Übersicht über aktive Anfragen in F2 Desktop

Bei der täglichen Arbeit mit F2 können Sie zahlreiche Anfragen versenden und empfangen. Deshalb kann eine Suchliste über aktive Anfragen in F2 von großem Nutzen sein, um den Überblick zu behalten. F2 Anfrage ermöglicht es Ihnen, durch Suchen und durch die Einstellung der Anzeige die Suchlisten anzupassen.

Neben internen Anfragen werden in den Suchlisten auch aktive Konzernanfragen und externe Anfragen aufgeführt, sofern diese Zukaufsmodule Teil Ihrer F2-Installation sind.

Standardsuchen nach Anfragen

F2 wird standardmäßig mit zwei Standardsuchen installiert:

„F2 Anfragen an meine Org.Einheit“
„F2 Anfragen von meiner Org.Einheit“

Die Standardsuchen finden Sie in der Listenübersicht links im Hauptfenster unter dem Knoten „Org.Einheitssuchen“. In diesem Beispiel werden sie unter dem Knoten „Dok Behörde“ angezeigt.

Abbildung 1. Anfragesuchlisten

Wenn Sie Empfänger einer Anfrage sind, werden Ihnen die aktuellen Anfragen an Ihre Org.Einheit unter „F2 Anfragen an meine Org.Einheit“ angezeigt. In der Suchliste werden Ihnen Dokumente angezeigt, die Anfragen beinhalten, bei denen der Anfrageempfänger entweder Sie selbst, Ihre aktuelle Org.Einheit oder ein Benutzer mit einer Jobrolle in Ihrer Org.Einheit ist. Letzteres gilt, wenn der Anfrageersteller beim Erstellen der Anfrage ein Häkchen bei „Sichtbar für die Org.Einheit“ gesetzt hat. Dieses Feld wird im Abschnitt Anfrage erstellen erläutert. Dokumente mit Anfragen, die gelöscht, bewertet, ausgeführt oder mit einem Antwortdokument verknüpft wurde, werden in dieser Suchliste nicht aufgeführt.

Auf die gleiche Weise enthält die „F2 Anfragen von meiner Org.Einheit“ alle von Ihrer Org.Einheit gesendeten Anfragen, auf die Sie Zugriff haben. Die Suchliste zeigt Ihnen Dokumente mit Anfragen an, die entweder Sie, Ihre Org.Einheit oder ein Benutzer mit einer Jobrolle in der Org.Einheit, unter der Sie aktuell angemeldet sind, gesendet haben/hat. Dokumente mit Anfragen, die gelöscht oder beurteilt sind, werden in dieser Suchliste nicht aufgeführt.

Die Anfragen werden auch in der Suchliste „Gesendete Dokumente“ des Absenders der Anfrage und in der Suchliste „Posteingang“ des Empfängers der Anfrage angezeigt.

Nach Anfragen suchen

Alle Anfragen der Behörde sind unabhängig ihres Status in der Suchliste „Archiv“ zu finden. Auf diese Weise können Sie eine Übersicht über alle Anfragen erstellen, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben.

Im „Archiv“ sollten nur erweiterte Suchen vorgenommen werden. Klicken Sie dazu im Band des Hauptfensters auf Erweiterte Suche und wählen Sie dann die Suchgruppe „Anfrage“ aus.

Abbildung 2. Eine erweiterte Suche nach Anfragen im „Archiv“

Die Standardsuchen in der Listenübersicht beinhalten ebenfalls Suchen nach sowohl die durch Sie und Ihre Org.Einheit erstellten, als auch die an Sie und Ihre Org.Einheit gerichteten Anfragen

Weitere Informationen zu Suchen in F2 finden Sie unter Suchen.

Listenanzeigen

Die Ergebnisliste können Sie anpassen, um einen besseren Überblick über die Anfragen in „Posteingang“ sowie über die gezielte Suche nach Anfragen zu erhalten. Passen Sie die Ergebnisliste an, indem Sie Anfragen über der Ergebnisliste auswählen und relevante Spalten hinzufügen.

Abbildung 3. Spalten in der Listenanzeige der Anfragen

Bestimmte Spalten sind hilfreich, wenn es darum geht, den Überblick über die Anfragen zu behalten, zum Beispiel mit „Frist“, „Empfänger“ und „Ausführender“.

Wenn Sie den Mauszeiger über ein Anfragesymbol in der Ergebnisliste halten, wird Ihnen ein Tooltipp mit Informationen zu dem Status, der Frist, dem Absender und dem Empfänger sowie der Beschreibung der Anfrage angezeigt. Wenn die Anfrage auch eine interne Frist hat, wird diese anstelle der formellen Frist angezeigt.

Abbildung 4. Tooltipp zu einer Anfrage

Anfragesymbole

Abhängig von der Frist und/oder dem Status einer Anfrage, verändert sich das Anfragesymbol.

Symbol	Funktion
	Neue Anfrage erstellen.
	Anfrage ohne Frist.
	Anfrage mit mehr als sieben Tagen bis Fristende.
	Anfrage mit weniger als sieben Tagen bis Fristende.
	Anfrage mit überschrittener Frist.
	Änderungen* an Anfrage ohne Frist.
	Änderungen* an Anfrage mit mehr als sieben Tagen bis Fristende.
	Änderungen* an Anfrage mit weniger als sieben Tagen bis Fristende.
	Änderungen* an Anfrage mit überschrittener Frist.
	Ausgeführte Anfrage.
	Abgebrochene Anfrage.
	Abgeschlossene Anfrage.

Symbol

Funktion