Zugriff und Sicherheit

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In F2 können Situationen entstehen, in denen ein Benutzer unbefugten Zugriff auf Inhalte in F2 hatte. Wenn Sie unbefugten Zugriff untersuchen müssen, müssen Sie zuerst entscheiden, ob die Handlungen mit der Arbeit an Schriftstücken, Vorgängen und Dokumenten oder mit anderen Daten in F2 zusammenhängen. Andere Handlungen können zum Beispiel unrechtmäßige Nachschläge im Beteiligtenregister oder Administratorhandlungen wie das Zuweisen von Rollen und Rechten sein.

Das ist entscheidend dafür, von welchem Berichtstyp Sie ausgehen müssen:

Geht es um die Arbeit mit Vorgängen, Schriftstücken und Dokumenten, verwenden Sie typischerweise den Berichtstyp „Zugriffslog“.
Geht es um andere Handlungen, verwenden Sie die Berichtstypen „Ereignisprotokoll“ und „Nachschläge im Beteiligtenregister“.
Geht es um Benutzer und Rollen, zum Beispiel eine unrechtmäßige Zuweisung einer Rolle oder eines Rechts, können die Berichtstypen „Benutzer: Rollen, Rechte und Sicherheitsgruppen“, „Benutzereinrichtung“ und „Im Namen von-Einrichtung“ nützlich sein.

Was ist Zugriff?

Was bedeutet es, Zugriff zu haben, und was können Sie mit F2 Analytics untersuchen?

Zugriff zu haben bedeutet, dass ein Benutzer auf ein Element in F2 zugreifen kann. Unbefugter Zugriff kann daher sowohl daraus entstehen, dass der Zugriff auf Inhalte zu breit war, als auch daraus, dass ein oder mehrere Benutzer durch ihre Rollen oder Rechte Zugriff auf mehr oder andere Inhalte hatten, als sie sollten.

Informieren Sie sich über die Zugriffsverwaltung in F2.

Im Folgenden wird beschrieben:

Wie Sie Fälle untersuchen, in denen Inhalte eine falsche Zugriffsbeschränkung hatten.
Wie Sie Fälle untersuchen können, die administrative Handlungen und Anzeigen von Beteiligten betreffen.
Wie Sie Fälle untersuchen, in denen Benutzer falsch eingerichtet waren.

Zugriff auf Vorgänge, Schriftstücke und Dokumente

Wenn der Zugriff auf ein Element in F2 wegen fehlender Zugriffsbeschränkung zu breit war, können einige Benutzer unbefugten Zugriff gehabt haben und deshalb auf das Element zugreifen und es suchen können. Sie können die Standardeinrichtung „Historik“ des Berichtstyps „Zugriffslog“ oder die Fenster „Ereignisprotokoll des Vorgangs“ und „Ereignisprotokoll des Dokuments“ verwenden, um den genauen Zeitraum zu identifizieren, in dem unbefugter Zugriff bestand.

Wenn ein Benutzer ein Schriftstück, einen Vorgang oder ein Dokument gesehen hat, wird dies in der Spalte „Handlung“ im „Zugriffslog“ als „Schriftstück gesehen“, „Vorgang gesehen“ und „Dokument gesehen“ protokolliert. Sowohl Anzeigen in der Vorschau als auch Situationen, in denen das Element geöffnet wurde, werden als „gesehen“ protokolliert. Die Protokollierung in F2 registriert alle Anzeigen des Elements, unabhängig davon, ob sie aus F2 Desktop, F2 Touch oder F2 Manager/F2 Manager 2 erfolgen. Indem Sie einen Bericht über diese Handlungen für den Zeitraum mit fehlender Zugriffsbeschränkung extrahieren, können Sie untersuchen, wer das Element in diesem Zeitraum gesehen hat.

Wenn Sie Zugriff auf Schriftstücke, Vorgänge oder Dokumente untersuchen müssen, können Sie dieser Anleitung folgen, um einen Bericht für diesen Zweck einzurichten.

Im Log kann nicht gesehen werden, wie lange ein Benutzer den Inhalt eines Elements angesehen hat. Die Protokollierung zum Beispiel bei „Dokument gesehen“ erfolgt, sobald das Element geöffnet oder eine Vorschau in der Ergebnisliste geladen wird.

Administrative Handlungen und Anzeigen von Beteiligten

Wenn Sie Handlungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von F2 untersuchen müssen, können Sie den Berichtstyp „Ereignisprotokoll“ verwenden. Dieser Berichtstyp enthält unter anderem Handlungen zur Einrichtung von Rollen, zum Erstellen und Ändern von Benutzern und Vorlagen sowie zum Löschen von Vorgängen.

Wenn Sie Suchvorgänge und Anzeigen im Beteiligtenregister untersuchen müssen, können Sie vorteilhaft den Berichtstyp „Nachschläge im Beteiligtenregister“ verwenden, der nur Daten zu diesen Handlungen findet.

Zuweisung von Rollen und Rechten

Wenn einem Benutzer Rollen und Rechte zugewiesen waren, die ihm unbefugten Zugriff auf Daten gaben, können Sie Berichte wie „Benutzer: Rollen, Rechte und Sicherheitsgruppen“, „Benutzereinrichtung“, „Im Namen von-Einrichtung“ und „Ereignisprotokoll“ verwenden.

Mit diesen Berichten können Sie untersuchen, wann und von wem dem Benutzer unbefugte Rollen oder Rechte zugewiesen wurden. Anschließend können Sie einen Bericht über die Handlungen des Benutzers in diesem Zeitraum extrahieren.

Lesen Sie die Anleitung zur Berichtseinrichtung über Handlungen an Schriftstücken oder Dokumenten. Zur Untersuchung der Handlungen eines Benutzers können Sie den Bericht mit einem Feld zum Ausfüllen für „Benutzer-ID“ statt „Dokumenten-ID“ einrichten, damit Sie auf die Handlungen des betreffenden Benutzers eingrenzen können.