Einrichtung und Einstellung
In F2 haben Sie die Möglichkeit, die Funktionalität und das Layout des Systems an Ihre Bedürfnisse und Wünsche anzupassen. Zum Beispiel können Sie Folgendes einstellen:
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die Vorschau von Dokumenten, Vorgängen, Schriftstücken und E-Mails im Hauptfenster.
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den Zugriff, der Benutzern angezeigt wird, die als ergänzende Sachbearbeiter hinzugefügt werden und vieles mehr.
Im folgenden Kapitel werden die Einrichtungs- und Einstellungsmöglichkeiten beschrieben, damit Sie ein Verständnis dafür bekommen, welche Möglichkeiten F2 bietet und wie diese eingestellt werden.
Im Hauptfenster finden Sie den Reiter „Einstellungen“ über den Sie die Einstellungs- und Einrichtungsmöglichkeiten von F2 aufrufen können. Sie können so eine Reihe von allgemeinen Einstellungen hinsichtlich des Verhaltens von F2 vornehmen, wie z. B. eine Anpassung der Ansicht des Hauptfensters.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Bereiche des Reiters „Einstellungen“ beschrieben.
Persönliche Einstellungen einrichten
In den folgenden Abschnitten werden die Rubriken des Dialogfensters erläutert, das Ihnen durch Klicken auf Optionen im Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster angezeigt werden.
Die Rubrik „Allgemein“
Unter der Rubrik „Allgemein“ können Sie die allgemeine Einrichtung von F2 ändern.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten beschrieben:
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Schreibtischsymbol“ |
Sie können folgende Verknüpfungen als Symbole auf dem Desktop des Computers hinzufügen oder entfernen:
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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„Zugriffsniveau für Dokumente, die auf automatisch importierten E-Mails basieren:“ |
Hier verwalten Sie, welches Zugriffsniveau F2 für importierte E-Mails nutzen soll. 
Abbildung 4. Zugriffsniveau für importierte E-Mails festlegen
Sie können zwischen folgenden Niveaus wählen:
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„Wenn ich Verantwortlicher bin, das Dokument schließen, wenn ich „Archivieren“ auswähle“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, schließt F2 automatisch ein Dokument, für das Sie verantwortlich sind, wenn Sie es archivieren. |
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„Immer fragen, welche Handlungen ausgeführt werden sollen, wenn ich „Archivieren” auswähle“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen und auf Archivieren klicken, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster. 
Abbildung 5. Das Dialogfenster „Archivieren und schließen“
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„Dokument aus Posteingang/Schreibtisch entfernen, wenn ich es in einen Ordner verschiebe“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen und Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben, entfernt F2 das Dokument automatisch aus dem „Posteingang“ und dem „Schreibtisch“. |
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„Wenn ich Verantwortlicher bin, Dokument schließen, wenn ich es in einen Ordner verschiebe“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, schließt F2 automatisch ein Dokument, für das Sie verantwortlich sind, ab, wenn Sie es in einen Ordner verschieben. |
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„Immer fragen, welche Handlungen ausgeführt werden sollen, wenn ich ein Dokument in einen Ordner verschiebe“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, erscheint das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster immer dann, wenn Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben. 
Abbildung 6. Das Dialogfenster „Verschiebe in Ordner“
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„Ergänzende Org.Einheiten und Sachbearbeiter sollen grundsätzlich folgendes Zugriffsniveau besitzen:“ |
Hier legen Sie fest, welche Berechtigungen ergänzende Org.Einheiten und Sachbearbeiter haben sollen, wenn diese einem Dokument hinzugefügt werden. 
Abbildung 7. Zugriffsniveau festlegen
Sie können zwischen drei Zugriffsniveaus wählen:
Der Standardwert für die Zugriffsberechtigung der ergänzenden Org.Einheit und des ergänzenden Sachbearbeiters ist „Voller Schreibzugriff“. Der Standardzugriff gilt für alle neuen Benutzer und wenn eine Benutzereinstellung zurückgesetzt wird. |
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„Nur Dokumentenvorschau zeigen (und nicht Schriftstückvorschau)“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, müssen Sie Vorschau laden auswählen, um eine Vorschau der an das Dokument angehängten Schriftstücke angezeigt zu bekommen. Wenn Sie kein Häkchen setzen, zeigt F2 automatisch die Vorschau der an das Dokument angehängten Schriftstücke an. |
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„Anzahl der neuen Benachrichtigungen auf dem F2-Symbol in der Taskleiste anzeigen“ |
Wenn Sie hier ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, zeigt Ihnen das F2-Symbol in der Taskleiste die Anzahl von Benachrichtigungen an. 
