Erweiterte Suche
Eine Suche über das Freitextsuchfeld endet schnell mit einem sehr umfangreichen Ergebnis. Sie können die Suche einschränken und präzisieren, indem Sie nach dem Inhalt suchen, der in den Metadatenfeldern hinterlegt ist. Dies wird als Erweiterte Suche bezeichnet.
Der Menüpunkt Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters ermöglicht es Ihnen, mit Suchfeldern nach bestimmten Inhalten zu suchen. Unter diesem Menüpunkt finden Sie ebenso die Funktion Suche speichern. Weitere Informationen zu gespeicherten Suchen finden Sie im Abschnitt Suche speichern.
Klicken Sie hierzu auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters, um die Gruppen der Suchfelder angezeigt zu bekommen.
Sie können die Höhe des Bereichs der erweiterten Suchfelder ändern und damit den sichtbaren Teil der Ergebnisliste anpassen. Klicken Sie hierzu auf den Splitter zwischen den Suchfeldern und der Ergebnisliste und ziehen Sie ihn in die gewünschte Position.
Sie können ebenso nach Suchfeldern suchen. Geben Sie den Suchtext im Feld über den Suchgruppen ein. F2 zeigt Ihnen daraufhin alle Felder an, deren Name Ihren Suchtext enthält. Für die Durchführung der Suche müssen Sie nicht auf Enter drücken.
Die Suchfelder sind in Suchgruppen aufgeteilt. Jede Suchgruppe kann ausgeklappt werden, wenn Sie auf diese klicken. Jede Suchgruppe enthält eine Anzahl Suchfelder (siehe folgende Abbildung).
Wenn Ihnen ein Drop-down-Pfeil 
außerhalb des Namens des Suchfelds angezeigt wird, müssen Sie zunächst auswählen, nach welchem Wertetyp Sie suchen möchten.
Zum Beispiel wählen Sie unter „Dokumentenstatus“ aus, ob F2 nach dem Dokumenten- oder dem Vorgangsstatus oder nach beidem suchen soll.
Wenn Sie in den Suchfeldern der Suchgruppen nach einem Benutzer und/oder einer Org.Einheit suchen, können Sie:
-
Den Namen des Benutzers oder der Org.Einheit eintragen, nach dem Sie im Suchfeld suchen möchten.
-
Auf das Symbol
im Suchfeld klicken, um nach dem Benutzer im Beteiligtenregister von F2 zu suchen. -
Auf das Symbol
im Suchfeld klicken, um nach der Org.Einheit im Beteiligtenregister von F2 zu suchen.
Weitere Informationen zur Suche im Beteiligtenregister von F2 finden Sie im Abschnitt Nach Beteiligten suchen.
Wenn Sie nach Schlüsselwörtern oder Beteiligten von Dokumenten und Vorgängen suchen, steht Ihnen ein zusätzliches Drop-down-Menü zur Verfügung. Dies gilt für die Felder „Dok.-/ und Vorg.-Schlüsselwort“ unter der Suchgruppe „Allgemein“ und „Dokumenten-/ Vorgangsbeteiligte“ unter „Vorgangsrelevant“. Wenn Sie mehrere Schlüsselwörter oder Beteiligte eingeben, können Sie über das Drop-down-Menü auswählen, ob die Suchergebnisse mit mindestens einem oder allen eingegebenen Wörtern oder Beteiligten übereinstimmen sollen.
Wenn Sie die relevanten Felder in der/den Suchgruppe/n ausgefüllt haben, die für Ihre Suche relevant ist/sind, klicken Sie auf die Lupe neben dem Freitextsuchfeld oder drücken Enter, um das Suchergebnis angezeigt zu bekommen.
| Bevor Sie eine Suche starten, ist es wichtig, dass Sie zuvor definierte Suchen aus den Suchfeldern löschen. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil auf der Schaltfläche Suchkriterien und dann auf Alle aktiven Suchkriterien löschen, um sie zu löschen. |
Markierung ausgefüllter Suchfelder
Der Name einer Gruppe von Suchfeldern wird fettgedruckt markiert, wenn Sie darin ein oder mehrere Suchfelder ausgefüllt haben. Dies erleichtert es Ihnen, Suchfelder zu finden, wenn die dazugehörige Gruppe zusammengeklappt ist.
