Nach Beteiligten suchen
Das Beteiligtenregister von F2 beinhaltet die internen und externen Kontakte der Organisation sowie Ihre privaten Kontakte.
Das Beteiligtenregister können Sie über Klick auf das Beteiligtensymbol 
in der Navigationszeile der Listen- und Ordneranzeige auf der linken Seite des Hauptfensters oder über Verwendung des Tastaturbefehls Strg+K öffnen.
Das Beteiligtenregister wird Ihnen daraufhin in der Ergebnisliste angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Wenn Sie das Beteiligtenregister öffnen, klicken Sie auf den gewünschten Knoten des Beteiligtenregisters, um die damit verbundenen Kontakte angezeigt zu bekommen.
Bei einer Suche im Beteiligtenregister müssen Sie auf die Lupe (Suche) klicken oder Enter drücken, um eine Suche vorzunehmen. Dies bedeutet, dass keine automatische Suche vorgenommen wird, wenn Sie Alle (d.h. alle Beteiligten im Beteiligtenregister) nur auswählen. Vergleichsweise wird in der Listenübersicht des Hauptfensters auch keine automatische Suche vorgenommen, wenn Sie das „Archiv“ auswählen.
Erst wenn Sie auf die Lupe neben dem Freitextsuchfeld klicken, führt F2 eine Suche im Beteiligtenregister aus.
Sie können eine allgemeine Suche im Beteiligtenregister vornehmen, indem Sie einen Suchbegriff in das Freitextsuchfeld eintragen oder spezifische Suchgruppen für diesen Zweck nutzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im folgenden Abschnitt.
Suche erstellen
Klicken Sie auf einen Knoten im Beteiligtenregister, um in diesem eine Suche vorzunehmen.
Sie können in folgenden Unterpunkten suchen:
-
Alle Kontakte
-
Behörde inkl. untergeordneter Org.Einheiten
-
Externe Kontakte
-
Private Kontakte
Danach suchen Sie entweder über das Freitextsuchfeld oder durch Klicken auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters.
Wenn Sie auf Erweiterte Suche klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü mit Suchgruppen, in denen Sie nach konkreten Metadaten suchen können (siehe folgende Abbildung).
Die erweiterte Suche nach Beteiligten funktioniert wie die erweiterte Suche im „Archiv“. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Erweiterte Suche.
Favoritensuchfelder
Sie können Ihre eigenen bevorzugten Suchgruppen mit selbst gewählten Suchfeldern einrichten und ändern.
Dies erfolgt durch Klicken auf Favoritensuchfelder bearbeiten im Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster. Ein Dialogfenster mit einer Vielzahl an vordefinierten Suchfeldern öffnet sich.
Danach klicken Sie auf Beteiligte links im Dialogfenster und setzen ein Häkchen an die Suchfelder, die Teil Ihrer persönlichen Suchgruppe werden sollen.
Ihre Auswahl schließen Sie mit einem Klick auf OK ab.
Die ausgewählten Suchfelder werden nun Teil der Suchgruppe „Favoriten“, die Sie mit einem Klick auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters einsehen können (siehe folgende Abbildung).
Sie können Favoritensuchfelder auch hinzufügen, indem Sie, wenn eine Suchgruppe angezeigt wird, auf den grauen Stern eines Suchfelds klicken. Halten Sie den Mauszeiger über ein Suchfeld. Klicken Sie auf den grauen Stern, um das Suchfeld als Favoriten hinzuzufügen. Der Stern wird gelb. Klicken Sie auf den gelben Stern, um das Feld von den Favoriten zu entfernen.
Suchgruppen einer Beteiligtensuche
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Suchfelder in den Suchgruppen beschrieben:
Die Suchgruppe „Basis“
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„BBNr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten, die mit einer gewählten BBNr. verknüpft sind. |
„Beteiligte mit begrenztem Zugang“ |
Ja Nein |
Hiermit suchen Sie nach externen Beteiligten mit begrenztem Zugang (Zukaufsmodul) |
„Kontakt-Nr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach einem Beteiligten mit der Beteiligtennummer, die F2 dem Beteiligten bei dessen Einrichtung im F2 Beteiligtenregister automatisch zugewiesen hat. |
„Name“ |
Benutzer Org.Einheit |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit dem jeweiligen Namen. |
Die Suchgruppe „Kontaktinfo“
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Adresse“ |
Adresse, Stadt oder Postleitzahl |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen Adresse, Stadt oder Postleitzahl. |
„E-Mail“ |
E-Mail-Adresse |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen E-Mail-Adresse. |
„Telefon-Nr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen Telefonnummer. |
„Handy Nr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen Handynummer. |
Suchergebnisse filtern
Wie auch im Hauptfenster können Sie im Beteiligtenregister die Suchergebnisse filtrieren.
