Suchergebnisse anzeigen
Das Ergebnis einer Suche werden Ihnen im F2 Hauptfenster angezeigt. Sie können auswählen, ob Ihnen die Suchliste Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen anzeigen soll.
In den persönlichen Einstellungen können Sie begrenzen, wie viele Suchergebnisse F2 anzeigen soll. Wenn diese Zahl beispielsweise auf 300 gesetzt ist, werden in der Ergebnisanzeige maximal 300 Dokumente angezeigt.
Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen in der Ergebnisliste anzeigen
Sie können auswählen, ob Ihnen in der Ergebnisliste Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt werden sollen. Klicken Sie hierzu auf die gewünschte Ansicht über dem Freitextsuchfeld im Hauptfenster.
| Ein Dokument kann entweder mit einem Vorgang verknüpft sein oder nicht. Das bedeutet, dass die Auswahl "Dokumente/Vorgänge" eine Auswirkung darauf hat, welche Dokumente in der Ergebnisliste angezeigt werden. Wenn die Suchergebnisse als "Vorgänge" angezeigt werden sollen, wird eine Liste der Vorgänge angezeigt und die Dokumente des ausgewählten Vorgangs werden angezeigt. Dokumente, die nicht zu einem Vorgang gehören, werden in der Ergebnisliste nicht angezeigt, wenn "Vorgänge" ausgewählt ist. |
Dokumente anzeigen
Wenn Sie Dokumente auswählen, werden Ihnen Dokumente in der Ergebnisliste angezeigt. Die Ergebnisliste besteht aus allen Dokumenten, die den Suchkriterien der Suchliste entsprechen.
Eventuell angehängte Schriftstücke werden Ihnen durch Auswählen des Symbols 
angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Vorgänge anzeigen
Wenn Sie Vorgänge auswählen, werden Ihnen die Vorgänge in der Ergebnisliste angezeigt. Dokumente, die mit dem Vorgang verknüpft sind, werden in der Dokumentenliste rechts oder unter der Vorgangsliste angezeigt (siehe folgende Abbildung).
| Diese Anzeige enthält keine Dokumente ohne Vorgangsverknüpfung. Dokumente ohn Vorgang werden nicht angezeigt, obwohl sie möglicherweise den Suchkriterien entsprechen. |
Die Dokumentenliste des ausgewählten Vorgangs verfügt über ein separates Freitextsuchfeld und kann auf die gleiche Weise gefiltert werden, wie wenn die Ergebnisliste als Dokumente angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten Nach einem Suchbegriff filtern und Die Schaltfläche „Filter”.
Die Dokumente des Vorgangs, welche die Suchkriterien der aktuellen Liste erfüllen, werden ebenfalls mit einem grünen Hintergrund hervorgehoben, wie in der obigen Abbildung dargestellt. In diesem Beispiel wird ein Dokument hervorgehoben, obwohl noch keine Suchkriterien in das Freitextsuchfeld eingegeben wurden. Dies liegt daran, dass sich dieses Dokument in der Suchliste „Posteingang“ befindet, aus welcher der Vorgang gesucht wurde. Die Dokumente mit weißem Hintergrund sind dem Vorgang zugeordnet, erscheinen jedoch nicht in der aktuellen Suchliste.
Neben der Dokumentenliste sehen Sie die Schaltfläche Filter.
Mit dieser Schaltfläche können Sie, genau wie in der Ergebnisliste, die Dokumente des Vorgangs nach „Alle“, „Ungelesen“, „Mit Chats“, „Mit Dokumenten“ und „Mit Kennzeichen“ filtern und in dieser Ansicht auch nach „Übereinstimmung“.
Wählen Sie „Übereinstimmung“ aus, um nur die Dokumente anzuzeigen, die den Suchkriterien der Liste entsprechen.
Weitere Informationen zur Schaltfläche finden Sie im Abschnitt Die Schaltfläche „Filter”.
Schriftstücke anzeigen
Wenn Sie Schriftstücke auswählen, werden Ihnen Schriftstücke in der Ergebnisliste angezeigt. Wenn ein Schriftstück gesperrt ist, wird Ihnen dieses mit dem Vorhängeschloss-Symbol 
angezeigt. In diesem Fall können Sie es nicht bearbeiten. Dies kann zum Beispiel sein, wenn ein Schriftstück einer gesendeten oder empfangenen E-Mail angehängt ist, oder der Verantwortliche das Schriftstück aktuell zur Bearbeitung gesperrt hat.
