Vorlagen

Auf Grundlage von Office-Anwendungen können Sie Vorlagen in F2 speichern. Diese Vorlagen können Sie nutzen, um neue Schriftstücke in F2 zu erstellen. Im Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster finden Sie die Menügruppe „Vorlagen“.

Unter der Menügruppe „Vorlagen“ können Sie die Schriftstück-, Genehmigungs- (Zukaufsmodul) und Vorgangsvorlagen (Zukaufsmodul) der Organisation verwalten.

Abbildung 1. „Vorlagen“ unter „Einstellungen“

Jeder Benutzer kann persönliche Schriftstückvorlagen zur Nutzung bei seiner täglichen Arbeit erstellen. Wenn die Schriftstückvorlagen der gesamten Organisation oder einer Org.Einheit zur Verfügung stehen sollen, benötigen Sie das Recht „Vorlagen verwalten“, um diese erstellen zu können.

Abhängig von der jeweiligen F2-Installation und Ihre Rechte stehen Ihnen eine bis drei Arten von Vorlagen unter der Menügruppe „Vorlagen“ zur Verfügung.

Abbildung 2. Vorlagen auswählen

In diesem Beispiel können Sie zwischen Vorlagen für Schriftstücke, Genehmigungen (Zukaufsmodul) und Vorgänge (Zukaufsmodul) wählen.

Jeder Benutzer kann Genehmigungsvorlagen erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Genehmigungsvorlagen finden Sie unter Genehmigungen.

Um Vorgangsvorlagen erstellen und bearbeiten zu können, benötigen Sie das Recht „Vorgangsvorlagen bearbeiten“. Lesen Sie mehr hierzu unter Vorgangsvorlagen (Editor).

Schriftstückvorlagen

Wenn Sie auf Schriftstückvorlagen klicken, öffnet sich das untenstehende Dialogfenster. In diesem sind sowohl die Schriftstückvorlagen einer Organisation als auch Ihre persönlichen Schriftstückvorlagen aufgelistet.

Abbildung 3. Schriftstückvorlagen verwalten

Die Schriftstückvorlagen können Sie durch folgende Kategorien sortieren: „Alle“, „Text“, „Tabellenkalkulation“ oder „Präsentation“

Bei der in der vorigen Abbildung dargestellten F2-Installation können Sie folgende Arten von Schriftstückvorlagen erstellen:

Art	Beschreibung
Persönliche	Ihre persönlichen Schriftstückvorlagen
Behörde	Diese Schriftstückvorlagen stehen allen Benutzern einer gegebenen Behörde zur Verfügung.
Abteilung	Die Schriftstückvorlagen der Abteilung können von allen Abteilungen und allen untergeordneten Org.Einheiten genutzt werden.
Office	Die Schriftstückvorlagen können von allen Benutzern in einem Büro verwendet werden.

Art

Beschreibung

Persönliche

Ihre persönlichen Schriftstückvorlagen

Behörde

Diese Schriftstückvorlagen stehen allen Benutzern einer gegebenen Behörde zur Verfügung.

Abteilung

Die Schriftstückvorlagen der Abteilung können von allen Abteilungen und allen untergeordneten Org.Einheiten genutzt werden.

Office

Die Schriftstückvorlagen können von allen Benutzern in einem Büro verwendet werden.

Im Dialogfenster können Sie Schriftstückvorlagen erstellen, löschen, verschieben und/oder umbenennen. Mit einem Rechtsklick auf eine Org.Einheit oder einen Ordner bekommen Sie folgende Möglichkeiten:

Vorlage hinzufügen: Zum Hochladen neuer Office-Vorlagen.
Ordner umbenennen: Zum Ändern des Namens eines bestehenden Ordners.
Ordner löschen: Zum Löschen eines Ordners.
Ordner erstellen: Zur Organisation von Schriftstückvorlagen.

Abbildung 4. Kontextmenü durch Anwählen einer Org.Einheit oder eines Ordners

Wenn Sie mit der rechten Maustaste eine Schriftstückvorlage auswählen, werden Ihnen die folgenden Möglichkeiten angezeigt:

Eigenschaften: Zum Bearbeiten der Eigenschaften bestehender Schriftstückvorlagen, zum Beispiel den Betreff der Vorlage.
Kopie speichern: Zum Herunterladen einer Kopie einer bestehenden Schriftstückvorlage.
Inhalt ersetzen: Zum Ersetzen einer bestehenden Schriftstückvorlage durch eine andere.
Löschen: Zum Löschen einer Schriftstückvorlage.

