Genehmigung empfangen und bearbeiten
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Sie empfangen eine Genehmigung in Ihrem Posteingang, wenn sie den Schritt erreicht, an dem Sie als Genehmiger eingetragen sind.
Halten Sie den Mauszeiger über das Genehmigungssymbol in der Ergebnisliste, um einen Tooltipp mit folgenden Informationen zu sehen:
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aktueller Genehmigungsschritt
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auf wessen Genehmigung gewartet wird
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ob die Genehmigung zurückgesendet wurde.
Öffnen Sie das Dokument mit der Genehmigung, um sie zu bearbeiten. Als Genehmiger haben Sie zwei grundlegende Bearbeitungsmöglichkeiten:
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Genehmigen
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Zurücksenden.
Nachdem Sie genehmigt oder zurückgesendet haben, können Sie die Genehmigung zu Ihrem Schritt zurückziehen, wenn Sie Ihre Genehmigungshandlung annullieren möchten. Außerdem können Sie den Start des Genehmigungsverlaufs abbrechen.
Übersicht über den Genehmigungsverlauf
Ein Genehmigungsdokument enthält eine Übersicht über die Schritte des Genehmigungsverlaufs, aus denen die Genehmigung besteht. Eine blaue Markierung zeigt den aktuellen Genehmiger an. Im folgenden Beispiel befindet sich die Genehmigung bei Birgit Frigge, die Genehmiger bei Schritt 1 ist.
Die folgende Tabelle beschreibt die Bearbeitungsmöglichkeiten des Genehmigers und des Verantwortlichen.
Genehmigen |
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Wählen Sie den Reiter „Genehmigen“ aus und klicken Sie auf Genehmigen und weiterleiten an [Benutzername], um die Genehmigung an den nächsten Schritt im Verlauf zu senden. Geben Sie bei Bedarf im Feld „Kommentar“ einen Kommentar ein. Dem letzten Genehmiger im Verlauf wird die Schaltfläche Endgültig genehmigen angezeigt. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird der Genehmigungsverlauf abgeschlossen. |
Zurücksenden |
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Wählen Sie den Reiter „Zurück“, wenn Sie die Genehmigung zurücksenden möchten. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Zurück an“ den Schritt aus, an den Sie die Genehmigung zurücksenden möchten. Sie können jeden Genehmigungsschritt vor Ihrem eigenen auswählen. Standardmäßig ist der Verantwortliche der Genehmigung ausgewählt. Es gibt drei Möglichkeiten zum Zurücksenden:
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Wiederaufnahme bei |
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Wenn eine Genehmigung an Sie zurückgesendet wird, stehen mehrere Möglichkeiten zur Wiederaufnahme zur Verfügung. Welche Möglichkeiten angezeigt werden, hängt vom jeweiligen Genehmigungsverlauf ab. Eine Genehmigung kann an den Verantwortlichen der Genehmigung oder an einen Genehmiger zurückgesendet werden. Das Beispiel auf dem Bild zeigt eine Genehmigung, die an den Verantwortlichen der Genehmigung zurückgesendet wurde. Der Verantwortliche der Genehmigung hat drei Möglichkeiten:
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Während eines Genehmigungsverlaufs können Schriftstücke oder Metadaten des Dokuments geändert werden. Wurden Änderungen vorgenommen, nachdem die Genehmigung Ihren Schritt erreicht hat, wird im Reiter „Genehmigung“ ein gelber Hinweis mit dem Text „Änderungen an Schriftstücken/Metadaten des Dokuments“ angezeigt.
Klicken Sie auf das Warnsymbol 
, um die Änderungen in einer Info-Box zu sehen.
Genehmigung zurücksenden, annullieren oder Start abbrechen
Der Genehmigungsverlauf wird vorübergehend angehalten, wenn eine der folgenden Handlungen ausgeführt wird:
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Eine Genehmigung wird zurückgesendet.
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Ein Genehmiger annulliert seine Genehmigungshandlung.
Genehmigung zurücksenden
Klicken Sie auf Zurück, um die Genehmigung an den Verantwortlichen oder an einen Genehmiger in einem früheren Genehmigungsschritt zu senden. Wählen Sie den Empfänger im Drop-down-Menü „Zurück an“ aus.
Nachdem Sie den Empfänger ausgewählt und gegebenenfalls einen Kommentar eingegeben haben, können Sie zwischen drei Möglichkeiten für die Zurücksendung wählen:
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Zurücksenden und nach [Benutzername] wieder aufnehmen (1): Wählen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie empfehlen, dass die Genehmigung alle nachfolgenden Schritte erneut durchläuft, bevor sie wieder Ihren Schritt erreicht.