Mit einem Doppelklick auf ein Schriftstück öffnet sich dieses direkt.
In der Ergebnisliste werden Ihnen alle Schriftstücke angezeigt, die Dokumenten angehängt sind, welche Ihren aktiven Suchkriterien entsprechen. Wenn ein einziges der Schriftstücke des Dokuments die Suchkriterien erfüllt, werden alle Schriftstücke des Dokuments angezeigt. Grund dafür ist, dass eine Freitextsuche in F2 stets auf Dokumenten basiert und der Inhalt, Betreff und die externe ID von Schriftstücken werden als Teil davon aufgefasst.
Anfragen anzeigen
Wenn Sie Anfragen auswählen, werden Ihnen Anfragen in der Ergebnisliste angezeigt.
Mit einem Doppelklick auf eine Anfrage öffnet sich ihr Dokument. Wenn mit einem Dokument mehrere Anfragen verbunden sind, taucht das Dokument mehrmals in der Ergebnisliste auf, da jede einzelne Anfrage des Dokuments mit einer eigenen Zeile angezeigt wird.
Suchergebnisse sortieren
Alle Ergebnisse, die durch eine Suche in Metadaten oder über das Freitextsuchfeld aufgerufen werden, können Sie nach einer ausgewählten Spalte in der Ergebnisliste sortieren.
Auf gleiche Weise wie Sie die Sortierung des Posteingangs und anderer Suchlisten vornehmen, wählen Sie aus, wonach Sie die aufgerufene Suchliste sortieren möchten, indem Sie auf eine gewünschte Spalte klicken. Sie können jede Spalte in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren.
Mit F2 können Sie Suchergebnisse auf zwei Niveaus sortieren. Klicken Sie hierzu zunächst auf die Spalte, nach der zuerst sortiert werden soll. Halten Sie daraufhin die Shift-Taste gedrückt, während Sie die Spalte anklicken, nach der Sie anschließend sortieren möchten.
F2 speichert, nach welcher Spalte Sie zuletzt in einer gegebenen Suchliste sortiert haben. Alle Sortierungen werden individuell für die jeweilige Suchliste gespeichert.
Spalten
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Spalten der Ergebnisanzeige und deren Nutzung beschrieben.
Welche Spalten Sie auswählen können, hängt davon ab, ob in der Ergebnisliste Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt werden Darüber hinaus ist die Anzahl der Spalten installationsabhängig. Einige Spalten setzen bestimmte Zukaufsmodule voraus.
Weitere Informationen zur Einrichtung der Spalten finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Spalten der Dokumentenanzeige
Die Spalten der Dokumentenanzeige sind in verschiedene Gruppen eingeteilt.
Anfrage
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Anfrage: Abgeschlossen“ |
Zeigt Ihnen an, ob die Anfrage des Dokuments als abgeschlossen markiert ist. |
„Anfrage: Ausführungsdatum“ |
Zeigt Ihnen an, wann eine Anfrage ausgeführt wurde. |
„Anfrage: Beantwortungsdatum“ |
Zeigt Ihnen an, wann eine Anfrage beantwortet wurde, d.h. wann das Antwortdokument versendet wurde. |
„Anfrage: Interne Frist“ |
Zeigt Ihnen die persönliche Frist des Anfrageempfängers an. |
„Anfrage“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein Dokument über eine Anfrage verfügt. |
„Anfrageausführender“ |
Zeigt Ihnen den Benutzer oder die Org.Einheit an, der/die eine Anfrage eines gegebenen Dokuments ausführt. |
„Anfrageempfänger“ |
Zeigt Ihnen den Benutzer oder die Org.Einheit an, der/die als Empfänger der Anfrage eingestellt ist. |
„Anfrageersteller“ |
Zeigt Ihnen den Benutzer an, der die Anfrage erstellt hat. |
„Anfragefrist“ |
Zeigt Ihnen die Frist an, die der Ersteller der Anfrage für diese eingerichtet hat. |
„Anfragestatus“ |
Zeigt Ihnen folgende Status einer Anfrage an:
|
„Anfragetext“ |
Zeigt Ihnen den Text an, der im Textfeld der Anfrage eingetragen wurde. |
„Anfragetyp“ |
Zeigt Ihnen an, um welchen Anfragetypen es sich handelt. NOTE: Anfragetypen sind organisationsabhängig, da diese auf Organisationsebene beschlossen und eingerichtet werden |
Dokument
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Archivbereich“ |
Zeigt Ihnen an, in welchem Bereich das Dokument abgelegt ist:
|
||
„BBNr.“ |
Zeigt Ihnen die Betriebsnummer (BBNr.) an, die ein Benutzer in das Dokument geschrieben hat. |
||
„Betreff“ |
Zeigt den Betreff an, den ein Benutzer einem Dokument gegeben hat. |
||
„Dokumenten-ID“ |
Zeigt Ihnen die ID-Nr. (Schlüssel) an, die dem Dokument bei der Erstellung automatisch zugewiesen wurde. |
||
„Dokumenten-Nr.“ |
Zeigt Ihnen an, welche fortlaufende Nummer einem Dokument bei der Registrierung zugewiesen wurde. NOTE: Ein Dokument hat nur eine Dokumentennummer, wenn es registriert wurde und auf einem Vorgang liegt. Die Dokumentennummer unterscheidet sich von der Dokumenten-ID des Dokuments. |
||
„Dokumententyp“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein Dokument ist:
|
||
„Erg. Sachbearbeiter“ |
Zeigt Ihnen ergänzende Sachbearbeiter eines Dokuments oder Vorgangs an. |
||
„Erinnerungsdatum“ |
Zeigt Ihnen das Datum an, das von einem Benutzer als Erinnerungsdatum für das Dokument eingetragen wurde. NOTE: Das Erinnerungsdatum erscheint nicht wie eine Erinnerung als Pop-Up auf. Sie können es jedoch nutzen, um Suchlisten aufzurufen und zu sortieren. |
||
„Ersteller“ |
Zeigt Ihnen den Benutzer an, der ein gegebenes Dokument erstellt hat. |
||
„Erstellungsdatum“ |
Zeigt Ihnen das Datum an, an dem ein Dokument erstellt wurde (wird bei Erstellung automatisch vergeben). |
||
„Externer Zugriff“ (Zukaufsmodul) |
Zeigt Ihnen einer der folgenden Status an, mit denen das Dokument mit externen Beteiligten geteilt wird:
|
||
„Gelöscht von“ |
Zeigt Ihnen den Benutzer an, der das Dokument gelöscht hat. NOTE: In dieser Spalte werden nur Werte aufgeführt, wenn Sie „Meine gelöschten Dokumente“ oder „Alles durchsuchen“ angewählt haben. |
||
„Gesperrt“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein gegebener Vorgang in eine regelmäßige Lieferung an das Bundesarchiv eingeht. NOTE: Die Funktion „Periodenwechsel“ (laufende Lieferung) an das Bundesarchiv ist nur dann aktiv, wenn Sie an den technischen Service „Periodenwechsel“ angeschlossen sind. Sie können daher den Wert nicht auswählen, sondern lediglich suchen. |
||
„Kennzeichen: Meine Org.Einheit“ |
Zeigt Ihnen das Kennzeichen an, das ein Benutzer einem Dokument über die Kennzeichnung der Org.Einheit im Menüpunkt „Kennzeichen“ vergeben hat. |
||
„Kennzeichen: Persönlich“ |
Zeigt Ihnen das Kennzeichen an, das ein Benutzer einem Dokument über die persönliche Kennzeichnung im Menüpunkt „Kennzeichen“ vergeben hat. |
||
„Letzte Änderung am“ |
Zeigt Ihnen an, wann die letzte Änderung am Dokument, an den Metadaten des Dokuments oder den Schriftstücken des Dokuments erfolgte. Diese Änderungen werden ebenfalls im Ereignisprotokoll festgehalten. NOTE: Die Spalte „Letzte Änderung am“ unterscheidet sich von „Sortierdatum“. |
||
„Registriert“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein Dokument registriert wurde. NOTE: Wenn die Spalte leer ist, liegt dies daran, dass das Feld „Registriert“ eines Dokuments nicht ausgefüllt wurde. |
||
„Schlüsselwörter“ |
Zeigt Ihnen die Schlüsselwörter an, die dem Dokument gegeben wurde. |
||
„Schriftstücke gesperrt“ |
Zeigt Ihnen an, ob angehängte Schriftstücke eines Dokuments zur Bearbeitung gesperrt sind. |
||
„Sortierdatum“ |
Zeigt Ihnen an, wann ein Dokument in einer Ihrer persönlichen Suchlisten wie zum Beispiel „Mein Schreibtisch“, „Posteingang“ und „Mein Archiv“ abgelegt wurde. Das Sortierdatum eines Dokuments in einer Ihrer persönlichen Suchlisten wird nur von denjenigen Änderungen beeinflusst, die bewirken würden, dass das Dokument in der gegebenen persönlichen Suchliste abgelegt wird, in der es bereits abgelegt ist. Wenn Sie zum Beispiel über einen Chat ein Dokument an einen Benutzer senden, das bereits in seinem Posteingang abgelegt ist, wird das Sortierungsdatum aktualisiert. Das zuletzt geänderte Datum würde sich in diesem Beispiel nicht ändern.
