Bereinigungsaufgaben, die Daten dauerhaft aus der Datenbank löschen

Ein Dokument ist logisch gelöscht, wenn es aus „Meine gelöschten Dokumente“ in F2 gelöscht und dadurch in der Benutzeroberfläche unzugänglich wird. Ein Dokument wird auf eine der folgenden Arten logisch gelöscht:

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die ein Dokument in der Datenbank verbleiben soll, nachdem es logisch gelöscht wurde, bevor die Bereinigungsaufgabe es dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem das Dokument logisch gelöscht wurde. Das bedeutet, das Datum, an dem die Bereinigungsaufgabe oder der Benutzer das Dokument aus „Meine gelöschten Dokumente“ in F2 entfernt hat.

Die Aufgabe löscht logisch gelöschte Schriftstücke dauerhaft aus der Datenbank. Ein Schriftstück wird logisch gelöscht, indem ein Benutzer es über das Kontextmenü für angehängte Schriftstücke in der Benutzeroberfläche löscht.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die ein Schriftstück in der Datenbank verbleiben soll, nachdem es logisch gelöscht wurde, bevor die Bereinigungsaufgabe es dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem das Schriftstück gelöscht wurde.

Die Aufgabe löscht inaktive Versionen von Schriftstücken und deren zugehörigen Informationen dauerhaft aus der Datenbank. Dabei kann es sich beispielsweise um PDF-Versionen der Schriftstücke handeln. Schriftstückversionen, die noch eine Referenz an einer anderen Stelle in F2 haben, werden nicht gelöscht.

F2 erstellt eine neue Version eines Schriftstücks, nachdem ein Benutzer das Schriftstück bearbeitet und gespeichert hat. Wenn die neue Schriftstückversion erstellt wurde, wird die alte Schriftstückversion inaktiv.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die eine inaktive Schriftstückversion in der Datenbank verbleiben soll, bevor die Bereinigungsaufgabe sie dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem eine neue Version des Schriftstücks erstellt wurde.

Die Aufgabe löscht Schriftstücke, die nicht mehr in der Benutzeroberfläche verwendet werden, dauerhaft aus der Datenbank.

Die Aufgabe überprüft, ob es Dokumente in der Benutzeroberfläche gibt, die auf ein bestimmtes Schriftstück in der Datenbank verweisen. Wenn dies nicht der Fall ist, wird das Schriftstück aus der Datenbank gelöscht.

Beispiel:

Ein Benutzer hat ein Dokument („Dokument 1“) mit einem Schriftstück (das „Originalschriftstück“) erstellt. Er oder ein anderer Benutzer erstellt ein neues Dokument („Dokument 2“) und fügt genau dasselbe Schriftstück zum neuen Dokument hinzu. Es wird keine Kopie des Schriftstücks in der Datenbank in Dokument 2 erstellt, stattdessen verweist Dokument 2 auf das Schriftstück aus Dokument 1. Wenn Dokument 1 gelöscht wird, bleibt das Schriftstück weiterhin in der Datenbank erhalten, da Dokument 2 noch auf das Schriftstück verweist. Wenn auch Dokument 2 gelöscht wird und es keine anderen Dokumente gibt, die auf genau dieses Schriftstück in der Datenbank verweisen, löscht die Bereinigungsaufgabe das Originalschriftstück.

Konfiguration

Standardwert: 1 Tag.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die ein unbenutztes Schriftstück in der Datenbank verbleibt, bevor die Bereinigungsaufgabe es dauerhaft löscht. Der Standardwert kann nicht konfiguriert werden.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Zeitpunkt, an dem das letzte Dokument, das auf das Schriftstück verweist, logisch gelöscht wurde.

Die Aufgabe löscht logisch gelöschte Vorgänge dauerhaft aus der Datenbank.