Hierzu stehen Ihnen die Filter „Alle“, „Aktive“ und „Inaktive“ zur Verfügung (siehe folgende Abbildung).
Diese sehen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Filter klicken.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Filter beschrieben:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
|
Zeigt Ihnen alle aktiven Beteiligten im Beteiligtenregister an. |
|
Zeigt Ihnen alle inaktiven Beteiligten im Beteiligtenregister an. |
F2 Suche „Kontext“
Mit der F2 Suche „Kontext“ können Sie im Blick behalten, welche Beteiligten in bestimmte Dokumente und/oder Vorgänge involviert sind. Auf diese Weise können Sie über den Unterpunkt „Kontext“ im Kontextmenü eine gesammelte Übersicht über alle Beteiligten erhalten, die in von Ihnen gewählte Dokumente und/oder Vorgänge involviert sind.
Sie können diese Suche auch umdrehen, sodass Sie die Dokumente und/oder Vorgänge aufrufen können, in die ausgewählte Beteiligte involviert sind. Sie können also in beide Richtungen suchen.
Die Suche „Kontext“ verwenden Sie also um:
-
von Beteiligten ausgehend nach Dokumenten/Vorgängen zu suchen.
-
von Dokumenten/Vorgängen ausgehend nach Beteiligten zu suchen.
Sie suchen per Rechtsklick im Haupt-, Dokumenten- und Vorgangsfenster sowie in der Dokumenten- und Vorgangsvorschau.
F2 wird mit den folgenden vier vorab definierten Suchen für den Menüpunkt „Kontext“ geliefert:
-
Alle Beteiligten, die an einem oder mehreren ausgewählten Dokumenten beteiligt sind.
-
Alle Beteiligten, die an einem oder mehreren ausgewählten Vorgängen beteiligt sind.
-
Alle Dokumente mit einem ausgewählten Beteiligten .
-
Alle Vorgänge mit einem ausgewählten Beteiligten.
| Die Bezeichnung „Beteiligte“ umfasst sowohl „Verantwortlicher“ und „Ergänzender Sachbearbeiter“ als auch E-Mail-Absender und -Empfänger. |
Alle Beteiligtensuchen werden immer als Suchergebnis in einem neuen Suchreiter im Hauptfenster geöffnet.
| Bei der Installation können kundenspezifische Suchen eingerichtet werden. Diese Suchen werden in Zusammenarbeit mit cBrain eingerichtet und verwaltet. |
Hierzu ein Beispiel für eine Beteiligtensuche mithilfe des Menüpunkts „Kontext“:
Anna Schneider möchte sehen, welche Beteiligten in ein Dokument involviert waren, das im Archiv liegt.
Anna markiert das betreffende Dokument und öffnet mittels Rechtsklick das dazugehörige Kontextmenü. In diesem wählt sie ganz unten den Menüpunkt Kontext aus und klickt danach auf Alle Beteiligten dieses Dokuments (siehe folgende Abbildung).
F2 öffnet den Knoten „Alle“ des Beteiligtenregisters in einem neuen Suchreiter in Annas Hauptfenster. Im Suchreiter werden alle Beteiligten angezeigt, die an dem von Anna markierte Dokument beteiligt sind.
Anna möchte nun ihre Suche noch etwas spezifizieren. Sie möchte wissen, an welchen Vorgängen der Beteiligte „Florian Lutz“ beteiligt ist. Anna markiert dazu den Beteiligten „Florian Lutz“ im Suchergebnis, d.h. im Suchreiter „Alle“ und öffnet mit einem Rechtsklick das dazugehörige Kontextmenü. In diesem wählt Anna Kontext aus und klickt auf Alle Vorgänge mit diesem Beteiligten.
F2 öffnet einen weiteren neuen Suchreiter mit dem Suchergebnis, das alle Vorgänge anzeigt, an denen der Beteiligte „Florian Lutz“ beteiligt ist.
Auf diese Weise kann Anna Schneider die F2 Suche „Kontext“ verwenden, um zum einen über Beteiligte nach Dokumenten/Vorgänge und zum anderen über Dokumente/Vorgänge nach Beteiligten zu suchen.