Abbildung 8. Anzahl neuer Benachrichtigungen in der Taskleiste
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„In meinem persönlichen Posteingang“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, blinkt das F2-Symbol, wenn Sie ein Dokument in Ihrem persönlichen Posteingang erhalten. |
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„Im Posteingang einer meiner Org.Einheiten“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, blinkt das F2-Symbol, wenn Sie ein Dokument in dem Posteigang einer Ihrer Org.Einheiten erhalten. |
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„Fragen bevor F2 geschlossen wird“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen und F2 schließen, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster. Steht hier kein Häkchen, fragt F2 vor dem Beenden nicht mehr nach. 
Abbildung 9. Das Dialogfenster „cBrain F2 schließen?“
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Die Rubrik „Hauptfenster“
Unter der Rubrik „Hauptfenster“ können Sie die Standardeinstellungen für das Hauptfenster in F2 ändern.
Darin können Sie unter anderem die Ansicht Ihrer eigenen, allgemeinen Suchen anpassen.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten beschrieben:
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Suchergebnis begrenzen auf:“ |
Geben Sie an, wie viele Suchergebnisse F2 in den unterschiedlichen Suchlisten anzeigen soll, wenn Sie eine Suche durchgeführen. Nach der Suche können Sie die Anzahl der Resultate in der unteren linken Ecke des Ergebnisfensters in der Statusleiste ablesen. Wenn Sie die Anzahl auf 300 Suchergebnisse eingestellt haben, zeigt F2 Ihnen nicht mehr als 300 Suchergebnisse an. Die tatsächliche Anzahl der Suchergebnisse kann daher höher als die angezeigte sein.
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„Suchergebnis im Beteiligtenregister begrenzen auf:“ |
Geben Sie an, wie viele Suchergebnisse F2 anzeigen soll, wenn Sie eine Suche im F2-Beteiligtenregister durchführen. Nach der Suche können Sie die Anzahl der Resultate in der blauen Statusleiste in der unteren linken Ecke ablesen. Wenn Sie die Anzahl auf 1000 Beteiligte eingestellt haben, zeigt F2 Ihnen nicht mehr als 1000 Beteiligte an. Die tatsächliche Anzahl der Suchergebnisse kann daher höher als die angezeigte sein. |
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„Warnhinweis anzeigen, wenn Massenoperationen fehlschlägt“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, erscheint ein Warnhinweis, wenn eine Massenoperation fehlschlägt. |
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„Immer meine Suchfelder verbergen, wenn ich eine Liste wechsle“ |
Wenn Sie in eine andere Liste wechseln, merkt sich F2, inwiefern Ihre Suchfelder in der gewählten Liste ausgeklappt oder eingeklappt sind. Wenn Sie in dieses Kästchen ein Häkchen setzen, werden die Suchfelder immer verborgen, wenn Sie in ein andere Liste wechseln. |
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„Dokument als gelesen markieren nach 'X' Sekunden“ |
Hier legen Sie fest, ob ein Dokument als gelesen markiert werden soll, wenn es in der Vorschau angezeigt wird und wie lange die Vorschau angezeigt werden soll, bis das Dokument als gelesen markiert wird. Wenn Sie kein Häkchen setzen, wird ein Dokument so lange als ungelesen angezeigt, bis es von Ihnen geöffnet oder über das Kontextmenü als gelesen markiert wird. |
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„Neue Vorschau aktivieren“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, werden Bilder und Schriftstücke in einer neuen, verbesserten Vorschau angezeigt. Weitere Informationen zur Vorschau finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
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„Neue Bearbeitungsmöglichkeiten in Dokumentenschriftstück aktivieren“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, stehen Ihnen neue, verbesserte Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Damit können Sie unter anderem Tabellen einfügen und die Schrift hochstellen und tiefstellen. Weitere Informationen zur Textbearbeitung im Schreibfenster des Dokuments finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
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„Kalendereinladung extern öffnen“ |
Wenn Sie diese Funktion wählen, werden Kalendereinladungen, welche in F2 empfangen werden, direkt aus dem Posteingang in Microsoft Outlook geöffnet werden. Dies geht über „Enter“ oder per Doppelklick. Kalendereinladungen werden standardmäßig im Posteingang über „Enter“ oder Doppelklick als E-Mail geöffnet.