Wenn Sie ein Suchfeld ausgefüllt haben, wird ein Häkchen auf der Schaltfläche Suchkriterien rechts neben dem Freitextsuchfeld angezeigt. Lesen Sie mehr über die Schaltfläche im Abschnitt Die Schaltfläche „Suchkriterien”. Mithilfe des Symbols auf Suchkriterien können Sie sehen, ob die erweiterten Suchfelder ausgefüllt sind. Dies ist auch der Fall, wenn Sie die erweiterten Suchfelder ausblenden, indem Sie Erweiterte Suche im Band deaktivieren. Klicken Sie auf Erweiterte Suche, um die Suchfelder erneut anzuzeigen. Eingegebene Suchbegriffe können aus den Suchfeldern entfernt werden, indem Sie auf Alle aktiven Suchkriterien löschen klicken.
Suchgruppen
Die Metadatenfelder für Suchen sind in Suchgruppen unterteilt. Die Anzahl der Gruppen kann abhängig von den Zukaufsmodulen der jeweiligen F2-Installation variieren.
Sie können ebenso mit Operatoren in den Suchfeldern, die mit Freitext ausgefüllt werden, suchen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Suchoperatoren finden Sie im Abschnitt Mit Operatoren suchen.
Im Folgenden werden Ihnen die Metadatenfelder jeder einzelnen Gruppe beschrieben.
Die Suchgruppe „Favoritensuchfelder“
Sie können Ihre eigenen bevorzugten Suchgruppen mit selbst gewählten Suchfeldern erstellen und ändern.
Klicken Sie hierzu auf Favoritensuchfelder bearbeiten unter dem Reiter „Einstellungen“.
Ein Dialogfenster mit einer Vielzahl von vordefinierten Suchfeldern öffnet sich. Danach klicken Sie links im Dialogfenster auf Dokumente und setzen jeweils ein Häkchen an die Suchfelder, die Teil Ihrer Favoritensuchgruppe werden sollen (siehe folgende Abbildung).
Die von Ihnen ausgewählten Suchfelder werden nun Teil der Suchgruppe „Favoriten“ (siehe folgende Abbildung).
Favoritensuchfelder können auch hinzugefügt werden, indem Sie auf den grauen Stern eines Suchfelds klicken, wenn eine Suchgruppe angezeigt wird. Halten Sie den Mauszeiger über ein Suchfeld. Klicken Sie auf den grauen Stern, um das Suchfeld als Favoriten hinzuzufügen. Der Stern wird gelb. Klicken Sie auf den gelben Stern, um das Feld als Favoriten zu entfernen.
