Externe Anfrage empfangen und beantworten
Externe Anfrage empfangen und annehmen
Wenn der Anfrageersteller die externe Anfrage versendet hat, erhält der Empfänger diese im Posteingang seiner Org.Einheit.
Mit einem Doppelklick auf das ungelesene Dokument öffnen Sie die Anfrage.
Bei einer ungelesenen Anfrage erscheint das Anfragefenster automatisch beim Öffnen des jeweiligen Dokuments. Wenn Sie die Anfrage bereits angenommen haben, erscheint das Anfragefenster nicht automatisch. Stattdessen müssen Sie die Anfrage mit einem Klick auf das Anfragesymbol im Dokument manuell öffnen.
Als Anfrageempfänger haben Sie nach dem Empfang die gleichen Möglichkeiten, die Anfrage zu bearbeiten, wie bei einer internen Anfrage. Sie nehmen die externe Anfrage an, indem Sie auf Annehmen und schließen oder Annehmen klicken. Sie können die Anfrage beurteilen, indem Sie auf Beurteilen… unten im Fenster klicken. Weiterhin können Sie die Konzernanfrage intern in der Empfangsbehörde weiterleiten, indem Sie das Feld „Anfrageausführender“ ausfüllen und auf Verteilen klicken.
Falls Sie eine externe Anfrage nicht annehmen können, müssen Sie dies per E-Mail dem Anfrageersteller mitteilen. Chats können nämlich nur intern innerhalb derselben Behörde versendet und empfangen werden.
Externe Anfrage beantworten
Sie können eine externe Anfrage auf zwei Weisen beantworten:
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Sie beantworten und führen die externe Anfrage wie auch bei internen Anfragen direkt im Anfragefenster aus.
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Sie beantworten die externe Anfrage, indem Sie ein Antwortdokument erstellen und senden. Hierzu klicken Sie im Anfragefenster auf Antwortdokument erstellen. Der Prozess unterscheidet sich in einigen Punkten von Antwortdokumenten, die Sie für interne Anfragen erstellen, und wird in den folgenden Abschnitten erläutert.
Beachten Sie, dass Sie schon vor Annahme der externen Anfrage auf Antwortdokument erstellen klicken können. Auf diese Weise können Sie mit der Beantwortung beginnen, selbst wenn die Bedingungen noch nicht endgültig festgelegt wurden.
Antwortdokument erstellen
Sie können die externe Anfrage mithilfe eines Antwortdokuments beantworten. Klicken Sie hierzu auf Antwortdokument erstellen, woraufhin sich das Dialogfenster „Neues Dokument“ öffnet. Im Feld „Betreff“ steht automatisch „AW: [Name des Anfragedokuments]“. Für das Antwortdokument gilt die gleiche Frist wie für die externe Anfrage oder für eine eventuelle interne Frist (siehe folgende Abbildung).
| Über eine Konfiguration können Sie festlegen, dass die Frist des Anfragedokuments als Frist des Antwortdokuments genutzt wird. Die Anfragefrist wird dann als Erinnerungsdatum vorgeschlagen werden. |
Wenn das Anfragedokument einem Vorgang bei der Empfangsbehörde zugeordnet ist, schlägt F2 automatisch vor, dass Sie das Antwortdokument demselben Vorgang zuordnen. Standardmäßig ist die Funktion „Kopie des Anhangs hinzufügen“ markiert.
Über das Dialogfenster können Sie dem Antwortdokument gleichzeitig eine Genehmigung hinzufügen. In diesem Fall schlägt F2 die Anfragefrist oder eine eventuelle interne Frist als Frist für die Genehmigung vor. Weitere Information zur Erstellung von Genehmigungen finden Sie hier.
Durch Klicken auf OK erstellen Sie das Antwortdokument.
Das Antwortdokument wird automatisch an den Antwortempfänger adressiert, der im Feld „Zurück an“ angegeben wurde. Wenn Sie das Antwortdokument mit einem Klick auf Absenden im Band des Antwortdokuments versendet haben, erscheint die Antwort im Posteingang dieses Empfängers.
Das Versenden eines Antwortdokuments entspricht einem Klick auf die Schaltfläche „Ausführen“. Wenn die externe Anfrage ausgeführt ist, erscheint sie nicht mehr in der Suchliste „F2 Anfragen an die Org.Einheit“ bei der F2-Empfangsbehörde.
Sie können einfach zwischen dem Antwortdokument und dem Dokument mit der externen Anfrage navigieren, da es im Band des Antwortdokuments ein Anfragesymbol gibt, welches das Dokument mit der externen Anfrage öffnet.
Das Antwortdokument können Sie ebenfalls aus der externen Anfrage heraus öffnen. Dazu klicken Sie auf den Link mit der Dokumenten-ID, der rechts oben im Anfrageprotokoll neben der Zeile „Antwortdokument erstellt“ zu sehen ist.
