Mit Dokumenten in F2 Touch arbeiten
In den folgenden Abschnitten werden Ihnen die verschiedenen Anzeigearten und Funktionen für Dokumente in F2 Touch beschrieben.
Dokument anzeigen
Wenn Sie ein Dokument in einer Suchliste auswählen, öffnet sich das Dokumentenfenster, in dem Sie mit dem Dokument und eventuell zugehörigen Schriftstücken, Chats oder Notizen arbeiten können.
Ist ein Dokument mit einem Vorgang verknüpft, können Sie diesen über das Vorgangssymbol im blauen Band aufrufen.
Im oberen grauen Band können Sie zwischen dem Dokumentenschriftstück und Chats sowie Notizen navigieren. Eventuelle Genehmigungen oder Anfragen werden Ihnen hier ebenfalls angezeigt.
Im unteren grauen Band sind einige Funktionen für Ihre Arbeit mit dem Dokument aufgeführt.
Funktionen im Dokumentenfenster
Im unteren Bereich des Dokumentenfensters sind einige Funktionen für die Arbeit mit dem Dokument aufgeführt.
Die Funktionen im Dokumentenfenster sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von Ihren Zugriffsberechtigungen für das Dokument ab:
| Symbol | Menüpunkt | Funktion |
|---|---|---|
|
Archivieren |
Archiviert das Dokument. |
|
Bearbeiten |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
|
Antworten |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
|
Teilen |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
|
Mehr |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
Über Hinzufügen 
können Sie dem Dokument Folgendes hinzufügen:
-
Neuer Chat
-
Chat an alle
-
Neue Notiz
-
Neue Genehmigung (Zukaufsmodul)
-
Neue Anfrage (Zukaufsmodul)
-
Neuer Vermerk
| Menüpunkte, die sich auf Genehmigungen beziehen, erfordern das Zukaufsmodul F2 Genehmigung. Der Menüpunkt „Neue Genehmigung“ wird nur dann angezeigt, wenn Sie über die Berechtigung verfügen, eine Genehmigung für ein Dokument zu erstellen. |
Details im Dokumentenfenster anzeigen/verbergen
Über Details anzeigen können Sie folgende Metadaten ändern und sich anzeigen lassen:
-
Verantwortlicher
-
Briefdatum
-
An/Von
-
Dokumenten-ID
-
Letzte Aktualisierung
-
Vorgangsnr. und -betreff
-
Version (siehe nachfolgenden Hinweis)
-
Persönliche Verwaltung
-
Persönliches Kennzeichen
-
Persönliche Frist
-
Steuerung der Org.Einheit
-
Kennzeichen der Org.Einheit
-
Org.Einheit Frist
-
Zugriff
-
Registriert
| Im Gegensatz zum F2 Desktop können Sie keine Änderungen an älteren Versionen des Dokuments vornehmen. |
Dokument archivieren
In F2 Touch können Sie ein Dokument direkt im Dokumentenfenster archivieren.
Über Archivieren 
in der unteren linken Ecke des Dokumentenfensters können Sie das entsprechende Dokument archivieren.
Nachdem Sie das Dokument archiviert haben, wird Ihnen das nächste Dokument in der Suchliste angezeigt.
Wenn Sie vom Chatfenster aus in einem Dokument mit anderen ungelesenen Chats Archivieren auswählen, erscheint das Dialogfenster links.
Im Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument trotz ungelesener Chats archivieren möchten, ob Sie den/die ungelesene/n Chat/s anzeigen möchten, oder ob Sie die Handlung abbrechen möchten.
Handlung abbrechen
In F2 Touch haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Handlungen in einem Dokument abzubrechen.
Die Schaltfläche Rückgängig machen wird unten rechts bei folgenden Handlungen in F2 Touch angezeigt:
-
Dokument archivieren.
-
Dokument löschen.
-
Dokument senden. Wenn Sie die Handlung abbrechen, wird das Dokument nicht versendet. Eventuelle Änderungen am Dokument werden jedoch gespeichert.
| Die Schaltfläche Rückgängig machen wird Ihnen nur wenige Sekunden lang angezeigt. |
Kennzeichen mit Wisch-Handlung festlegen
Sie können einem Dokument ein Kennzeichen direkt aus der Ergebnisliste mit einer Wisch-Handlung zuweisen. Dazu wischen Sie mit Ihrem Finger nach links, um sich die Wahlmöglichkeiten Löschen, Kennzeichen festlegen und Archivieren anzeigen zu lassen.