Ein Vorgang gilt als logisch gelöscht, wenn ein Benutzer ihn in der Benutzeroberfläche gelöscht hat. Ein Benutzer benötigt besondere Berechtigungen, um einen Vorgang logisch löschen zu können.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die ein logisch gelöschter Vorgang in der Datenbank verbleiben soll, bevor die Bereinigungsaufgabe ihn dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem ein Benutzer den Vorgang in der Benutzeroberfläche gelöscht hat.

Die Aufgabe löscht Chats, in denen innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen keine neuen Nachrichten geschrieben wurden, dauerhaft aus der Datenbank. Das bedeutet, dass Chats nicht logisch gelöscht werden, bevor sie dauerhaft aus der Datenbank gelöscht werden.

Konfiguration

Die Bereinigungsaufgabe hat drei mögliche Konfigurationen:

Passen Sie die Standardwerte an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

Konfiguration 3 steuert, ob Chats, die nach der Aktivierung der Bereinigungsaufgabe erstellt wurden, automatisch zur Löschung markiert werden sollen oder ob sie manuell von einem Benutzer markiert werden müssen. Chats, die vor der Aktivierung der Bereinigungsaufgabe erstellt wurden, müssen immer manuell zur Löschung markiert werden, bevor sie von der Aufgabe gelöscht werden.

Die Aufgabe löscht Zeilen dauerhaft aus dem Datenbankprotokoll über Benutzerhandlungen im Beteiligtenregister von F2.

Wenn ein Benutzer einen Beteiligten im Beteiligtenregister aufruft, erstellt F2 eine Zeile im Protokoll der Datenbank über die Handlung des Benutzers. Die Zeile im Protokoll enthält unter anderem Informationen darüber, welcher Benutzer welchen Beteiligten wann aufgerufen hat.

F2 protokolliert Informationen über die folgenden Handlungen:

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die Benutzerhandlungen im Datenbankprotokoll verbleiben sollen, bevor die Bereinigungsaufgabe sie dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem ein Benutzer eine Handlung ausgeführt hat und die Zeile hierüber im Protokoll erstellt wurde.

Die Aufgabe löscht Zeilen dauerhaft aus dem Datenbankprotokoll über Beteiligtensuchen im Beteiligtenregister von F2.

Wenn ein Benutzer alle Arten von Suchen nach einem Beteiligten im Beteiligtenregister durchführt, erstellt F2 eine Zeile im Datenbankprotokoll darüber, dass der Benutzer eine Suche durchgeführt hat. Ein Benutzer kann beispielsweise nach einem Beteiligten mit einer bestimmten BBNr. suchen. Die Zeile im Protokoll enthält unter anderem Informationen darüber, welcher Benutzer welche Art von Suche im Beteiligtenregister durchgeführt hat und wann dies geschehen ist.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die Zeilen über Beteiligtensuchen im Datenbankprotokoll verbleiben sollen, bevor die Bereinigungsaufgabe sie dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem ein Benutzer eine Suche durchgeführt hat und die Zeile hierüber im Protokoll erstellt wurde.

Die Aufgabe löscht Zeilen dauerhaft aus dem Zugriffsprotokoll.

Wenn ein Benutzer nach Vorgängen, Dokumenten und Schriftstücken in F2 sucht und/oder diese angezeigt bekommt, erstellt F2 eine Zeile im Zugriffsprotokoll über diese Handlung. Nur Zeilen über ausgewählte Handlungen werden gelöscht, beispielsweise darüber, ob ein Schriftstück angezeigt wurde. Die Zeile im Zugriffsprotokoll enthält unter anderem Informationen darüber, welcher Benutzer welche Handlung an welchem Element durchgeführt hat und wann dies geschehen ist.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die Zeilen im Zugriffsprotokoll verbleiben sollen, bevor die Bereinigungsaufgabe sie dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem ein Benutzer eine Handlung ausgeführt hat und die Zeile darüber im Protokoll erstellt wurde.

