Mit Vorgängen in F2 Touch arbeiten

In F2 Touch können Sie zwischen den verschiedenen Dokumenten eines Vorgangs navigieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument mit einem bestehenden Vorgang zu verknüpfen.

Bei Dokumenten, die mit einem Vorgang verknüpft sind, wird Ihnen das Vorgangssymbol im blauen Band angezeigt.

Tippen Sie auf das Vorgangssymbol, um den Vorgang mit einer Liste der verknüpften Dokumente zu sehen.

Abbildung 1. Dokumente des Vorgangs anzeigen*

Ebenso wie in F2 Desktop haben Sie wenige Möglichkeiten, um einen abgeschlossenen Vorgang zu bearbeiten. Diese Konfiguration können Sie in Zusammenarbeit mit cBrain deaktivieren. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter Vorgänge.

Neues Dokument mit Vorgang verknüpfen

Ein neues Dokument verknüpfen Sie mit einem bereits bestehenden Vorgang durch Öffnen des jeweiligen Vorgangs und Auswählen von Hinzufügen und E-Mail erstellen.

Abbildung 2. Neues Dokument für Vorgang erstellen

Die Funktion E-Mail erstellen benutzen Sie sowohl zum Erstellen von E-Mails als auch Dokumenten. Fügen Sie keinen Empfänger im Feld „An“ hinzu, erstellt F2 ein Standarddokument.

Im neuerstellten Dokument setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ (siehe nebenstehende Abbildung).

Abbildung 3. Ein neuerstelltes Dokument mit einem Vorgang verknüpfen

Damit fügen Sie das neuerstellte Dokument dem Vorgang hinzu.

Bestehendes Dokument mit Vorgang verknüpfen

Sie verknüpfen ein bestehendes Dokument mit einem Vorgang, indem Sie das Dokument öffnen und in den Bearbeitungsmodus versetzen.

Abbildung 4. Das Feld „Vorgang“ des Dokuments

Sie versetzen das Dokument in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Dokument bearbeiten im grauen Band unten im Dokument tippen.

Im Feld „Vorgang“ suchen Sie den Vorgang, den Sie mit dem Dokument verknüpfen möchten. Hierzu wählen Sie das Feld an und geben einen Suchtext ein.

Abbildung 5. Liste mit gesuchten Vorgängen

Daraufhin macht Ihnen F2 Vorschläge für Vorgänge, die dem eingegebenen Suchtext entsprechen.

In der Liste der gesuchten Vorgänge wählen Sie den Vorgang aus, der mit dem Dokument verknüpft werden soll.

Anschließend tippen Sie auf Speichern, um das Dokument mit dem gewünschten Vorgang zu verknüpfen.

Metadaten des Vorgangs

Über den Vorgang können Sie direkt auf die Metadaten des Vorgangs zugreifen. Um diese zu sehen, wählen Sie den Vorgangsbetreff im blauen Band an.

Abbildung 6. Metadaten des Vorgangs anzeigen

In den Metadaten des Vorgangs können Sie Folgendes einsehen:

Vorgangsbetreff
Vorgangsnummer
Informationen zur Erstellung des Vorgangs („Ersteller“ und „Erstellungsdatum“)
Informationen zum Abschluss des Vorgangs („Abgeschlossen von“ und „Geschlossen am“)
Schlüsselwort des Vorgangs, wenn ein oder mehrere Schlüsselwörter verknüpft sind
Frist
Verantwortlicher des Vorgangs
Status des Vorgangs
Statusphase des Vorgangs.
Aktenzeichen, Sonderzeichen und Aussonderungsart des Vorgangs

Abbildung 7. Metadaten des Vorgangs anzeigen

Auf einem Tablet werden Ihnen die Metadaten des Vorgangs auf demselben Bildschirm wie die Dokumente des Vorgangs angezeigt.

Metadaten des Vorgangs bearbeiten

Sie können ausgewählte Metadaten eines Vorgangs direkt in F2 Touch bearbeiten.

Abbildung 8. Anzeige von Metadaten des Vorgangs

Wenn Ihnen die Metadaten des Vorgangs angezeigt werden, tippen Sie auf Bearbeiten im unteren grauen Band. Wenn Sie die Metadaten bearbeitet haben, tippen Sie auf Speichern.

Des Weiteren können Sie in dem grauen Band Vorgänge schließen oder wiedereröffnen. Außerdem können Sie hier einen Link zu dem Vorgang erstellen. Der Link wird daraufhin in die Zwischenablage kopiert und kann anschließend in F2 oder ein anderes Programm als Verweis auf den jeweiligen Vorgang eingefügt werden.

Vorgang erstellen

Ein neuer Vorgang wird auf Basis eines Dokuments erstellt. Somit dient als Grundlage ein neuerstelltes oder bestehendes Dokument.

Abbildung 9. Das Feld „Vorgang“ des Dokuments

Tippen Sie auf E-Mail erstellen oder öffnen Sie ein bereits existierendes Dokument und setzen Sie dieses in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf Bearbeiten tippen. Wählen Sie anschließend Dokument bearbeiten.

In beiden Fällen scrollen Sie nach unten zum Feld „Vorgang“.

Wenn Sie einen neuen Vorgang erstellen möchten, tippen Sie auf das Plussymbol neben „Neuen Vorgang erstellen“ im Vorgangsfeld. Daraufhin öffnet sich eine Reihe von Feldern für die Vorgangserstellung.

Abbildung 10. Einen neuen Vorgang erstellen

Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, tippen Sie auf Speichern. Daraufhin wird der Vorgang erstellt.

Abhängig von F2s Einrichtung und den Richtlinien Ihrer Organisation kann das Ausfüllen einiger Felder obligatorisch sein. Die Einrichtung der Felder ist dieselbe, wie wenn Sie einen neuen Vorgang in F2 Desktop erstellen.