Metadaten des Vorgangs anzeigen
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Ein Vorgang kann auf zwei Arten angezeigt werden:
Die beiden Arten der Ansicht entscheiden, wie viele Metadaten des Vorgangs Sie sehen können. Sie können die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten, wenn Sie Schreibzugriff auf den Vorgang haben.
Die beiden Ansichten des Vorgangs werden Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.
Einfache Vorgangsansicht
Der Vorgang öffnet sich in der einfachen Vorgangsansicht, es sei denn, es wurde in Ihren persönlichen Einstellungen geändert. Einfache Vorgangsansicht bedeutet, dass einige Metadaten des Vorgangs nicht ausgeklappt sind.
Einen Vorgang können Sie durch Hinzufügen von Metadaten markieren. In der untenstehenden Tabelle werden die einzelnen Metadatenfelder der einfachen Vorgangsansicht vorgestellt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff |
Geben Sie einen Betreff für den Vorgang an. |
Verantwortlicher |
Wählen Sie einen Benutzer oder eine Org.Einheit, der/die für den Vorgang verantwortlich ist. Verantwortliche Benutzer oder Org.Einheiten können Änderungen an den Metadaten des Vorgangs vornehmen. |
Status |
Geben Sie an, ob der Vorgang in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. |
Erweiterte Vorgangsansicht
Öffnen Sie die erweiterte Vorgangsansicht, indem Sie im Band unter der Menügruppe "Ansicht" auf Weitere Felder anzeigen klicken. Wenn die Vorgangsansicht erweitert ist, sind alle Metadatenfelder des Vorgangs ausgeklappt und daher sichtbar. Um die erweiterte Vorgangsansicht zu verbergen, können Sie im Band auf Felder ausblenden klicken. Sie können ebenso Strg+L drücken, um die Vorgangsansicht zu erweitern oder zu schließen.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Felder der erweiterten Vorgangsansicht und deren Funktionen beschrieben.
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Erg. Sachbearbeiter |
Hier fügen Sie dem Vorgang Benutzer/Org.Einheiten/Teams als ergänzende Sachbearbeiter hinzu. Als ergänzender Sachbearbeiter eines Vorgangs erhalten Sie Zugriff auf den Vorgang und Berechtigungen, Metadaten des Vorgangs zu ändern. Sie können diese Berechtigungen nicht ändern, im Gegensatz zu dem Fall, wenn Sie einem Dokument als ergänzender Sachbearbeiter hinzugefügt wurden. Lesen Sie mehr über ergänzende Sachbearbeiter. Benutzer, Org.Einheiten oder Teams werden nicht benachrichtigt, wenn sie einem Vorgang als ergänzende Sachbearbeiter hinzugefügt wurden. |
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Zugriffsbeschränkung |
Gibt dem Vorgangsverantwortlichen die Möglichkeit, den Zugriff auf den Vorgang und dessen Dokumente auf Sicherheitsgruppen, Benutzer, Org.Einheiten oder Teams des Vorgangs zu beschränken. Diese Zugriffsbeschränkung gilt standardmäßig für die Dokumente eines Vorgangs, die die Zugriffsbeschränkung „vererbt“ bekommen. Lesen Sie mehr über die Zugriffsbeschränkung in Vorgängen. |
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Frist |
Gibt an, wann ein Vorgang abgeschlossen werden sein soll. |
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Aktenzeichen |
Gibt an, welches Aktenzeichen mit dem Vorgang verknüpft ist.
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Schlüsselwort |
Wird genutzt, um einen Vorgang zu markieren. Typischerweise werden Schlüsselwörter genutzt, um Vorgänge in einer Organisation zu strukturieren, sodass die Suche nach Vorgängen einfacher wird. |
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Vorgangsbeteiligter |
Gibt die Beteiligten an, die in den Vorgang involviert sind. |
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BBNr. |
Gibt an, ob der Vorgang eine einzelne Person oder ein Unternehmen betrifft. |
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Sonderzeichen |
Gibt das Sonderzeichen an, mit dem der Vorgang verknüpft ist.
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Vorher. Vorgangs-Nr. |
Gibt an, dass der Vorgang eine fortgesetzte Arbeit eines früheren Vorgangs ist. |
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Externe ID |
Wird zur weiteren Identifikation des Vorgangs genutzt. Ein Beispiel hierfür könnte die Immatrikulationsnummer eines Studenten sein. |
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Statusphase |
Wenn Sie Statusphasen für Ihre Vorgänge nutzen, können Sie den Status angeben, den der Vorgang zu einem gegebenen Zeitpunkt hat. Die Frist des Vorgangs wechselt mit jeder Statusphase. Dadurch gewährleisten Sie, dass die Fristen von Teilaufgaben eingehalten werden. Lesen Sie mehr über Statusphasen. |
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Externer Zugriff |
Dieses Feld nutzen Sie, um Vorgänge mit externen Beteiligten zu teilen.
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Aussonderungsart |
Gibt an, ob und wann der Vorgang nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums entfernt werden kann/soll.
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