Aktens metadata

Aktens visning af metadatafelter afhænger af, hvad den enkelte bruger har valgt i sin personlige opsætning. En akt kan vises med:

Aktens visning kan ændres med klik på Vis alle felter i aktvinduets bånd.

image
Figur 1. Vis alle felter på akten

En lang række af de metadata, der er tilknyttet en akt, aktiveres kun i henhold til aktens status og den enkelte brugers rettigheder til en given akt.

I de følgende afsnit beskrives de forskellige metadatafelter, og hvordan udvalgte metadata på en akt håndteres.

Forsendelsesmetadatafelter på e-mailakt

image
Figur 2. Forsendelsesfelter på e-mailakt

Nedenfor gennemgås de enkelte metadatafelter knyttet til en e-mailakt. Læs mere om oprettelse og afsendelse af e-mailakter i afsnittet E-mail.

Felt Beskrivelse

”Titel”

”Titel” vises, uanset hvilken aktvisning der er valgt. ”Titel” er et fritekstfelt, som beskriver akten. Titlen angives, når e-mailakten oprettes. Titlen kan senere ændres.

På en e-mailakt svarer titlen til emnefeltet på en e-mail.

”Fra”

Her angives, hvem e-mailakten er fra. Dette felt udfyldes automatisk, når der skrives i modtager- eller cc-feltet.

”Til”

Her angives en eller flere modtagere af e-mailakten.

”Cc”

Her angives en eller flere modtagere, som er Cc på e-mailakten.

”Xbc”

Her angives en eller flere modtagere, som er Xbc på e-mailakten.

Hvis en ekstern part sættes på under Xbc, svarer det til at sætte en part på som Bcc i traditionelle e-mailsystemer.

Sættes en intern part på under Xbc, svarer det til at sætte dem på under Cc. Xbc er ikke skjult for andre F2 brugere og giver derved kun mening i forbindelse med afsendelse af eksterne e-mails.

Alle F2-modtagere på en e-mailakt ser alle modtagere på akten inklusive de modtagere, der er tilføjet som Xbc-modtagere.
Det er muligt at konfigurere bedre forslag til parter i felterne ”Til”, ”Cc” og ”Xbc”, så forslagene bliver mere relevante for brugeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Standardmetadatafelter

image
Figur 3. Standardmetadatafelter på en akt

Nedenfor gennemgås de enkelte standardmetadatafelter på en akt.

Felt Beskrivelse

”Titel”

”Titel” vises, uanset hvilken aktvisning der er valgt. ”Titel” er et fritekstfelt, der beskriver akten. Titlen angives, når akten oprettes. Titlen kan ændres.

”Status”

Status på akten angiver, om aktens status er ”Behandles” eller ”Afsluttet”.

”Frist”

I dette felt sættes en frist på akten. Denne værdi bruges blandt andet til fristsøgninger og til at sortere forskellige lister efter.

”Ansvarlig”

I feltet "Ansvarlig" angives, hvilken enhed eller bruger som har det formelle ansvar for akten. Dette felt bruges til at ansvarsfordele akten.

Læs mere om ændring af ansvarlig i afsnittet Ansvarlig.

”Brevdato”

Hvis akten er sendt eller modtaget, tilføjes den en brevdato, som er den dato, at akten blev sendt eller modtaget i F2.

Hvis der er tale om et fysisk brev, kan en bruger selv påføre brevdato, som svarer til det, som er angivet på det fysiske brev.

”Sag”

Hvis der står et sagsnummer i dette felt, betyder det, at akten er lagt på en sag. Hvis feltet er tomt, er det her, at akten kan lægges på en sag.

Hvis en akt allerede er knyttet til en sag, kan akten flyttes til en anden sag ved at ændre sagsnummeret.

Er akten knyttet til en sag, er det muligt at fjerne den fra sagen igen, hvis brugeren har fuld skriveadgang til akten.

For at fjerne en akt fra en sag slettes sagsnummeret i feltet ”Sag” på akten. Der er intet krav om, at aktens oprindelige sagstilknytning skal erstattes med en ny sag.

Hvis en akt skal knyttes til en sag, som kendes i forvejen, skrives sagsnummeret eller sagens titel i feltet ”Sag”. Markér herefter den ønskede sag, og tast Enter eller dobbeltklik med musen.