Über Kennzeichen festlegen werden Ihnen die möglichen Kennzeichen angezeigt (siehe nebenstehende Abbildung).
In persönlichen Suchlisten können Sie persönliche Kennzeichen auswählen, in Suchlisten der Org.Einheit können Sie das Kennzeichen der Org.Einheit auswählen.
Beteiligten in die Zugriffsbeschränkung einbinden
Wenn Sie ein Dokument mit einer Zugriffsbeschränkung in den Feldern „Zugriff beschränkt auf“ oder „Vorgangszugriff beschränkt auf“ versehen haben, wird ein Sternchen „*” im Feld „Zugriff“ des Dokuments angezeigt.
Sie können internen Beteiligten Zugriff auf Dokumente gewähren, für die eine Zugriffsbeschränkung gilt.
Sie haben die Möglichkeit, einen Beteiligten in die Zugriffsbeschränkung einzubinden, indem Sie eine der folgenden Handlungen ausführen:
-
Chat versenden
-
Chatteilnehmer hinzufügen
-
Dokument speichern
-
Dokument mit einem Vorgang verknüpfen
-
Dokument versenden
-
Genehmigungshandlung.
Wenn Sie ein Dokument mit einem internen Beteiligten teilen, der keinen Zugriff auf das entsprechende Dokument hat, werden Sie von F2 gefragt, ob Sie den entsprechenden Beteiligten in die Zugriffsbeschränkung des Dokuments einbinden möchten.
Im Dialogfenster können Sie Beteiligte in die Zugriffsbeschränkung des Dokuments einbinden. Wenn Sie den Beteiligten nicht einbinden, kann dieser weder das Dokument einsehen noch die Chatfunktion verwenden.
Weitere Informationen zur Zugriffsbeschränkung von Dokumenten und Vorgängen finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
E-Mail oder Dokument erstellen
In F2 Touch können Sie neue Dokumente aus jeder beliebigen Suchliste heraus erstellen, indem Sie auf Hinzufügen 
in der unteren rechten Ecke tippen und E-Mail erstellen auswählen. Der Punkt heißt so, da Benutzer von F2 Touch häufig Dokumente erstellen, die als E-Mail versendet werden sollen. Wenn Sie keinen Empfänger im „An“ Feld hinzufügen, erstellt F2 ein Standarddokument.
Geben Sie dem Dokument zunächst einen Betreff und fügen Sie einen Empfänger im „An“ Feld hinzu, wenn das Dokument als E-Mail gesendet werden soll. Weitere Informationen zum Versenden von E-Mails aus F2 Touch finden Sie im Abschnitt E-Mail versenden. Wenn das Dokument nicht versendet werden soll, füllen Sie dieses Feld nicht aus.
Tippen Sie auf Hinzufügen unter der Überschrift „Dokumente“, um dem Dokument ein oder mehrere Schriftstücke hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Schriftstücken finden Sie im Abschnitt Schriftstück in F2 Touch hinzufügen.
Unter der Überschrift „Vorgang“ können Sie das Dokument einem existierenden Vorgang zuordnen oder einen neuen Vorgang erstellen.
Über Speichern oder Senden können Sie das Dokument speichern oder versenden. Wenn in dem Kontrollkästchen „Vorgangshilfe“ ein Häkchen steht, müssen Sie vor dem Speichern oder Versenden des Dokuments Stellung zur Vorgangshilfe beziehen.
Die Vorgangshilfe in F2 Touch erfolgt auf dieselbe Weise wie im F2 Desktop.
Die Vorgangshilfe in F2 Touch wird Ihnen außerdem zum selben Zeitpunkt wie im F2 Desktop angezeigt. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Dokument bearbeiten
Sie können bestehende Dokumente bearbeiten, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
Über Bearbeiten 
versetzen Sie ein Dokument in den Bearbeitungsmodus. Von hier aus wählen Sie Dokument bearbeiten an.