Die Suchgruppe „Allgemein“
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
„Dokumenten- oder Vorgangsbetreff“ „Dokumentenbetreff“ „Vorgangsbetreff“ „Aktueller Dokumentenbetreff“ |
Freitext |
Hier suchen Sie nach Dokumenten oder Vorgängen, deren Betreff den von Ihnen gewählten Suchbegriff beinhaltet. „Dokumentenbetreff“:
„Vorgangsbetreff“:
„Dokumenten- oder Vorgangsbetreff“:
„Aktueller Dokumentenbetreff“:
|
||
„Inhalt“ |
Freitext |
Hier suchen Sie nach Dokumenten, deren Schriftstücke oder Anhänge, die den eingegebenen Suchbegriff beinhalten. |
||
„Dokumenten-Vorgangsstatus“ „Dokumentenstatus“ „Vorgangsstatus“ |
In Bearbeitung Abgeschlossen |
Hier suchen Sie nach Dokumenten und/oder Vorgängen anhand ihres Status. |
||
„ID-Nr.“ |
Zahl |
Hier suchen Sie nach Dokumenten mit der von Ihnen eingetragenen ID-Nr. |
||
„Dokumentenfrist“ „Frist: Persönlich“ „Frist: Org.Einheit“ „Frist: Sachbearbeitung der Org.Einheit“ „Vorgangsfrist“ „Dok.-und Vorg.frist“ |
Datum gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Dokumente und/oder Vorgänge, deren Frist innerhalb des angegebenen Zeitraums liegt. Dokumente und/oder Vorgänge, bei denen die persönliche Frist des Benutzers innerhalb des angegeben Zeitraums liegt. Dokumente und/oder Vorgänge, bei denen die Sachbearbeitungsfrist der Org.Einheit innerhalb des angegeben Zeitraums liegt. Dokumente und/oder Vorgänge, bei denen die Frist der Org.Einheit innerhalb des angegeben Zeitraums liegt. |
||
„Persönliches Kennzeichen“ „Kennzeichen der Org.Einheit“ |
Kennzeichen |
Hier suchen Sie nach Dokumenten, die mit dem gewählten Kennzeichen markiert sind. Das Kennzeichen ist eine Werteliste, die von einem Benutzer mit dem Recht „Kennzeichen verwalten“ verwaltet wird. |
||
„Dok.- und Vorg. Schlüsselwort“ „Dokumenten-schlüsselwort“ „Vorgangsschlüssel-wort“ |
Ein bestimmtes Schlüsselwort. Ein Schlüsselwort innerhalb eines bestimmten Fachbereichs. Ein Schlüsselwort oder Fachbereich, das/der einen bestimmten Text beinhaltet. |
Hier suchen Sie nach den Schlüsselwörtern, die im Vorgang oder Dokument angegeben sind. Hier haben Sie die Möglichkeit, Suchlisten auf Grundlage des angegebenen Schlüsselworts zu erstellen. Sie können auch auswählen, ob die Suchergebnisse mit mindestens einem oder allen der eingegebenen Schlüsselwörtern übereinstimmen sollen. |
||
„Externer Zugriff des Dokuments/Vorgangs“ „Externer Zugriff des Dokuments“ „Externer Zugriff des Vorgangs“ (Zukaufsmodul) |
Nicht definiert Offen Teilweise offen Geschlossen |
Hier suchen Sie nach Dokumenten und/oder Vorgängen, die mit externen Beteiligten über das Zukaufsmodul F2 Externer Zugriff geteilt wurden. |
Die Suchgruppe „Verantwortlichkeit“
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Dok.-/Vorgangs-verantwortlicher“ „Dokumenten-verantwortlicher“ „Vorgangs-verantwortlicher“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Dokumenten oder Vorgängen, für die ein Benutzer oder eine Org.Einheit verantwortlich ist, den/die Sie im Suchfeld eingetragen haben. Wenn Sie Persönlich eintragen, wird nach dem in F2 derzeit angemeldeten Benutzer gesucht. Dies bedeutet, dass bei einer Suche mit Persönlich als Verantwortlichen, die für mehrere F2-Benutzer sichtbar gemacht wird, fasst F2 Persönlich als denjenigen Benutzer auf, der die Suche vornimmt. |
„Gesehen“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach Dokumenten, die in der Zeile „Sachbearbeitung der Org.Einheit“ als gelesen markiert sind. |
