Højrekliksfunktioner i hovedvinduet

I F2 er det muligt at udføre en lang række arbejdsopgaver direkte i hovedvinduet. De næste afsnit beskriver de funktioner, der kan udføres i hovedvinduet ved hjælp af højrekliksmenuen. Hvilke funktioner, der er tilgængelige for den enkelte bruger, afhænger af organisationens opsætning og brugerens privilegier.

Højrekliksfunktioner på akter

Når der højreklikkes på en akt i resultatlisten i hovedvinduet, er følgende funktioner tilgængelige:

Ikon Funktion Beskrivelse

image

Åbn akt

Åbner aktvinduet for den akt, der er markeret i resultatlisten.

image

Åbn sag

Åbner sagsvinduet for den sag, som den valgte akt er tilknyttet.

image

Ny

Opretter ny:

  • Akt image

  • E-mail image

  • Dokument image

  • Godkendelse image

  • Digital Post image

  • e-Boks image

  • M4-post image

  • Fjernprint image

  • Aktindsigt image

  • Ny chat image

  • Ny chat til alle image

image

Svar

Er aktiv, når en indgående e-mail eller en akt, der er sendt internt i F2, vælges i resultatlisten.

For at svare afsenderen klikkes der på:

  • Svar image

  • Svar og medtag bilagimageDet vil sige, svar afsenderen, og bibehold samtidig modtagne bilag i e-mailen ved svar til afsenderen.

image

Videresend

Er aktiv, når en indgående e-mail eller en akt, der er sendt internt i F2, vælges i resultatlisten.

Ved klik åbner en ny akt, som vedhæftes den e-mail, som skal videresendes.

image

Marker som læst/ulæst

Enhver akt kan markeres som læst eller ulæst. Læste akter vises med almindelig skrift, og ulæste akter vises med fed skrift.

Læst-markeringer i en enhedsliste deles af alle brugere i enheden. Det betyder, at markerer en bruger en akt som læst/ulæst, er akten markeret som læst/ulæst for alle brugere i den pågældende enhed.

Det logges, hvem der læst-/ulæst-markerer akter i enhedslisten. Oversigten kan ses i aktvinduet via fanen ”Avanceret” ved klik på Historik. En akt læst-markeres ved følgende handlinger:

  • En akt åbnes i F2 (eller en kalenderinvitation åbnes i Outlook).

  • En akt vises i preview i f.eks. 3 sekunder (Afhængigt af brugerens personlige opsætning).

  • En akt markeres som læst/ulæst vha. højrekliksmenuen.

image

Personlig styring

F2 viser menupunkterne til personlig styring på akten, når en bruger markerer en akt i resultatlisten, åbner en akt for at læse den eller på anden måde bliver involveret i akten.

Disse menupunkter giver brugeren mulighed for selv at styre sit arbejde med den pågældende akt.

Brugeren vælger, om akten skal optræde i de personlige lister:

  • Vis i ”Min indbakke”.

  • Vis på ”Mit skrivebord”.

image

Flag (mig)

(Personligt flag)

Som en del af den personlige styring på akten, kan en bruger give den valgte akt et personligt styringsflag for at styre arbejdet med akten. Styringsflaget ses kun af brugeren selv.

Hvis antallet af flag i installationen overstiger et fastlagt maksimum, vil funktionen åbne en dialog til valg af flag. Maksimumværdien konfigureres i samarbejde med cBrain.

image

Flag (enheden)

(Enhedens flag)

Akter, der automatisk dukker op i enhedens indbakke, har også et menupunkt til styring for enheden. Dette giver brugerne i enheden mulighed for at styre enhedens arbejde ved at sætte et styringsflag for enheden.

Styringsflaget ses kun af brugerne i enheden.

Enhedens flag angives for den enhed, som brugeren aktuelt er logget ind i.
Hvis antallet af flag i installationen overstiger et fastlagt maksimum, vil funktionen åbne en dialog til valg af flag. Maksimumværdien konfigureres i samarbejde med cBrain.

image

Slet akt

Sletter den valgte akt, hvis brugeren har rettigheder til dette. Den slettede akt ligger herefter i ”Mine slettede akter”.

cBrain konfigurerer i samarbejde med den pågældende organisation, hvor længe en akt ligger i ”Mine slettede akter”.

Akter, der ikke er delt, kan slettes fra F2.

