F2 Oprydningslister
Nyt modul
F2 Oprydningslister er et nyt modul, der giver udvalgte brugere adgang til at fremsøge sager efter specifikke, relevante kriterier og herefter slette dem permanent. Formålet med sletningerne er beskyttelse af persondata såvel som rutinemæssig oprydning af afsluttede sager, der er blevet afleveret til Rigsarkivet og derfor låst.
Modulet tilgås fra hovedvinduets fane ”Indstillinger” ved klik på menupunktet Oprydningslister.
Herfra kan listerne oprettes og administreres, og fremsøgte sagers metadata og partsoplysninger kan tilgås, såfremt brugeren har adgang, før de slettes. En sag kan også fjernes fra oprydningsliste, hvis den er medtaget ved en fejl.
Oprydningslister er dynamiske og kan med fordel gemmes, så de løbende kan benyttes til at håndtere nye sager, der møder de valgte kriterier. Modulet giver desuden mulighed for at danne en rapport før sletning af sager, hvis oprydningen for eksempel skal godkendes, før sletningen udføres.
Brugere kan gives adgang til modulet på to niveauer:
-
Privilegiet ”Kan benytte oprydningslister uden ekstra adgang” giver brugeren ret til at fremsøge og slette sager, de i forvejen har skriveadgang til. De kan også fremsøge sager, de har læseadgang til, men ikke slette dem.
-
Standardrollen ”Kan benytte oprydningslister” giver brugeren adgang til at fremsøge og slette alle sager i arkivet uanset uagtet den gængse adgang til sagen.
Det bliver på den måde muligt at tage oprydningslister i brug og samtidig have kontrol over, hvordan modulet anvendes i organisationen.
Det er muligt at begrænse, hvilke sager der kan fremsøges, gennem to konfigurationer. De to muligheder er:
-
Vælg, om private akter skal eksluderes.
-
Specificér en eller flere sikkerhedsgrupper. Akter og sager, hvorpå de valgte sikkerhedsgrupper indgår, bliver ekskluderet fra resultaterne.