Søgninger i cSearch

I F2 åbnes cSearch-vinduet ved at klikke på cSearch i hovedvinduets bånd eller ved hjælp af tastaturgenvejen F4.

image
Figur 1. cSearch-ikon

cSearch-vinduet kan åbnes fra hoved-, sags- eller aktvinduet.

image
Figur 2. cSearch-vinduet

cSearch søger på tværs af hele F2, dvs. både i ”Arkivet”, ”Mine private akter”, ”Mine slettede akter” og ”Bibliotek”.

cSearch finder kun søgeresultater, som brugeren har adgang til at se. Dermed opretholdes adgangskontrollen i cSearch.

Skrives der et enkelt søgeord i cSearch-søgefeltet, fx information, leder cSearch efter alle de sager, akter, dokumenter osv., hvor søgeordet information indgår.

Skrives der flere søgeord i søgefeltet, fx information, medarbejder, leder cSearch efter sager, akter, dokumenter osv., hvor begge søgeord indgår.

cSearch viser et udsnit af de søgeresultater, som fremsøges på baggrund af det/de indtastede søgeord. I dette udsnit er søgeordene markeret med fed, hvorpå den ønskede information nemt og hurtigt kan findes.

image
Figur 3. Simpel søgning i cSearch

Ved at klikke i søgefeltet og derefter trykke Pil ned på tastaturet vises desuden en liste over metadata-søgefelter. Den valgte linje fremhæves med blå baggrund. Se figuren nedenfor.

image
Figur 4. Metadatafelter i cSearch

Brug af *

Tegnet * bruges som et wildcard, dvs. nul eller flere tegn. Søgningen Jens* finder akter, hvor der indgår ord, der begynder med Jens, fx Jens eller Jensen.

cSearch indsætter automatisk en * efter det sidste søgeord, dvs. de to søgninger Jens og Jens* giver samme søgeresultater. Hvis der ikke ønskes en automatisk *, skal der indtastes et mellemrum efter søgeordet. Dvs. laves søgningen [Jens ] i stedet, ledes der kun efter akter, dokumenter, sager etc., der indeholder ordet Jens og ikke fx Jensen.

Dette gælder kun for de typer af søgekriterier, hvor dette er muligt. Det gælder altså ikke for Akttype:, Frist: og lignende, der dækker over et endeligt antal søgemuligheder.

Brug af ”?”

Tegnet ”?” bruges også som wildcard for et enkelt tegn. Fx finder søgningen Ma?britt både Majbritt og Maibritt.

Søgning efter tekststrenge

Søgning efter tekststrenge i cSearch er begrænset til felterne ”Titel”, ”Indhold” og ”Metadata”. Der søges automatisk i disse felter, når brugeren indtaster ord i søgefeltet.

I søgning efter tekststrenge finder cSearch kun objekter, hvori alle søgeord optræder i samme felt. Eksempelvis finder en søgning efter ordene cv fuldmægtig alle objekter, hvori begge ord optræder i feltet ”Indhold”. Samme søgning finder dog ikke objekter, hvori ordet cv kun optræder i objektets ”Indhold”, og ordet fuldmægtig kun optræder i objektets ”Titel”.

Søges der efter flere ord, fx ansøgning stilling, indsættes der som tidligere nævnt automatisk en * i slutningen af søgningen. Her kan der også laves et mellemrum for at undgå *.

Søgningen tager ikke højde for, hvilken rækkefølge ordene står i, eller om der er andre ord ind imellem. Dvs. førnævnte søgning med * finder både ”Ansøgning fra Jens til stillingen som fuldmægtig” og ”RE: Stillingen som fuldmægtig (ansøgning nr. 2)”.

Hvis der søges efter en bestemt tekststreng, anvendes citationstegn, fx "ansøgning til stillingen". Dette gør, at cSearch kun søger efter og viser de resultater, hvori ordene ”ansøgning til stillingen” indgår i den indskrevne rækkefølge uden andre ord imellem.

Når der udføres en søgning efter en tekststreng med citationstegn, indsættes der ikke automatisk * efter sidste søgeord.

Søgning med AND, OR, NOT

Angives der flere søgeord, søger cSearch efter resultater, hvor et eller flere af ordene indgår. Dette kan ændres ved at bruge de logiske operatorer AND, OR og NOT.

