Styring af akter

Menugruppen ”Personlig styring” kan ses i båndet i akt- og hovedvinduet, når brugeren åbner eller markerer en akt i resultatlisten. Værdierne i menugruppen til personlig styring er kun synlig for den enkelte bruger.

Figuren nedenfor viser, hvordan det er muligt at vælge, hvorvidt en akt skal vises i henholdsvis indbakken og på skrivebordet. Hertil bruges de øverste knapper. I midten kan der tilføjes et flag til akten. Nederst kan akten gives en frist.

Ved hjælp af den personlige styring kan brugeren selv styre og organisere sit arbejde med akten. Der er følgende mulighed for placering af akten:

Akten kan også tildeles et personligt styringsflag, som kun kan ses af brugeren selv. Hvilke flag, der kan tildeles en akt, er defineret af en bruger med privilegiet ”Flagadministrator”, og flagene kan derfor variere fra installation til installation. Flagets værdi bruges eksempelvis ved personlige søgninger. Læs mere om dette under F2 Desktop - Søgninger.

Derudover kan en bruger også sætte en personlig frist for sit arbejde med akten, som også kun ses af brugeren selv. Fristens dato skrives direkte ind i feltet, eller der klikkes på kalenderikonet for at udpege en frist direkte i kalenderen, eller ved at klikke på knapperne ”I går”, ”I dag eller ”I morgen”, som vist nedenfor.

Det er også muligt at lade F2 beregne en dato beregnet på antal dage til fristen ved f.eks. at skrive ”+7” i feltet og trykke på Enter. Fristen bliver herefter sat til syv dage fra dags dato.

Enhedens styring er et samarbejdsredskab. Det giver brugeren mulighed for at involvere enheden på flere forskellige måder, samtidig med at det kan være en måde at skabe overblik over opgaver og processer for medlemmer i enheden.

Ligesom muligheden for at styre, om akter skal vises i enhedens indbakke eller på enhedens skrivebord, kan frister og flag være med til kategorisere arbejdet og derigennem skabe overblik og vidensdeling.

Brugerne i enheden kan styre og organisere aktens tilstedeværelse i enhedens lister, det vil sige ”Indbakke (enhedens navn)”, ”Skrivebord (enhedens navn)” og ”Arkiv (enhedens navn)”. Dette gøres i menugruppen ”Enhedens styring” på båndet på akten eller i hovedvinduet. Se figuren nedenfor.

Fremgangsmåden er den samme som ved personlig styring:

Enhedens brugere kan også give akten et styringsflag for enheden, som kun kan ses af enheden. Hvilke flag, der kan tildeles en akt, er defineret af en bruger med privilegiet ”Flagadministrator”, og flagene kan derfor variere fra installation til installation. Enheden kan bl.a. bruge flagets værdi ved søgninger. Læs mere om dette under F2 Desktop - Søgninger.

Derudover kan enhedens brugere også sætte en frist for enhedens arbejde med akten, som kun ses af enheden. Fristdatoen skrives direkte i feltet, eller der klikkes på kalenderikonet for at udpege en frist direkte i kalenderen, eller ved at klikke på knapperne ”I går”, ”I dag eller ”I morgen”, som vist nedenfor.

Det er også muligt at lade F2 beregne en dato beregnet på antal dage til fristen ved f.eks. at skrive ”+7” i feltet og trykke på Enter. Fristen bliver herefter sat til syv dage fra dags dato.

Med menugruppen ”Fjern” på hovedvinduets bånd er det muligt at arkivere, slette og fjerne akter fra specifikke lister.

Funktionerne gennemgås i det følgende.