Konzernanfrage erstellen und absenden
Konzernanfrage erstellen
Sie können Konzernanfragen nur dann erstellen, wenn das Dokument nicht im Bearbeitungsmodus ist. Sie erstellen eine Konzernanfrage, indem Sie im Band des Dokumentenfensters auf den Abwärtspfeil bei Neue Anfrage klicken und anschließend Neue Konzernanfrage im Drop-down-Menü wählen.
| Sie können nur Anfragen für Dokumente erstellen, die den Status „In Bearbeitung“ haben. Sobald Sie das Dokument abschließen, wird der Menüpunkt Neue Anfrage deaktiviert. |
Wenn Sie auf Neue Konzernanfrage klicken, öffnet ein neues Konzernanfragefenster mit dem Titel „Anfrage [Anfragenummer]”. Die einzigen Felder, die im Vorhinein ausgefüllt sind, sind „Zurück an”, in dem Sie als Anfrageersteller stehen, sowie „Ersteller und ‚Zurück an‘ informieren, wenn durchgeführt“. Im letztgenannten Kontrollkästchen ist ein Häkchen gesetzt.
Die folgenden Felder können Sie als Anfrageersteller ausfüllen, bevor Sie die Konzernanfrage absenden.
| Das Feld „Sichtbar für die Org.Einheit“ wird erst dann sichtbar, wenn Sie im Feld „Anfrageempfänger“ einen Benutzer eingetragen haben. |
| Nr. | Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
1 |
„Anfrageempfänger“ |
Hier geben Sie den Empfänger (Benutzer oder Org.Einheit) der Konzernanfrage an.
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2 |
„Sichtbar für die Org.Einheit“ |
Wenn Sie in dieses Feld ein Häkchen setzen, können Benutzer in der Org.Einheit des Anfrageempfängers die Anfrage ebenfalls sehen. |
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3 |
„Anfragetyp“ |
Hier geben Sie an, um welchen Anfragentyp es sich handelt. Wenn Sie auf das Drop-down-Menü klicken, wird Ihnen eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten hängen von der F2-Einrichtung ab. Sie können einen oder mehrere Anfragetypen auswählen. |
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4 |
„Frist“ |
Hier tragen Sie das Datum ein, bis zu dem die Anfrage spätestens erledigt sein sollte (formelle Frist). Die Frist beeinflusst die Positionierung der Konzernanfrage in den entsprechenden Suchlisten bei Ihnen als Absender und dem Empfänger der Konzernanfrage, wobei Sie die Anfragen nach Fristen innerhalb Ihrer Organisation sortieren können. Im Feld können Sie ein Datum und gegebenenfalls eine Uhrzeit angeben. Dazu tippen Sie das Datum entweder ein, oder Sie wählen eines über das Kalendersymbol aus. Sie können auch „+7“ eingeben, um die Frist 7 Tage später einzurichten. |
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5 |
„Interne Frist hinzufügen“ |
Als Ersteller, Empfänger oder ausführender Benutzer können Sie Konzernanfragen mit einer internen Frist versehen. Die Option, eine interne Frist hinzuzufügen, ist allerdings primär für den Empfänger der Konzernanfrage gedacht, da die formelle Frist bereits den Zeitpunkt angibt, bis zu dem die Anfrage erledigt sein sollte. Die Farbe des Anfragesymbols ändert sich abhängig von einer eventuellen hinzugefügten internen Frist. Die interne Frist geben Sie auf gleiche Weise ein, wie die formelle Frist. Die interne Frist überschreibt die formelle Frist, jedoch mit Ausnahme der Fristeinhaltung im Anfrageprotokoll, die immer in Bezug auf die formelle Frist errechnet wird. Die interne Frist wird nicht synchronisiert. Das bedeutet, dass die interne Frist des Anfrageerstellers nicht für den Empfänger sichtbar wird oder dessen mögliche interne Frist beeinflusst. |
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6 |
„Zurück an“ |
Hier wird Ihnen angezeigt, an wen die Konzernanfrage nach deren Beantwortung zurückgesendet wird. In diesem Feld wird automatisch der Ersteller der Anfrage eingetragen. Sofern Sie als Anfrageersteller die Antwort auf die Konzernanfrage nicht selbst erhalten möchten, können Sie vor dem Absenden der Anfrage auch einen anderen Empfänger eintragen. |
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7 |
„Ersteller und ‚Zurück an‘ informieren, wenn durchgeführt“ |
Wenn Sie vor dem Absenden der Konzernanfrage in das Kontrollkästchen „Ersteller und ‚Zurück an‘ informieren, wenn durchgeführt“ ein Häkchen setzen, erscheint die Anfrage nach der Ausführung in sowohl dem Posteingang des Erstellers als auch dem Posteingang des im Feld „Zurück an“ eingetragenen Benutzers.
