Anwendung der F2 Zukaufsmodule in F2 Touch
In den folgenden vier Abschnitten wird Ihnen beschrieben, wie einige der Zukaufsmodule in F2 Touch funktionieren:
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F2 Anfrage
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F2 Genehmigungen
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F2 cSearch
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F2 Manager
Die jeweilig beschriebene Funktion ist nur dann zugänglich, wenn das jeweilige Modul von Ihrer Organisation erworben wurde.
F2 Anfrage
Es gibt drei Typen von Anfragen:
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Die Interne Anfrage ist eine formelle Anfrage an eine Person oder Org.Einheit, eine Aufgabe innerhalb einer Organisation auszuführen.
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Die Konzernanfrage ist eine Anfrage an eine Person oder Org.Einheit, eine Aufgabe zwischen zwei Behörden innerhalb derselben F2 Installation auszuführen.
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Die Externe Anfrage (Zukaufsmodul) ist eine Anfrage an eine Person oder Org.Einheit, eine Aufgabe zwischen zwei separaten F2 Installationen auszuführen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Anfrage, F2 Konzernanfrage und F2 Externe Anfrage.
Interne Anfragen erstellen und bearbeiten
Zum Erstellen einer neuen Anfrage wählen Sie Hinzufügen 
aus und anschließend Neue Anfrage.
Wenn Sie eine Anfrage erstellen, geben Sie die Metadaten sowie den Empfänger der Anfrage ein. Das Verfahren ist identisch mit dem Erstellen einer Anfrage im F2 Desktop.
Wenn Sie ein Dokument mit einer Anfrage erhalten, wird dieses in Ihrem Posteingang mit dem Anfragesymbol 
abgelegt. Von diesem Dokument aus können Sie auf die Anfrage zugreifen. Entsprechend dazu können Sie die Anfrage ebenfalls über das Antwortdokument anwählen, das erstellt wird, wenn Sie als Anfrageempfänger die Ausführung der Anfrage formell einleiten.
| In F2 Touch wird dem Anfragedokument das Antwortdokument immer in dem Format beigefügt, das im Vorhinein im F2 Desktop gewählt wurde. Sie können das Format in F2 Touch also nicht ändern. |
Zunächst öffnen Sie das Dokument mit der Anfrage und wählen anschließend das Anfragesymbol aus (siehe nebenstehende Abbildung).
Daraufhin öffnet sich die Anfrage, wie in der untenstehenden Abbildung angezeigt.
Wenn Sie eine Antwort auf eine Anfrage in F2 Touch empfangen, können Sie diese genauso wie im F2 Desktop erstellen, bearbeiten und abschließen.
Wenn Sie eine Konzernanfrage empfangen, wird diese in Ihrem Posteingang und im Posteingang der Org.Einheit angezeigt. In F2 Touch haben Sie die Möglichkeit, die Anfrage im Dokument zu öffnen. Zudem können Sie sämtliche Details der jeweiligen Anfrage einsehen, diese jedoch nicht ändern.
Wenn Sie eine externe Anfrage empfangen, wird diese lediglich im Posteingang der Org.Einheit angezeigt. In F2 Touch ist es für Sie im Gegensatz zur Konzernanfrage nicht möglich, eine externe Anfrage zu öffnen oder die Details dieser einzusehen. Die Anfrage ist jedoch weiterhin im Dokument unter „Anfragen“ sichtbar.
Anfrageverlauf ansehen
Zunächst wählen Sie Details anzeigen, um sich einen Überblick über den Anfrageverlauf zu verschaffen (siehe nebenstehende Abbildung). Daraufhin wird Ihnen eine Übersicht sämtlicher Informationen angezeigt, die sich auf die Anfrage beziehen, wie etwa der Ersteller der Anfrage, die Person, die sie angenommen hat, wann das Antwortdokument erstellt wurde, usw.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Anfrage, F2 Konzernanfrage und F2 Externe Anfrage.
F2 Genehmigungen
Mit F2 Genehmigungen haben Sie die Möglichkeit, formelle Genehmigungen in Bezug auf das angefertigte Material durchzuführen. Sie können auf die Genehmigungen über die Listenansicht zugreifen.
Indem Sie den Anzeigemodus 
anwählen und anschließend Genehmigungen auswählen, wird Ihnen eine Suchliste sämtlicher Dokumente mit einem aktiven Genehmigungsverlauf angezeigt, die in der entsprechenden Suchliste abgelegt sind und für die Sie eine Leseberechtigung haben.