„Verantwortliche Org.Einheit des Dokuments/ „Verantwortliche Org.Einheit des Dokuments“ „Verantwortliche Org.Einheit des Vorgangs“ |
Org.Einheit Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Dokumenten oder Vorgängen, für die die im Suchfeld angegebende Org.Einheit oder ein Benutzer der Org.Einheit verantwortlich sind. Meine Org.Einheit ist davon abhängig, unter welcher Org.Einheit Sie angemeldet sind (dynamisch). |
„Erg. Sachb. des Dok./Vorgangs“ „Erg. Sachb. des Dokuments“ „Erg. Sachb. des Vorgangs“ |
Benutzer Persönlich Nicht definiert |
Hier suchen Sie nach Dokumenten/Vorgängen, für die ein von Ihnen gewählter Benutzer als ergänzender Sachbearbeiter eingerichtet ist. Hiermit können Sie sowohl Dokumente suchen, für die ein Benutzer als ergänzender Sachbearbeiter eingerichtet ist, als auch Dokumente suchen, für die ein Benutzer als ergänzender Sachbearbeiter des Vorgangs eingerichtet ist. Es ist Ihnen möglich, sowohl nach nur einer der beiden Möglichkeiten als auch nach beiden gleichzeitig zu suchen. |
„Erg. Org.Einheit des Dok./Vorgangs“ „Erg. Org.Einheit des Dokuments“ „Erg. Org.Einheit des Vorgangs“ |
Org.Einheit Meine Org.Einheit Nicht definiert |
Die Suche funktioniert wie zuvor beschrieben, hierbei geht es jedoch um die Suche nach Dokumenten und Vorgängen, für die Org.Einheiten anstelle von Benutzern als ergänzende Sachbearbeiter eingestellt sind. |
„Sachbearbeitung“ |
Org.Einheit Benutzer Meine Org.Einheit Persönlich |
Hier suchen Sie nach Dokumenten, für die die von Ihnen gewählte Org.Einheit/der von Ihnen gewählte Benutzer in der Zeile der Sachbearbeitung der Org.Einheit angegeben ist. NOTE: Die Suche innerhalb einer ausgewählten Org.Einheit sucht sowohl nach der gegebenen Org.Einheit, als auch nach Benutzern innerhalb der Org.Einheit. |
„Vom Empfänger gesehen“ |
Alle Einige Nicht alle Keiner |
Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, eine Suche auszuführen, die danach sortiert, ob der/die Empfänger das Dokument/die E-Mail gelesen haben. NOTE: Gilt ausschliesslich für die Sachbearbeitung der Org.Einheit. |
„Zugriff“ |
Beteiligte Org.Einheit Alle |
Hier suchen Sie nach Dokumenten, für die das gewählte Zugriffsniveau angegeben ist. |
Die Suchgruppe „Versand“
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Von“ |
Benutzer Org.Einheit Externer Beteiligte E-Mail-Adresse Meine Org.Einheit Persönlich |
Hier suchen Sie nach E-Mails mit dem oder der ausgewählten Beteiligten, Benutzer oder Org.Einheit als Absender. NOTE: Die Suche innerhalb einer ausgewählten Org.Einheit sucht nicht nur innerhalb der gegebenen Org.Einheit, sondern auch nach Benutzern innerhalb dieser Org.Einheit. Dies gilt nur, wenn die Org.Einheit aus dem Beteiligtenregister ausgewählt wurde oder mithilfe von Autocomplete. |
„An“ |
Benutzer Org.Einheit Externer Beteiligter E-Mail-Adresse Meine Org.Einheit Persönlich |
Hier suchen Sie nach E-Mails mit dem oder der ausgewählten Beteiligten, Benutzer oder Org.Einheit als Empfänger. NOTE: Die Suche innerhalb einer ausgewählten Org.Einheit sucht nicht nur innerhalb der gegebenen Org.Einheit, sondern auch nach Benutzern innerhalb dieser Org.Einheit. Dies gilt nur, wenn die Org.Einheit aus dem Beteiligtenregister ausgewählt wurde oder mithilfe von Autocomplete. |
„Gesendet“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach E-Mails anhand ihres Versandstatus. |
„Dokumententyp“ |
Nicht definiert Eingegangen Ausgehend Intern |