Akter, der er eller har været delt, kan kun slettes fra F2 af brugere med privilegiet ”Kan slette delte akter for alle”. For øvrige brugere betyder dette for eksempel, at det ikke er muligt at slette en intern e-mailakt eller en akt, der er chattet på. Har akten først været delt én gang, kan den ikke slettes, selvom for eksempel chatten slettes.

Se mere om sletning af akter i F2 Desktop – Akter og kommunikation.

image

Flyt til private

Flytter alle de akter, der vælges i resultatlisten, til listen ”Mine private akter”.

image

Flyt til bibliotek

Flytter alle de akter, der vælges i resultatlisten, til biblioteket.

image

Adgangskontrol

Funktionen bruges til at ændre adgangsniveau på den valgte akt. F2 opererer med tre adgangsniveauer:

  • ”Involverede”: Aktens indhold ses kun af brugere, der er involveret i akten f.eks. via chat.

  • ”Enhed”: Aktens indhold ses og rettes af de involverede brugere samt alle brugere, som er tilknyttet den enhed, der er ansvarlig for akten.

  • ”Alle”: Aktens indhold ses af alle i organisationen.

image

Vis adgangs-information

Viser, hvilke brugere der har:

  • Læseadgang

  • Skriveadgang til dokumenter

  • Fuld skriveadgang.

image

Tilknyt akt til sag

Tilknytter en eller flere markerede akter i resultatlisten til en sag uden at åbne akten/akterne.

Desuden anvendes funktionen til at kopiere en akt til flere sager i en og samme arbejdsgang.

Markeres flere akter i hovedvinduet, vil det kun være muligt at flytte hver akt til én sag. Akterne kan ikke kopieres til flere sager.

image

Fjern akt fra sag

Fjerner en eller flere markerede akter i resultatlisten fra en sag uden at åbne akten/akterne.

image

Tilføj emneord

Tilføjer ét eller flere emneord til akten.

image

Udpeg akt som svar på en bestilling

Vælger en akt som svarakt til en eksisterende bestilling.

image

Journaliser/

Afjournaliser akt

Journaliserer/afjournaliserer den valgte akt i resultatlisten.

Hvis akten ligger på en sag, får denne et aktnummer på sagen.

Hvis akten ikke ligger på en sag, markeres akten som journaliseret og får et aktnummer, hvis den senere tilknyttes en sag.

En journaliseret akt kan til enhver tid afsluttes. Det kræver ikke en sagstilknytning.

image

Ekstern adgang

Deler den valgte akt med eksterne parter. Afhængigt af opsætning vælger brugeren:

  • Åben

  • Delvis åben

  • Lukket.

image

Afslut akt

Afslutter én eller flere akter i resultatlisten. Hvis alle valgte akter er afsluttede, vises kun funktionen ”Genåbn akt”.

Funktionen knytter sig til:

  • Aktens status (behandles/afsluttet)

  • Status på enhedens sagsbehandling for akter, der er sendt til enheden internt.

image

Genåbn akt

Genåbner én eller flere akter i resultatlisten.

image

Tilføj supplerende sagsbehandler

Tilføjer én eller flere supplerende sagsbehandlere til akten.

image

Ændr ansvarlig

Sætter en ny ansvarlig på akten.

image

Påmindelse

  • Tilføj påmindelse image

    En bruger kan oprette sin egen påmindelse på en akt. Påmindelser popper automatisk op på det tidspunkt, brugeren vælger.

  • Rediger påmindelse image

    Påmindelsen kan ændres.

  • Fjern påmindelse image

    Påmindelsen fjernes.

image

Vis notifikation

Funktionen viser notifikationer på en akt, f.eks. hvis en bruger er blevet tilføjet som supplerende sagsbehandler, eller hvis et godkendelsesforløb kræver en brugers godkendelse.

image

Rapporter

En rapport dannes ved at udvælge akter i resultatlisten. Funktionen giver mulighed for:

  • Dan aktindsigt image

    Aktindsigtsrapportens indhold justeres ved at fravælge akter og dokumenter, inden den endelige udgave laves.

    Der kan kommenteres på det udvalgte indhold ned på dokumentniveau.

    Læs mere om funktionen i F2 Aktindsigt – Brugermanual.

  • Dan rapport image

  • Eksporter til Excel image

image

Kopier link til akten

Funktionen kopierer aktens ID, som så kan indsættes på andre akter.

image

Fjern fra udbakke

Funktionen fjerner mislykkede forsendelser fra udbakken. Forsendelsen ligger fortsat i ”Arkivet”

Menupunktet er kun tilgængelig i listen ”Udbakke”.

image

Eksportér søgeresultat til Excel

Funktionen eksporterer et givent søgeresultat til Excel, hvor det kan efterbearbejdes. Denne funktion kan f.eks. anvendes i forbindelse med aktindsigt.

image

Relaterede

Klik på Alle parter på disse akter for at fremsøge de parter, der er involveret på den eller de markerede akter i resultatlisten.