|
||
„Status“ |
Zeigt Ihnen an, ob das Dokument formell abgeschlossen wurde oder ob es sich noch in Bearbeitung befindet. Beachten Sie hierbei, dass der Status „Abgeschlossen“ nicht das Dokument schließt. Sie können das Dokument weiterhin bearbeiten. Jedoch muss das Dokument abgeschlossen sein, wenn der mit dem Dokument verknüpfte Vorgang abgeschlossen werden soll. Ansonsten kann der entsprechende Vorgang nicht abgeschlossen werden. |
||
„Ursprünglicher Pfad“ |
Zeigt Ihnen den Pfad an, der als Grundlage eines gegebenen Dokuments genutzt wurde, wenn dieses über den Dokumentenimport von einem Server importiert wurde. Somit können Sie erkennen, wo das Schriftstück des Dokuments abgelegt war, bevor es importiert wurde. |
||
„Vermerke“ |
Zeigt Ihnen die Anzahl der Vermerke eines gewählten Dokuments an. |
||
„Versionsnummer“ |
Zeigt Ihnen an, welche Versionsnummer das Dokument hat. |
||
„Vorgangshilfe“ |
Zeigt Ihnen an, ob die Vorgangshilfe für ein Dokument aktiviert ist. |
||
„Zugriff“ |
Zeigt Ihnen an, welchen Zugrifftyp ein gegebenes Dokument besitzt. |
Frist
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Frist: Meine Org.Einheit“ |
Zeigt Ihnen die Frist an, die ein Benutzer einem Dokument über die Kennzeichnung der Org.Einheit im Menüpunkt „Frist“ zugewiesen hat. |
„Frist: Persönlich“ |
Zeigt Ihnen die Frist an, die Sie einem Dokument über Ihre persönliche Kennzeichnung im Menüpunkt „Frist“ zugewiesen haben. |
„Frist: Sachbearbeitung der Org.Einheit“ |
Zeigt Ihnen an, welche Frist eine Empfänger-Org.Einheit für die eigene Sachbearbeitung eingerichtet hat. |
„Frist“ |
Zeigt Ihnen die formelle Frist eines Dokuments an. |
Genehmigung
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Kennzeichen der Schleuse“ |
Zeigt das Kennzeichen an, welches ein Schleusenwärter für eine Genehmigung festgelegt hat. |
„Schleusenplatzierung“ |
Zeigt die aktuelle Platzierung einer Genehmigung in der Schleuse an. |
„Schleusensortierungs-frist“ |
Zeigt die Schleusensortierungsfrist an, welche ein Schleusenwärter für eine Genehmigung festgelegt hat. |
„Tage bis zur Schleusensortierungs-frist“ |
Zeigt Tage bis zur Schleusesortierungsfrist an. |
Genehmigungsverfahren
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Tage bis zur Frist“ |
Zeigt an, in wie vielen Tagen die Genehmigungsfrist abläuft. |
„Fortschrittslinie“ |
Zeigt Ihnen graphisch den Fortschritt einer Genehmigung im Genehmigungsverlauf an. Dabei wird Ihnen angezeigt, wo sich die Genehmigung derzeit (blau) befindet, befunden hat (hellblau) und später befinden wird (grau). Außerdem werden Ihnen die Initialen des Genehmigers der jeweiligen Genehmigungsstufe angezeigt. Ihre eigenen Initialen sind fettgedruckt hervorgehoben. |
„Genehmigungsfrist“ |
Zeigt Ihnen die formelle Frist einer Genehmigung an. |
„Platzierung“ |
Beschreibt Ihnen die aktuelle Platzierung einer Genehmigung (Zukaufsmodul). |
Symbole
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Erinnerungssymbol“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein gegebenes Dokument über eine Erinnerung verfügt. |
„Mitteilungssymbol“ |
Zeigt Ihnen ein Symbol an, für:
Es wird lediglich ein Symbol je Dokument angegeben. Es wird stets das formellere Symbol angezeigt. Wenn sich zum Beispiel ein Chat und eine Notiz in einem Dokument befinden, wird die Notiz angezeigt. Wenn sich im selben Dokument ein Vermerk befindet, wird der Vermerk angezeigt. |
„Symbol für aktive Akteneinsicht“ (Zukaufsmodul) |
Das Symbol |
„Symbol: Anhänge“ |
Dieses Symbol |
„Symbol“ |
Zeigt Ihnen Symbole an, für:
|
Verantwortlichkeit
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Verantwortlicher“ |
Zeigt Ihnen die Org.Einheit oder den Benutzer an, die/der als Dokumentenverantwortlicher angegeben ist. |
„Verantwortliche Org.Einheit“ |
Zeigt Ihnen die Org.Einheit an, die für das Dokument verantwortlich ist. NOTE: Wenn der Dokumentenverantwortliche ein Benutzer ist, zeigt Ihnen die Spalte die Org.Einheit an, zu der der Benutzer gehört. |
„Verantw. Sachbearb. der Org.Einheit“ |
Zeigt Ihnen an, welcher Benutzer formell in der Empfänger-Org.Einheit verantwortlich ist. NOTE: Wenn noch kein Benutzer als Verantwortlicher für das Dokument angegeben ist, wird die Empfänger-Org.Einheit als Verantwortlicher angezeigt. |
Versand
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„An“ |
Zeigt Ihnen den Empfänger eines Dokuments an, das versendetes oder empfangenes Material beinhaltet. NOTE: Wenn das Metadatenfeld manuell ausgefüllt wurde und F2 gesendete oder empfangene Briefe beinhaltet, die eingescannt wurden, zeigt die Spalte ebenfalls den Empfänger des eingescannten Briefs an. |
„Antwort auf Dokument“ |
Zeigt Ihnen den Betreff des Dokuments an, auf welches das gewählte Dokument antwortet. |
„Briefdatum“ |
Zeigt Ihnen an, welches Briefdatum für das Dokument registriert ist. Das Briefdatum sollte das Datum sein, das als Datum des Briefs angegeben wurde, zum Beispiel bei eingescannten Briefen. |
„Cc“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein Dokument Kopieempfänger (Cc) hat. |
„Dokument weiterleiten“ |
Zeigt Ihnen den Betreff des weitergeleiteten Dokuments an. |
„E-Mail-Betreff“ |
Zeigt Ihnen den ursprünglichen Betreff einer eingehenden E-Mail an. |
„Empfangsdatum“ |
Zeigt Ihnen an, wann die eingehende Post und die eingehenden E-Mails als empfangen registriert wurden. NOTE: Wenn es sich um einen Brief handelt, der eingescannt wird, kann das Datum des Dokuments geändert werden. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, wird das Datum automatisch von F2 festgelegt. |
„Gesendet“ |
Zeigt Ihnen an, ob das Dokument versendet wurde oder nicht. Das Feld ändert sich automatisch von „Nein“ auf „Ja“, wenn Sie die Funktion „Senden“ nutzen oder wenn eine E-Mail von Extern empfangen wurde. Über dieses Feld können Sie Entwürfe aussortieren, für die Empfänger und Absender eingetragen sind, das Dokument aber nicht versendet wurde. |
„Sichere E-Mail“ |
Zeigt Ihnen an, ob der Benutzer beim Senden eines Dokuments an externe Empfänger den Menüpunkt „Sicher versenden“ ausgewählt hat. |
„Von“ |
Zeigt Ihnen den Absender von Dokumenten an, die versendetes oder empfangenes Material beinhalten. NOTE: Wenn es sich um einen Brief handelt, der eingescannt wird, können Sie den Empfänger im Dokumenten ändern. In diesem Fall zeigt die Spalte ebenfalls den ursprünglichen Absender des Briefs an. |
„Xbc“ |
Zeigt Ihnen die Xbc-Empfänger einer E-Mail an. |