Læs mere om tilknytning af akter til sager i afsnittet Tilknyt akt til sag.

En sag indeholder egne metadata. Læs mere om at arbejde med sager her.

Det er muligt at konfigurere bedre forslag til sager i feltet ”Sag”, så forslagene bliver mere relevante for brugeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

”Journaliseret”

Sættes der hak i ”Journaliseret”, betyder det for nogle offentlige organisationer, at akten vil indgå i afleveringen til Rigsarkivet.

Endvidere kan dette felt, som alle andre metadatafelter, bruges til diverse søgninger, grupperinger etc.

For ikke-offentlige organisationer bruges dette felt ofte til at markere, at denne akt er vigtig og ikke må slettes.

”Akt nr.”

Aktnummeret tildeles fortløbende inden for en sag, når akten journaliseres. Det vil sige, at kun journaliserede akter, der ligger på en sag, har et aktnummer.

”Adgang”

Her vælges adgangsniveauet for akten:

  • Involverede

  • Enhed

  • Alle.

Hvis en akt er underlagt adgangsbegrænsning i felterne ”Adgang begrænset til” eller ”Sagsadgang begrænset til”, vises en stjerne ”*” i feltet "Adgang".

Hold musen over ikonet image for at læse mere om adgangen til akten. Teksten tilpasser sig de forhold, der påvirker den givne akt. På en akt med eksempelvis adgang ”Enhed” og en adgangsbegrænsning vises følgende info-tekst.

image
Figur 4. Information om adgangsbegrænsning

Læs mere om adgangsniveauer for akter i afsnittet Adgang til akten.

Akter kan kun rettes af en person, der er tilknyttet til den enhed, der er ansvarlig for akten, eller brugere, som er involveret i akten, f.eks. en supplerende sagsbehandler.

”Emneord”

I emneordsfeltet tilknyttes foruddefinerede emneord til akten.

Emneord kan fremsøges på tre måder:

  • Skriv direkte i feltet. F2 hjælper med at finde det ønskede emneord. Er der knyttet emneord til enheden, vises kun disse.

  • Tryk på Pil ned-tasten. F2 viser tilgængelige emneord. Er der knyttet emneord til enheden, vises kun disse. Emneordet vælges ved brug af Enter eller dobbeltklik på det ønskede emneord.

  • Søg blandt alle emneord. Klik på image i feltet ”Emneord”. Herefter åbnes en dialog, der viser alle emneord for myndigheden. Markér de ønskede emneord i listen til højre, og klik på pilen mod højre. De valgte emneord overføres til akten ved at klikke på OK.

”Oprettet dato og af”

Dette felt viser datoen for, hvornår akten blev oprettet, og navnet på den bruger, der har oprettet akten.

Ved modtaget e-mail er ”Oprettet dato” det tidspunkt, hvor akten er importeret til F2.

”Ekstern adgang” (tilkøb)

Dette felt bruges alene til opmærkning af akten i forbindelse med kundespecifikke integrationer. Værdierne trækkes fra en værdiliste og konfigureres i samarbejde med cBrain.

Avancerede metadatafelter

image
Figur 5. Avancerede metadatafelter på en akt

Nedenfor gennemgås de avancerede metadatafelter på en akt.

Felt Beskrivelse

”Titel”

”Titel” vises, uanset hvilken aktvisning der er valgt. ”Titel” er et fritekstfelt, der beskriver akten. Titlen navngives, når en bruger opretter en akt.

Titlen kan ændres.

”Adgang begrænset til”

Her angives et antal adgangsgrupper (brugere/teams/sikkerhedsgrupper/etc.) for akten.

Feltet begrænser adgangen til de brugere og grupper, der er angivet i feltet. Dvs. uanset hvilket adgangsniveau, der er angivet i feltet ”Adgang” på den givne akt, er det kun brugere/grupper angivet i dette felt, der kan se og tilgå den pågældende akt.

Adgangsniveauet gælder fortsat. For at en bruger kan se og tilgå akten, skal vedkommende både have adgang til akten og være anført i feltet ”Adgang begrænset til”.

