Håndtering af fraser

Fraser håndteres via menupunktet Fraseadministration på fanen ”Indstillinger” i hovedvinduets bånd.

Klik på Fraseadministration, så dialogen ”Fraseadministration” åbner.

Dialogen viser en liste af fraser, preview af en valgt frase og en række funktioner knyttet til vedligeholdelse af fraser. I dialogen er det bl.a. muligt at oprette nye fraser, redigere og kopiere eksisterende fraser samt fremsøge en frase ved hjælp af metadata.

Fraserne kan endvidere grupperes og sorteres efter oprettede grupper. Læs mere i afsnittet Gruppér fraser.

I det følgende gennemgås de enkelte funktioner i dialogen ”Fraseadministration”.

I næste afsnit gennemgås en række udvalgte funktioner hørende til dialogen ”Fraseadministration”.

Skal en eller flere fraser findes, kan der søges i en række metadata for fraserne i ”Fraseadministration”.

Der kan søges i følgende metadatafelter:

Inden der oprettes en ny frase i F2, skal frasen oprettes i et dokument uden for F2. Dette gøres i Word, hvor frasen skrives i et almindeligt dokument og gemmes lokalt på computeren eller et andet medie.

Når dokumentet er klargjort og gemt uden for F2, klikkes der på Ny frase i ”Fraseadministration”, så dialogen ”Opret ny frase” åbner.

I dialogen gives frasen et navn og en beskrivelse, og frasen tildeles en eller flere grupper. Herefter klikkes der på Vælg dokument, og det gemte Word-dokument vælges lokalt på computeren eller et andet medie. Til sidst klikkes der på OK, og frasen oprettes.

Teksten i en frase kan redigeres i frasedokumentet. Den pågældende frase vælges på listen over fraser i ”Fraseadministration”, og herefter klikkes der på Ret i båndet eller i højrekliksmenuen.

Frasedokumentet åbner i Word, hvor det kan redigeres og tilrettes. Gem Word-dokumentet og afslut det. Frasedokumentet er nu tilrettet.

Ønsker brugeren at oprette en frase, som skal ligne en eksisterende frase, kan det pågældende frasedokument kopieres ved klik på Kopier, eller ved at vælge Kopier i højrekliksmenuen.

Dialogen ”Opret ny frase fra kopi” åbner. Her gives den nye frase et navn. Selve frasedokumentet, beskrivelsen og grupperingen er kopieret fra den oprindelige frase. Beskrivelse og gruppering kan ændres direkte i dialogen, inden der klikkes på OK, så den nye frase oprettes.

Frasedokumentet for den nye kopierede frase kan efterfølgende tilrettes med de ønskede ændringer ved klik på Ret (se afsnittet Ret frase).

Det er muligt at rette en frases gruppe/grupper ved at markere den pågældende frase og klikke på Ret gruppe i båndet. I dialogen ”Vælg grupper” foretages den ønskede ændring.

I dialogen kan fraserne tilknyttes en eller flere grupper. Når gruppen/grupperne er valgt, klikkes der på OK i dialogen, som er vist nedenfor.

F2 giver besked, når fraserne er er blevet tilknyttet gruppen/grupperne.

Fraser kan slettes ved først at markere dem og dernæst at klikke på knappen Slet i båndet.

Derefter åbner dialogen nedenfor.

I dialogen er det muligt at slette frasen permanent. Klik på Ja for at slette frasen permanent. Klik på Nej for at beholde frasen.

Det kan være hensigtsmæssigt at importere flere fraser til F2 på én gang. Det kan fx være tilfældet, hvis et eksisterende frasearkiv skal oprettes i F2, eller der skal oprettes mange fraser på én gang. For at importere fraserne til F2 skal fraserne samles i et Word-dokument uden for F2. I dokumentet skal fraserne skrives med en bestemt syntaks, som sikrer, at fraserne oprettes med den ønskede tekst, navn samt eventuel beskrivelse og gruppe(r).

