Arbejde med aktindsigtsrapport
I dette afsnit gennemgås, hvordan en aktindsigtsrapport dannes ud fra grundlaget for en aktindsigt. Desuden beskrives det, hvordan aktindsigtsrapporten kan tilpasses efter forskellige detaljeringsniveauer.
Dan aktindsigtsrapport
Klik på Dan aktindsigt på fanen ”Aktindsigt”, når det ønskede indhold til aktindsigten er valgt, og aktindsigten er tilpasset. Dannelsen af aktindsigtsrapporten foregår i baggrunden, så det er muligt at arbejde videre i F2, mens rapporten dannes.
Nederst i højre hjørne af aktindsigtsvinduet viser en statusindikator PDF-dannelsens fremdrift.
Når F2 har dannet aktindsigten, modtager brugeren en besked om, at aktindsigtsrapporten ligger klar i brugerens ”Min indbakke”.
Aktindsigtsrapporten er vedhæftet akten. Se eksempel nedenfor.
Hvis der skal rettes i aktindsigtsrapporten, eller der ønskes en anden aktindsigtstype, kan en ny aktindsigtsrapport dannes ved nyt klik på Dan aktindsigt.
Brugeren kan behandle aktindsigten som enhver anden akt. Den kan fx sendes videre eller ansvarsplaceres hos en kollega, ligesom brugeren vha. tilkøbsmodulet F2 Godkendelser kan sende aktindsigten til godkendelse til fx den juridiske afdeling. Læs mere om aktindsigter og F2 Godkendelser i afsnittet Send aktindsigt til godkendelse.
Indholdet af aktindsigtsrapporten
Aktindsigtsrapporten indeholder altid en aktoversigt fordelt på de sager, akterne er tilknyttet. Derudover kan aktindsigtsrapporten tilpasses forskellige detaljeringsniveauer, alt efter hvor mange aktdetaljer og aktindsigtselementer, der skal fremgå af rapporten. Se mere om tilpasning af aktindsigtsrapport i afsnittet Tilpas aktindsigtsrapport.
Nedenfor gennemgås de enkelte felter på aktoversigten.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
”Akt nr.” |
Når en akt journaliseres, tildeles den et aktnummer. Aktnummeret fremgår af dette felt. Når en aktindsigtsrapport dannes, kan aktindsigtselementerne sorteres efter aktnummer. Akter, der ikke er journaliserede, og derfor ikke har et aktnummer, sorteres før eller efter de akter, der har et aktnummer. Se mere om sortering af elementerne i afsnittet Tilpas aktindsigtsrapport. |
”Dato” |
Datoen i dette felt svarer til brevdatoen, såfremt denne findes, eller oprettelsesdatoen for den pågældende akt. |
”Titel” |
Feltet viser titlen på den pågældende akt. |
”Akt-ID” |
Enhver akt i F2 har et unikt akt-id, som fremgår i dette felt. |
”#” |
Feltet viser, hvor mange relaterede dokumenter den pågældende akt har tilknyttet. I dette antal indgår aktdokumentet samt eventuelle dokumenter, påtegninger m.m., der er tilknyttet akten. |
”Kommentarer” |
Er der tilføjet en bemærkning til akten i grundlaget for aktindsigten, fremgår den i dette felt. Se mere om bemærkninger i afsnittet Tilføj bemærkning. |
Tilpas aktindsigtsrapport
Ønsker brugeren at tilpasse aktindsigtsrapporten, inden den dannes, vælges fanen ”Aktindsigt” i båndet, hvor der i dropdown-menuen under menupunktet ”Dan aktindsigt” vælges Tilpas aktindsigt.
Dialogen ”Tilpas aktindsigt” åbner, og her kan uønsket indhold fjernes, aktindsigtstype kan vælges, og sorteringen af aktindsigtsrapporten kan tilpasses.
Der kan på installationsniveau sættes en standardopsætning for dialogen ”Tilpas aktindsigt”.
I det følgende gennemgås de enkelte funktioner i dialogen ”Tilpas aktindsigt”.
| Funktion | Formål | ||
|---|---|---|---|
”Fjern uønsket indhold” |
Der kan på organisationsniveau opsættes et filter, der automatisk fjerner indhold, som ikke skal indgå i aktindsigten. Dette kan for eksempel være relevant for fortrolige eller irrelevante oplysninger som ved hjælp af filterfunktionen kan blive udeladt fra aktindsigten. Konfigurationen udføres i samarbejde med cBrain. Filtreringen finder sted, hvis der sættes hak i ”Fjern uønsket indhold”. Klikkes der på spørgsmålstegnikonet ud for feltet ”Fjern uønsket indhold”, vises en oversigt, over hvad der præcist bliver fjernet af filtret. Se eksemplet nedenfor. 