Vorgang
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Vorgangsbetreff“ |
Zeigt Ihnen den Betreff des Vorgangs an. |
„Vorgangsnr.“ |
Zeigt Ihnen die Nummer des Vorgangs an, dem das Dokument zugeordnet ist. NOTE: Wenn Sie die Anzeige der Ergebnisliste auf „Dokumente“ eingestellt haben, gibt die Spalte die Nummer des Vorgangs an, dem das Dokument zugeordnet ist. |
„Vorgangsordner“ |
Zeigt Ihnen an, in welchem Vorgangsordner das Dokument abgelegt ist. |
„Vorgangsschlüsselwörter“ |
Zeigt Ihnen die Schlüsselwörter an, die mit dem Vorgang verknüpft sind. NOTE: Wenn Sie die Anzeige der Ergebnisliste auf „Dokumente“ eingestellt haben, stehen die Schlüsselwörter in der Spalte, die zu dem Vorgang gehören, dem wiederum das Dokument angehört. |
„Vorgangsverlaufstyp“ |
Zeigt Ihnen an, welcher Typ von Vorgangsverlauf für einen Vorgang eingerichtet ist. NOTE: Wenn Sie die Anzeige der Ergebnisliste auf „Dokumente“ eingestellt haben, steht der Vorgangsverlauf in der Spalte, der zu dem Vorgang gehört, dem wiederum das Dokument angehört. |
„Vorherige Vorgangsnr.“ |
Zeigt Ihnen die vorherige Nummer des Vorgangs an, der von einem anderen System oder einem Vorgang in F2 stammen kann. Sie können das Feld auch manuell ausfüllen. |
Spalten der Vorgangsanzeige
Folgende Spalten stehen Ihnen zur Verfügung.
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Abgeschlossen von“ |
Zeigt den Benutzer an, der den Vorgang abgeschlossen hat. |
||
„Abgeschlossenes Datum“ |
Zeigt Datum und Uhrzeit des Abschlusses des Vorgangs an. |
||
„Aktenzeichen |
Zeigt das Aktenzeichen des Vorgangs an. |
||
„Aussonderungsart“ |
Gibt an, wann und ob ein Vorgang ausgesondert werden kann. |
||
„BBNr.“ |
Zeigt Ihnen die Betriebsnummer (BBNr.) an, die ein Benutzer auf den Vorgang geschrieben hat. |
||
„Betreff“ |
Zeigt den Betreff des Vorgangs an. |
||
„Erg. Sachbearbeiter“ |
Zeigt Ihnen ergänzende Sachbearbeiter eines Vorgangs an. |
||
„Ersteller“ |
Zeigt Ihnen den Benutzer an, der einen gegebenen Vorgang erstellt hat. |
||
„Erstellungsdatum“ |
Zeigt Ihnen das Datum an, an dem ein Vorgang erstellt wurde (wird bei Erstellung automatisch vergeben). |
||
„Externe ID“ |
Zeigt die externe ID des Vorgangs an. |
||
„Externer Zugriff“ (Zukaufsmodul) |
Zeigt Ihnen an, ob ein mit externen Beteiligten geteilter Vorgang:
|
||
„Frist“ |
Zeigt die Frist für den Vorgang an. |
||
„Gesperrt“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein gegebener Vorgang in eine regelmäßige Lieferung an das Bundesarchiv eingeht. NOTE: Die Funktion „Periodenwechsel“ (laufende Lieferung) an das Bundesarchiv ist nur dann aktiv, wenn Sie an den technischen Service „Periodenwechsel“ angeschlossen sind. Sie können daher den Wert nicht auswählen, sondern lediglich suchen. |
||
„Schlüsselwörter“ |
Zeigt Ihnen die Schlüsselwörter an, die dem Vorgang vergeben wurden. |
||
„Sonderzeichen“ |
Zeigt die Sonderzeichen, die mit dem Vorgang verknüpft sind, an. |
||
„Status“ |
Zeigt Ihnen an, ob das Dokument formell abgeschlossen wurde oder ob es sich noch in Bearbeitung befindet. |
||
„Statusphase“ |
Zeigt Ihnen die Statusphase eines Vorgangs an. |
||
„Statusphasesymbol“ |
Zeigt mit einem Symbol die Fristwarnung der Statusphase an. |
