Kopi til sagsparter (flere modtagere)

Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes.

Det er muligt at generere breve til flere parter på samme tid via samme brevskabelon. Processen er forskellig fra skabeloner med kun én part. Dels er flettekoderne forskellige, og dels er selve processen med at generere flere breve forskellig.

Denne funktion bruges, når der skal sendes informationer ud til en lang række parter. Følgende beskriver processen med at generere et brev til flere parter på én gang.

Generering af brev til flere parter på én gang

Først skal de enkelte parter oprettes på den pågældende sag. De relevante partsinformationer skal være oprettet i F2’s partsregister, og de skal fremgå på sagen i feltet ”Sagens parter”.

Figuren herunder viser sagsvinduet, hvor der er indsat tre parter i feltet ”Sagens parter”.

image
Figur 1. Eksempel på parter i feltet ”Sagens parter”

Den valgte skabelon skal indeholde de flettekoder, som er relevante for netop denne type fletning.

Når skabelonen skal bruges til at flette til flere parter, skal de enkelte flettefelter starte med ordet ”mergeparty”.

Se eksempler i den følgende tabel:

Flettefelt Beskrivelse

mergeparty_name

Navn på parten

mergeparty_address1

Partens første adresselinje

mergeparty_postalcode

Partens postnummer

mergeparty_city

Partens by

dossier_sendername

Sagsbehandlerens navn

case_f2casenumber

Sagsnummer

De tilhørende flettekoder dannes ved at indsætte ”$” før og efter feltnavnene.

Til illustration af en brevskabelon, som skal bruges til fremsendelse af standardinformation til flere parter, er brugt samme eksempel som i afsnittet Eksempel på brug af flettekoder i breve. I det aktuelle eksempel er ”mergeparty” nu brugt i flettekoden for at angive over for F2, at denne skabelon skal sendes til de parter, som er identificeret i metadatafeltet ”Sagens parter”.

image
Figur 2. Brevskabelon med flettekoder til flere parter på en gang

Brevgenerering til flere parter starter via en akt, hvorfra brevskabelonen hentes. Akten skal ligge på den pågældende sag, hvorpå parterne er oprettet.

Klik på Nyt dokument fra skabeloner i aktvinduets bånd, som vist nedenfor.

new document from templates
Figur 3. Tilføj skabelon til akt

Når brevskabelonen hentes via menupunktet ”Nyt dokument fra skabeloner”, dannes der ingen færdige breve. Ved preview af det vedhæftede dokument vil brevskabelonen stadig vises med flettefelter (mergeparty).

Gem akten med skabelonen. Klik på dropdown-menuen ved Kopier akt i aktvinduets bånd og herefter på Flet til sagsparter for at foretage den endelige generering af breve til flere parter.

image
Figur 4. Flet til sagsparter

Når der klikkes på Flet til sagsparter, åbner nedenstående dialog, hvor du vælger, hvilke af sagens parter du vil flette til.

image
Figur 5. Vælg sagsparter

Der genereres én akt per part, der vælges.

Felter i dialogen ”Flet til sagsparter”

Følgende tabel beskriver felterne i dialogen "Flet til sagsparter".

Funktion Beskrivelse

Sæt part som modtager

Sættes der hak i dette felt, vil F2 automatisk sætte de valgte parter som modtagere i en e-mailvisning af de nye akter.

Send til modtager

Sættes der hak i dette felt, afsendes akten automatisk til valgte parter.

Følgende begrænsninger gælder ved afsendelse af akter via dette felt:

  • Ingen sagshjælp

  • Ingen oprydning ved send.

  • Vedhæftede dokumenter kan kun sendes i originalt format.

  • Modulet F2 Metadata Remover kan ikke benyttes.

Sæt part som involveret part

Sættes der hak i dette felt, oprettes parterne som involverede parter på akten.

Partstype

I dropdown-menuen vælges den partstype, som parten skal oprettes med på den nye akt. Det kan eksempelvis se sådan ud:

image
Figur 6. Dropdown-menu for partstyper*
Dette gælder kun for eksterne parter.

Fjern originalakten fra sagen

Sættes der hak i dette felt, fjernes originalakten fra den tilknyttede sag.

Åbn sag

Sættes der hak i dette felt, åbnes sagsvinduet automatisk ved klik på ”OK”.

Felterne, der vises i dialogen ”Flet til sagsparter”, afhænger af, hvilke konfigurationer og moduler der er aktiveret i installationen. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Klik på OK i dialogen ”Flet til sagsparter” for at generere e-mails, der automatisk bliver lagt på samme sag. Hver e-mail indeholder en kopi af det vedhæftede dokument, hvor flettekoderne er flettet med den relevante information. I tilfælde af, at de enkelte e-mails ikke er sendt direkte fra dialogen ”Flet til sagsparter”, kan hver enkelt e-mail sendes til de respektive modtagere.

image
Figur 7. Nye e-mails under sagen

Partstyper

Parter kan tildeles specifikke partstyper. For hver partstype eksisterer der tilsvarende flettefelter, så der kan refereres direkte til forskellige partstyper i skabelonerne.

Parter tildeles partstyper i sagsvinduet. Er en part tildelt en partstype, flettes med de respektive partstypeflettekoder.

image
Figur 8. Partstyper