Dieses Feld nutzen Sie, um nach Dokumenten zu suchen, die an externe Beteiligte gesendet wurden oder von externen Beteiligten zur internen Bearbeitung empfangen wurden. |
„Gelesen“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach E-Mails anhand ihres Gelesen-Status. |
„Empfangsdatum“ |
Sie können ein Datum eingeben sowie vordefinierte Werte verwenden, wie gestern, heute, morgen oder Nicht definiert. Hier können Sie ebenfalls die Zeichen – und + nutzen. Wenn kein Enddatum ausgewählt ist, wird ab das Startdatum gesucht und die Suche ist zeitlich unbegrenzt. |
Hier suchen Sie nach dem Empfangsdatum oder Zeitraum, innerhalb welchem eine E-Mail empfangen wurde. Wenn Sie die vordefinierten Werte gestern, heute, morgen nutzen, ergibt sich eine dynamische Suche und es wird stets ab dem aktuellen Datum gesucht. Nicht definiert = kein Empfangsdatum. |
„Briefdatum“ |
Datum oder Zeitraum Sie können ein Datum eingeben sowie vordefinierte Werte verwenden, wie gestern, heute, morgen oder Nicht definiert. Hier können Sie ebenfalls die Zeichen – und + nutzen. Wenn kein Enddatum ausgewählt ist, wird ab das Startdatum gesucht und die Suche ist zeitlich unbegrenzt. |
Wie zuvor beschrieben, jedoch suchen Sie hier nach dem Briefdatum anstelle des Empfangsdatums. |
Die Suchgruppe „Vorgangsrelevant“
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Vorgang“ |
Freitext Zahl Definiert Nicht definiert |
Wenn Sie damit beginnen, etwas in das Feld einzugeben, gibt F2 automatisch Vorschläge für einen Vorgangsbetreff. Sie können einen Vorgang ebenso über das Vorgangssymbol auswählen. Wenn Sie nach Definiert suchen, werden Dokumente aufgerufen, die einem beliebigen Vorgang angehören. Wenn Sie nach Nicht definiert suchen, werden Dokumente aufgerufen, die keinem Vorgang angehören. Die zwei Suchkriterien Definiert und Nicht definiert sind in Kombination mit anderen Suchkriterien besonders hilfreich. |
„Registriert“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach Dokumenten anhand des Kriteriums, ob sie registriert sind oder nicht. |
„Dokumenten-Nr.“ |
Zahl Nicht definiert |
Eine Dokumenten-Nr. (Zahl) wird automatisch einem Dokument zugewiesen, wenn das Dokument auf einem Vorgang liegt oder registriert ist. |
„Vorher. Vorgangsnr. des Dokuments/ Vorgangs“ „Vorher. Vorgangsnr. des Dokuments“ „Vorher. Vorgangsnr. des Vorgangs“ |
Zahl Nicht definiert. |
Hier suchen Sie nach Dokumenten oder Vorgängen anhand ihrer vorherigen Vorgangsnummer. |
„Dokumenten-/ Vorgangsbeteiligter“ „Dokumenten-beteiligter“ „Vorgangsbeteiligter“ |
Benutzer Org.Einheit Externer Beteiligter Persönlich Nicht definiert |
Hier suchen Sie nach Dokumenten/Vorgängen mit dem/der angegebenen Benutzer/Org.Einheit/externen Beteiligten. Über ein Drop-down-Menü können Sie auch auswählen, ob das Suchergebnis mit mindestens einem oder allen der eingegebenen Beteiligten übereinstimmen sollen. |
„Aktenzeichen“ |
Aktenzeichen, die auf Administratorenebene eingerichtet werden. |
Hier suchen Sie nach Vorgängen mit dem angegebenen Aktenzeichen. |
„Sonderzeichen“ |
Sonderzeichen, die auf Administratorenebene eingerichtet werden. |
Hier suchen Sie nach Vorgängen mit dem angegebenen Sonderzeichen. |
„Vorgangsverlauf“ |
Auswahl eines erstellten Vorgangsverlaufs. |
Hiermit suchen Sie nach Vorgängen mit dem gewählten Vorgangsverlauf. |
„Statusphase“ |
Auswahl einer vordefinierten Statusphase |
Hier suchen Sie nach verwendeten Statusphasen. |
„Qualitätsgesichert“ |
