Kommunikation über das Dokument
Wenn Chats, Notizen, Anfragen und/oder Vermerke mit dem Dokument verknüpft sind, wird Ihnen das Symbol für die entsprechende Kommunikationsform im oberen grauen Band angezeigt.
Sie können die Chats des Dokuments rasch und einfach aufrufen, indem Sie das Symbol für beispielsweise Chat 
anwählen. Gleiches gilt für Anfragen, Notizen und Vermerke.
Ist das Symbol mit einem kleinen blauen Punkt versehen, befinden sich ungelesene Chats, Anfragen, Notizen und/oder Vermerke auf dem Dokument. Beispielsweise bedeutet 
, dass eine ungelesene Anfrage auf dem Dokument liegt.
In der Ergebnisliste wird Ihnen der Betreff des Dokuments fettgedruckt angezeigt, bis Sie das Dokument mit ungelesenen Chats, Notizen, Anfragen und/oder Vermerken erstmals öffnen. Wenn sich ungelesene Chats, Notizen, Anfragen und/oder Vermerke auf dem Dokument befinden, wird Ihnen der Chat grundsätzlich zuerst angezeigt. Notizen, Anfragen und Vermerke werden Ihnen nachfolgend angezeigt.
E-Mail versenden
In das Feld „An“ tragen Sie den Empfänger ein. Wie auch beim F2 Desktop sucht F2 Touch im Beteiligtenregister und schlägt Ihnen Beteiligte vor, die dem eingegebenen Empfänger entsprechen. Gleiches gilt für die Felder „Cc“ und „Xbc“.
Die Absenden-Schaltfläche wird Ihnen erst angezeigt, wenn Sie einen Beteiligten im Feld „An“ eingetragen haben.
Über Absenden können Sie das Dokument als E-Mail versenden.
In F2 Touch können Sie ebenso die Konfiguration „Sicher versenden“ nutzen.
Über „Sicher versenden“ aktivieren Sie die relevante Software in Microsoft Exchange zur Verschlüsselung von E-Mails, die Sie aus F2 versenden.
Zum sicheren Versenden setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Sicher versenden“ unten im Dokument. Dieses Kontrollkästchen ist nur dann sichtbar, wenn Sie einen Empfänger im Feld „An“ eingegeben haben.
„Sicher versenden“ können Sie genauso wie im F2 Desktop verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Link zu E-Mail-Adresse öffnet neues E-Mail-Dokument
Wenn Sie einen Link zu einer E-Mail-Adresse in einem Dokumentenschriftstück anwählen, erstellt F2 ein neues Dokument und die E-Mail-Adresse wird darin in das Empfängerfeld übertragen.
Chat, Notiz und Vermerk auf dem Dokument erstellen
Sie können Dokumenten Chats, Notizen, Anfragen und Vermerke hinzufügen, indem Sie auf Hinzufügen 
in einem geöffneten Dokument tippen. Erstellen von Anfragen erfordert das Zukaufsmodul F2 Anfrage. Lesen Sie mehr über Anfragen im Abschnitt F2 Anfrage. Die anderen Funktionen werden im Folgenden erläutert.
Neuen Chat erstellen
Tippen Sie auf Hinzufügen und daraufhin auf Neuer Chat, um das Chatfenster zu öffnen. Wenn Beteiligte in den E-Mail-Feldern angegeben sind, d.h. Absender, Empfänger, Cc- und Xbc-Empfänger, können Sie auch Chat an alle wählen. In diesem Fall werden sämtliche Beteiligten dem Chat hinzugefügt.
Die folgende Abbildung gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen eines neuerstellten Chats. Im Folgenden wird eine Auswahl der Funktionen erläutert.
Durch Tippen auf Teilnehmer hinzufügen fügen Sie einem geöffneten Chatverlauf einen Teilnehmer hinzu. Wenn Sie einen Namen in das Feld eintragen, sucht F2 Touch wie F2 Desktop im Beteiligtenregister und schlägt Ihnen Beteiligte vor, die dem eingegebenen Text entsprechen.
Das Tippen auf Teilnehmer hinzufügen zeigt Ihnen auch vordefinierte Gruppen von Chatteilnehmern. Tippen Sie auf eine Gruppe, um alle Benutzer der Gruppe dem Chat hinzuzufügen. Die Gruppen decken verschiedene Schnittmengen von Benutzern, die auf unterschiedliche Arten an einem Dokument beteiligt sind:
-
Absender und Empfänger, was der Funktion „Chat an alle“ entspricht.
-
Verantwortlichen und ergänzende Sachbearbeiter.
-
Genehmiger, die genehmigt haben.
-
Das Sekretariat des Benutzers, sofern dieses verknüpft ist (fordert das Zukaufsmodul F2 Genehmigungsschleuse).
Sie geben Chatnachrichten in das Textfeld unten im Fenster ein und versenden diese über das Versendensymbol 
.
Im unteren Band gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
-
Teilnehmer zum Chat hinzufügen
-
Dokument archivieren
-
Menü
Im Menü 
gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
-
Chat als nicht gesehen markieren
-
Chat benennen/Betreff des Chats ändern
-
Mitteilungen aktivieren/deaktivieren
-
Automatisches Löschen aktivieren/deaktivieren (sofern konfiguriert)
Weitere Informationen zu den Chatfunktionen finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Auf Chats zugreifen
Sie können auf Chats zugreifen, indem Sie in die Übersicht der Chats navigieren oder das Chatsymbol 
neben einem Dokument in der Ergebnisliste auswählen.
