Proces til borgerhenvendelse

Med F2 Underskrevet Godkendelse kan F2 ved en endelig godkendelse oprette en ny akt, hvor valgte dokumenter fra den oprindelige godkendelsesakt kopieres over på og underskriftsfraser i dokumenterne flettes.

Følgende gennemgang af en standardproces er et eksempel på, hvordan F2 Underskrevet Godkendelse kan bruges til at svare på borgerhenvendelser, hvor en borger eller virksomhed indsender en henvendelse via e-mail til myndigheden.

Eksemplet gennemgår best practice for brug af modulet. En administrator, der skal sætte modulet op, kan bruge eksemplet som inspiration til, hvordan arbejdet med en underskrevet godkendelse kan håndteres i F2.

Processen består af følgende trin:

  1. Borgerhenvendelse modtages og lægges på sag.

  2. Opgaven videregives med bestilling.

  3. Bestilling accepteres, og svarakt oprettes.

  4. Svar udarbejdes i dokumentskabelon.

  5. Godkendelsesforløb startes.

  6. Endelig godkendelse.

  7. Svar sendes.

  8. Bestilling afsluttes.

Dette eksempel viser en proces, der gør brug af sagsskabelon og F2 Bestilling. Processen kan også bruges til arbejdsgange uden sagsskabeloner og bestillinger. Læs mere om opsætning af F2 Underskrevet Godkendelse.

I følgende eksempel er der to brugere:

  • Martin Mouritzen, som arbejder i ministersekretariatet og modtager borgerhenvendelser.

  • Katinka Bai, som arbejder på et fagkontor og svarer på borgerhenvendelser.

1. Borgerhenvendelse modtages og lægges på sag

En borger har sendt et spørgsmål til ministeren. F2 er sat op til, at borgerhenvendelser lander i ministersekretariatets postkasse, som Martin har ansvaret for at tjekke. Han åbner e-mailakten og klikker på Ret for at sætte akten i redigeringstilstand. Er borgeren en ukendt part, spørger F2 om vedkommende skal oprettes som part i F2’s partsregister i dialogen ”Opret parter i partsregisteret”. Martin klikker Opret parter for at oprette parten.

image
Figur 1. E-mail med borgerhenvendelse

Martin skal nu tilknytte e-mailakten til en ny sag. I feltet ”Sag” på akten skriver Martin ”+” og klikker på Enter. Dialogen ”Ny sag” åbner. Her vælger han den relevante sagsskabelon til borgerhenvendelser. I dette eksempel vælger han sagsskabelonen ”Borgerhenvendelse”, som automatisk indsætter borgeren (afsenderen af e-mailen) i feltet ”Sagens parter”. Martin udfylder de resterende felter i sagsskabelonen og klikker på OK for at oprette sagen.

image
Figur 2. Dialogen ”Ny sag”

Martin gemmer akten, og den er nu tilknyttet den nyoprettede sag. Borgeren er tilføjet som part på sagen.

2. Opgaven videregives med bestilling

Martin skal videregive opgaven med at udarbejde svar på borgerhenvendelsen til den relevante kollega eller enhed. Han opretter en ny bestilling på e-mailakten ved at klikke på Ny bestilling. Vinduet ”Ny bestilling” åbner, hvor Martin tilføjer kollegaen Katinka Bai i feltet ”Bestillingsmodtager”. Martin kunne også have valgt en anden bruger eller enhed. Han udfylder resten af de relevante felter i bestillingen og klikker på Send for at sende bestillingen til Katinka.

image
Figur 3. Opret bestilling på e-mailakt

Læs mere om oprettelse og afsendelse af bestillinger i F2 Bestilling.

3. Bestilling accepteres, og svarakt oprettes

Katinka modtager akten med bestillingen i sin indbakke. Her kan hun både se det oprindelige spørgsmål fra borgeren og bestillingen, som Martin har sendt. Katinka åbner akten, og bestillingsvinduet åbner automatisk. Her accepterer hun bestillingen og klikker på Opret svarakt.