Ja Nein |
Hiermit suchen Sie nach Vorgängen anhand des Kriteriums, ob sie Qualitätsgesichert oder nicht. |
Die Suchgruppe „Chat“
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Chattext“ |
Freitext |
Hier suchen Sie nach Chats, die den von Ihnen gewählten Suchbegriff beinhalten. |
„Chatteilnehmer“ |
Benutzer Persönlich |
Hier suchen Sie nach Chats, an denen der von Ihnen gewählte Benutzer beteiligt ist. NOTE: Sie können nur nach Chats suchen, an denen Sie selbst teilnehmen. |
„Chatbetreff“ |
Freitextf |
Hier suchen Sie nach dem Chatbetreff, der den von Ihnen gewählten Suchbegriff beinhaltet. |
„Chatbeitrag von“ |
Benutzer Persönlich |
Hier suchen Sie nach einem Chat, zu dem der von Ihnen gewählte Benutzer einen Beitrag verfasst hat. NOTE: Sie können nur nach Chats suchen, an denen Sie selbst teilnehmen. |
Die Suchgruppe „Sonstige Felder“
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Dokument oder Vorgang wurde erstellt von“ „Dokument wurde erstellt von“ „Vorgang wurde erstellt von“ |
Benutzer Persönlich |
Hiermit suchen Sie nach Dokumenten mit dem/der angegebenen Benutzer als Ersteller. |
„Dokument oder Vorgang wurde erstellt“ „Dokument wurde erstellt“ „Vorgang wurde erstellt“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hiermit suchen Sie nach Dokumenten und/oder Vorgängen, die innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitraums erstellt wurden. |
„Zugriffs-beschränkung Dokument/Vorgang“ „Zugriffs-beschränkung des Dokuments“ „Zugriffs-beschränkung des Vorgangs“ |
Sicherheitsgruppe Org.Einheit Team Benutzer Persönlich Meine Org.Einheit |
Hiermit suchen Sie nach Dokumenten und Vorgängen, für die eine Zugangsbeschränkung eingerichtet ist. |
„BBNr. des Dokuments/ „BBNr. des Dokuments“ „BBNr. des Vorgangs“ |
Zahl |
Hiermit suchen Sie nach Dokumenten und/oder Vorgängen, die die von Ihnen angegebenen BBNr. enthalten. |
„Dokuments-/ Vorgangsbeteiligte“ „Involvierte Beteiligte des Dokuments“ „Involvierte Beteiligte des Vorgangs“ |
Benutzer Org.Einheit Externer Beteiligter Persönlich Meine Org.Einheit |
Hiermit suchen Sie nach Dokumenten und/oder Vorgängen mit dem/der angegebenen Benutzer/Org.Einheit/Externen Beteiligten, der/die als Beteiligter eines Dokuments/Vorgangs angegeben ist. |
„Externe Vorgangs-ID“ |
Zahl |
Hiermit suchen Sie nach Dokumenten mit der von Ihnen angegebenen externen Vorgangs-ID. |
Standardsuche |
Vordefinierte Suche in F2 |
In diesem Feld ist eine vordefinierte Suche angegeben. |
„Erinnerungsdatum“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Dokumenten, deren Erinnerungsdatum innerhalb des angegebenen Zeitraums liegt. |
Vermerkinhalt |
Freitext |
Hiermit suchen Sie nach Vermerken, die den von Ihnen angegebenen Suchbegriff beinhalten. |
Die Suchgruppe „Genehmigungsverfahren“ (Zukaufsmodul)
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Verantwortlich“ |
Benutzer Org.Einheit Meine Org.Einheit Persönlich |
Hier suchen Sie nach Genehmigungen, für die der angegebene Benutzer oder die angegebene Org.Einheit verantwortlich ist. |
„Genehmiger“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Genehmigungen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit als Genehmiger eingetragen ist. |
„Aktueller Schritt“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Mit diesem Suchfeld suchen Sie nach Dokumenten, für die eine Genehmigung mit Angabe eines Genehmigers für den ausgewählten Schritt besteht. D.h., Sie können nach Beteiligten und Org.Einheit suchen, die an dem Genehmigungsschritt beteiligt sind, die die Genehmigung erreicht hat. |
