Schriftstücke des Dokuments
In den folgenden Abschnitten werden Ihnen die Elemente des Dokumentenfensters beschrieben, in dem die Schriftstücke eines Dokuments angezeigt und bearbeitet werden.
Schriftstückbereich des Dokuments
Rechts der Metadatenfelder des Dokuments ist der Schriftstückbereich platziert, in dem die dem Dokument angehängten Schriftstücke abgelegt sind. Die Schriftstücke können auf verschiedene Weisen angehängt werden. Dies wird im Abschnitt Schriftstücke anhängen beschrieben.
Wenn Sie ein Schriftstück im Schriftstückbereich markieren, wird dieses Ihnen im Schreibfenster angezeigt. Wenn Sie das Schriftstück bearbeiten möchten, wählen Sie das Schriftstück per Doppelklick aus und das relevante Programm öffnet sich.
In der Menügruppe „Schriftstücke“ finden Sie einige Menüpunkte zum Arbeiten mit den Schriftstücken des Dokuments. Die Menügruppe werden im Abschnitt Menüpunkte im Band des Dokuments genauer beschrieben.
Im Schriftstückbereich können Sie ein Schriftstück zu einer anderen Platzierung ziehen, über oder unter einem anderen Schriftstück. Dies ist vorteilhaft beim Ausdrucken eines gesamten Dokuments als PDF, bei dem die Reihenfolge der Dokumentenanhänge bedeutsam sein kann.
Wenn ein Dokument mehrere angehängte Schriftstücke beinhaltet, können Sie den Schriftstückbereich mit einem Klick auf Schriftstückbereich erweitern unten links ausklappen.
Den Schriftstückbereich verkleinern Sie mit einem Klick auf Schriftstückbereich minimieren.
Die Breite des Schriftstückbereichs können Sie anpassen, in dem Sie die graue Linie mit dem Mauszeiger ziehen. Wenn Sie das Dokumentenfenster öffnen, hat der Schriftstückbereich standardmäßig die von Ihnen letztgewählte Breite für die jeweilige Dokumentenanzeige. Dies können Sie für jede Dokumentenanzeige im Dialogfenster „Optionen“ abwählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Schreibfenster des Dokuments
Unter den Metadatenfeldern des Dokuments wird Ihnen das Schreibfenster angezeigt.
Das Schreibfenster ist ein Standard-Schreibfenster mit den dazugehörigen gängigen Funktionen, die Sie nutzen können, wenn Sie im Dokumentenschriftstück schreiben. Hier können Sie zum Beispiel die Schriftart, die Farbe oder die Größe nach Ihren Wünschen festlegen.
Beachten Sie bitte folgende Funktionen:
| Symbol | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
|
Aufheben/Aufheben annullieren |
Durch Klicken auf den linken Rückgängig-Pfeil widerrufen Sie Ihre letzte Handlung im Schreibfenster. Durch Klicken auf den rechten Rückgängig-Pfeil heben Sie Ihre letzte Widerrufung auf. Diese Funktionen sind nur aktiv, solange Sie Ihre Änderungen nicht gespeichert haben. |
|
Hyperlink einfügen/ bearbeiten |
Hiermit fügen Sie Hyperlinks in das Schreibfenster ein und/oder bearbeiten diese. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Hyperlink einfügen/bearbeiten“. Hier geben Sie den Text/Namen an, der im Dokumentenschriftstück angezeigt werden soll, und fügen in das Feld „URL“ den Hyperlink ein. Durch Klicken auf OK fügen Sie den angegebenen Text als Hyperlink in das Dokumentenschriftstück ein. Der Hyperlink wird erst aktiviert, wenn Sie das Dokument speichern. |
|
Signatur einfügen |
Klicken Sie auf Signatur einfügen, um ein Drop-down-Menü mit einer Liste Ihrer verfügbaren Signaturen zu öffnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichtung und Einstellung. |
| Standardmäßig ist F2 mit der Schriftart Calibri und einfachem Zeilenabstand im Dokumentenschriftstück eingestellt. |
Im Kontextmenü des Schreibfensters können Sie standardmäßig eine Rechtschreibprüfung von dänischer oder englischer Sprache aktivieren. Weitere Sprachen können in Zusammenarbeit mit cBrain hinzugefügt werden. Über das Kontextmenü können Sie ebenso die Schreibrichtung ändern.
Mit einem Rechtsklick auf einen URL- oder f2p-Link können Sie den Link in einem neuen Fenster öffnen, auch dann, wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet.