Genehmigung anzeigen
Über das Genehmigungssymbol 
im grauen Band des Dokuments können Sie in die Genehmigungsansicht wechseln.
Wenn Sie als Genehmiger angegeben sind, können Sie die Genehmigung genehmigen oder diese mit einem Kommentar zurücksenden. Wenn Ihre Org.Einheit als Genehmiger angegeben ist, haben Sie dieselben Möglichkeiten.
Wenn Sie als Kopieempfänger angegeben sind, können Sie die Genehmigung als „gelesen“ markieren. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Verantwortlichen zu benachrichtigen und, falls gewünscht, einen Kommentar hinzuzufügen.
Für das Zurücksenden einer Genehmigung stehen Ihnen in F2 die dieselben Möglichkeiten wie in F2 Desktop zur Verfügung.
Hier können Sie auswählen, an welchen Schritt die Genehmigung zurückgesendet werden soll und bei welchem Schritt die Genehmigung wiederaufgenommen werden soll.
Unter den angehängten Schriftstücken des Genehmigungsschriftstücks wird Ihnen der Status der Genehmigung angezeigt. Hier können Sie sehen, an welchem Schritt sich die Genehmigung befindet oder ob es eventuell genehmigt wurde. Eine mögliche Frist und Art der Genehmigung werden auch hier angezeigt.
An dieser Stelle finden Sie auch die „Übersicht von Genehmigungen“, welche Informationen zu den einzelnen Genehmigungsschritten enthält.
Sie können eine Genehmigung bearbeiten, wenn eines der folgenden Szenarien auf Sie zutrifft:
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Sie oder Ihre Org.Einheit sind/ist als Genehmiger angegeben.
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Sie sind ein Genehmiger mit „im Namen von“-Berechtigungen.
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Sie sind ein Kopieempfänger.
Unter der „Übersicht über Genehmigungen“ finden Sie das „Genehmigungslog“, welches Ihnen eine Übersicht über die vorgenommenen Genehmigungshandlungen sowie eventuelle Kommentare anzeigt.
Das Log ist in umgekehrter Reihenfolge angeordnet. Das heißt, die letzte Genehmigungshandlung wird oben angezeigt.
Genehmigungen erstellen und bearbeiten
In F2 Touch können Sie Genehmigungen erstellen, starten und bearbeiten. Das ist jedoch von Ihren Konfigurationseinstellungen abhängig, die in Zusammenarbeit mit cBrain vorgenommen werden.
Folgendes steht Ihnen standardmäßig zur Verfügung:
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Sie können Genehmigungen anhand einer Vorlage für ein bestehendes Dokument erstellen.
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Sie können Genehmiger und Kopieempfänger für jeden Schritt ändern.
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Sie können Genehmigungsschritte löschen.
Die einzelnen Funktionen werden Ihnen im Folgenden näher beschrieben.
Neue Genehmigung erstellen
In F2 Touch können Sie eine Genehmigung anhand einer bestehenden Vorlage erstellen.
Die Vorlagen erstellen und bearbeiten Sie in F2 Desktop.
Die Genehmigung können Sie in F2 Touch starten.
Sie können konfigurieren, welche Möglichkeiten der jeweilige Benutzer im Rahmen der Erstellung von Genehmigungen mit oder ohne Dokumentenschriftstück haben soll. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.
Genehmigung bearbeiten
Sie können Genehmigungen in F2 Touch bearbeiten.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
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Genehmigungsschritt hinzufügen (1).
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Genehmigungsfrist bearbeiten (2).
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Genehmigungsart im Drop-down-Menü auswählen (3).
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Genehmigungsschritt löschen (4).
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Genehmiger oder Kopieempfänger hinzufügen oder entfernen (5).
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Übrige Metadatenfelder wie beispielsweise „Eingeschränkte Sichtbarkeit“, „Genehmiger über Änderungen informieren“, usw. bearbeiten (6).
Sie können nicht die Fristen für die einzelnen Schritte bearbeiten.
Über Zeige erweiterte/Verberge erweiterte können Sie die Bearbeitungsmöglichkeiten verbergen oder ausklappen.
Sie können immer nur die Genehmigungsschritte bearbeiten, die noch nicht abgeschlossen sind.
Offline-Funktionalität in F2 Genehmigungen
Im Offline-Modus können Sie in F2 Touch eine Reihe an Handlungen in F2 Genehmigungen ausführen:
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Genehmigungen bearbeiten/speichern/genehmigen.