„Aktueller Schritt oder danach“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Mit diesem Suchfeld suchen Sie nach Dokumenten, für die eine Genehmigung mit Angabe eines Genehmigers für einen gegebenen Schritt besteht. D.h., Sie können nach Beteiligten und Org.Einheiten suchen, die an dem Genehmigungsschritt beteiligt sind, die die Genehmigung erreicht hat oder erreichen wird. |
„Frist“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Genehmigungen, deren Frist innerhalb angegebenen Zeitraums liegt. |
„Frist (aktueller Schritt)“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Genehmigungen, deren Frist für den aktuellen Schritt innerhalb des angegebenen Zeitraums liegt. |
„Startdatum“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Genehmigungen, die innerhalb des angegebenen Zeitraums gestartet wurden. |
„Eilt“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach Genehmigungen anhand des Kriteriums, ob sie als „Eilt“ markiert sind oder nicht. |
„Genehmigungstyp“ |
Werteliste, die auf Administratorenebene eingerichtet wird. |
Hier suchen Sie nach dem ausgewählten Genehmigungstyp. |
„Gestartet“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach Genehmigungen anhand des Kriteriums, ob sie gestartet wurden oder nicht. |
„Genehmigungs-status“ |
Laufend Abgeschlossen Annulliert |
Hier suchen Sie nach laufenden, abgeschlossenen oder annullierten Genehmigungen. |
„Genehmigungs-zustand“ |
Zurückgeschickt Genehmigt Bedingt genehmigt |
Hier suchen Sie nach zurückgesendeten, genehmigten oder bedingt genehmigten Genehmigungen. |
Die Suchgruppe „Anfrage“ (Zukaufsmodul)
Über einigen Suchfeldern ist ein Drop-down-Menü vorhanden, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte „Suchfeld“ ist jeder Typ der verfügbaren Suchfelder aufgeführt. Wenn ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden kann, sind die Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Ersteller“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit Anfrageersteller ist. |
„Anfragetyp“ |
Anfragetypen, die auf Administratorenebene eingerichtet werden. |
Hier suchen Sie nach Anfragen anhand ihres Typs. |
„Frist“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Anfragen mit einer Frist, die der von Ihnen gewählten entspricht. Sie können nach spezifischen Daten und Zeiträumen suchen. |
„Interne Frist“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tagedavor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Anfragen mit einer internen Frist. Sie können nach spezifischen Daten und nach Zeiträumen suchen. |
„Beschreibung“ |
Freitext |
Hier suchen Sie nach Anfragen, deren Beschreibung den von Ihnen gewählten Suchbegriff beinhaltet. |
„Empfänger“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit Anfrageempfänger ist. |
„Ausführender“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit Anfrageausführender ist. |
„Ausgeführt“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie Anfragen, die ausgeführt oder nicht ausgeführt wurden. |
„Zurück an“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, für die eingestellt wurde, dass sie an den von Ihnen ausgewählten Benutzer/die von Ihnen ausgewählte Org.Einheit zurückgesendet werden sollen. |
„Genehmigt“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach Anfragen, die genehmigt oder nicht genehmigt wurden. |