Wenn Sie ein Chat noch nicht gelesen haben oder wenn neue Beiträge hinzugefügt wurden, erscheint das Chatsymbol wie folgt: 
.
Hat ein Chat mehr als zwei Teilnehmer, werden deren Initialen und die Anzahl der Teilnehmer im Betreff des Chats angezeigt.
Im Teilnehmerreiter eines Chats oder einer Notiz werden Ihnen die Bilder oder Anfangsbuchstaben sowie der Status der Teilnehmer (online, offline, abwesend) angezeigt. Des Weiteren können Sie hier auch eventuelle „Abwesenheit“-Informationen der Teilnehmer und deren Gelesen-Markierungen von dem Chat ablesen. Ein Chat wird für einen Teilnehmer als gelesen markiert, wenn der Teilnehmer alle Nachrichten im Chat gelesen hat.
Der Status und die Gelesen-Markierung der Teilnehmer werden auch direkt im Chatverlauf angezeigt.
Hier wie auch im Teilnehmerreiter zeigt ein kleines Symbol den Status an, zum Beispiel ein grüner Punkt für einen Teilnehmer, der online ist.
Weiterhin wird Ihnen angezeigt, welche Nachricht die Chateilnehmer zuletzt gelesen haben, indem ihr F2 Profilbild oder der erste Buchstabe Ihres Benutzernamens unter der jeweiligen Nachricht angezeigt wird.
Im Fall eines Chatverlaufs, in dem Sie mehr Nachrichten erhalten haben, als Ihnen im Chatfenster angezeigt werden können, tippen Sie auf Springen zu, um zum Anfang der ungelesenen Nachrichten zu navigieren.
Notiz
Tippen Sie auf Neue Notiz, um einem Dokument eine Notiz hinzuzufügen und das Notizfenster zu öffnen.
Im oberen Bereich des Notizfensters können Sie eine Übersicht der Teilnehmer aufrufen und zurück zum Dokumentenfenster navigieren.
In dem unteren Band gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
-
Notizbeitrag verfassen
-
Teilnehmer zur Notiz hinzufügen
-
Dokument archivieren
-
Menü
Im Menü 
gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
-
Notiz als nicht gesehen markieren
-
Notiz benennen/Betreff der Notiz ändern
-
Mitteilungen aktivieren/deaktivieren
Weitere Informationen zu den Notizfunktionen finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Sie können auf Notizen zugreifen, indem Sie in der Übersicht der Notizen im Dokument navigieren oder das Notizsymbol 
neben einem Dokument in einer Ergebnisliste anwählen.
Wenn Sie eine Notiz noch nicht gelesen haben oder neue Beiträge hinzugefügt wurden, erscheint ein kleiner blauer Punkt neben dem Notizsymbol 
.
Vermerk
Tippen Sie auf Neuer Vermerk, um einen neuen Vermerk zu erstellen und zum Vermerkfenster zu gelangen.
Wenn Sie einen neuen Vermerk erstellt haben, können Sie wie im F2 Desktop den Vermerktypen auswählen und eine Beschreibung hinzufügen.
Den Vermerk speichern Sie über Speichern in der oberen rechten Ecke. Der Vermerk wurde dann dem Dokument hinzugefügt.
Vermerke sind im Feld „Vermerke“ des Dokuments verfügbar.
Hier können Sie einen Vermerk ebenfalls als „Gesehen“ markieren, bevor ein Vorgang abgeschlossen wird. Diese Funktion entspricht der des F2 Desktop.
Push-Benachrichtigungen
Sie können direkt über Push-Benachrichtigungen auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät auf Chats antworten oder E-Mails und Dokumente mit verknüpften Chats archivieren.
Wenn Sie eine Push-Benachrichtigung bezüglich eines Chats auf einem gesperrten Bildschirm erhalten, beantworten Sie diese, indem Sie einen „3D Touch“ oder einen „Haptic Touch“ (abhängig von Ihrem Gerät) ausführen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Finger für kurze Zeit auf die Benachrichtigung halten. Alternativ wischen Sie die Benachrichtigung im Sperrbildschirm nach rechts und wählen Öffnen aus. Anschließend öffnen sich die Möglichkeiten „Archivieren“ und „Beantworten“ (siehe folgende Abbildung).
| Das Betriebssystem Ihres Geräts bestimmt, wie eine Push-Benachrichtigung geöffnet wird. |
Über Beantworten können Sie eine Antwort direkt und ohne vorheriges Öffnen von F2 Touch verfassen. Danach tippen Sie auf Senden, um das Gerät zu entsperren und die Antwort zu versenden.
Die Vorgehensweise ist im Großen und Ganzen dieselbe, wenn Sie eine E-Mail empfangen und diese mittels Push-Benachrichtigung beantworten.
Der Unterschied besteht lediglich darin, dass F2 Touch das Dialogfenster „Beantworten“ öffnet, wenn Sie die Möglichkeit Beantworten auswählen (siehe folgende Abbildung). Tippen Sie auf Absenden, um die Antwort auf die E-Mail zu versenden.
Über Archivieren können Sie das Dokument beim Erhalt eines Chats oder einer E-Mail archivieren.