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Die Rubrik „Vorgänge“
Unter der Rubrik „Vorgänge“ können Sie festlegen, welche Sicherheitsgruppen mit einem neu erstellten Vorgang verknüpft werden sollen und welche Anzeigeart beim Öffnen von Vorgängen grundsätzlich verwendet werden soll.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten beschrieben:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Sicherheitsgruppe für neue Vorgänge“ |
Hier geben Sie an, ob neue Vorgänge mit einer bestimmten Sicherheitsgruppe verknüpft werden sollen. Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, wird grundsätzlich keine Sicherheitsgruppe mit dem neuerstellten Vorgang verknüpft. Sicherheitsgruppen werden grundsätzlich genutzt, um den Zugriff auf Daten in F2 zu schützen. Das Verknüpfen eines Benutzers mit einer Sicherheitsgruppe kann nur von Benutzern mit dem Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“ vorgenommen werden. Weitere Informationen zu Sicherheitsgruppen finden Sie unter Administrator. |
„Vorgangsvorlagen für neue Vorgänge“ (Zukaufsmodul) |
Hier geben Sie an, welche Vorgangsvorlage beim Erstellen eines neuen Vorgangs standardmäßig verwendet werden soll. Weitere Informationen zu Vorgangsvorlagen finden Sie unter Vorgangsvorlagen (Editor). |
„Erweiterte Felder anzeigen, wenn das Vorgangsfenster öffnet“ |
Hier können Sie wählen, ob ein Vorgang im einfachen oder erweiterten Layout geöffnet werden soll. Das heißt, ob die Metadatenfelder des Vorgangs standardmäßig ein- oder ausgeklappt sein sollen. |
„Vorgangsordner zeigen, wenn das Vorgangsfenster öffnet“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, werden Ihnen die Vorgangsordner angezeigt, wenn Sie das Vorgangsfenster öffnen. Sie können weiterhin im Band des Vorgangsfensters wählen, ob die Vorgangsordner angezeigt oder verborgen werden sollen. Anschließend wird das Vorgangsfenster jedoch mit der persönlichen Einrichtung geöffnet. |
„Bericht beim Löschen eines Vorgangs erstellen“ |
Hier legen Sie fest, ob ein Bericht erstellt werden soll, wenn ein Vorgang gelöscht wird. Diese Einstellungsoption ist nur sichtbar für Benutzer mit der Rolle „Kann alles im Vorgang löschen“ oder dem Recht „Vorgänge löschen“. 
Abbildung 12. Berichtserstellung für gelöschte Vorgänge
Sie können wählen zwischen:
Sie können konfigurieren, dass kein Bericht über gelöschte Vorgänge erstellt wird. Ist dies der Fall, ist die Option für Benutzer, die berechtigt sind, Vorgänge zu löschen, nicht mehr sichtbar. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Die Rubrik „Dokumente“
Unter der Rubrik „Dokumente“ können Sie die Standardeinstellungen für das Dokumentenfenster in F2 individuell festlegen.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Wenn ich ein Dokument öffne, soll es im folgenden Modus öffnen:“ |
Hier wählen Sie aus, in welchem Modus ein Dokument standardmäßig geöffnet werden soll. 
Abbildung 14. Modus für Dokumente festlegen
Ihre Möglichkeiten sind:
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„Dokumente mit ausgeweitetem Schriftstückbereich öffnen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, werden Ihnen Dokumente beim Öffnen mit erweitertem Schriftstückbereich angezeigt. |
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„Standardabsender der neuerstellten Versendung:“ |
Legen Sie fest, wer der Standardabsender für neue Versendungen sein soll. 
Abbildung 15. Standardabsender festlegen
Sie können wählen zwischen:
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„Sprache wählen“ |
Hier geben Sie an, ob und in welcher Sprache die Rechtschreibkontrolle eingeschaltet werden soll. 