Wenn Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt haben, können Sie den Betreff, das Dokumentenschriftstück, die Empfänger (bei E-Mails), angehängte Schriftstücke sowie verknüpfte Vorgänge bearbeiten.
Die Funktionen in der Werkzeugleiste des Dokumentenschriftstücks sind dieselben wie in F2 Desktop. Sie können die Werkzeugleiste ausklappen, indem Sie die drei Punkte 
antippen. Weitere Informationen zu den Bearbeitungsmöglichkeiten im Schreibfenster des Dokumentenfensters finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Beim Bearbeiten des Dokuments können Sie ebenfalls eventuell angehängte Schriftstücke ändern. Sie können einem Dokument weitere Schriftstücke hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Dies wird Ihnen in den folgenden Abschnitten näher beschrieben.
Darüber hinaus können Sie Schriftstücke aus anderen Apps erstellen. Die Schriftstücke werden in F2 Touch geöffnet und mit dem aktuell geöffneten Dokument verknüpft.
Schriftstück in F2 Touch hinzufügen
In F2 Touch haben Sie die Möglichkeit, Anhänge mit bis zu 40 MB hochzuladen. Sie können Schriftstücke/Bilder anhängen, die im Dateisystem des jeweiligen Geräts gespeichert sind.
| Diese Funktion ist verfügbar, wenn Sie F2 über ein iPhone, iPad oder einen Webbrowser verwenden. |
Das Dokument versetzen Sie über Dokument bearbeiten im unteren grauen Band in den Bearbeitungsmodus.
Sie öffnen das Dateisystem des mobilen Geräts über Hinzufügen unter „Schriftstücke“.
Bei iOS-Geräten stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
-
Foto oder Video aufnehmen.
-
Ein oder mehrere Bilder aus der Fotobibliothek übertragen.
-
Eine Datei aus einer anderen App mithilfe der „Durchsuchen“-Funktion übertragen. Sie können nach sämtlichen Schriftstücken suchen, die sich auf dem Gerät befinden.
Anschließend wählen Sie eine Datei im Dateisystem des Geräts aus.
Beim Auswählen von Speichern wird die ausgewählte Datei dem Dokument als Schriftstück angehängt.
Falls Sie die ausgewählte Datei wieder abwählen möchten, entfernen Sie einfach das Häkchen bei der Datei, bevor Sie Speichern auswählen.
Schriftstück bearbeiten
In F2 Touch haben Sie zwei Möglichkeiten, ein einem Dokument angehängtes Schriftstück zu bearbeiten:
-
Wählen Sie eine existierende Datei im Dateisystem des Geräts aus, von dem aus Sie F2 Touch benutzen. Wenn Sie F2 Touch in einem Webbrowser verwenden, wird das existierende Schriftstück auf dem Dokument überschrieben.
-
Öffnen Sie das zu bearbeitende Schriftstück in einer anderen App und importieren Sie es anschließend wieder in F2 Touch.
Die beiden Vorgangsweisen werden unten beschrieben.
Schriftstück bearbeiten, indem es mit einem existierenden Schriftstück überschrieben wird
Sie setzen das Dokument in den Bearbeitungsmodus, indem Sie im unteren grauen Band des Dokuments auf Dokument bearbeiten tippen.
Sie überschreiben ein Schriftstück, indem Sie unter dem Punkt „Schriftstücke“ in der Zeile des jeweiligen Schriftstücks auf Aktualisieren 
tippen. Damit öffnen Sie das Dateisystem Ihres Geräts. Suchen Sie hier nach der relevanten Datei und wählen Sie diese aus.
Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, speichern Sie diese im Dokument, indem Sie auf Speichern tippen. Das gewählte Schriftstück wird dann durch die ausgewählte Datei ersetzt.
Wenn Sie die Handlung rückgängig machen möchten, entfernen Sie das Häkchen bei der Datei, bevor Sie auf Speichern tippen.
| Diese Vorgangsweise wird verwendet, wenn Sie F2 Touch über einen Webbrowser benutzen. |
Schriftstück in einer anderen App bearbeiten
Sie können ein Schriftstück ändern, indem Sie dieses in eine externe App exportieren, dort bearbeiten und anschließend wieder in F2 Touch importieren.