Lægges der en adgangsbegrænsning på en akt, der forhindrer brugere i at få adgang til akten, åbner dialogen ”Parter har ikke adgang til akten”, som vist nedenfor.

Dialogen, også kaldet adgangshjælp, advarer brugeren, hvis andre brugere eller enheder ikke har adgang til en akt som følge af en akts adgangsbegræsning.

image
Figur 6. Dialogen ”Parter har ikke adgang til akten”

Det er muligt at konfigurere, om adgangshjælp for enheder skal være slået til. Som udgangspunkt er dette slået fra. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Tilføjes eller fjernes en adgangsgruppe fra adgangsbegrænsningen logges det, hvem der ændrede det, og hvornår ændringen skete.
Hvis en bruger angiver en ekstra adgangsgruppe på en akt, der allerede har en eller flere adgangsgrupper tilknyttet, vil dette øge antallet af brugere, der kan se akten.
Sættes en bruger med begrænset adgang (i brugerens egenskaber) på i feltet ”Adgang begrænset til”, skal myndigheden, en enhed eller brugerens sikkerhedsgruppe ligeledes tilføjes i feltet, og adgangsniveauet skal være sat til ”Alle”. Ændres ”Adgang” ikke til ”Alle”, reduceres adgangen til akten til brugeren med begrænset adgang.

”Sagsadgang begrænset til”

Her vises adgangsgrupper for sagen, som akten er tilknyttet.

Der vises kun indhold i feltet på de tre betingelser, at akten ligger på en sag, at der er sat hak i feltet ”Sagsadgang” på akten, og at sagen har en adgangsbegrænsning.

Er ovenstående betingelser opfyldt, overfører F2 automatisk enheder, personer, teams og sikkerhedsgrupper fra sagens adgangsbegrænsning til feltet ”Sagsadgang begrænset til” på akten.

Sættes en bruger med begrænset adgang (i brugerens egenskaber) på i feltet ”Adgang begrænset til”, skal myndigheden, en enhed eller brugerens sikkerhedsgruppe ligeledes tilføjes i feltet, og adgangsniveauet skal være sat til ”Alle”. Ændres ”Adgang” ikke til ”Alle”, reduceres adgangen til akten til brugeren med begrænset adgang.

”Sagsadgang”

Hak i dette felt betyder, at sagens adgangsbegrænsning nedarves til den pågældende akt. Såfremt der tilføjes en adgangsbegrænsning på sagen, gælder den for alle sagens akter.

Ønskes sagens adgangsbegrænsning ikke nedarvet til akten, skal den eksisterende adgangsbegrænsning erstattes med en anden. Dette gøres via feltet ”Adgang begrænset til”, hvor den eller de parter, der skal have adgang til akten, tilføjes. Bemærk, at feltet ”Adgang”, hvori aktens adgangsniveau bestemmes, også har indflydelse på, hvilke parter der har adgang til akten. Læs mere om feltet ”Adgang” i afsnittet Standardmetadatafelter.

En akt oprettes altid med hak i ”Sagsadgang”, selv når den ikke er tillknyttet en sag. En akt uden en sag har brugerens myndighed som implicit adgangsbegrænsning.

”Suppl. sagsbeh.”

Her angives supplerende sagsbehandlere på akten. Det er brugere, teams og enheder, der hjælper med selve sagsbehandlingen uden at være ansvarlig for akten.

Læs mere om tilføjelse af supplerende sagsbehandlere i afsnittet Tilføj supplerende sagsbehandler.

”Aktparter”

Anvendes til at tilføje parter til akten, som ikke nødvendigvis er afsender, modtager, sagsbehandler, supplerende sagsbehandler eller ansvarlig enhed på akten.

Det er muligt at konfigurere bedre forslag til parter i feltet ”Aktparter”, så forslagene bliver mere relevante for brugeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

”CPR/CVR nr.”

Anvendes til at angive CPR- eller CVR-nummer på akten.

”Akttype”

Anvendes til at skelne mellem akter, der er sendt til eksterne parter, modtaget fra eksterne parter og til internt arbejde. Der skelnes mellem:

  • ”Udgående”
    Er der sendt en e-mailakt til en ekstern part, er akttypen automatisk angivet som ”Udgående”.

