Håndtering af fraser

Fraser håndteres via menupunktet Fraseadministration på fanen ”Indstillinger” i hovedvinduets bånd.

Klik på Fraseadministration, så dialogen ”Fraseadministration” åbner.

Dialogen viser en liste af fraser, preview af en valgt frase og en række funktioner knyttet til vedligeholdelse af fraser. I dialogen er det bl.a. muligt at oprette nye fraser, redigere og kopiere eksisterende fraser samt fremsøge en frase ved hjælp af metadata.

Fraserne kan endvidere grupperes og sorteres efter oprettede grupper. Læs mere om gruppering af fraser.

I det følgende gennemgås de enkelte funktioner i dialogen ”Fraseadministration”.

I næste afsnit gennemgås en række udvalgte funktioner hørende til dialogen ”Fraseadministration”.

Skal en eller flere fraser findes, kan du søge i en række metadata for fraserne i dialogen ”Fraseadministration”.

Du kan søge i følgende metadatafelter:

Inden du opretter en ny frase i F2, skal frasen oprettes i et dokument uden for F2. Dette gøres i Word, hvor frasen skrives i et almindeligt dokument og gemmes lokalt på computeren eller et andet medie. Formateringen (font, fontstørrelse m.m.) i Word-dokumentet bevares, når frasen flettes ind i en dokumentskabelon. Det er derfor vigtigt, at dokumentet med frasen gemmes med den ønskede formatering.

Klik på Ny frase i "Fraseadministration", når dokumentet er klargjort og gemt uden for F2. Herefter åbner dialogen "Opret ny frase".

Giv frasen et navn og en beskrivelse i dialogen "Opret ny frase". Derudover kan du tildele frasen en eller flere grupper. Klik på Vælg dokument og vælg det gemte Word-dokument lokalt på computeren eller et andet medie. Klik på OK for at oprette frasen.

Du kan redigere teksten i en frase i frasedokumentet. Vælg den pågældende frase på listen over fraser i ”Fraseadministration”, og klik på Ret i båndet eller i højrekliksmenuen.

Frasedokumentet åbner i Word, hvor det kan redigeres og tilrettes. Gem Word-dokumentet og afslut det. Frasedokumentet er nu tilrettet.

Ønsker du at oprette en frase, som skal ligne en eksisterende frase, kan du kopiere det pågældende frasedokument ved klik på Kopiér, eller ved at vælge Kopiér i højrekliksmenuen.

Dialogen ”Opret ny frase fra kopi” åbner. Giv den nye frase et navn. Selve frasedokumentet, beskrivelsen og grupperingen er kopieret fra den oprindelige frase. Beskrivelse og gruppering kan du ændre direkte i dialogen, inden du klikker på OK, så den nye frase oprettes.

Du kan efterfølgende ændre frasedokumentet for den nye kopierede frase ved at klikke på Ret (se afsnittet Ret frase).

Det er muligt at rette en frases gruppe/grupper. Markér den pågældende frase og klik på Ret gruppe i båndet. I dialogen ”Vælg grupper” foretager du den ønskede ændring.

Fraserne kan tilknyttes en eller flere grupper. Klik på OK når du har valgt gruppen/grupperne i dialogen, som er vist nedenfor.

F2 giver besked, når fraserne er blevet tilknyttet gruppen/grupperne.

Slet fraser ved at markere dem og klikke på Slet i båndet.

Derefter åbner dialogen nedenfor.

I dialogen er det muligt at slette frasen permanent. Klik på Ja for at slette frasen permanent. Klik på Nej for at beholde frasen.

Det kan være hensigtsmæssigt at importere flere fraser til F2 på én gang. Det kan for eksempel være tilfældet, hvis et eksisterende frasearkiv skal oprettes i F2, eller der skal oprettes mange fraser på én gang. For at importere fraserne til F2 skal fraserne samles i et Word-dokument uden for F2. I dokumentet skal fraserne skrives med en bestemt syntaks, som sikrer, at fraserne oprettes med den ønskede tekst, navn samt eventuel beskrivelse og gruppe(r).

Hver frase skal være omkranset af en start- og slutkode. Det vil sige, at en frase starter med $start_<frasenavn>$ og slutter med $end_<frasenavn>$. Selve fraseteksten skrives imellem de to koder.