||
„Vorgangsnotizsymbol“ |
Zeigt das Symbol |
||
„Verantwortlicher“ |
Zeigt Ihnen die Org.Einheit oder den Benutzer an, die/der als Vorgangsverantwortlicher angegeben ist. |
||
„Vorgangsnummer“ |
Zeigt die Nummer des Vorgangs an. |
||
„Vorgangssymbol“ |
Zeigt grundsätzlich das Symbol |
||
„Vorgangsverlaufstyp“ |
Zeigt an, welche Art von Vorgangsverlauf mit einem Vorgang verknüpft ist. |
||
„Vorherige Vorgangsnummer“ |
Zeigt Ihnen die vorherige Nummer des Vorgangs an, der von einem anderen System oder einem Vorgang in F2 stammen kann. Sie können das Feld auch manuell ausfüllen. |
Spalten der Schriftstückanzeige
Folgende Spalten stehen Ihnen bei der Schriftstückanzeige zur Verfügung.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Betreff“ |
Zeigt den Betreff des Schriftstücks an. |
„Dokumentenbetreff“ |
Zeigt den Betreff des Dokuments an, mit dem das Schriftstück verknüpft ist. |
„Dokumenten-ID“ |
Zeigt Ihnen die ID-Nr. (Schlüssel) an, die dem Dokument bei der Erstellung automatisch zugewiesen wurde. |
„Dokumententyp“ |
Zeigt Ihnen an, ob ein Dokument ist:
|
„Externe ID“ |
Zeigt die externe ID des Schriftstücks an, die beispielsweise verwendet wird, wenn in einem Vorgangsverlauf (Zukaufsmodul) auf das Schriftstück verwiesen wird. |
„Größe“ |
Zeigt die Größe des Schriftstücks an. |
„Letzte Änderung am“ |
Zeigt Ihnen Datum und Uhrzeit an, wann die letzte Änderung am Dokument erfolgte. |
„Letzte Änderung von“ |
Zeigt den Namen des Benutzers an, der das Schriftstück zuletzt geändert hat. |
„Mein letzter Zugriff“ |
Zeigt Datum und Uhrzeit Ihrer letzten Bearbeitung des Schriftstücks an. |
„Meine letzten Handlungen“ |
Zeigt die letzte Handlung des Benutzers in Verbindung mit dem Schriftstück an, z. B. ob es „Offen“ oder „Aktualisiert“ ist. |
„Schriftstücksymbol“ |
Zeigt mit einem Symbol den Schriftstücktyp an. Beispielsweise wird ein Microsoft Word Symbol |
„Symbol: Schriftstück gesperrt“ |
Zeigt ein Vorhängeschloss-Symbol |
„Version“ |
Zeigt die aktuelle Version des Schriftstücks an. |
„Vorgangsbetreff” |
Zeigt den Betreff des Vorgangs an. |
„Vorgangsnummer“ |
Zeigt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Schriftstück verknüpft ist. |
Spalten der Anfragenanzeige
Folgende Spalten stehen Ihnen bei der Anfragenanzeige zur Verfügung.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Absender des Dokuments“ |
Zeigt einen möglichen Absender des Dokuments an, wenn diese beispielsweise per E-Mail gesendet wurde. |
„Anfrage erstellt“ |
Zeigt Datum und Uhrzeit der Anfrageerstellung an. |
„Anfrage gesendet“ |
Zeigt Datum und Uhrzeit des Anfrageversands an. |
„Anfrageabsender“ |
Zeigt den Namen des Anfrageabsenders an. |
„Anfrageersteller“ |
Zeigt den Benutzer an, der die Anfrage erstellt hat. |
„Anfragetypen“ |
Zeigt den/die Type/en der Anfrage an. NOTE: Anfragetypen können von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein, da sie auf Organisationsniveau beschlossen und erstellt werden. |
„Ausführender“ |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche die Anfrage bearbeitet. |
„Dokumentenbetreff“ |
Zeigt den aktuellen Dokumentenbetreff an. |
„Dokumenten-ID“ |
Zeigt Ihnen die ID-Nr. (Schlüssel) an, die dem Dokument bei der Erstellung automatisch zugewiesen wurde. |