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Zurücksenden und bei mir wieder aufnehmen (2): Wählen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie empfehlen, dass die Genehmigung nach der Bearbeitung durch den Empfänger bei Ihrem Schritt wieder aufgenommen wird. Genehmiger an dazwischenliegenden Schritten müssen nicht erneut genehmigen.
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Zurücksenden und nach mir wieder aufnehmen (3): Wählen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie empfehlen, dass die Genehmigung nach der Bearbeitung durch den Empfänger nach Ihrem Schritt wieder aufgenommen wird. Die Genehmigung kehrt somit nicht zu Ihrem Schritt zurück. Dies wird auch als bedingte Genehmigung bezeichnet. Wenn Sie der letzte Genehmiger sind, wird die Genehmigung endgültig genehmigt, sobald der Empfänger sie wieder aufnimmt.
Genehmigungshandlung annullieren
Als Genehmiger können Sie eine Genehmigung zu Ihrem eigenen Schritt zurückziehen. Dadurch annullieren Sie Ihre Genehmigungshandlung und der Genehmigungsverlauf wartet auf eine neue Handlung von Ihnen.
Sie annullieren Ihre Genehmigungshandlung, indem Sie bei Ihrem Schritt auf die drei Punkte und anschließend auf Genehmigung annullieren klicken.
Das Annullieren Ihrer Genehmigungshandlung hat keine Auswirkung auf die Handlungen anderer Genehmiger. Sie können Ihre Handlung nur annullieren, solange die Genehmigung nicht endgültig genehmigt wurde.
Start der Genehmigung abbrechen
Sie können den Start eines Genehmigungsverlaufs abbrechen. Die Genehmigung wird dadurch zum Verantwortlichen zurückgezogen. Sowohl der Verantwortliche als auch die Genehmiger des Genehmigungsverlaufs können den Start einer Genehmigung abbrechen.
Sie brechen den Start der Genehmigung ab, indem Sie bei dem Schritt des Verantwortlichen auf die drei Punkte und anschließend auf Start der Genehmigung abbrechen klicken.
Sie können den Start nicht mehr abbrechen, nachdem die Genehmigung endgültig genehmigt wurde.
Genehmigung wieder aufnehmen
Eine annullierte oder zurückgesendete Genehmigung ist weiterhin aktiv und kann wieder aufgenommen werden. Klicken Sie dazu auf Wiederaufnahme bei: [Benutzername].
Bei welchen Schritten eine Genehmigung wieder aufgenommen werden kann, hängt von den vorherigen Handlungen im Genehmigungsverlauf ab. Die folgenden Abschnitte beschreiben die Möglichkeiten einer Wiederaufnahme unter drei Umständen:
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nach einer zurückgesendeten Genehmigung
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nach einer annullierten Genehmigungshandlung
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nach einem abgebrochenen Start.
Nach einer zurückgesendeten Genehmigung wieder aufnehmen
Die Möglichkeiten zur Wiederaufnahme hängen davon ab, welche Option der zurücksendende Genehmiger ausgewählt hat.
Als Genehmiger können Sie die Genehmigung an den Verantwortlichen oder an einen Genehmiger in einem früheren Schritt als Ihren zurücksenden und empfehlen, wo die Genehmigung wieder aufgenommen werden soll.
Als Empfänger einer zurückgesendeten Genehmigung können Sie die Genehmigung an jedem Schritt nach Ihrem eigenen wieder aufnehmen. Dazu zählt auch der vom zurücksendenden Genehmiger empfohlene Schritt.
Wenn der Genehmiger im letzten Schritt „Zurücksenden und nach mir wieder aufnehmen“ auswählt, wird die Genehmigung endgültig genehmigt, sobald der Empfänger auf Wieder aufnehmen und endgültig genehmigen (empfohlen) klickt.
Nach einer annullierten Genehmigungshandlung wieder aufnehmen
Wenn ein Genehmiger seine Genehmigungshandlung annulliert hat, kann die Genehmigung an jedem bereits genehmigten Schritt sowie am ersten noch nicht genehmigten Schritt wieder aufgenommen werden.
Sowohl der Verantwortliche und der Genehmiger, der seine Handlung annulliert hat, als auch Genehmiger an dazwischenliegenden Schritten können die Genehmigung wieder aufnehmen.
Nach einem abgebrochenen Start wieder aufnehmen
Wenn der Verantwortliche oder ein Genehmiger den Start abgebrochen hat, kann die Genehmigung bei Schritt 1 oder beim nächsten noch nicht genehmigten Schritt wieder aufgenommen werden.
