Søgninger i cSearch

Skrives der et enkelt søgeord i cSearch-søgefeltet, fx information, leder cSearch efter alle de sager, akter, dokumenter osv., hvor søgeordet information indgår.

Skrives der flere søgeord i søgefeltet, fx information, medarbejder, leder cSearch efter sager, akter, dokumenter osv., hvor begge søgeord indgår.

cSearch viser et udsnit af de søgeresultater, som fremsøges på baggrund af det/de indtastede søgeord. I dette udsnit er søgeordene markeret med fed, hvorpå den ønskede information nemt og hurtigt kan findes.

Ved at klikke i søgefeltet og derefter trykke Pil ned på tastaturet vises desuden en liste over metadata-søgefelter. Den valgte linje fremhæves med blå baggrund. Se figuren nedenfor.

Tegnet * bruges som et wildcard, dvs. nul eller flere tegn. Søgningen Jens* finder akter, hvor der indgår ord, der begynder med Jens, fx Jens eller Jensen.

cSearch indsætter automatisk en * efter det sidste søgeord, dvs. de to søgninger Jens og Jens* giver samme søgeresultater. Hvis der ikke ønskes en automatisk *, skal der indtastes et mellemrum efter søgeordet. Dvs. laves søgningen [Jens ] i stedet, ledes der kun efter akter, dokumenter, sager etc., der indeholder ordet Jens og ikke fx Jensen.

Tegnet ”?” bruges også som wildcard for et enkelt tegn. Fx finder søgningen Ma?britt både Majbritt og Maibritt.

Søgning efter tekststrenge i cSearch er begrænset til felterne ”Titel”, ”Indhold” og ”Metadata”. Der søges automatisk i disse felter, når brugeren indtaster ord i søgefeltet.

Søges der efter flere ord, fx ansøgning stilling, indsættes der som tidligere nævnt automatisk en * i slutningen af søgningen. Her kan der også laves et mellemrum for at undgå *.

Søgningen tager ikke højde for, hvilken rækkefølge ordene står i, eller om der er andre ord ind imellem. Dvs. førnævnte søgning med * finder både ”Ansøgning fra Jens til stillingen som fuldmægtig” og ”RE: Stillingen som fuldmægtig (ansøgning nr. 2)”.

Hvis der søges efter en bestemt tekststreng, anvendes citationstegn, fx "ansøgning til stillingen". Dette gør, at cSearch kun søger efter og viser de resultater, hvori ordene ”ansøgning til stillingen” indgår i den indskrevne rækkefølge uden andre ord imellem.

Angives der flere søgeord, søger cSearch efter resultater, hvor et eller flere af ordene indgår. Dette kan ændres ved at bruge de logiske operatorer AND, OR og NOT.

I cSearch er der forskellige metadata-søgefelter, som gennemgås i de følgende afsnit. Når disse søgefelter bruges, grupperer cSearch søgeordene på følgende måde; ved en søgning på fra:Anders ansøgning søger cSearch efter fra:Anders og fritekst ansøgning*.

Anvendelsen af parenteser kan ændre på grupperingen af søgningen, så fx ved fra:(Anders Andersen) søger cSearch efter Anders Andersen i fra-felterne i F2.

cSearch understøtter intervalsøgning vha. kantede parenteser.

Der kan fx søges efter akter, der har en frist mellem 1/1 og 1/7 ved at søge på frist:[1-1-2017 1-7-2017] eller søge efter akter, der har et id-nummer mellem 100 og 400 ved at søge på id:[100 400].

cSearch understøtter en række metadata-søgefelter, der kan bruges til at afgrænse søgningen.

Der vises en liste over metadata-søgefelter ved at klikke i søgefeltet og derefter trykke Pil ned på tastaturet i søgefeltet, som vist nedenfor.

Metadata-søgefelterne kan vælges via forslagslisten, men kan også skrives direkte i søgefeltet efterfulgt af kolon.

Ved nogle af metadata-søgefelterne findes der forslag til, hvad der kan søges efter. Fx er der for metadata-søgefeltet ”Akttype” en fast liste af muligheder, som vises, når der er indtastet kolon. Listen vises også ved at trykke på Pil ned på tastaturet efter kolon.

For andre metadata-søgefelter er der ikke en fast liste af værdier. Det gælder fx for metadata-søgefeltet ”Fra”. Til gengæld giver cSearch søgeforslag baseret på tidligere søgninger eller kommer med forslag, mens der indtastes et søgeord.

Nedenfor følger en gennemgang af de forskellige metadata-søgefelter og deres funktionaliteter.

Ovenstående tabel indeholder eksempler på, hvordan metadata-søgefelterne i cSearch kan anvendes. Felterne kan kombineres, så der fx kan søges efter akter, hvori ordet Information indgår i titlen. Dette gøres fx ved at skrive: type:akt titel:information. Der kan også søges efter akter med ordet Information i titlen og emneordet budget: type:akt titel:information emneord:budget*.

cSearch prioriterer søgeresultaterne, så de mest relevante resultater vises først.

Dette gøres ud fra cSearch-indekset, som indeholder de data, der kan søges på. Den præcise prioritering bygger på en række kriterier, der indgår i søgealgoritmen. Afgørende for rækkefølgen er i særdeleshed, hvornår den aktuelle bruger sidst har åbnet objektet, samt hvornår det sidst er blevet redigeret. Dertil kommer blandt andet, hvor ofte søgeordet forekommer i objektet, og om søgeordene står samlet eller spredt i objektet.

Søgeresultatet kan sorteres efter type ved at klikke på den ønskede type i menuen under søgefeltet. Se figuren nedenunder.

Der kan vælges mellem ”Alle”, ”Akter”, ”Sager”, ”Chats” og ”Dokumenter”. Klik på Flere for at få vist valgmulighederne: ”Bestillinger”, ”Påtegninger”, ”Systembesked” og ”Noter”.

Resultaterne kan yderligere sorteres ved brug af metadatafelter. Hvert menupunkt har tilhørende metadatafelter, som kan ses ved at klikke på pil ned i højre side af menuen. De forskellige menupunkter og deres tilhørende metadatafelter er beskrevet i tabellen herunder.

Det er også muligt at sortere resultaterne efter objektets alder. Det betyder, at søgeresultaterne sorteres, så de senest redigerede objekter, som matcher søgekriteriet, vises først på listen. Dette gøres ved at skifte fra Prioritet til Alder i cSearch-vinduet som vist nedenfor.

Det er muligt at foretage en bredere søgning, hvis det ønskede resultat ikke findes ved normal søgning. Der skiftes til Udvidet søgning via dropdown-menuen, som vist i figuren nedenfor.

En Udvidet søgning søger bredere end den normale søgning. Udvidet søgning giver derfor mulighed for at finde ord, der ligger tæt op ad søgeordet. Udvidet søgning søger efter beslægtede ord på to måder:

I udvidet søgning kan der i øvrigt bruges de samme operatorer og metadatafelter som i normal søgning.