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8 |
”Beitragende” |
Es kann bei Konzernanfragen nur einen Anfrageempfänger geben. Wenn mehrere Benutzer an der Ausführung einer Konzernanfrage beteiligt werden sollen, können Sie einen oder mehrere Beitragende hinzufügen. Diese erhalten das Anfragedokument als eine E-Mail mit einer Kopie der Anfrage als eine PDF-Datei im Anhang. |
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9 |
„Standard-beschreibung“ |
Wählen Sie zwischen Textvorlagen mit vordefinierten Texten. Der gewählte Vorlagentext wird in das Beschreibungsfeld eingefügt.
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10 |
„Beschreibung“ |
Text, der den Empfänger durch die Anfrage führt oder die Anforderungen an den Inhalt der Antwort beschreibt. Wenn keine Textvorlagen für Standardbeschreibungen erstellt wurden oder wenn Sie als Anfrageersteller das Feld „Beschreibung" manuell ausfüllen möchten, können Sie direkt in das Feld schreiben, worum es bei der Aufgabe geht. |
Klicken Sie auf Speichern, um die Konzernanfrage zu erstellen. Wenn Sie die Konzernanfrage erstellen, wird auch ein Anfrageprotokoll in der rechten oberen Ecke des Anfragefensters erstellt, wie es auch bei internen Anfragen der Fall ist. Ebenso bei internen Anfragen können Sie vor dem Versand Konzernanfragen löschen, nach dem Versand nur annullieren und während des Bearbeitens laufend speichern. Weitere Informationen zum Anfrageprotokoll und zu den anderen Funktionen im Anfragefenster finden unter Anfrage.
Konzernanfrage absenden
Wenn Sie auf Absenden geklickt haben, wird die Konzernanfrage als E-Mail gesendet. Nach dem Absenden ist es nicht mehr möglich, das Dokumentenschriftstück zu bearbeiten und der Empfänger erhält in dem Fall eine Kopie des ursprünglichen Anfragedokuments. Metadaten, Notizen zum Dokument und andere ähnliche Informationen werden nicht gesendet.
Der Anfrageempfänger erhält die Konzernanfrage in seinem Posteingang in F2. Alle Beitragenden erhalten eine Kopie der Anfrage in ihrem Posteingang.
Wenn Sie die Konzernanfrage sofort absenden möchten, müssen Sie nicht zuerst auf Speichern klicken. Eine nicht-gespeicherte Konzernanfrage wird automatisch gespeichert, wenn Sie auf Absenden klicken.
Über eine virtuelle Behörde können Sie die Konzernanfrage an ein Drittanbietersystem sicher versenden. Klicken Sie hierzu auf den Abwärtspfeil im Feld „Absenden“ und wählen Sie im Drop-down-Menü Sicher versenden. Weitere Informationen zum Versenden von Konzernanfragen über eine virtuelle Behörde finden Sie im Abschnitt Konzernanfragen an Drittanbietersysteme und zum sicheren Versenden hier.
| Sie können auch auf Sicher versenden klicken, wenn Sie eine allgemeine Konzernanfrage absenden, dies hat jedoch keinen praktischen Effekt. Die Sicherheit bei Sendungen innerhalb der gleichen F2 Installation ist genauso hoch. |
Konzernanfrage zugreifen
Wenn Sie eine Konzernanfrage erstellt haben, ist diese im zugehörigen Dokument sichtbar und zugänglich. Die Konzernanfrage können Sie mit Klick auf das Anfragesymbol über dem Schriftstückbereich im Dokumentenfenster öffnen. Daraufhin öffnet ein Drop-down-Menü mit Informationen zu der Konzernanfrage, die im Dokument enthalten ist. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Übersicht, um das Konzernanfragefenster zu öffnen.
Das Drop-down-Menü zeigt Ihnen ebenfalls Anfragenummer, Frist, Anfrageempfänger, Status der Bearbeitung und die ersten Zeilen der Beschreibung der Konzernanfrage an. Die Anfragenummer wird dabei automatisch und chronologisch vergeben.
Einer Konzernanfrage wird immer eine Anfragedatendatei angehängt. Damit wird die ausgeführte Konzernanfrage als Anfrageantwort wiedererkannt, wenn diese an das F2 der Absenderbehörde zurückgesendet wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Konzernanfragen an Drittanbietersysteme.
| Sie können höchstens eine Konzernanfrage pro Dokument erstellen. Wenn das Dokument, auf welchem Sie die Konzernanfrage basieren möchten, bereits mit einer Konzern- oder externen Anfrage verknüpft ist, wird die Konzernanfrage automatisch auf einem neuen Dokument erstellt, welches den Namen „Anfrage: [originaler Dokumentenbetreff]” erhält. Anhänge werden zu dem neuerstellten Anfragedokument hinzukopiert. |