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Genehmigungen als Kopieempfänger als „gelesen“ markieren.
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Genehmigungsschriftstück bearbeiten.
Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie unter F2 Genehmigungen.
F2 cSearch
Mit F2 cSearch können Sie eine schnelle Freitextsuche vornehmen, mit der Sie den gesamten Datenbestand in F2 durchsuchen. Sie können jedoch nur nach Daten suchen, auf die Sie Zugriff haben.
Sie wählen cSearch über das Suchfeld an, indem Sie die Suchmöglichkeiten in einer beliebigen Suchliste ausklappen. Daraufhin wählen Sie 
neben dem Suchfeld an und tippen auf Zur cSearch wechseln.
Schnellsuche
Sie haben die Möglichkeit, eine Schnellsuche durch Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfeld auszuführen. Die Suche wird daraufhin automatisch gestartet.
Bei den von Ihnen durchgeführten Suchen werden sämtliche Zusammenhänge gefunden, in denen der Suchtext als ganzes Wort oder als Teil eines Worts enthalten ist.
Wenn Sie ein Leerzeichen nach dem Suchtext setzen, behandelt cSearch diesen als ein ganzes Wort.
Wenn Sie eines der Suchergebnisse auswählen, öffnet sich das zugehörige Dokument.
Erweiterte Suche
In cSearch von F2 Touch stehen Ihnen dieselben erweiterten Suchfunktionen wie im F2 Desktop zur Verfügung.
Die erweiterten Suchfelder sind beispielsweise Suchen nach Werten in den Metadatenfeldern „Von“, „An“, „Erstellt“ oder Suchen nach spezifischen Inhalten in einem Dokument, Vorgang, Chat, einer Notiz usw.
F2 Manager
F2 Manager wurde für das iPad entwickelt. F2 Manager bietet Ihnen sowie allen Mitarbeitern und Leitern Ihrer Organisation einen Online- als auch einen Offline-Zugriff auf Vorgänge, Sitzungen und Genehmigungen.
In F2 Touch übertragen Sie Vorgänge und Dokumente an F2 Manager durch das Öffnen eines Vorgangs. In der Vorgangsansicht können Sie sich die Details des Vorgangs über Vorgangsbetreff in dem blauen Band anzeigen lassen.
Anschließend tippen Sie auf Hinzufügen 
und wählen Neuer F2 Manager aus.
Wenn bereits eine Sitzung zu dem Vorgang abgelegt ist, wird Ihnen an dieser Stelle lediglich F2 Manager angezeigt.
Wenn Sie auf Neuer F2 Manager tippen, öffnet sich eine Synchronisierungsseite für F2 Manager, worauf die relevanten Informationen im Rahmen der Übertragung an F2 Manager angegeben sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Mit F2 Manager synchronisieren.
Die Vorgehensweise für die Erstellung von Ad hoc-Sitzungen ist dieselbe wie in F2 Desktop. Weitere Informationen zu Ad hoc-Sitzungen finden Sie unter i F2 Manager.
Mit F2 Manager synchronisieren
Die Synchronisierungsseite besteht aus verschiedenen Bereichen, in denen Sie relevante Sitzungsinformationen angeben, wenn Sie eine Sitzung über F2 Touch erstellen. Jeder Bereich wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
iPad-Synchronisierung
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“, um die in der Synchronisierungsliste aufgeführten Dokumente mit F2 Manager zu synchronisieren.
Dokumente werden nur im angegebenen Zeitraum und mit den hinzugefügten Beteiligten synchronisiert.
Außerhalb des angegebenen Zeitraums werden Daten nicht an das iPad übertragen.
Wählen Sie im Feld „Beinhaltet neue Elemente“, ob neue Elemente automatisch oder manuell zur Synchronisierungsliste hinzugefügt werden sollen.
Datum und Kategorie
Die Felder unter „Datum und Kategorie“ nutzen Sie, um ein spezifisches Sitzungsdatum und einen spezifischen Sitzungszeitpunkt anzugeben. Setzen Sie bei mehrtägigen Sitzungen ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Ganztätig“.
Die Angabe eines Datums ist Pflicht, aber die Angabe eines Anfangs- und Endzeitpunkts ist optional.
Beteiligte
Im Feld „Teilnehmer“ unter dem Bereich „Beteiligte“ geben Sie die Sitzungsteilnehmer an. Sitzungsteilnehmer können:
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Falls gewünscht die einzelnen Tagesordnungspunkte bewerten.
