Verteilerlisten

Jeder F2-Benutzer kann persönliche Verteilerlisten anlegen. Jedoch können Sie gemeinsame Verteilerlisten in F2 nur dann erstellen und verwalten, wenn Sie das Recht „Verteilerlisten verwalten“ besitzen.

Sie haben die Möglichkeit, Org.Einheiten oder Benutzer (auch von anderen F2 Behörden) sowie externe Beteiligte zu einer Verteilerliste hinzuzufügen. Auf diese Weise erstellen Sie eine Verteilerliste, die sowohl aus Beteiligten der eigenen Behörde als auch aus Beteiligten anderer Behörden und Org.Einheiten sowie aus externen Beteiligten besteht.

Des Weiteren können Sie eine Verteilerliste wie auch Org.Einheiten, externe Beteiligte und einzelne Benutzer zu einer anderen Verteilerliste hinzufügen. Dies erleichtert die Verwaltung der Verteilerlisten, denn im Fall von Organisationsänderungen brauchen Sie nur die ursprüngliche Verteilerliste aktualisieren. Daraufhin werden Verteilerlisten, welche die ursprüngliche Verteilerliste enthalten, automatisch aktualisiert.

Abbildung 1. „Verteilerlisten“ unter „Einstellungen“

Der Menüpunkt „Verteilerlisten“ öffnet das im folgenden Abschnitt beschriebene Dialogfenster.

Das Dialogfenster „Verteilerlisten“

Über den Menüpunkt „Verteilerlisten“ können Sie neue Verteilerlisten erstellen und bestehende Verteilerlisten verwalten. Die Verteilerlisten können Sie nach den folgenden Spalten sortiert: „Name“, „Letzte Änderung“, „Erstellungsdatum“ und „Sichtbarkeit“.

Die Spalte „Sichtbarkeit“ gibt an, ob eine Verteilerliste persönlich und somit eingeschränkt sichtbar oder geteilt, und für alle sichtbar ist. Eine persönliche Verteilerliste erhält den Sichtbarkeitswert „Persönlich“, während eine geteilte Verteilerliste den Sichtbarkeitswert „Alle“ erhält.

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Verteilerlisten“

Den Inhalt der Verteilerliste können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie die Liste mit einem Klick auf den Pfeil ausklappen. Wählen Sie eine Liste aus und klicken Sie im Band des Fensters auf Inhalt anzeigen. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster „Inhalt anzeigen: [Verteilerliste]“, die den Inhalt der Verteilerliste zum Zeitpunkt des Öffnens anzeigt.

Abbildung 3. Das Dialogfenster „Inhalt anzeigen: [Verteilerliste]“

Verteilerlisten erstellen

Eine neue Verteilerliste erstellen Sie über Neu im Dialogfenster „Verteilerlisten“ (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 4. Neue Verteilerliste erstellen

Das Dialogfenster „Neue Verteilerliste“ öffnet sich. Geben Sie der neuen Verteilerliste einen Namen und legen Sie die Sichtbarkeit der Liste unter „Wer kann die Liste einsehen?“ fest. Wählen Sie „Persönlich“ für eine private Liste aus, oder „Alle“, um eine gemeinsame Liste zu erstellen.

Abbildung 5. Das Dialogfenster „Neue Verteilerliste”

Klicken Sie auf Hinzufügen, um die entsprechenden Org.Einheiten und/oder Beteiligten auszuwählen, die in der Verteilerliste enthalten sein sollen.

Wenn Sie einen Benutzer (Beteiligten) im Dialogfenster „Beteiligte auswählen“ ausgewählt haben, den Sie in die Verteilerliste übernehmen möchten, können Sie diesen durch einen Doppelklick oder einen Klick auf Beteiligte(n) hinzufügen ergänzen.

Mit einem Klick auf Erweiterte Suche können Sie eine erweiterte Suche nach Beteiligten vornehmen. Weitere Informationen zur erweiterten Suche nach Beteiligten finden Sie unter Suchen.

Klicken Sie auf OK, um abzuschließen.

Abbildung 6. Beteiligte für eine Verteilerliste auswählen

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, gelangen Sie zurück in das Dialogfenster „Neue Verteilerliste“. Hier legen Sie in der Menügruppe „Übernehmen“ fest, ob Org.Einheiten oder Benutzer in der Hierarchie, die zu den gewählten Org.Einheiten und/oder Benutzern gehören, einbezogen werden sollen (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 7. Org.Einheiten und Benutzer aus den ausgewählten Org.Einheiten einbeziehen

Wenn Sie die Bearbeitung der Verteilerliste abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Verteilerlisten müssen einen eindeutigen Namen erhalten. Es ist nicht möglich, zwei private oder zwei gemeinsame Verteilerlisten mit gleichem Namen anzulegen.

Sie können die Sichtbarkeit einer Verteilerliste nicht nachträglich ändern.

Persönliche Verteilerliste

Falls Sie nicht über das Recht „Verteilerlisten verwalten“ verfügen, ist jede von Ihnen erstellte Verteilerliste nur für Sie persönlich sichtbar (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 8. Erstellung einer persönlichen Verteilerliste

Verteilerlisten bearbeiten und löschen

Sie können Verteilerlisten, die Sie selbst erstellt haben, bearbeiten und löschen. Markieren Sie hierzu die gewünschte Verteilerliste im Dialogfenster „Verteilerlisten“. Anschließend klicken Sie entweder auf Bearbeiten oder Löschen.

Abbildung 9. Verteilerliste bearbeiten oder entfernen

Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Dialogfenster „Verteilerliste bearbeiten“ zu öffnen. Hier können Sie Beteiligte hinzufügen oder entfernen durch einen Klick auf Hinzufügen oder Entfernen.

Um die Bearbeitung abzuschließen, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Abbildung 10. Verteilerliste bearbeiten

Wenn Sie im Dialogfenster „Verteilerliste“ auf Löschen klicken, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster. Mit einem Klick auf OK löschen Sie die markierte Verteilerliste. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Handlung abgebrochen und die Verteilerliste wird nicht gelöscht.

Abbildung 11. Verteilerliste löschen