Abbildung 16. Sprache wählen
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„E-Mail im einfachen Zustand erstellen, wenn Sie auf „neue E-Mail“ klicken“ |
Legen Sie fest, ob E-Mails in F2 grundsätzlich im einfachen Zustand erstellt werden sollen. Folgende Funktionen sind im einfachen Zustand geändert:
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„Menüpunkt „Neues Dokument“ durch „Neue E-Mail“ im Band des Hauptfensters ersetzen“ |
Legen Sie fest, ob „Neue E-Mail“ als primäre Schaltfläche in der Menügruppe im Band des Hauptfensters hervorgehoben werden soll. „Neues Dokument“ ist dann immernoch in der Menügruppe verfügbar. 
Abbildung 17. „Neue E-Mail“ als primäre Schaltfläche
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„E-Mail im einfachen Zustand erstellen, wenn Sie auf „Antworten“, „Antworten und Anhang miteinbeziehen“, „Allen antworten“ und „Allen antworten und Anhang einbeziehen“ klicken.“ |
Legen Sie fest, ob das einfache E-Mail-Fenster geöffnet werden soll, wenn Sie auf „Antworten“, „Antworten und Anhang miteinbeziehen“, „Allen antworten“ und „Allen antworten und Anhang einbeziehen“ klicken, auch wenn die eingehende E-Mail nicht im einfachen Zustand gesendet wird. Bei der Beantwortung der E-Mail bleibt eine Vorgangsverknüpfung in der neuen E-Mail erhalten, auch wenn der Vorgang im einfachen Zustand nicht sichtbar ist. |
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„Erstellen Sie E-Mails im einfachen Zustand, wenn Sie auf „Weiterleiten“ klicken.“ |
Legen Sie fest, ob das einfache E-Mail-Fenster geöffnet werden soll, wenn Sie auf „Weiterleiten“ klicken, auch wenn die eingehende E-Mail nicht im einfachen Zustand gesendet wurde. Bei der Weiterleitung der E-Mail bleibt jede Vorgangsverknüpfung in der neuen E-Mail erhalten, auch wenn der Vorgang im einfachen Zustand nicht sichtbar ist. |
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„Fragen, bevor Änderungen zum Dokument rückgängig gemacht werden“ |
Legen Sie fest, ob Sie Änderungen an einem Dokument die rückgängig gemacht werden sollen, bestätigen müssen, wenn Sie auf „Abbrechen“ im Dokumentenfenster klicken. 
Abbildung 18. Dialogfenster „Änderungen verwerfen?“
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„Häufigkeit von automatischen Speicherungen“ |
Hier können Sie festlegen, wie oft F2 Änderungen in den Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken, die Sie gerade bearbeiten, speichern soll. 
Abbildung 19. Zeitintervall von Speicherungen
Sie können wählen zwischen:
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„Frage beim Kopieren des Dokuments auf Vorgänge“ |
Legen Sie fest, ob F2 nachfragen soll, ob Sie ein gewähltes Dokument auf mehrere Vorgänge kopieren möchten (siehe folgende Abbildung). 
Abbildung 20. Das Dialogfenster „Dokument in mehrere Vorgänge kopieren“
Weitere Informationen zum Kopieren von Dokumenten in Vorgänge finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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„Verfolgung der Sachbearbeitung einer Org.Einheit von E-Mails in F2 aktivieren “ |
Durch diese Funktion wird standardmäßig ein Häkchen an „Verantwortliche Org.Einheit“ eines Dokuments gesetzt, wenn die entsprechende Verantwortlichkeit zugewiesen wird. Weitere Informationen zur Zeile der Sachbearbeitung der verantwortlichen Org.Einheit finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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„Aufräumen, wenn ich eine E-Mail versende“ |
F2 räumt für Sie auf, indem es ein Dokument nach dem Versenden automatisch abschließt und ins „Archiv“ verschiebt. |
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„Ich möchte das Aufräumen bestätigen (und abwählen können), jedes Mal, wenn ich eine E-Mail versende“ |
F2 fragt vor dem automatischen Aufräumen, ob Sie die Aufräumfunktion bestätigen möchten. |
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„Alle E-Mails als „Sicher versenden“ senden“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, nutzt F2 beim Versenden von E-Mails standardmäßig die Funktion „Sicher versenden“ (Zukaufsmodul). Sie können dies selbst für jedes einzelne Dokument ändern. 