Operator Eksempel

”AND”

Ved at skrive job AND ansøgning søger cSearch efter akter, dokumenter etc., der indeholder både job og ansøgning.

”OR”

Ved at skrive job OR ansøgning søger cSearch efter akter, dokumenter etc., der enten passer på job eller ansøgning.

”NOT”

Ved at skrive job NOT ansøgning finder cSearch alle de akter, dokumenter etc., der indeholder job, men ikke indeholder ansøgning.

Operatorerne skal skrives med store bogstaver, fx job OR stilling, job NOT stilling eller job AND stilling. I søgninger med AND, OR og NOT indsættes der ikke automatisk * efter sidste søgeord.

Brug af parenteser

I cSearch er der forskellige metadata-søgefelter, som gennemgås i de følgende afsnit. Når disse søgefelter bruges, grupperer cSearch søgeordene på følgende måde; ved en søgning på fra:Anders ansøgning søger cSearch efter fra:Anders og fritekst ansøgning*.

Anvendelsen af parenteser kan ændre på grupperingen af søgningen, så fx ved fra:(Anders Andersen) søger cSearch efter Anders Andersen i fra-felterne i F2.

Søgning med intervaller

cSearch understøtter intervalsøgning vha. kantede parenteser.

Der kan fx søges efter akter, der har en frist mellem 1/1 og 1/7 ved at søge på frist:[1-1-2017 1-7-2017] eller søge efter akter, der har et id-nummer mellem 100 og 400 ved at søge på id:[100 400].

Datointervaller

For dato-felterne ”Frist”, ”Brevdato” og ”Oprettet” er der en speciel syntaks, der gør det nemmere at søge efter intervaller, fx frist:(I går), frist:(I dag), frist:(I morgen) eller frist:-3 (op til 3 dage siden). Disse muligheder vises i søgefeltet som indtastningshjælp, når der skrives Frist: i søgefeltet, sammen med forslag fra tidligere søgehistorik.

image
Figur 5. Søg efter ”Frist”

Metadata-søgefelter

cSearch understøtter en række metadata-søgefelter, der kan bruges til at afgrænse søgningen.

Der vises en liste over metadata-søgefelter ved at klikke i søgefeltet og derefter trykke Pil ned på tastaturet i søgefeltet, som vist nedenfor.

image
Figur 6. Liste over metadata-søgefelter

Metadata-søgefelterne kan vælges via forslagslisten, men kan også skrives direkte i søgefeltet efterfulgt af kolon.

Ved nogle af metadata-søgefelterne findes der forslag til, hvad der kan søges efter. Fx er der for metadata-søgefeltet ”Akttype” en fast liste af muligheder, som vises, når der er indtastet kolon. Listen vises også ved at trykke på Pil ned på tastaturet efter kolon.

image
Figur 7. Valgmuligheder for metadata-søgefelt

For andre metadata-søgefelter er der ikke en fast liste af værdier. Det gælder fx for metadata-søgefeltet ”Fra”. Til gengæld giver cSearch søgeforslag baseret på tidligere søgninger eller kommer med forslag, mens der indtastes et søgeord.

image
Figur 8. Forslag for metadata-søgefelt baseret på søgehistorik

Nedenfor følger en gennemgang af de forskellige metadata-søgefelter og deres funktionaliteter.

Metadata-søgefelt Beskrivelse og eksempel

”Type”

Afgrænser søgningen til en bestemt type resultater. De forskellige typer er:

  • akt

  • bestilling

  • chat

  • dokument

  • note

  • påtegning

  • sag

  • systembesked

Når der søges efter ”Type”, søges der kun inden for den valgte type. Dvs. hvis der søges efter Type:akt, søges der kun efter aktens metadata, aktens titel og i aktdokumentet. Der søges ikke i aktens eventuelt tilknyttede dokumenter, chats, bestillinger mv.

cSearch vil som standard søge efter alle typer, hvis andet ikke er specificeret.

Eksempel:

image
Figur 9. Søg efter typen ”Akt”

”Titel”

Afgrænser søgningen til kun at søge efter titel. Når der søges på ”Titel”, søger cSearch efter titler på sager, akter og dokumenter.

Eksempel:

image
Figur 10. Søg efter ”Titel”

”Indhold”

Afgrænser søgningen til indhold. For de forskellige typer er indholdet defineret som følgende:

  • Akter: titel og tekstindhold i aktdokumentet.