Die Aufgabe löscht Zeilen aus dem Datenbankprotokoll über Massenoperationen dauerhaft.

Wenn ein Benutzer eine Massenoperation durchführt, erstellt F2 eine Zeile darüber im Datenbankprotokoll über Massenoperationen. Es handelt sich um eine Massenoperation, wenn ein Benutzer dieselbe Handlung an mehreren Dokumenten, Vorgängen oder Schriftstücken gleichzeitig ausführt. Beispiele für Massenoperationen sind das Entfernen von Dokumenten aus einem Vorgang, das Registrieren von Dokumenten und das Ändern des Verantwortlichen eines Dokuments.

In der Benutzeroberfläche ist ein Dialogfenster mit einer Übersicht über die 20 zuletzt ausgeführten Massenoperationen vorhanden. Ältere Zeilen aus dem Protokoll nach den ersten 20 werden in der Datenbank gespeichert. Dort werden sie für Supportfälle zur Aufklärung von Massenoperationen, die fehlgeschlagen sind, aufbewahrt.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die Zeilen über Massenoperationen im Datenbankprotokoll verbleiben sollen, bevor die Bereinigungsaufgabe sie dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem ein Benutzer eine Massenoperation durchgeführt hat und die Zeile darüber im Protokoll erstellt wurde.

Die Aufgabe löscht Protokolldateien und Screenshots eines Benutzers dauerhaft aus dem Fehlerprotokoll der Datenbank.

Wenn ein Benutzer Fehler in F2 erlebt, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Benutzer beschreiben kann, wie der Fehler aufgetreten ist. Es wird automatisch eine Protokolldatei mit einer Beschreibung der Systemereignisse erstellt, die dem Fehler vorausgingen. Die Protokolldateien werden vom Support verwendet, um zu untersuchen, warum Fehler auftraten, und um diese zu beheben.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die Protokolldateien und Screenshots in der Datenbank verbleiben, bevor die Bereinigungsaufgabe sie dauerhaft löscht. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem der Fehler auftrat, und erstellt eine Protokolldatei sowie Screenshots davon.

Die Aufgabe löscht Zeilen dauerhaft aus dem Datenbankprotokoll über Self-Service-Anträge, die über einen Self-Service in F2 empfangen werden.

Wenn ein Bürger einen Antrag und dergleichen über einen F2-Self-Service einreicht, speichert F2 Informationen über den Bürger in der Datenbank. Beispiele für gespeicherte Informationen sind die Identität des Bürgers und die IP-Adresse.

Konfiguration

Standardwert: 180 Tage.

Der Standardwert ist die Anzahl der Tage, die Informationen aus dem Self-Service-Antrag im Datenbankprotokoll verbleiben sollen, bevor sie dauerhaft gelöscht werden. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem der Bürger sich über einen Self-Service an die Behörde gewandt hat, und die Zeile darüber im Protokoll erstellt wurde.

Die Aufgabe entfernt den Zugriff eines Benutzers auf Dokumente, auf die der Benutzer nur aufgrund abgelaufener „Im Namen von“-Berechtigungen zugreifen konnte.

In F2 können Sie Benutzern Berechtigungen zuweisen, um alle Handlungen auszuführen und/oder Genehmigungen im Namen eines anderen Benutzers zu bearbeiten. Die Berechtigungen können so eingerichtet werden, dass sie für einen bestimmten Zeitraum gelten. Wenn der Zeitraum abgelaufen ist, entfernt die Bereinigungsaufgabe den Lese- und Schreibzugriff auf Dokumente und Genehmigungen für den Benutzer, der die im Namen von-Berechtigungen hatte. Die Berechtigungen und der Zeitraum ihrer Gültigkeit werden unter der Einrichtung von „im Namen von“ zugewiesen.

Die Aufgabe löscht „Im Namen von“-Berechtigungen am selben Tag, an dem sie ablaufen. Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.