Abbildung 5. Kontextmenü nach Rechtsklick auf eine Vorlage

Die Funktionen des Kontextmenüs werden Ihnen im Folgenden beschrieben:

Art	Beschreibung
„Eigenschaften“	Wenn Sie auf Eigenschaften im Kontextmenü klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“ (siehe folgende Abbildung). Abbildung 6. Schriftstückeigenschaften Unter „Schriftstückeigenschaften“ können Sie den Betreff einer Schriftstückvorlage ändern. Darüber hinaus können Sie dieser Übersicht eine Vielzahl von Informationen über die Schriftstückvorlage entnehmen, darunter den Verfasser der Schriftstückvorlage, das Verfasserdatum usw. Die „Dateigröße“ gibt die Dateigröße der ausgewählten Schriftstückvorlage wieder. Außerdem wird Ihnen der Typ der Schriftstückvorlage angezeigt. Das Feld „Antwort bei endgültiger Genehmigung erstellen“ können Sie nutzen, um automatisch Schriftstücke im Antwortdokument einzubeziehen. Voraussetzung ist, dass Sie das Modul F2 Unterschriebene Genehmigung installiert haben.
„Kopie speichern…“	Wenn Sie „Kopie speichern…“ auswählen, können Sie eine Kopie der Schriftstückvorlagendatei auf Ihrem Computer oder einem externen Datenträger speichern.
„Inhalt ersetzen…“	Wenn Sie „Inhalt ersetzen“ auswählen, wird die aktuelle Schriftstückvorlagendatei durch eine Datei aus einer externen Quelle ersetzt.
„Löschen“	Wenn Sie „Löschen“ wählen, wird die Schriftstückvorlage gelöscht. F2 zeigt untenstehendes Dialogfenster an, bevor die Vorlage gelöscht wird. Abbildung 7. Schriftstückvorlage löschen

Art

Beschreibung

„Eigenschaften“

Wenn Sie auf Eigenschaften im Kontextmenü klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“ (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 6. Schriftstückeigenschaften

Unter „Schriftstückeigenschaften“ können Sie den Betreff einer Schriftstückvorlage ändern.

Darüber hinaus können Sie dieser Übersicht eine Vielzahl von Informationen über die Schriftstückvorlage entnehmen, darunter den Verfasser der Schriftstückvorlage, das Verfasserdatum usw.

Die „Dateigröße“ gibt die Dateigröße der ausgewählten Schriftstückvorlage wieder. Außerdem wird Ihnen der Typ der Schriftstückvorlage angezeigt.

Das Feld „Antwort bei endgültiger Genehmigung erstellen“ können Sie nutzen, um automatisch Schriftstücke im Antwortdokument einzubeziehen. Voraussetzung ist, dass Sie das Modul F2 Unterschriebene Genehmigung installiert haben.

„Kopie speichern…“

Wenn Sie „Kopie speichern…“ auswählen, können Sie eine Kopie der Schriftstückvorlagendatei auf Ihrem Computer oder einem externen Datenträger speichern.

„Inhalt ersetzen…“

Wenn Sie „Inhalt ersetzen“ auswählen, wird die aktuelle Schriftstückvorlagendatei durch eine Datei aus einer externen Quelle ersetzt.

„Löschen“

Wenn Sie „Löschen“ wählen, wird die Schriftstückvorlage gelöscht. F2 zeigt untenstehendes Dialogfenster an, bevor die Vorlage gelöscht wird.

Abbildung 7. Schriftstückvorlage löschen

Neue Schriftstückvorlage hinzufügen

Schriftstückvorlagen, die Sie in F2 verwenden möchten, müssen Sie außerhalb von F2 erstellen und in F2 aufrufen. Wählen Sie hierzu mit der rechten Maustaste die Org.Einheit oder den Ordner an, in der/in dem Sie die Schriftstückvorlage ablegen möchten. Dies bestätigen Sie über Vorlage hinzufügen.

Abbildung 8. Neue Schriftstückvorlage erstellen

Im Dialogfenster „Neue Schriftstückvorlage“ können Sie auf Durchsuch klicken, um die relevante Schriftstückvorlage von einem externen Datenträger zu importieren.

Abbildung 9. Schriftstückvorlage hinzufügen

Benennen Sie nun die Schriftstückvorlage. Wenn Sie dazu berechtigt sind, Schriftstückvorlagen für die Org.Einheit oder Behörde einzurichten, geben Sie zusätzlich an, an welcher Stelle die gewählte Schriftstückvorlage abgelegt werden soll.