Wenn sich das Dokument im Lesemodus befindet, tippen Sie auf den Betreff des Schriftstücks, um dieses in F2 Touch zu öffnen.
Wenn Sie das Schriftstück in F2 Touch geöffnet haben, wählen Sie das Symbol für Dokumentinteraktion an. Anschließend wählen Sie die App aus, in der Sie das Schriftstück bearbeiten möchten.
-
Für ein iOS-Gerät wählen Sie
. -
Für ein Android-Gerät wählen Sie
.
Tippen Sie in der App, in der Sie das Schriftstück bearbeitet haben, auf Dokumenteninteraktion:
-
Für ein iOS-Gerät wählen Sie
. -
Für ein Android-Gerät wählen Sie
.
Wählen Sie In F2 Touch kopieren aus. Das Schriftstück wird nun an F2 Touch zurückgesendet. F2 bittet Sie um Bestätigung, dass das ursprüngliche Schriftstück im Dokument aktualisiert werden soll.
Sie können ein bearbeitetes Schriftstück auch an F2 Touch zurücksenden, wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet. In diesem Fall wird das bearbeitete Schriftstück so angezeigt, als ob es ein neu anzuhängendes Schriftstück ist. Sie können jedoch nicht beide Versionen beibehalten. Das Ersetzen des ursprünglichen Schriftstücks können Sie abbrechen, indem Sie das Häkchen im Kontrollkästchen neben dem Betreff des bearbeiteten Schriftstücks entfernen.
Sie schließen die Bearbeitung über Speichern ab.
| Schriftstücke im Anhang eines Dokuments in F2 werden ohne F2-ID angezeigt, wenn sie in F2 Touch über einen PC-Browser geöffnet werden. Stattdessen wird der Schriftstücktitel angezeigt. In der F2 Touch-App auf einem mobilen Gerät werden Ihnen sowohl der Schriftstücktitel als auch die F2-ID angezeigt. Auf einem mobilen Gerät können Sie daher ein angehängtes Schriftstück aus F2 in einer anderen App öffnen und es danach unter demselben Dokument wieder in F2 speichern. |
| Diese Vorgehensweise nutzen Sie, wenn Sie F2 Touch über ein mobiles Gerät wie beispielsweise ein iPhone, iPad, Android-Telefon oder -Tablet verwenden. |
Format von Schriftstücken auswählen
Sie können das Format eines Schriftstücks festlegen, das einem Dokument angehängt ist. Das gewählte Schriftstückformat gilt lediglich für Dokumente, die als externe E-Mails versendet werden. Bei Dokumenten, die intern in einer F2-Behörde (darunter ebenfalls interne E-Mails) geteilt werden, wird das ursprüngliche Format des Schriftstücks beibehalten.
Zunächst versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus. Das Format des Schriftstücks können Sie unter „Schriftstücke“ auswählen. Sie können ein Format entweder für ein oder alle Schriftstücke auswählen, das/die dem Dokument angehängt ist/sind.
Nachdem Sie eine der beiden Möglichkeiten ausgewählt haben, öffnet sich ein Drop-down-Menü unten im Fenster. Hier können Sie das gewünschte Format auswählen.
Wählen Sie zwischen folgenden Formaten:
-
PDF
-
Original
-
Gereinigtes PDF (nur mit dem Zukaufsmodul F2 Metadatenentferner verfügbar)
-
Gereinigtes Original (nur mit dem Zukaufsmodul F2 Metadatenentferner verfügbar).
Standardmäßig wählt F2 Touch das Format aus, das Sie unter Ihren persönlichen Einstellungen in F2 Desktop festgelegt haben.
Schriftstück löschen
Wenn Sie ein Schriftstück löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor.
Zunächst versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus. Anschließend wählen Sie Löschen 
neben dem Schriftstück aus (siehe nebenstehende Abbildung). Sie löschen das entsprechende Schriftstück, indem Sie abschließend auf Speichern tippen.
Ein gelöschtes Schriftstück wird Ihnen in Form eines durchgestrichenen Titels angezeigt (siehe obenstehende Abbildung).