Vorschau angehängter Schriftstücke
F2 erzeugt eine Vorschau aller Schriftstücke, die mit einem Dokument verknüpft sind. Wenn Sie ein angehängtes Schriftstück im Schriftstückbereich markieren, erscheint eine Vorschau des Schriftstücks unten im Schreibfenster des Dokumentenfensters.
| Die Vorschau zeigt Ihnen stets Kommentare und Änderungsmarkierungen in Word-Schriftstücken an. Dies bedeutet ebenfalls, dass diese auch in ausgedruckten PDFs anzeigt werden, es sei denn, sie wurden im originalen Word-Schriftstück entfernt. |
Angehängte Bilder werden herabskaliert, damit sich das Bild automatisch der Dokumentenvorschau anpasst und in voller Größe dargestellt werden kann (siehe folgende Abbildung).
Symbole der angehängten Schriftstücke
Das Symbol für ein angehängtes Schriftstück im Schriftstückbereich ist von Ihren installierten Programmen abhängig. F2 zeigt stets das Symbol des Programms an, das Sie als Standardprogramm für einen gegebenen Dateityp festgelegt haben. Ein angehängtes Schriftstück wird ebenfalls in diesem Programm geöffnet, wenn Sie dieses aus F2 heraus öffnen.
Kontextmenü eines angehängten Schriftstücks
Wenn in einem Dokument angehängte Schriftstücke vorhanden sind, können Sie durch einen Rechtsklick auf ein Schriftstück ein Kontextmenü öffnen (siehe folgende Abbildung):
Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen des Kontextmenüs beschrieben.
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
„Schriftstück bearbeiten“ |
Diese Funktion ist aktiv, wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet und Sie Schreibzugriff auf das Dokument besitzen. Durch diese Funktion öffnet sich die angehängte Datei in einem Bearbeitungsprogramm, also zum Beispiel Word, Excel oder PowerPoint. Sie bearbeiten, speichern und schließen die Datei im Bearbeitungsprogramm. Wenn Sie das Schriftstück schließen, wird es automatisch im Dokument aktualisiert. |
„Als PDF anzeigen“ |
Mit dieser Funktion öffnen Sie das Schriftstück als PDF-Datei. „Schriftstück anzeigen“ Mit dieser Funktion öffnen Sie die angehängte Datei im relevanten Bearbeitungsprogramm, zum Beispiel Word, Excel oder PowerPoint. Das Symbol des Schriftstücks entspricht dem Programm, in dem sich das Schriftstück öffnet. Bespielsweise werden .docx-Dateien mit einem Microsoft Word-Symbol angezeigt. Das Schriftstück befindet sich im schreibgeschützten Modus. Daher können Sie das Schriftstück mit dieser Funktion nicht in F2 aktualisieren. |
„Datei exportieren…” |
Mit dieser Funktion öffnen Sie den Windows Explorer, über welchen Sie das Schriftstück auf dem lokalen Computer speichern können. |
„Inhalt ersetzen“ |
Mit dieser Funktion öffnen Sie den Windows Explorer, über welchen Sie das angehängte Schriftstück durch ein anderes ersetzen können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet. |
„Meine Unterschrift einfügen“ |
Fügt Ihre Unterschrift über einen Textbaustein in das Schriftstück ein. Dafür ist das Zukaufsmodul F2 Unterschriebene Genehmigung erforderlich. |
„Auschecken“/ „Einchecken“/ |
„Auschecken abbrechen“ Mit dieser Funktion können Sie ein angehängtes Schriftstück aus F2 auf dem lokalen Computer speichern, um an diesem außerhalb von F2 weiterzuarbeiten und es später wieder in F2 zu importieren. Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie offline an Schriftstücken arbeiten möchten. Lesen Sie mehr im Abschnitt Schriftstücke ein- und auschecken. |
„Löschen“ |
Mit dieser Funktion löschen Sie das angehängte Schriftstück des Dokuments. Sie können Schriftstücke nur löschen, wenn Sie Änderungsberechtigungen in Bezug auf das Dokument besitzen und dieses nicht gesperrt ist. |
„Neues PDF hochladen…“ |
Die Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, eine PDF-Datei als PDF-Version des angehängten Schriftstücks hochzuladen. Die Funktion kommt typischerweise zum Einsatz, wenn ein Originalschriftstück zugriffsgeschützt ist, jedoch stets eine für alle Beteiligten sichtbare PDF-Version erforderlich ist, in der eine Zusammenfassung des Inhalts des Schriftstücks aufgeführt ist. |
„Neues PDF erzeugen…“ |
Mit dieser Funktion können Sie eine neue PDF-Version des Schriftstücks erzeugen, wenn die aktuelle Version zum Beispiel nicht wie erwartet aussieht. |
„Eigenschaften“ |
Mit dieser Funktion öffnen Sie untenstehendes Dialogfenster, in dem die Eigenschaften des Schriftstücks aufgeführt sind. Wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet, können Sie die Eigenschaften des Schriftstücks bearbeiten, zum Beispiel den Betreff des Schriftstücks sowie Informationen zum Archivierungstyp und zum Ablageort im Archiv. 
