Als Ausgangspunkt wird eine Freitextsuche in allen Dokumenten vorgenommen, auf die Sie Zugriff haben. Der durchsuchbare Text umfasst:

Das Freitextsuchfeld befindet sich oberhalb der Ergebnisliste im F2 Hauptfenster.

Suchen werden immer auf Grundlage einer bestimmten Suchliste ausgeführt. Wählen Sie hierzu die gewünschte Suchliste in der Listenübersicht des Hauptfensters aus. Tragen Sie einen Suchbegriff in das Freitextsuchfeld ein und drücken Sie anschließend Enter oder klicken Sie auf die Lupe (Suche). Wenn Sie die Suchliste „Archiv“ auswählen, wird die Suche im gesamten Archiv vorgenommen. Wenn Sie eine andere Liste auswählen, wie zum Beispiel „Posteingang“ oder „Mein Archiv“, wird die Suche nur in dieser Suchliste ausgeführt.

Gelöschte und private Dokumente sind nicht Teil des „Archivs“. Um diese Dokumente zu suchen, klicken Sie auf Alles durchsuchen, die sich links im Hauptfenster unter dem Knoten „Sonstiges“ befindet. Hiermit wird über das „Archiv“ hinaus ebenso in „Meine privaten Dokumente“, „Bibliothek“ und „Meine gelöschten Dokumente“ gesucht.

Die unterschiedlichen Suchlisten und deren Inhalt werden Ihnen ausführlich hier beschrieben.

Wenn Sie ein oder mehrere Suchbegriffe in das Freitextsuchfeld eintragen und die Lupe klicken oder Enter drücken, sucht F2 nach diesen Wörtern im Inhalt aller Dokumente und Vorgänge, Metadaten und angehängten Schriftstücken. Rechts neben dem Freitextsuchfeld befinden sich die Schaltflächen Filter und Suchkriterien, mit denen Sie Ihre Suche weiter anpassen können. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten Die Schaltfläche „Filter” und Die Schaltfläche ”Suchkriterien”.

Bei der Suche im Freitextsuchfeld wird standardmäßig nach ganzen Wörtern gesucht. Wenn Sie zum Beispiel im Freitextsuchfeld „Tag“ eintragen und danach Enter drücken oder auf die Lupe klicken, setzt F2 automatisch ein Leerzeichen nach dem Suchbegriff. Dies bedeutet, dass F2 die Ergebnisse der Suchliste aufruft, die genau dieses Wort beinhalten, während Wörter wie „Tagesordnung“ und „Tagessätze“ nicht berücksichtigt werden.

Wenn Sie nach Wörtern, die mit „Tag“ beginnen, suchen möchten, müssen Sie nach dem Suchbegriff ein Sternchen () eintragen („Tag“). Drücken Sie anschließend auf Enter oder klicken auf die Lupe, ruft F2 Ergebnisse auf, die sowohl „Tag“ enthalten als auch Ergebnisse, die mit dem Wort „Tag“ beginnen, zum Beispiel „Tagesordnung“ und „Tagessätze“.

Wenn Sie mehrere Wörter nacheinander schreiben, zum Beispiel Minister Büro, werden Ergebnisse aufgerufen, in denen beide Wörter vorkommen.

F2 unterscheidet dabei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Wenn Sie über das Freitextsuchfeld im Haupt- oder Vorgangsfenster eine Suche vornehmen, zeigen Ihnen drei kleine Punkte in der unteren rechten Ecke an, dass die Suche durchgeführt wird.

Dokumente in Listen im Hauptfenster werden standardmäßig fortlaufend aufgerufen, wenn ein Suchergebnis aufgerufen wird. Dies bedeutet, dass Ihnen die ersten Dokumente in der Ergebnisliste angezeigt werden und die Bearbeitung dieser anfangen können, während die restlichen Dokumente im Hintergrund aufgerufen werden.

Die Anzahl der Dokumente kann in Zusammenarbeit mit cBrain geändert werden.

Die Schaltfläche Suchkriterien finden Sie rechts vom Freitextsuchfeld im Hauptfenster, neben der Schaltfläche Filter.

Wenn erweiterte Suchkriterien aktiviert sind, ändert sich das Lupensymbol auf der Schaltfläche in ein grünes Häkchen.

Auf diese Weise können Sie sehen, ob aktive Kriterien für die erweiterte Suche vorhanden sind, auch wenn die erweiterte Suche nicht aktiviert ist. Weitere Informationen zur erweiterten Suche finden Sie im Abschnitt Erweiterte Suche.

Klicken Sie auf Suchkriterien, um ein Drop-down-Menü mit den aktiven Suchkriterien zu sehen.

Aus dem Drop-down-Menü heraus können Sie zur erweiterten Suche wechseln oder Alle aktiven Suchkriterien löschen auswählen. Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden aktive Suchkriterien in der aktuellen Suche gelöscht, jedoch keine Suchkriterien für die Liste, aus der heraus Sie suchen.