Det er også muligt at tilføje en beskrivelse samt én eller flere grupper til en frase. Her bruges koderne ”Description:” for beskrivelse og ”Groups:” for grupper. Skal der tilføjes flere grupper til samme frase, adskilles de med et komma.

Nedenfor vises et eksempel på et dokument, hvor en række fraser er samlet i et dokument. De enkelte koder er markeret med rødt. Det er desuden muligt at anvende flettekoder (flettekoder administreres med modulet F2 Flettekoder) og links i fraseteksten.

Fraserne, der importeres til F2, følger præcis den formatering (fonttype, fontstørrelse, linjeskift m.m.), de er skrevet med i dokumentet. Det vil sige, at hvis der er et linjeskift mellem startkode og frasetekst, vil dette linjeskift også fremgå, når frasen flettes til en dokumentskabelon.

Når alle de ønskede fraser er samlet i et Word-dokument med de rigtige start- og slutkoder, importeres dokumentet til F2.

Klik på Importér i dialogen ”Fraseadministration” for at åbne dialogen ”Importer fraser”. Her kan et Word-dokument med fraser importeres.

Når du klikker på Åbn vises nedenstående dialog.

Dialogen giver en oversigt over, hvor mange fraser der importeres, hvilke der bliver overskrevet, og hvilke der er nye. Her vælger du enten Importér eller Fortryd.

Alle fraserne fra dokumentet oprettes nu i F2 på separate frasedokumenter. F2 giver besked, når fraserne er importeret.

Du kan eksportere fraser fra F2. Dette kan for eksempel være brugbart, hvis flere fraser skal opdateres eller redigeres på én gang.

Fraserne eksporteres ud af F2 i et samlet dokument. Når fraserne er blevet opdateret eller tilrettet, kan dokumentet importeres til F2 igen.

Vælg de fraser, der skal eksporteres, i listen over fraser i ”Fraseadministration”, og klik herefter på Eksportér.

F2 samler alle de valgte fraser i dokumentet PhraseExport.docx og åbner dialogen ”Eksportér fraser”, hvor dokumentet kan gemmes lokalt på computeren eller et andet medie.

I dokumentet PhraseExport.docx fremgår alle de eksporterede fraser på en samlet liste. Listerne fremgår med start- og slutkode og selve fraseteksten imellem. Derudover fremgår frasernes beskrivelser og grupperinger også af dokumentet.

Du kan nu redigere eller opdatere fraserne direkte i Word-dokumentet. Efterfølgende kan du importere dokumentet tilbage i F2. Læs mere om import af fraser.

I F2 kan fraser eksempelvis grupperes efter specifikke sagsforløb eller emner. Vælg den pågældende frase fra listen over fraser og klik på Egenskaber. Du kan også vælge Egenskaber i højrekliksmenuen som vist på billedet.

Dialogen ”Egenskaber” åbner. Vælg den relevante gruppe i dropdown-menuen. Klik på OK, og frasen er nu tilknyttet gruppen. En frase kan tilknyttes flere grupper på én gang.

Rettes der i et frasedokument, oprettes en ny version. Markér en frase og klik på Versioner i ”Fraseadministration” for at se tidligere versioner af et frasedokument. Dialogen ”Fraseversioner” åbner.

I dialogen ”Fraseversioner” vises en liste over alle versioner af det pågældende frasedokument med information om, hvornår frasedokumentet er ændret, hvilken bruger der senest har ændret frasedokumentet samt versionsnummeret. I højre side vises et preview af den valgte version. Se figuren nedenfor.

En tidligere version kan gøres gældende igen ved at markere den pågældende version, og herefter klikke på Gør til aktiv version. Der oprettes en ny version af det tidligere frasedokument, som nu er det gældende. Herefter kan dialogen lukkes.

Der er muligt at bruge en låsemekanisme, så kun én bruger ad gangen kan redigere i dialogen "Fraseadministration”.

Hvis en bruger vælger ”Lås op”, kan både den pågældende bruger og andre brugere miste ændringer, der ikke er gemt. Funktionen deaktiveres, hvis ingen andre brugere har låst i dialogen.