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Lesezugriff auf die in der Tagesordnung enthaltenen Dokumente erhalten.
Synchronisierungsliste
Die Elemente in der Synchronisierungsliste sind die Dokumente, welche beim Start der Synchronisierung mit dem iPad synchronisiert werden sollen. Wenn Sie das Häkchen neben einem Dokument entfernen, wird das Dokument in die Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ verschoben. Durch Ziehen eines Dokuments mit Ihrem Finger können Sie es auch verschieben. Die Dokumente in der Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ werden nicht mit F2 Manager synchronisiert.
Sie können mit Ihrem Finger die Reihenfolge der Dokumente ändern oder Dokumente von einer Liste in die andere verschieben. Hierzu halten Sie *Drag-and-drop*
gedrückt und ziehen das Dokument anschließend an die gewünschte Position.
Wenn Sie Ihren Bildschirm um 90° drehen, wird F2 so angepasst, dass die Spalten „Zur Bewertung“ und „Export unterbinden“ sichtbar werden.
Sie können einen Tagesordnungspunkt zur Bewertung durch die Sitzungsteilnehmer freischalten, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Zur Bewertung“ neben dem Punkt in der Synchronisierungsliste setzen. Öffnen Sie weitere Bewertungsmöglichkeiten mit Auswahl von „Zeige erweiterte“. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zeige erweiterte.
Wenn Sie ein Häkchen in „Export unterbinden“ setzen, verhindern Sie den Export des Tagesordnungspunkts aus der F2 Manager-App. Damit können der Tagesordnungspunkt und seine dazugehörigen Schriftstücke nicht mit anderen Apps auf dem iPad geteilt und nicht gedruckt werden.
Zeige erweiterte
Über Zeige erweiterte oben rechts auf der Synchronisierungsseite öffnen Sie die erweiterten Möglichkeiten der F2 Manager-Synchronisierung.
Die Möglichkeiten werden Ihnen im Folgenden kurz beschrieben. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten finden Sie unter F2 Manager.
Die erweiterten Synchronisierungsmöglichkeiten umfassen:
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Hinzufügen von Interessenten zur Sitzung. Interessenten können keine Tagesordnungspunkte bewerten, haben aber sonst dieselben Berechtigungen wie Sitzungsteilnehmer.
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Hinzufügen von Betreff und Beschreibung der Sitzung, wie zum Beispiel Sitzungsort oder -raum.
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Die Funktion „Bewertung abgeschlossen“, über welche Sie den Zeitraum einschränken können, in dem Sitzungsteilnehmer ihre Bewertung abgeben können.
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Die Funktion „Nicht verteilen bis“, über welche Sie einschränken können, wann Bewertungen geteilt werden können.
Nachdem Sie Ihre gewünschten Informationen eingegeben haben, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern.
| In F2 Desktop wird ein F2 Manager-Reiter im Vorgang erstellt, wenn ein „Neuer F2 Manager“ über F2 Touch erstellt wurde. |
In F2 Manager vorgenommene Annotationen
In F2 Manager können Sie Annotationen zu Schriftstücken hinzufügen, die einer Sitzung angehängt sind. Damit können Sie diese schnell und einfach kommentieren. Zudem können Sie wichtige Abschnitte im Dokument für den späteren Gebrauch farblich hinterlegen.
Wenn Sie F2 Touch öffnen, nachdem Sie Annotationen in F2 Manager hinzugefügt haben, wird der Vorgang sichtbar, mit dem das Annotationsdokument/-schriftstück verknüpft ist. Annotationsdokumente können im „Archiv“ gesucht werden. Bei der Suche geben Sie den relevanten Dokumenten-/Vorgangsverantwortlichen an und geben anschließend „F2 Manager Archiv“ in das Freitextsuchfeld ein.
Dadurch werden Ihnen sämtliche Dokumente angezeigt, in der Sie Annotationen vorgenommen haben. Es kann daher vorteilhaft sein, die Suche zu speichern, damit Sie zukünftige Annotationen schnell aufrufen können.
Die Annotationen werden Ihnen jedoch nicht angezeigt, wenn F2 Touch den PDF Viewer von Apple verwendet, da dieser Annotationen nicht unterstützt. F2 Touch gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, das Schriftstück in eine andere App zu exportieren, in der die Annotationen geöffnet werden können (beispielsweise Acrobat Reader).
Weitere Informationen zu Annotationen finden Sie unter F2 Manager.