Eindeutiger Dokumentenbetreff |
Zeigt den aktuellen Betreff und die ID des Dokuments an. |
„Empfänger“ |
Zeigt den Benutzer oderdie Org.Einheit an, der/die als Empfänger der Anfrage angegeben wurde. |
„Frist“ |
Zeigt die vom Ersteller der Anfrage festgelegte Frist an. |
„Interne Frist“ |
Zeigt die eigene Frist des Anfrageempfängers an. |
„Schriftstück-ID“ |
Zeigt die ID-Nummer der Anfrage an. |
„Symbol“ |
Zeigt das Anfragensymbol an. Lesen Sie mehr über die einzelnen Symbole und ihre Bedeutung unter Anfrage. |
„Vorgangsbetreff“ |
Zeigt den Betreff des Vorgangs an. |
„Vorgangsnummer“ |
Zeigt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Anfragedokument verknüpft ist. |
Autogruppierung
Sie können die Ergebnisliste von F2 auf Grundlage einer ausgewählten Spalte gruppieren. Dies erfolgt über die Autogruppierung. Wenn Sie diese aktivieren, wird die Ergebnisliste nach der von Ihnen gewählten Spalte gruppiert.
Durch Klicken auf den Menüpunkt im Reiter „Einstellungen“ aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie die Autogruppierung (siehe folgende Abbildung).
Wenn der Menüpunkt Autogruppierung dunkelgrau markiert ist, ist die Autogruppierung aktiviert.
Wenn der Menüpunkt Autogruppering hellgrau hinterlegt ist, ist die Autogruppierung deaktiviert.
In jeder Untergruppierung wird Ihnen die Gesamtzahl der Ergebnisse sowie die Zahl der ungelesenen Ergebnisse angezeigt. Dies gilt sowohl für das Haupt- als auch für das Vorgangsfenster.
In F2 können Sie Dokumenten ein Briefdatum in der Zukunft geben. Sie können diese Funktion zum Beispiel als Vorbereitung für die Ausarbeitung eines Schreibens nutzen, und zwar bis zu dem Datum, an dem es versendet werden soll. Auf diese Weise können Sie sich Dokumente als Gruppe in der Ergebnisliste anzeigen lassen, die ein Briefdatum in der Zukunft haben. Die Gruppe „Zukünftig“ wird Ihnen in der Ergebnisliste angezeigt, wenn Sie diese nach dem Briefdatum sortieren.
Gruppierung bearbeiten
In Verbindung mit der Konfiguration von F2 wird festgelegt, welche Spalten grundsätzlich in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen. Sie können Ihre eigene Gruppierung in Abhängigkeit davon erstellen, nach welcher Spalte Sie suchen möchten.
Über den Menüpunkt Gruppierung bearbeiten im Band des Reiters „Einstellungen“ können Sie die Zeilen in der Ergebnisliste gruppieren.
Die Zeilen werden sortiert, indem Sie die Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten, in das Gruppierungsfeld ziehen. Auf diese Weise erstellen Sie eine Gruppierungshierarchie (siehe folgende Abbildung).
| Sie können auf zwei Ebenen sortieren, indem Sie mehrere Spaltenüberschriften in das Gruppierungsfeld ziehen (siehe vorherige Abbildung). |
Sie können die Gruppierungszeilen und somit die Möglichkeit einer Gruppierung entweder über Gruppierung bearbeiten im Menü oder durch Ziehen der entsprechenden Spaltenüberschriften hinab in die Spaltenliste der Ergebnisliste wieder entfernen.
Der Menüpunkt Gruppierung bearbeiten ist nur dann aktiv, wenn Sie die Autogruppering deaktiviert haben.
| Wenn Sie Ihre eigene Gruppierungshierarchie erstellen, wird diese entfernt, sobald Sie Autogruppierung auswählen. |