Abbildung 21. „Sicher versenden“ als Standardeinstellung
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„Standardformat für Anhänge, wenn ich eine E-Mail versende:“ |
Hier wählen Sie aus, welches Standardformat angehängte Schriftstücke in E-Mails haben sollen, ob als „PDF“ oder im „Original“. |
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„Anhänge vor dem Senden bereinigen“ |
Legen Sie fest, ob Dokumentenanhänge mit oder ohne Metadaten erstellt werden sollen. Eventuelle Kommentare in angehängten Schriftstücken werden beim Versenden entfernt. |
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„Metadatenassistenten anzeigen“ (Zukaufsmodul) |
F2 zeigt dem Absender an, in welchem Format ein Schriftstück einer E-Mail angehängt wird. Vor dem Absenden einer E-Mail an einen externen Beteiligten öffnet sich das untenstehende Dialogfenster, in dem gewählt werden kann, in wechem Format ein Schriftstück versendet werden soll sowie ob Metadaten beibehalten werden sollen. 
Abbildung 22. Das Dialogfenster „Metadatenassistent“
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„Fragen, ob ich Beteiligte erstellen möchte, die nicht im Beteiligtenregister existieren, wenn ich ein Dokument sende/bearbeite“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie angeben können, ob ein Beteiligter erstellt werden soll, wenn Sie ein Dokument an diesen für F2 unbekannten Beteiligten versenden oder bearbeiten. 
Abbildung 23. Dialogfenster
Weitere Informationen zum Dialogfenster „Externen Beteiligten speichern“ finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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„Immer fragen, ob die Anzeige von Schriftstückversionen beendet werden soll, wenn eine Genehmigung in diesem Anzeigemodus bearbeitet wird.“ |
Das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster wird Ihnen angezeigt, wenn eine Genehmigung bearbeitet wird, während Schrifstückversionen im Genehmigungslog angezeigt werden. 
Abbildung 24. Das Dialogfenster „Schriftstückversionen beenden?“
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Genehmigungen. |
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„Auszug über Kommentare von Genehmigungen anzeigen“ |
Wählen Sie aus, ob Kommentarauszüge direkt in der Übersicht der Genehmigungsschritte angezeigt werden sollen. Die Auszüge werden unter dem Namen des Genehmigenden angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen. |
Die Rubrik „Dokumentanzeige“
Unter der Rubrik „Dokumentanzeige“ können Sie den Standard für die Ansicht des Dokumentenfensters beim Öffnen eines Dokuments individuell festlegen.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Ansichtsmöglichkeiten für das Dokumentenfenster beschrieben. Hier können Sie unter anderem festlegen, ob ein Dokument im einfachen oder erweiterten Layout geöffnet werden soll, das heißt, ob die Metadatenfelder des Dokuments standardmäßig ein- oder ausgeklappt sein sollen. Sie können auch festlegen, dass der Schriftstückbereich mit der letztgewählten Breite angezeigt werden soll. Weitere Informationen zu den verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten für das Dokumentenfenster unter Dokumente und Kommunikation.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Einfacher Versand“ |
Hier wählen Sie aus, welche Metadatenfelder beim Öffnen eines Versanddokuments angezeigt werden sollen. |
„Dokument in Bearbeitung“ |
Hier wählen Sie aus, welche Metadatenfelder beim Öffnen eines Dokuments, das in Bearbeitung ist, angezeigt werden sollen. |
„Versand in Bearbeitung“ |
Hier wählen Sie aus, welche Metadatenfelder beim Öffnen eines Versanddokuments, das in Bearbeitung ist, angezeigt werden sollen. |
„Aktive Genehmigung“ (Zukaufsmodul) |
Hier wählen Sie aus, welche Metadaten des Dokuments beim Öffnen einer aktiven Genehmigung angezeigt werden sollen. |
Die Rubrik „Schriftstücke“
Unter der Rubrik „Schriftstücke“ können Sie festlegen, wie F2 sich verhalten soll, wenn Sie ein angehängtes Schriftstück aus einem Dokument öffnen, das sich nicht im Bearbeitungszustand befindet, oder wenn Sie das Schriftstück direkt aus dem Hauptfenster heraus öffnen.
