Suche speichern
Sie können eine Suche speichern, wenn Sie diese Suche erneut nutzen möchten. Eine Suche speichern Sie durch Klicken auf das Diskettensymbol 
, welches Sie sehen, wenn die erweiterte Suche aktiviert ist.
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Neue persönliche Suche speichern“, in dem Sie der Suche einen Namen geben können. Mit einem Klick auf OK speichern Sie die Suche unter der Suchliste „Persönliche Suchen“ in der Listenübersicht im Hauptfenster.
Wenn Sie das Recht „Suchen verwalten“ besitzen, können Sie die gespeicherte Suche einer Org.Einheit zur Verfügung stellen oder als eine festgelegte Suche für die gesamte Organisation einrichten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Administrator.
Die persönlich gespeicherten Suchen können Sie zum Beispiel verwenden, um Suchlisten mit den Vorgängen, Schlüsselwörtern oder Kennzeichen zu erstellen, die Sie oft verwenden oder über die Sie einen Überblick erhalten möchten. Gespeicherte Suchen sind dynamisch. Das heißt, dass neue Dokumente und Vorgänge, die die Suchkriterien erfüllen automatisch zur Liste hinzugefügt werden, wenn Sie auf diese klicken. Sie können eine ausgewählte Suchliste auch mit Drücken von F5 aktualisieren.
In der folgenden Abbildung hat Anna Schneider eine persönliche Suche gespeichert und zu ihren Favoriten hinzugefügt. Wenn sie nun den Mauszeiger über die Suchliste im linken Teil des Hauptfensters in F2 hält, werden ihr die Suchkriterien der entsprechenden Liste angezeigt.
In diesem Beispiel sind es die Suchkriterien „Kennzeichen („Persönlich: Dringend“)“ und „Verantwortlich („Persönlich“)“. Wenn Anna Schneider nun die Suchliste auswählt, werden ihr alle Dokumente angezeigt, die sie als dringend markiert hat und für die sie verantwortlich ist.
Persönliche Suchen, auch persönliche Suchlisten genannt, werden unter der Liste „Persönliche Suchen“ in der Listenübersicht abgelegt. Das Symbol links des Namens der Suchliste zeigt Ihnen an, in welchem Archiv die Suche vorgenommen wird. Die Archive können Standardsuchen, Suchlisten der Org.Einheit und des Knotens „Sonstiges“ sein.
Die Symbole der einzelnen Archive sind wie folgt:
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Archiv |
|---|---|
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Posteingang |
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Mein Schreibtisch |
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Mein Archiv |
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Meine gesendeten Dokumente |
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Meine gechatteten Dokumente |
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Genehmigungen (Zukaufsmodul) |
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Postausgang |
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Neueste Schriftstücke |
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Archiv (Org.Einheit) |
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Meine privaten Dokumente |
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Meine gelöschten Dokumente |
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Bibliothek |
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Alles durchsuchen |
Persönliche Suchen löschen und umbenennen
Sie können eine persönliche Suche jederzeit löschen oder umbenennen. Durch Rechtsklick auf eine persönliche Suche rufen Sie das Kontextmenü mit einer Reihe Funktionen auf. Die Abbildung unten zeigt das Kontextmenü für die persönliche Suche „Dringende Aufgaben“.
Suchlisten merken sich, ob Felder angezeigt werden sollen
Suchlisten bewahren die Einstellungen in Bezug auf die Anzeige der Suchfelder. Das heißt, die Suchlisten zeigen Ihnen, inwiefern die Suchfelder angezeigt oder verborgen waren, als Sie diese Suchliste zuletzt aufgerufen hatten. Wenn Sie also eine Suchliste in der Listenübersicht des Hauptfensters auswählen, werden Ihnen die Suchfelder angezeigt oder verborgen, entsprechend der vorherigen Anzeige dieser Suchliste.
Sie können jederzeit auswählen, ob Ihnen die Suchfelder angezeigt oder diese verborgen werden sollen. Klicken Sie hierzu auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters.
Die Anzeige der Suchfelder können Sie standardmäßig aktivieren, indem Sie den Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster auswählen, auf Optionen klicken und im sich öffnenden Dialogfenster den Reiter „Hauptfenster“ auswählen. Entfernen Sie hier das Häkchen im Kontrollkästchen „Immer meine Suchfelder verbergen, wenn ich eine Liste wechsle“.
Weitere Informationen zur persönlichen Einrichtung von F2 finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Suchen benennen, die in Suchlisten der Org.Einheit durchgeführt wurden
Wenn Sie Suchen im Posteingang, Schreibtisch oder Archiv der Org.Einheit durchführen, merkt sich F2 nicht automatisch die Suchliste der Org.Einheit, aus welcher Sie die Suche vorgenommen haben. F2 zeigt an, in welchem Archiv die Suche vorgenommen wurde, jedoch nicht in welcher Org.Einheit. Deshalb ist eine konkrete Namensvergabe für Suchen in Suchlisten der Org.Einheit wichtig.
Der Grund dafür ist, dass Sie mehreren Org.Einheiten zugeordnet sein können und F2 nicht automatisch anzeigt, in welcher Suchliste der Org.Einheit Sie die Suche durchgeführt haben (also den Namen der Org.Einheit, in der Sie angemeldet waren, als Sie die Suche durchgeführt haben). Das gilt sowohl, wenn Sie persönliche Suchen als auch, wenn Sie das Recht „Suchen verwalten“ besitzen, Suchen auf Org.Einheitsebene durchführen.
Hierzu ein Beispiel:
Florian Lutz hat mehrere Jobrollen und somit Zugriff auf Posteingang, Schreibtisch und Archiv in mehreren Org.Einheiten, darunter auf die Org.Einheit HR. Florian startet nun eine Suche im HR-Posteingang mit dem Suchkriterium: Dokumentenverantwortlicher = Florian Lutz.
Florian will seine Suche speichern. Da F2 aber, wie zuvor erwähnt, nicht anzeigt, in welcher Suchliste der Org.Einheit Florian sich befand, als er die Suche durchführte, weiß Florian, dass er einen Namen für seine Suche finden muss, aus dem die Org.Einheit hervorgeht. Er sollte daher der Suche nicht den Namen „Dokumente im Posteingang der Org.Einheit mit mir als Verantwortlichem“ geben, weil dies ein zu allgemeiner Name ist. Florian speichert und benennt die Suche stattdessen als „Dokumente im Posteingang von HR mit mir als Verantwortlichem“.
| Persönliche Suchen (zum Beispiel Suchen in "Posteingang", "Mein Schreibtisch", ”Mein Archiv”) folgen der Org.Einheit, bei der Sie eingeloggt sind. Dies gilt ebenfalls für Kennzeichen, Fristen, Gelesen-Markierungen und andere. |