Abbildung 10. Das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“*
Im Feld „Archivierungstyp“ wird angegeben, ob das Schriftstück rein elektronischer Natur ist und zu 100% in F2 archiviert wird oder ob Teile des Dokuments (oder eventuell der gesamte Inhalt) physisch archiviert sind (ist). Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie große eingebundene Bücher oder sehr großformatige Karten empfangen, die sich nicht zum Einscannen eignen. Hier können Sie zwischen „Elektronisch“, „Papier“ und „Nicht relevant“ wählen. Für Schriftstücke mit dem Archivierungstyp „Elektronisch“ oder „Papier“ können Sie im Feld „Archivbeschreibung“ angeben, wo sich das Schriftstück befindet, zum Beispiel. im „Archiv, Regal 4, Fach 3, Platz 5“. Im Feld „Größe“ ist die Dateigröße des Schriftstücks angegeben. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Einschließen bei der Antworterstellung nach endgültiger Genehmigung“ nutzen möchten, benötigen Sie das Zukaufsmodul F2 Unterschriebene Genehmigung. Der Reiter „PDF-Version“ zeigt Ihnen Informationen der PDF-Version des angehängten Schriftstücks an. 
Abbildung 11. Schriftstückeigenschaften für PDF-Version*
Hier können Sie einsehen, ob die PDF-Version vom F2-System erstellt oder von einem Benutzer hochgeladen wurde. Der Reiter zeigt auch an, wann die PDF-Version erstellt wurde sowie den Status der PDF-Erstellung des angehängten Schriftstücks. |
„Link zum Schriftstück kopieren“ |
Mit dieser Funktion können Sie einen Link zum Schriftstück kopieren und diesen in der Zwischenablage ablegen. |
Schriftstücke ein- und auschecken
Sie könenn eine Schriftstück aus F2 auschecken und lokal auf Ihrem Computer speichern. Damit können Sie an dem Schriftstück arbeiten, während F2 offline ist und ausserdem können zwei Sachbearbeiter gleichzeitig an einem Dokument beigefügten Material arbeiten.
Setzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und wählen Sie Auschecken über das Kontextmenü eines angehängten Schriftstücks. Das Schriftstück wird unter folgendem Pfad abgelegt: AppData\cBrain F2\Auschecken\\{individuelle ID}\. Im Schriftstückbereich werden ausgecheckte Schriftstücke mit einem Vorhängeschlosssymbol versehen. Das Schriftstück ist somit vorübergehend in F2 gesperrt. Wenn Sie versuchen, ein Schriftstück zu ändern, das von einem Benutzer ausgecheckt wurde, sperrt F2 die Änderungsfunktion und zeigt beim Versuch eine Fehlermeldung aus.
Um ein bearbeitetes Schriftstück wieder in F2 hinzuzufügen, setzen Sie das Dokument wieder in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Schriftstück und wählen Sie Einchecken. F2 identifiziert automatisch die lokale Kopie des Schrifstücks und ersetzt diese im Dokument.
Sie können das Auschecken eines anderen Benutzers abbrechen, wenn ein Benutzer beispielsweise die Arbeit an einem Schriftstück übernehmen soll. Setzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein ausgechecktes und damit gesperrten Schriftstück und klicken Sie auf Auschecken abbrechen. Anschließend können Sie das Schriftstück erneut auschecken.
Der Unterschied zwischen „Datei exportieren“ und „Auschecken“ ist folgender:
-
Bei „Datei exportieren“ wählen Sie, wo Sie das Dokument auf dem lokalen Computer ablegen möchten und F2 prüft NICHT, ob das Schriftstück aus F2 herauskopiert wird. Mehrere Benutzer riskieren somit, gleichzeitig an demselben Material zu arbeiten.
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Bei „Auschecken“ wird das Schriftstück in einen bestimmten F2-Windows-Ordner mit einer individuellen ID kopiert, und F2 kontrolliert, dass das Schriftstück ausgecheckt wurde. Damit können Sie einfach und schnell das richtige, aktualisierte Schriftstück wieder in F2 einchecken.