Im Folgenden werden die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten für angehängte Schriftstücke beschrieben. Hier legen Sie fest, in welchem Modus angehängte Schriftstücke standardmäßig geöffnet werden sollen, wenn Sie diese über F2 öffnen. Dies bezieht sich auf das Dokumenten- und Hauptfenster.
| Es kann konfiguriert werden, dass die Anzeige eines Schriftstücks im Kompatibilitätsmodus möglich ist. Wenn diese Möglichkeit aktiviert ist und ein E-Mail-Dokument falsch angezeigt wird, können Sie durch Rechtsklick im Dokument das Dokumentenschriftstück und angehängte HTML-Schriftstücke in den Kompatibilitätsmodus versetzen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtschreibprüfung in diesem Modus deaktiviert wird. Wenn diese Konfiguration aktiviert wurde, wird Ihnen unter der Rubrik „Schriftstücke“ das Kontrollkästchen „Mit Wechsel von E-Mail in Kompatibilitätsmodus Warnhinweis anzeigen“ angezeigt. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Immer fragen, in welchem Modus ich Schriftstücke öffnen möchte“ |
Ein Dialogfenster öffnet sich, wenn Sie ein Schriftstück aus einem Dokument aus öffnen, das sich nicht im Bearbeitungsmodus befindet. Sie können festlegen, ob, das Schriftstück schreibgeschützt oder im Bearbeitungsmodus geöffnet werden soll (siehe folgende Abbildung). 
Abbildung 28. Dialogfenster „Schriftstück öffnen“
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„Das Schriftstück im schreibgeschütztem Modus öffnen“ |
Das Schriftstück wird im schreibgeschützten Modus geöffnet und Änderungen am Schriftstück können nicht gespeichert werden. Die Einstellung wird primär genutzt, wenn Sie ein Schriftstück lesen, aber nicht bearbeiten möchten. |
„Das Schriftstück im Bearbeitungsmodus öffnen“ |
Das Schriftstück wird im Bearbeitungsmodus geöffnet, wenn Sie berechtigt sind, das Schriftstück zu bearbeiten. So können Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen. Wenn Sie das Schriftstück eines Dokuments öffnen, wird dieses automatisch in den Bearbeitungsmodus gesetzt und ist für andere Benutzer gesperrt. |
Die Rubrik „Chat“
Unter der Rubrik „Chat“ werden Ihnen die Einstellungen für die Anzeige von Chats aufgelistet.
Im Folgenden wird Ihnen der Inhalt beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
„Chat nach dem Öffnen als gelesen markieren“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, wird ein Chat automatisch als gelesen markiert, wenn Sie ihn öffnen. |
Die Rubrik „Benutzer“
Unter der Rubrik „Benutzer“ können Sie eine Standardrolle festlegen. Wenn Sie mehrere Jobrollen besitzen, können Sie sich das Dialogfenster „Rolle wählen“ beim Anmelden in F2 anzeigen lassen.
Hier können auch Benutzer mit Sehbehinderung die Optionen der Zugänglichkeit in F2 einstellen, sodass sie F2 mit einem Screenreader nutzen können.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben:
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Standard Job-Rolle“ |
Wählen Sie aus, mit welcher Rolle Sie sich standardmäßig bei F2 anmelden möchten. 
Abbildung 31. Standardrolle wählen
Sie können zwischen den Jobrollen wählen, die Ihnen zuvor von einem Benutzer mit dem Recht „Benutzer verwalten“ zugewiesen wurden. Diese Rolle wird ebenfalls beim Importieren von E-Mails genutzt. |
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„Mich automatisch mit (Rolle) anmelden“ |
Legen Sie fest, ob Sie sich beim Öffnen von F2 automatisch mit der Standardrolle anmelden möchten. |
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„Rollenwähler jedes Mal anzeigen, wenn ich mich einlogge“ |
Wenn Sie „Rollenwähler jedes Mal anzeigen, wenn ich mich einlogge“ ausgewählt haben, wird Ihnen das Dialogfenster „Rolle wählen“ bei jedem Anmelden angezeigt. 
Abbildung 32. Das Dialogfenster „Rolle wählen“
Im Dialogfenster wählen Sie aus, mit welcher Rolle Sie sich anmelden möchten (siehe obere Abbildung). Wenn Sie keine der Rollen auswählen, melden Sie sich automatisch mit der gewählten Standardrolle an. |
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„Single Sign-on benutzen“ |
Wenn in diesem Kontrollkästchen kein Häkchen steht, ist Single Sign-on deaktiviert, und Sie müssen Ihr Kennwort beim Anmelden eingeben, um F2 starten zu können.
Abbildung 33. „Single Sign-on“
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„Standard-Genehmigungsvorlage“ (Zukaufsmodul) |
Hier können Sie festlegen, welche Genehmigungsvorlage als Standardvorlage benutzt werden soll, wenn Sie einen neuen Genehmigungsverlauf erstellen. 
