt ein neues Dokument. Abhängig davon, welchen Menüpunkt Sie ausgewählt haben, passt sich das Format des Dokuments sowie dessen Metadaten an den gewählten Menüpunkt an.

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Unterpunkte beschrieben.

Damit erstellen Sie ein neues E-Mail-Dokument, in dem Sie als Absender eingefügt werden. Mehr Informationen zum Erstellen und versenden von EM-Mails finden Sie im Abschnitt E-mail.

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Neues Schriftstück“, in dem Sie eine Schriftstückvorlage auswählen können. Ein neues Dokument mit einem auf der ausgewählten Schriftstückvorlage basierenden Schriftstück als Anhang wird erstellt.

Das Dokument öffnet sich im Hintergrund, während das Schriftstück selbst so öffnet, dass Sie direkt mit dessen Bearbeitung beginnen können.

Mehr Informationen über das Dialogfenster „Neues Schriftstück“ finden Sie im Abschnitt Neues Schriftstück aus Vorlage.

Über diesen Menüpunkt können Sie eine Genehmigung zum jeweiligen Dokument hinzufügen.

F2 Genehmigungen ist ein Zukaufsmodul von F2, dass Ihnen die Möglichkeit bietet, Genehmigungen von erarbeitetem Material zu erstellen und durchzuführen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Hier wählen Sie, welche Metadatenfelder Ihnen im Dokumentenfenster angezeigt werden sollen.

Das Dokument wird Ihnen standardmäßig mit den Metadatenfeldern angezeigt, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen unter „Dokumentanzeige“ gewählt haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.

Im Dokument können Sie eine oder mehrere der folgenden Gruppen auswählen:

Die einzelnen Felder werden Ihnen im Abschnitt Metadaten des Dokuments beschrieben.

Sie können in F2 auf mehrere Weisen Dokumente persönlich kennzeichen und verwalten. Dabei können Sie wählen:

Die Möglichkeiten der persönlichen Kennzeichnung und Verwaltung werden unter Kennzeichnung und Organisation detailliert beschrieben.

Sie können in F2 auf mehrere Weisen Dokumente auf Org.Einheitsniveau kennzeichen und verwalten. Dabei können Sie wählen:

Die Möglichkeiten der Kennzeichnung und Verwaltung auf Org.Einheitsniveau werden unter Kennzeichnung und Organisation detailliert beschrieben.

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Neues Schriftstück“, in dem Sie eine Schriftstückvorlage auswählen und das Dokument anhängen können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Neues Schriftstück aus Vorlage.

Auf Dokumentenebene können Sie zwei Druckfunktionen nutzen:

Mit einem Klick auf Schriftstücke sperren wird das Schriftstück gesperrt und kann nicht bearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um eine vorübergehende Sperrung der Schriftstücke eines Dokuments.

Um den Menüpunkt zu aktivieren, muss sich das Dokument im Lesemodus befinden. Wenn Sie die Schriftstücke eines Dokuments sperren, ändert sich die Farbe des Menüpunkts:

Die Schriftstücke eines gesperrten Dokuments können nicht geändert werden, es sei denn, dass Sie oder andere Benutzer mit vollem Schreibzugriff auf das Dokument die Sperrung des Dokuments aufheben.

Sie können die Sperrung nicht aufheben, wenn das Dokument als E-Mail versendet oder empfangen wurde, und daher ist der Menüpunkt deaktiviert:

Öffnet den Windows Explorer, wo Sie die Datei auswählen, die Sie an das geöffnete Dokument anhängen möchten.

Wenn Sie auf das dazugehörige Drop-down-Menü klicken, öffnet sich ein Untermenü mit folgenden Menüpunkten:

Die einzelnen Unterpunkte werden Ihnen im Abschnitt Schriftstücke anhängen beschrieben.

Über diesen Menüpunkt können Sie ein PDF des Dokuments und dessen eventuelle Anhänge erstellen.

Wenn Sie auf das Drop-down-Menü klicken, öffnet sich ein Untermenü mit folgenden Menüpunkten:

Das PDF öffnet sich automatisch in dem Programm, das Sie standardmäßig festgelegt haben.

Die einzelnen Menüpunkte werden Ihnen im Folgenden beschrieben.

F2 erstellt eine gesammelte PDF-Datei, die sich aus einem Standard-Deckblatt, dem Dokumentenschriftstück sowie den angehängten Schriftstücken des Dokuments zusammensetzt.

Die erstellte PDF-Datei hat eine Kopfzeile auf jeder Seite, in der der Name und die Nummer des Dokuments und der Anhänge angegeben ist.

Die erste Seite in der erstellten PDF-Datei, zeigt Ihnen eine Auswahl der Metadaten des Dokuments an:

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Einstellungen des gesamten PDF-Dokuments“. Hier wählen Sie die Schriftstücke aus, die Teil der PDF-Gesamtdatei werden sollen, und ob eine Kopfzeile auf jeder Seite des Schriftstücks eingefügt werden soll.

Damit können Sie einsehen, wie das Material des Dokuments als PDF-Gesamtdatei in dem F2 Manager auf dem iPad aussehen würde.

Diese Funktion wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie das Zukaufsmodul F2 Manager installiert haben. Weitere Informationen zum F2 Manager finden hier.

Der Menüpunkt „Dokument kopieren“ umfasst drei Unterpunkte:

Mehr Informationen über das Kopieren von Dokumenten und das Hinzufügen von Dokumenten zu Vorgangsbeteiligten finden Sie im Abschnitt Dokument kopieren.

Hiermit können Sie Dokumente miteinander verlinken. Sie können sowohl in Bezug auf den Betreff als auch die ID-Nummer von Dokumenten Verlinkungen vornehmen.

Über den Unterpunkt „Link zum Dokument kopieren“ erstellen Sie einen Link zum aktuellen Dokument, der in die Zwischenablage kopiert wird. Daraufhin können Sie den Link in ein Dokument einfügen. Der Link wird als der Dokumentenbetreff angegeben, wenn er in das Dokumentenschriftstück eingefügt wird.

Durch Klicken auf „Dokumenten-ID kopieren“ kopieren Sie die ID des aktuellen Dokuments in die Zwischenablage und können anschließend diese in ein anderes Dokument, Dokumentenschriftstück, Chat oder ein anderes Suchfeld einfügen.

Hiermit öffnen Sie cSearch, das eine erweiterte intelligente Suchmaschine für die allgemeinen Suchfunktionen von F2 ist. cSearch ist ein Zukaufsmodul.