Konzernanfrage empfangen und beantworten

Konzernanfrage empfangen und annehmen

Wenn eine Konzernanfrage vom Anfrageersteller versendet wird, erhält der Empfänger diese in seinem Posteingang.

Abbildung 1. Empfangene Konzernanfrage im Posteingang des Anfrageempfängers

Mit einem Doppelklick auf das ungelesene Dokument öffnen Sie die Anfrage.

Bei einer ungelesenen Anfrage erscheint das Anfragefenster automatisch beim Öffnen des jeweiligen Dokuments. Wenn Sie die Anfrage bereits angenommen haben, wird die Anfrage als gelesen markiert und Sie können sie mit Doppelklick auf das Anfragesymbol im Dokument öffnen.

Abbildung 2. Die empfangene Anfrage

Als Anfrageempfänger haben Sie, abgesehen von der Verteilen-Funktion, nach dem Empfang die gleichen Möglichkeiten, die Anfrage zu bearbeiten, wie bei einer internen Anfrage. Sie nehmen die Konzernanfrage an, indem Sie auf Annehmen und schließen oder Annehmen klicken. Sie können die Anfrage beurteilen, indem Sie auf Beurteilen… unten im Fenster klicken und weiterhin können Sie die Konzernanfrage intern in der Empfangsbehörde weiterleiten, indem Sie das Feld „Anfrageausführender“ ausfüllen und auf Speichern klicken. Weitere Informationen zu Ihren Möglichkeiten finden Sie hier.

Interne Anfrage basierend auf einer Konzernanfrage

Wenn der Empfänger einer Konzernanfrage Zugriff auf das Zukaufsmodul F2 Anfrage hat, kann er eine interne Anfrage basierend auf der angehängten Datendatei der Absenderbehörde erstellen.

Klicken Sie dazu im Band des empfangenen E-Mail-Dokuments auf Neue Anfrage. Dadurch öffnet ein neues Anfragefenster, in dem die Felder „Frist“, „Beschreibung“ und „Zurück an“ bereits mit Informationen aus der angehängten Datei ausgefüllt wurden. Zusätzlich kann das Feld „Anfragetyp“ ausgefüllt werden, wenn die Empfangsbehörde die von der Absenderbehörde bei der Erstellung der Konzernanfrage ausgewählten Anfragetypen erkennt.

Abbildung 3. Auf Datendatei basierende Anfrage erstellen

Konzernanfrage beantworten

Sie können eine Konzernanfrage auf drei verschiedene Weisen beantworten:

Sie beantworten und führen die Konzernanfrage wie auch bei internen Anfragen direkt im Anfragefenster aus.
Sie beantworten die Konzernanfrage, indem Sie ein Antwortdokument erstellen und senden. Hierzu klicken Sie im Anfragefenster auf Antwortdokument erstellen. Der Prozess unterscheidet sich in einigen Punkten von Antwortdokumenten, die Sie für interne Anfragen erstellen, und wird in folgendem Abschnitt erläutert.

Beachten Sie, dass Sie schon vor Annahme der Konzernanfrage auf Antwortdokument erstellen klicken können. Auf diese Weise können Sie mit der Beantwortung beginnen, selbst wenn die Bedingungen noch nicht endgültig festgelegt wurden.

Wie bei internen Anfragen ist es möglich, ein bestehendes Dokument auszuwählen und als Antwortdokument anzuhängen. Bei Konzernanfragen ist diese Funktion jedoch für den Anfrageersteller und nicht für den Empfänger gedacht. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen.

Abbildung 4. Antwortmöglichkeiten im Anfragefenster

Antwortdokument erstellen

Wenn Sie die Konzernanfrage mittels eines Antwortdokuments beantworten möchten, klicken Sie auf Antwortdokument erstellen, woraufhin das Dialogfenster „Neues Dokument“ öffnet. Im Feld „Betreff“ erscheint automatisch „AW: [Name des Anfragedokuments]“ (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 5. Antwortdokument erstellen

Wenn das Anfragedokument einem Vorgang bei der Empfangsbehörde zugeordnet ist, schlägt F2 automatisch vor, dass Sie das Antwortdokument demselben Vorgang zuordnen. Standardmäßig gilt für das Antwortdokument die gleiche Frist wie für die Konzernanfrage. Wenn für die Konzernanfrage sowohl eine interne Frist als auch eine formelle Frist gilt, wird dem Antwortdokument die interne Frist zugewiesen. Durch Klicken auf OK erstellen Sie das Antwortdokument.

Sie können dem Antwortdokument gleichzeitig eine Genehmigung hinzufügen. In diesem Fall schlägt F2 die Anfragefrist oder eine eventuelle interne Frist als Frist für die Genehmigung vor. Weitere Information zur Erstellung von Genehmigungen finden Sie hier.

Das Antwortdokument wird automatisch an den Antwortempfänger adressiert, der im Feld „Zurück an“ angegeben wurde. Die Antwort erscheint also im Posteingang des Empfängers, wenn Sie das Antwortdokument mit Klick auf Absenden im Band des Antwortdokuments versenden.

Sie können einfach zwischen dem Antwortdokument und dem Dokument mit der Konzernanfrage navigieren, da es im Band des Antwortdokuments ein Anfragesymbol gibt, über welches Sie das Dokument mit der Konzernanfrage öffnen können.

Abbildung 6. Anfragedokument über das Antwortdokument öffnen

Das Antwortdokument können Sie, nachdem es erstellt wurde, ebenfalls aus der Konzernanfrage heraus öffnen. Dazu klicken Sie auf den Link mit der Dokumenten-ID, der rechts oben im Anfrageprotokoll neben der Zeile „Antwortdokument erstellt“ zu sehen ist.

Abbildung 7. Link zum Antwortdokument der Konzernanfrage im Anfrageprotokoll

Wenn Sie das Antwortdokument gesendet haben, klicken Sie auf Ausgeführt im Konzernanfragefenster. Die Konzernanfrage und das Antwortdokument werden dann an den Posteingang des im Feld „Zurück an“ angegebenen Benutzers versendet.

„Ausgeführt“ bedeutet, dass der Anfrageausführende/-empfänger die Aufgabe ausgeführt hat, um die er gebeten wurde. Die Anfrage ist erst endgültig abgeschlossen, wenn der Anfrageersteller oder „Zurück an“-Benutzer die ausgeführte Anfrage abschließt.

Die Konzernanfrage ist damit ausgeführt und erscheint nicht mehr in der Liste „F2 Anfragen an die Org.Einheit“ beim Anfrageempfänger. Weitere Informationen zu dieser Liste finden Sie hier.

Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen

Im Gegensatz zu einer internen Anfrage ist diese Funktion bei Konzernanfragen für den „Zurück an“-Benutzer und nicht für den Ausführenden gedacht. Es ist eine Möglichkeit für den „Zurück an“-Benutzer, ein eingehendes Dokument vom Ausführenden mit dem Anfragedokument zu verknüpfen, wenn der Ausführende dieses nicht bereits als Antwortdokument angegeben hat.