Abbildung 34. Standard-Genehmigungsvorlage auswählen
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Standardgenehmiger mit Schleuse“ |
Schleusenwärter, die Genehmigungen für mehrere Genehmiger mit Schleuse verwalten, können über das Drop-down-Menü einen Standardgenehmiger mit Schleuse bestimmen. Nachfolgend werden die Informationen dieses Genehmigers in den Spalten „Schleusenplatzierung“, „Kennzeichen der Schleuse“, „Schleusensortierungsfrist“ und „Tage bis zur Schleusensortierungsfrist“ angezeigt, wenn diese Spalten zu Listen hinzugefügt werden, die nicht zur Genehmigungsschleuse gehören. |
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„Benutzerdefinierte Symbole verwenden (erfordert zusätzliche Einrichtung durch den Systemadministrator)“ |
Benutzerdefinierte Symbole müssen erst in Zusammenarbeit mit cBrain eingerichtet werden. Anschließend werden Symbole, wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, mit einem höheren Kontrast dargestellt. 
Abbildung 35. Beispiel eines Symbols mit hohem Kontrast
Sie müssen F2 neustarten, damit Ihre Änderungen in Kraft treten. |
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„Erweiterte Unterstützung für Screenreader“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, können Sie Screenreader-Software in Verbindung mit F2 anwenden.
Sie müssen F2 neustarten, damit Ihre Änderungen in Kraft treten. |
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„Benachrichtigungen über Anzahl von Suchergebnissen, Fehlern usw. anzeigen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, werden Sie von F2 darüber benachrichtigt, dass zum Beispiel Suchen durchgeführt werden, Validierungsfehler auftreten, darunter Eingaben ungültiger Werte, wie falsche E-Mailadresse, Zustandsänderungen von Aufgaben im Vorgangsverlauf und vieles mehr. Sie werden über eine Windows-Benachrichtigung informiert, um die Zugänglichkeit in F2 zu verbessern. Diese Benachrichtigung wird Ihnen unten im Bildschirm angezeigt. 
Abbildung 36. Beispiel für eine Windows-Benachrichtigung
Sie müssen F2 neustarten, damit Ihre Änderungen in Kraft treten. |
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„Video automatisch beim Starten anzeigen“ |
Hier legen Sie fest, ob das Startvideo von F2 beim Start automatisch abgespielt werden soll oder nicht.
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„Zeitzonen“ |
Sie können zwischen der Zeitzone des F2-Clients und der Zeitzone des Servers wählen:
Die gewählte Zeitzone wird u. a. bei Fristen oder Zeitstempeln in Chats angezeigt. Wenn Sie die Zeitzone des F2-Clients gewählt haben, werden die Beteiligten die Fristen in der jeweiligen Lokalzeit sehen, wenn sich die Beteiligten im Ausland befinden. Dies gilt ebenso, wenn das eingegebene Datum sowie die Uhrzeit beispielsweise in Fristen oder Suchen eingegeben wurde. Anderen F2-Benutzern, die sich in einer anderen Zeitzone befinden, wird das Datum und die Uhrzeit in ihrer eigenen Zeitzone angezeigt. Das Datum und die Uhrzeit, die vom Server generiert wurden, werden stets in der Zeitzone des Servers angezeigt. Dies wird zum Beispiel für die Konvertierung einer Word-Datei in eine PDF-Datei verwendet.