  • ”Indgående”
    Er der modtaget en e-mailakt fra en ekstern parter, er akttypen automatisk angivet som ”Indgående”.

  • ”Intern”
    Alle akter, der er til internt arbejde og kommunikation, angives automatisk med akttypen ”Intern”.

”Tidl. sagsnr.”

Hvis akten har eksisteret på en tidligere sag eller eksisterer i et andet system, angives her en reference til den oprindelige sag.

Feltet kan også udfyldes manuelt.

”Erindringsdato”

Erindringsdato er en dato, som sættes på akten, og som anvendes i forbindelse med erindringer, som brugeren kan have på en akt. Derved mindes brugeren om at foretage sig noget f.eks. at følge op på en høring i god tid, inden erindringsdatoen på akten udløber.

Det er muligt at konfigurere bedre forslag til parter i feltet ”Aktparter”, så forslagene bliver mere relevante for brugeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

”Modtaget dato”

Modtaget dato er den dato, som akten er modtaget. Den angives automatisk, når akten sendes elektronisk.

Hvis akten ikke er sendt elektronisk, kan der manuelt påføres en modtaget dato i de tilfælde, hvor fysisk post har én brevdato (nemlig den der er anført på brevet) og en anden ”modtaget dato” (da posten leverede den).

Hvis akten er sendt elektronisk, vil der automatisk blive angivet en værdi i modtaget dato, og denne vil være identisk med brevdatoen.

”Oprettet dato og af”

Dette felt viser datoen for, hvornår akten blev oprettet, og lige efter oprettelsesdato vises navnet på den bruger, der har oprettet akten.

Ved modtaget e-mail er ”Oprettet dato” det tidspunkt, som akten er oprettet på i F2.

Metadatafelter på en akt med linje til enhedens sagsbehandling

Det er muligt for afsenderen af en akt at følge modtagerens behandling af akten, når en akt er sendt til en eller flere brugere eller enheder via funktionen ”Send”.

Afsenderen gør dette på fanen ”Avanceret” i aktvinduet ved at sætte hak i feltet ”Linje til enhedens sagsbehandling”. En enhed, der modtager en e-mailakt, kan også

Når en akt er sendt til en intern bruger eller enhed, oprettes en linje til ”Enhedens sagsbehandling” for hver modtagerenhed uanset, om det er en bruger eller en enhed, at akten sendes til.

Linjen til enhedens sagsbehandling bliver først synlig for afsender, når akten er sendt. Linjen vises, når avancerede metadatafelter er vist. Modtager vil se linjen, uanset hvilke felter aktvinduet ellers viser.

image
Figur 7. Metadatafelter på akt med linje til enhedens sagsbehandling

Læs mere om arbejdet med linjen til enhedens sagsbehandling i afsnittet Linje til enhedens sagsbehandling.

Metadatafelterne i linjen er kort opsummeret i tabellen nedenfor.

Felt Beskrivelse

”Set” (af enheden)

Angiver, om der er brugere i enheden, der har set akten.

”Set” (af ansvarlig)

Angiver om, den ansvarlige bruger har set akten.

”Ansvarlig”

Feltet ”Ansvarlig” angiver den bruger, der har ansvaret for akten i modtagerenheden. Selvom en akt er sendt til en specifik bruger i en enhed, vises kun enheden, indtil en bruger har været inde og se akten.

”Status”

Modtageren angiver sin egen status i modtagelsesregistreringen, som viser afsenderen, om akten er færdigbehandlet eller fortsat er under behandling. Der vælges mellem ”Behandles” og ”Afsluttet”.

”Frist”

Her tilføjer aktens modtager sin egen frist.

Feltet ”Frist” opdateres ved at klikke på kalenderikonet image til højre i feltet eller ved at indtaste datoen i feltet i formatet dd-mm-yyyy eller et tilsvarende format.

En bruger kan også angive fristen som et antal dage fra i dag, f.eks. +10, hvorved F2 automatisk angiver datoen, når brugeren klikker sig ud af feltet.

Konsekvenser ved rettelse af frist er: Akten indgår i de faste søgninger "Frist senest i morgen: Mig" og "Frist senest i morgen: Enheden", når den angivne frist passer.