  • Bestillinger: bestillingstyperne og teksten, som beskriver bestillingen (dvs. teksten i feltet ”Beskrivelse”).

  • Chats: tekstindholdet i chatten.

  • Dokumenter: titel og tekstindhold i dokumentet.

  • Noter: tekstindholdet i noten.

  • Påtegninger: påtegningstypen og selve påtegningsteksten.

  • Systembesked: selve systembeskeden.

Eksempel:

image
Figur 11. Søg efter ”Indhold”

”Fra”

Søger efter navn eller e-mailadresse på en afsender af en akt. Når der søges på ”Fra”, finder cSearch akter.

Eksempel:

image
Figur 12. Søg efter ”Fra”

Der kan ligeledes søges på hele e-mailadresser eller domæner eksempelvis:

  • fra:anders@mail.dk

  • fra:beate@organisation.dk

”Til”

Søger efter navn eller e-mailadresse på en modtager af en e-mailakt.

Eksempel:

image
Figur 13. Søg efter ”Til”

På samme vis som ved ”Fra” kan der også her søges på hele e-mailadresser eller domæner.

”Ansvarlig”

Søger efter navnet på den ansvarlige enhed eller sagsbehandler. Når der søges efter ”Ansvarlig”, finder cSearch akter og sager.

Eksempel:

image
Figur 14. Søg efter ”Ansvarlig” på en sag

”Part”

Søger efter navn eller e-mailadresse på en involveret part.

image
Figur 15. Søg efter ”Part”
  • På akter fremsøges de parter, som er involveret i akten. Dvs. de brugere eller enheder, der enten er direkte involveret eller indirekte involveret, fordi akten er blevet delt med dem.

  • På chats og noter fremsøges de parter, der er angivet som deltagere.

  • På en sag fremsøges de parter, der er angivet i metadatafeltet ”Sagens parter”, ”Supplerende sagsbehandler”, ”Mødedeltager” (hvis det er en mødesag) eller ”Sagens ansvarlige”.

Eksempel:

image
Figur 16. Søg efter ”Part” på en sag
  • På bestillinger fremsøges de parter, som indgår i bestillingen såsom opretter, bestillingsudfører mv.

”Emneord”

Søger efter emneord på en akt eller sag.

Eksempel:

image
Figur 17. Søg efter ”Emneord” på en sag

”Status”

Søger efter status på en sag, akt eller bestilling.

Eksempel:

image
Figur 18. Søg efter ”Status” på en sag

”Brevdato”

Søger efter brevdato på en akt.

Eksempel:

image
Figur 19. Søg efter ”Brevdato”

”Frist”

Søger efter frist på en sag, akt, godkendelse eller bestilling.

Eksempel:

image
Figur 20. Søg efter ”Frist” på en sag

”Oprettet”

Søger efter oprettelsesdato. Når der søges på ”Oprettet”, finder cSearch akter, bestillinger, chats, dokumenter, noter, påtegninger, sager og systembeskeder, som er oprettet på den angivne dato.

Eksempel:

image
Figur 21. Søg efter ”Oprettet” dato

”Id”

Søger efter aktens ID-nummer.

Eksempel:

image
Figur 22. Søg efter ”Id”

”Akttype”

Søger efter aktens type, som kan være indgående, intern eller udgående.

Eksempel:

image
Figur 23. Søg efter ”Akttype”

”Filtype”

Søger efter filtypen for et dokument, som fx kan være docx, html, pdf, xlxs eller xml.

Eksempel:

image
Figur 24. Søg efter ”Filtype” for et dokument

Ovenstående tabel indeholder eksempler på, hvordan metadata-søgefelterne i cSearch kan anvendes. Felterne kan kombineres, så der fx kan søges efter akter, hvori ordet Information indgår i titlen. Dette gøres fx ved at skrive: type:akt titel:information. Der kan også søges efter akter med ordet Information i titlen og emneordet budget: type:akt titel:information emneord:budget*.

cSearch søger kun i de typer (akt, dokument, sag, chat m.m.), hvorpå metadatafeltet eksisterer. Så fx vil søgningen type:Dokument brevdato: [01-01-2015 31-12-2015] ikke returnere noget, da feltet ”Brevdato" ikke eksisterer på dokumenter.