Klik på Genindlæs relaterede søgninger for at opdatere de søgemuligheder, der er lavet i forbindelse med tilkøbsmodulet F2 Relaterede søgninger.

Højrekliksfunktioner på sager

Når der højreklikkes på en sag i resultatlisten i hovedvinduet, er følgende funktioner tilgængelige:

Ikon Funktion Beskrivelse

image

Åbn sag

Åbner sagsvinduet for den valgte sag.

image

Ny

Opretter en ny:

  • Akt image

  • E-mail image

  • Dokument image

  • Godkendelse image57

  • Digital Post image

  • e-Boks image

  • M4-post image

  • Fjernprint image

image

Afslut sag

Ændrer sagens status fra ”Behandles” til ”Afsluttet”.

image

Genåbn sag

Ændrer sagens status fra ”Afsluttet” til ”Behandles”.

image

Ændr ansvarlig

Sætter en ny ansvarlig på sagen.

image

Tilføj supplerende sagsbehandler

Tilføjer en eller flere supplerende sagsbehandlere eller enheder til sagen.

image

Tilføj parter

Tilføjer en eller flere parter til den valgte sag.

image

Tilføj adgangs-begrænsning

Tilføjer sikkerhedsgrupper, enheder, teams eller brugere til adgangsbegrænsningen på den valgte sag.

image

Tilføj emneord

Tilføjer ét eller flere emneord til sagen.

image

Sæt ny frist

Angiver en ny frist for den valgte sag. Vælges der ikke en ny frist, fjernes den nuværende frist på sagen.

image

Sæt ny journalplan

Angiver en ny journalplan for den valgte sag. Denne funktion er knyttet til tilkøbsmodulet F2 Procesunderstøttelse.

image

Sæt statuskode

Angiver en ny statuskode for den valgte sag. Denne funktion er knyttet til tilkøbsmodulet F2 Statuskoder.

Hvis antallet af statuskoder i installationen overstiger et fastlagt maksimum, vil funktionen åbne en dialog til valg af statuskode. Maksimumværdien konfigureres i samarbejde med cBrain.

image

Sæt ekstern adgang

Deler den valgte akt med eksterne parter. Afhængigt af opsætning vælger brugeren:

  • Åben

  • Delvis åben

  • Lukket.

image

Kopier link til sag

Kopierer et hyperlink til sagen, som så kan indsættes på akter eller sager.

image

Eksportér søgeresultat til Excel

Eksporterer et givent søgeresultat til Excel, hvor det kan efterbearbejdes. Denne funktion kan f.eks. anvendes i forbindelse med aktindsigt.

image

Relaterede

Klik på Alle parter på disse sager for at fremsøge de parter, der er involveret på den eller de markerede sager i resultatlisten.

Klik på Genindlæs relaterede søgninger for at opdatere de søgemuligheder, der er lavet i forbindelse med tilkøbsmodulet F2 Relaterede søgninger.

Højrekliksfunktioner på dokumenter

Når der højreklikkes på et dokument i resultatlisten i hovedvinduet, er følgende funktioner tilgængelige:

Ikon Funktion Beskrivelse

image

Vis PDF

Funktionen åbner det valgte dokument som PDF.

image

Åbn

Funktionen åbner det valgte dokument i den tilstand, som er valgt i opsætningen. Ikonet ændres afhængig af dokumentets filtype, f.eks. PDF eller Word.

image

Eksporter fil…

Funktionen eksporterer dokumentet til den computer, der arbejdes på.

image

Åbn akt

Funktionen åbner den akt, som dokumentet ligger på.

image

Åbn sag

Funktionen åbner den sag, som dokumentet ligger på.

image

Egenskaber

Funktionen åbner dialogen ”Egenskaber”. Læs mere om dialogen i F2 Desktop – Indstilling og opsætning.

image

Kopier link til dokument

Funktionen kopierer et hyperlink fra den aktuelle akt, som dokumentet er tilknyttet.