Hver frase skal være omkranset af en start- og slutkode. Det vil sige, at en frase starter med $start_<frasenavn>$ og slutter med $end_<frasenavn>$. Selve fraseteksten skrives imellem de to koder.

Det er også muligt at tilføje en beskrivelse samt én eller flere grupper til en frase. Her bruges koderne ”Description:” for beskrivelse og ”Groups:” for grupper. Skal der tilføjes flere grupper til samme frase, adskilles de med et komma.

Nedenfor vises et eksempel på et dokument, hvor en række fraser er samlet i et dokument. De enkelte koder er markeret med rødt. Det er desuden muligt at anvende flettekoder (flettekoder administreres med tilkøbsmodulet F2 Flettekoder) og links i fraseteksten.

Når alle de ønskede fraser er samlet i et Word-dokument med de rigtige start- og slutkoder, importeres dokumentet til F2.

Klik på Importér i vinduet ”Fraseadministration” for at åbne dialogen ”Importer fraser”. Her kan et Word-dokument med fraser importeres.

Når der klikkes på Åbn vises nedenstående dialog.

Dialogen giver en oversigt over, hvor mange fraser der importeres, hvilke der bliver overskrevet, og hvilke der er nye. Her vælges enten Importér eller Fortryd.

Alle fraserne fra dokumentet oprettes nu i F2 på separate frasedokumenter. F2 giver besked, når fraserne er importeret.

Fraser kan eksporteres fra F2. Dette kan fx være brugbart, hvis flere fraser skal opdateres eller redigeres på én gang.

Fraserne eksporteres ud af F2 i et samlet dokument. Når fraserne er blevet opdateret eller tilrettet, kan dokumentet importeres til F2 igen.

De fraser, der skal eksporteres, vælges i listen over fraser i ”Fraseadministration”, og herefter klikkes der på Eksportér.

F2 samler alle de valgte fraser i dokumentet PhraseExport.docx og åbner dialogen ”Eksportér fraser”, hvor dokumentet kan gemmes lokalt på computeren eller et andet medie.

I dokumentet PhraseExport.docx fremgår alle de eksporterede fraser på en samlet liste. Listerne fremgår med start- og slutkode og selve fraseteksten imellem. Derudover fremgår frasernes beskrivelser og grupperinger også af dokumentet.

Fraserne kan nu redigeres eller opdateres direkte i Word-dokumentet. Efterfølgende kan dokumentet importeres tilbage i F2. For mere information om import af fraser se afsnittet Importér fraser.

I F2 kan fraser grupperes efter fx specifikke sagsforløb eller emner. Skal en frase knyttes til en gruppe, vælges den pågældende frase på listen over fraser, og herefter klikkes der på Egenskaber, eller Egenskaber vælges i højrekliksmenuen.

Dialogen ”Egenskaber” åbner. I dropdown-menuen vælges den relevante gruppe. Herefter klikkes på OK, og frasen er nu tilknyttet gruppen. En frase kan tilknyttes flere grupper på én gang.

Rettes der i et frasedokument, oprettes en ny version. Markér en frase og klik på Versioner i ”Fraseadministration” for at se tidligere versioner af et frasedokument. Dialogen ”Fraseversioner” åbner.

I dialogen ”Fraseversioner” vises en liste over alle versioner af det pågældende frasedokument med information om, hvornår frasedokumentet er ændret, hvilken bruger der senest har ændret frasedokumentet samt versionsnummeret. I højre side vises et preview af den valgte version. Se figuren nedenfor.

En tidligere version kan gøres gældende igen ved at markere den pågældende version, og herefter klikke på Gør til aktiv version. Der oprettes en ny version af det tidligere frasedokument, som nu er det gældende. Herefter kan dialogen lukkes.

Der er muligt at bruge en låsemekanisme, så kun én bruger ad gangen kan redigere i vinduet ”Fraseadministration”.

Hvis en bruger vælger ”Lås op”, kan både den pågældende bruger og andre brugere miste ændringer, der ikke er gemt. Funktionen deaktiveres, hvis ingen andre brugere har låst vinduet.