Sortering af resultater

cSearch prioriterer søgeresultaterne, så de mest relevante resultater vises først.

Dette gøres ud fra cSearch-indekset, som indeholder de data, der kan søges på. Den præcise prioritering bygger på en række kriterier, der indgår i søgealgoritmen. Afgørende for rækkefølgen er i særdeleshed, hvornår den aktuelle bruger sidst har åbnet objektet, samt hvornår det sidst er blevet redigeret. Dertil kommer blandt andet, hvor ofte søgeordet forekommer i objektet, og om søgeordene står samlet eller spredt i objektet.

Søgeresultatet kan sorteres efter type ved at klikke på den ønskede type i menuen under søgefeltet. Se figuren nedenunder.

image
Figur 25. Menu til at sortere resultater efter type

Der kan vælges mellem ”Alle”, ”Akter”, ”Sager”, ”Chats” og ”Dokumenter”. Klik på Flere for at få vist valgmulighederne: ”Bestillinger”, ”Påtegninger”, ”Systembesked” og ”Noter”.

image
Figur 26. Gemte muligheder under ”Flere”

Resultaterne kan yderligere sorteres ved brug af metadatafelter. Hvert menupunkt har tilhørende metadatafelter, som kan ses ved at klikke på pil ned image i højre side af menuen. De forskellige menupunkter og deres tilhørende metadatafelter er beskrevet i tabellen herunder.

Menupunkt Beskrivelse

”Alle”

Viser alle søgeresultater. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter resultater, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter resultater, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Akter”

Viser kun akter i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Fra”. Der søges efter aktens afsender.

  • ”Til”. Der søges efter aktens modtager eller kopimodtager.

  • ”Indhold”. Der søges efter akter, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter akter, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Sager”

Viser kun sager i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter sager, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Sagsnummer”.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter sager, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Chats”

Viser kun chats i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter chats, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter chats, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Dokumenter”

Viser kun dokumenter i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter dokumenter, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter dokumenter, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Bestillinger”

Viser kun bestillinger i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter bestillinger, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter bestillinger, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Påtegninger”

Viser kun påtegninger i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter påtegninger, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra” og ”Til” dato, og der søges efter påtegninger, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Systembeskeder”

Viser kun systembeskeder i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter systembeskeder, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter systembeskeder, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

”Noter”

Viser kun noter i resultatlisten. Søgningen kan indskrænkes ved at benytte metadatafelterne:

  • ”Indhold”. Der søges efter noter, der indeholder de indtastede ord.

  • ”Oprettet”. Der kan indsættes både en ”Fra”- og ”Til”-dato, og der søges efter noter, hvor datoerne passer til de indtastede datoer.

Det er også muligt at sortere resultaterne efter objektets alder. Det betyder, at søgeresultaterne sorteres, så de senest redigerede objekter, som matcher søgekriteriet, vises først på listen. Dette gøres ved at skifte fra Prioritet til Alder i cSearch-vinduet som vist nedenfor.

image
Figur 27. Valg af sortering

Det er muligt at foretage en bredere søgning, hvis det ønskede resultat ikke findes ved normal søgning. Der skiftes til Udvidet søgning via dropdown-menuen, som vist i figuren nedenfor.

image
Figur 28. Skift til udvidet søgning

En Udvidet søgning søger bredere end den normale søgning. Udvidet søgning giver derfor mulighed for at finde ord, der ligger tæt op ad søgeordet. Udvidet søgning søger efter beslægtede ord på to måder:

  • Der søges efter synonymer. Det vil sige, hvis der for eksempel søges efter sammendrag, fremkommer der også resultater, der indeholder synonymer såsom referat eller resumé.

  • Der søges efter ord, der ligger tæt på søgeordet. Hvis der for eksempel søges efter ”stavefjel”, fremkommer der også resultater, der indeholder ordet ”stavefejl”, fordi de to ord ligger tæt på hinanden.

I udvidet søgning kan der i øvrigt bruges de samme operatorer og metadatafelter som i normal søgning.

cSearch leveres med en synonymordbog. Efter at have foretaget en udvidet søgning er det muligt at se de synonymer, der er søgt på, ved at klikke på ikonet image som vist på figuren ovenfor. Der er desuden mulighed for, at en administrator kan tilføje flere synonymer.