Dette hyperlink kan indsættes i andre akter eller sagers metadata eller noter, chats, påtegninger mv. Læs mere om at indsætte et hyperlink til et dokument i F2 Desktop – Akter og kommunikation.

image

Eksportér søgeresultat til Excel

Funktionen eksporterer et givent søgeresultat til Excel, hvor det kan efterbearbejdes. Denne funktion kan f.eks. anvendes i forbindelse med aktindsigt.

Masseoperationer ved højreklik

Det er muligt at udføre en lang række masseoperationer i hovedvinduet. Dette gøres ved at markere flere akter, sager eller dokumenter på en gang. Ved hjælp af højrekliksfunktionen kan herefter udføres en af nedenstående handlinger på samtlige valgte akter, sager eller dokumenter.

Når der foretages masseoperationer via højrekliksmenuen i hoved- og sagsvinduet, viser statuslinjen nederst i højre hjørne, hvilken masseoperation der udføres. I eksemplet nedenfor er F2 ved at fjerne sagstilknytningen på tre akter.

image
Figur 1. Statuslinjen viser masseoperationen ”Fjern sag fra akter”
Hvis en masseoperationshandling ikke kan udføres på en eller flere akter/sager, vises en notifikation. Der vises altid en notifikation, når handlingerne ”Dan rapport”, ”Flet til sagsparter” og ”Luk relaterede akter” er færdige.

Sagshjælp ved højreklik

Det er muligt via konfiguration at slå sagshjælp til på højrekliksfunktioner på akter i hovedvinduet. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. Som standard er sagshjælpen ved højrekliksfunktioner slået fra.

Sagshjælpsdialogen vises, når følgende højrekliksfunktioner udføres på en akt i resultatlisten i hovedvinduet:

  • Adgangskontrol

  • Tilknyt akt til sag

  • Fjern akt fra sag

  • Journaliser akt

  • Afjournaliser akt

  • Ekstern adgang

  • Afslut akt

  • Genåbn akt

  • Tilføj supplerende sagsbehandler

  • Ændr ansvarlig.

Læs mere om sagshjælp i F2 Desktop – Akter og kommunikation.

Tag stilling ved manglende sagshjælp

Når en masseoperation igangsættes via en højreklikshandling i hovedvinduet, og der endnu ikke er taget stilling til sagshjælpen for en eller flere akter, vises en dialog for masseoperationer.

Dialogens titel er ”Flere handlinger” efterfulgt af handlingen, som åbnede den, f.eks. ”Flere handlinger: Ændr ansvarlig” eller ”Flere handlinger: Afslut akter”.

image
Figur 2. Dialog for masseoperationer

I denne dialog giver kolonnen ”Status” et hurtigt overblik ved hjælp af farvekodede ikoner. Er der handlinger, der ikke kan gennemføres, vises de øverst med et rødt ikon. Handlinger, der skal tages stilling til, vises med et gult ikon, og gennemførte handlinger vises med et grønt ikon. Kolonnen ”Beskrivelse” giver yderligere oplysninger om den enkelte akts status.

Der er følgende handlingsmuligheder for akterne i dialogen:

”Status” ændres til et grønt ikon, når sagshjælpen er udført for alle akter.

Dialogen vises også, selvom brugeropsætningen ”Vis advarsel når masseoperationer fejler” er fravalgt.

Sagshjælpsdialogen ”Foreslåede ændringer ved gem akt”

Vælges Tag stilling til alle eller Tag stilling i dialogen ”Flere handlinger”, gennemgået i afsnittet Tag stilling ved manglende sagshjælp, åbner dialogen vist på figuren nedenfor. Her er det muligt at vælge, at F2 automatisk udfører sagshjælpen for alle efterfølgende akter med samme ændringsforslag som for den første akt. Sæt hak i Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag nederst i dialogen for at gentage sagshjælpen automatisk.

image
Figur 3. Sagshjælp ved flere akter

I eksemplet ovenfor foreslår sagshjælpen ”Sæt adgang til alle”. Sæt hak i Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag, og klik derefter på OK for at udføre sagshjælpen automatisk for de resterende akter på listen i ”Flere handlinger”.

Det er kun gentagne, identiske forslag, der siges ”OK” til. De akter, hvor sagshjælpen ville foreslå noget andet, for eksempel en anden enhed eller at akten lægges på en sag, udføres ikke automatisk. Vælges ”Spørg igen senere” eller ”Spørg ikke igen for denne akt” sammen med ”Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag”, gælder valget kun for identiske forslag.
Det er muligt at slå visning af tjekboksen ”Gør dette for alle efterfølgende akter med samme forslag” fra ved hjælp af en konfiguration. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.