Læs mere om modtagelse og accept af bestillinger i F2 Bestilling.

image
Figur 4. Opret svarakt til bestilling

I dialogen ”Vælg svartype” klikker Katinka på Godkendelse for at oprette en svarakt med et godkendelsesforløb.

image
Figur 5. Vælg svartype

F2 åbner dialogen ”Ny akt”, hvor Katinka vælger den relevante godkendelsesskabelon fra dropdown-menuen ”Godkendelsesskabelon”. F2 har automatisk udfyldt andre relevante felter med information fra bestillingen. Katinka klikker på OK for at oprette akten med det valgte godkendelsesforløb.

image
Figur 6. Dialogen ”Ny akt” med valg af godkendelsesskabelon

F2 opretter svarakten med den valgte godkendelsesskabelon.

image
Figur 7. Svarakt med den valgte godkendelsesskabelon

På den valgte godkendelsesskabelon er der sat hak i feltet ”Opret svar automatisk efter endelig godkendelse”. Det sikrer, at F2 automatisk opretter en akt til borgerhenvendelsen, når godkendelsesforløbet endeligt godkendes.

image
Figur 8. Dialogen ”Ret godkendelsesforløb”

4. Svar udarbejdes i dokumentskabelon

På akten med godkendelsesforløbet vedhæfter Katinka en dokumentskabelon til svar på borgerhenvendelsen ved at klikke på Nyt dokument fra skabeloner i aktens bånd.

image
Figur 9. Menupunktet "Nyt dokument fra skabeloner"

I dialogen ”Nyt dokument” vælger Katinka den relevante dokumentskabelon og klikker på OK.

image
Figur 10. Vælg dokumentskabelon

Dokumentskabelonen indeholder de relevante flettekoder og fraser, inklusive en underskriftsfrase. Katinka udarbejder svaret på borgerhenvendelsen i dokumentskabelonen.

image
Figur 11. Dokumentskabelon

Dokumentskabelonen er endvidere opsat til at blive inkluderet på den automatisk oprettede akt, når godkendelsesforløbet godkendes endeligt. Det gøres ved at sætte hak i feltet ”Inkludér ved automatisk oprettelse af svar ved endelig godkendelse” i dokumentets egenskaber.

image
Figur 12. Dokumentegenskaber

5. Godkendelsesforløb startes

Når Katinka har færdiggjort svaret på borgerhenvendelsen og gemt dokumentet på akten, starter hun godkendelsesforløbet ved at klikke på Start i aktvinduets højre side. Godkendelsen sendes videre til den første godkender i forløbet.

image
Figur 13. Start godkendelse

6. Endelig godkendelse

Når godkendelsen har været igennem hele godkendelsesforløbet, og den sidste godkender klikker på Godkend endeligt, modtager Katinka den endeligt godkendte akt og den automatisk oprettede akt i sin indbakke.

F2 har automatisk udført følgende:

  • Oprettet en akt med kopi af det godkendte dokument, hvor underskriftsfrasen og eventuelt andre flettekoder er indflettet i dokumentet.

  • Indsat borgeren som modtager i feltet ”Til” på akten, så akten er klar til afsendelse.

image
Figur 14. Godkendelsesakt og svarakt i indbakke

7. Svar sendes

Katinka åbner den automatisk oprettede akt for at sende svaret til borgeren. Underskriftsfrasen og andre flettefelter er allerede flettet på dokumentet. Borgeren er indsat som modtager i feltet ”Til” på akten. I feltet ”Fra” indsætter Katinka den relevante enhed som afsender af svaret på borgerhenvendelsen.

Katinka kan vælge at skrive en besked i aktdokumentet inden afsendelse. Det er også muligt for hende at vælge om det vedhæftede dokument med svar skal afsendes i Word- eller PDF-format (med tilkøbsmodulet F2 Metadata Remover).

image
Figur 15. Send svar på borgerhenvendelse

Katinka klikker på Send for at sende akten til borgeren.

8. Bestilling afsluttes

Martin har modtaget den oprindelige e-mailakt med bestillingen i sin indbakke. I bestillingsvinduet kan han finde link (1) til svarakten med godkendelsesforløb, hvis han vil læse svaret. Martin afslutter bestillingen (2).

image
Figur 16. Afslut bestilling