|
Die Rubrik „Vorgangsverlauf“ (Zukaufsmodul)
Wenn das Zukaufsmodul F2 Verfahrensunterstützung installiert wurde, wird Ihnen die Rubrik „Vorgangsverlauf“ angezeigt. Unter dieser Rubrik können Sie die Einstellungen ändern, die sich auf den Vorgangsverlauf beziehen.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Bearbeitungsmodus der Vorgangsinformationen“ |
Hier können Sie den Bearbeitungsmodus für die Daten eines Vorgangs auswählen, wenn Sie den Vorgangsverlauf öffnen. Sie können zwischen folgenden Modi wählen: 
Abbildung 38. Bearbeitungsmodus der Vorgangsinformationen
Sie können wählen zwischen:
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„Wenn ich einen Vorgangsverlauf öffne, folgende Aufgabe wählen:“ |
Hier legen Sie fest, auf welche Weise Sie vom gewählten Verfahren im Vorgangsverlauf heraus navigieren möchten. Sie können einstellen, an welcher Stelle Sie sich im Vorgangsverlauf befinden möchten, wenn Sie diesen öffnen. Sie können zwischen folgenden Modi wählen: 
Abbildung 39. Auswahl einer Aufgabe beim Öffnen eines Vorgangsverlaufs
Sie können wählen zwischen:
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Die Rubrik „Abwesenheit“
Unter der Rubrik „Abwesenheit“ können Sie eine automatische Antwort bei Abwesenheit (Out-of-office-Benachrichtigung) einrichten. Die automatische Antwort gilt für die interne Kommunikation in F2. Falls die externen Absender ebenso die automatische Antwort empfangen sollen, muss das in dem entsprechenden E-Mail-Konto der Organisation festgelegt werden.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„‘Nicht anwesend‘ aktivieren“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, können Sie angeben, dass Sie z. B. aufgrund von Urlaub, Krankheit, Mutter-/Vaterschaftsurlaub oder Ähnlichem nicht anwesend sind. Wenn Sie das Häkchen gesetzt haben, wird die ‘Nicht anwesend‘-Funktion aktiviert, die eine automatische Antwort versendet, wenn Sie in F2 interne Post erhalten.
Darüber hinaus wird Ihr Statussymbol zu „Abwesenheit“, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, geändert. Wenn Sie den Mauszeiger über einen abwesenden Benutzer in der Teilnehmerliste eines Chats oder einer Notiz halten, können Sie einsehen, dass der Benutzer abwesend ist und wann er zurück ist, sofern er das „bis“-Datum unter „Ich bin im folgendem Zeitraum nicht im Büro“ angegeben hat. 
Abbildung 41. Abwesenheit im Chat
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„Ich bin in folgendem Zeitraum nicht im Büro“ |
Hier geben Sie an, in welchem Zeitraum Sie abwesend sein werden. Sie können entweder ein Datum eingeben oder ein Datum aus dem Kalender auswählen. „Nicht anwesend“ wird automatisch aktiviert, wenn der angegegebene Zeitraum startet und deaktiviert, wenn der Zeitraum abgeschlossen ist. |
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„Mitteilung (nur einmal an jeden Empfänger)“ |
Hier tragen Sie die automatische Antwort ein, die versendet wird, wenn andere Benutzer versuchen, Sie über F2 während ihrer Abwesenheit zu kontaktieren.
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| Sie können die „Abwesenheit“-Einstellungen speichern, während Sie im Namen eines anderen Benutzers handeln. Andere Benutzereinstellungen werden, wenn Sie sich abmelden oder im Namen eines anderen Benutzers anmelden, nicht gespeichert. |
Die Rubrik „In meinem Namen“
Unter der Rubrik „In meinem Namen“ können Sie einem anderen Benutzer die Berechtigungen übertragen, in Ihrem Namen in F2 zu handeln. Diese Funktion können Sie zum Beispiel nutzen, wenn ein Sekretär im Namen eines Vorgesetzten handeln soll, oder wenn ein Kollege im Namen eines anderen Benutzers handeln soll, weil dieser wegen Urlaub oder Krankheit „Abwesend“ in F2 ist.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„In meinem Namen“ |
Wenn Sie einem Benutzer Im Namen von-Berechtigungen zuweisen, erscheint Folgendes in der Übersicht:
Durch Klicken auf Die In meinem Namen-Berechtigung wird automatisch gelöscht, sobald das Datum „Aktiv bis“ abgelaufen ist. 
Abbildung 43. Übersicht über „In meinem Namen“
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„‘Im Namen von‘-Einstellungen anzeigen, die vom Administrator eingerichtet wurden“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, werden Ihnen die „Im Namen von“-Berechtigungen in der Übersicht angezeigt, die von einem Benutzer mit dem Recht „Im-Namen-von Berechtigung verwalten“ zugewiesen wurden. |
„Neue ‚In meinem Namen‘“ |
Damit öffnen Sie das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster. 
Abbildung 44. „Im Namen von“-Berechtigungen zuweisen
Hier geben Sie Folgendes an:
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| Sie können die Im Namen von-Einstellungen speichern, während Sie im Namen eines anderen Benutzers handeln. Andere Benutzereinstellungen werden, wenn Sie sich abmelden oder im Namen eines anderen Benutzers anmelden, nicht gespeichert. |