Figur 8. Aktindsigtsfilter
|
||
”Når jeg danner en ny aktindsigt” |
Her vælges mellem at oprette en ny akt eller overskrive den eksisterende akt, når en aktindsigt dannes. 
Figur 9. Dropdown-menu for feltet
|
||
”Akttitel” |
Her kan angives en titel til aktindsigtsrapporten. Den enkelte organisation kan selv vælge, hvilken titel der er sat som standard. |
||
”Aktindsigtstype” |
Her vælges, hvilken type aktindsigtsrapport der skal dannes, det vil sige, hvilket detaljeringsniveau den dannede aktindsigtsrapport skal være på:
De forskellige detaljeringsniveauer gennemgås i afsnittet Detaljeringsniveauer for aktindsigtsrapport. |
||
”Skabelon” |
Her vælges den skabelon, som aktindsigten skal baseres på. Som udgangspunkt anvendes en standardskabelon. Skal aktindsigten følge en særlig skabelon, der er tilpasset den enkelte organisation, vælges det her. 
Figur 10. Dropdown-menu for feltet
|
||
”Sorteringskolonne” |
Her vælges, hvilken rækkefølge de enkelte elementer i aktindsigtsrapporten skal sorteres i. Der kan vælges mellem følgende kolonner:
|
||
”Sorteringsrækkefølge” |
Her vælges, om den valgte sorteringskolonne skal sortere efter stigende eller faldende værdier:
|
||
”Opdel per sag” |
Sættes der hak i denne tjekboks, opdeles aktindsigtsrapporten i flere PDF-dokumenter per sag. |
||
”Fjern dublerede dokumenter” |
Sættes der hak i denne tjekboks fjernes dubletter fra aktindsigtsrapporten (tilkøb). Læs mere om fjernelse af dubletter i afsnittet Fjern dubletter. |
Detaljeringsniveauer for aktindsigtsrapport
I det følgende gennemgås de forskellige detaljeringsniveauer, som en aktindsigtsrapport kan laves med. Nedenstående tabel viser forskellen på de tre detaljeringsniveauer. De enkelte detaljeringsniveauer gennemgås i de efterfølgende afsnit.
| Detaljeringsniveau | Beskrivelse af indhold |
|---|---|
Fuld aktindsigt |
Oversigt over de akter, som er i grundlaget for aktindsigt. Dokumenter, bestillinger, påtegninger og bemærkninger i deres fulde form. |
Oversigt: Sager, akter og dokumenter m.m. |
Oversigt over de akter, som er i grundlaget for aktindsigt. Oversigt over dokumenter, bestillinger og påtegninger, dog uden at vise deres indhold. |
Oversigt: Sager og akter |
Oversigt over de akter, som er i grundlaget for aktindsigt. |
Oversigt: Sager og akter (kompakt) |
Oversigt over de akter, som er igrundlaget for aktindsigt, men uden sideskift. |
Fuld aktindsigt
Vælges ”Fuld aktindsigt”, dannes en komplet aktindsigt, der viser en oversigt over de akter, som er i grundlaget for aktindsigt, fordelt på de sager, de er tilknyttet.
Aktindsigtsrapporten indeholder derudover alle de medtagede aktindsigtselementer i deres fulde form, herunder dokumenter, bestillinger og påtegninger, samt eventuelle bemærkninger.
Oversigt: Sager, akter og dokumenter m.m.
Vælges ”Oversigt: Sager, akter og dokumenter m.m.”, dannes en komplet oversigt over de akter, som er i grundlaget for aktindsigt, fordelt på de sager, de er tilknyttet. Derudover vises der for hver akt en oversigt over de dokumenter, påtegninger og bestillinger, som akten indeholder – indholdet af disse vises dog ikke. Hvis der er tilføjet bemærkninger til et element i grundlaget for aktindsigten, vises de også.
Oversigt: Sager og akter
Vælges ”Oversigt: Sager og akter” dannes en komplet oversigt over de akter, som er med i grundlaget for aktindsigten, fordelt på de sager, de er tilknyttet. Oversigt over dokumenter, påtegninger og bestillinger, samt indholdet af disse, vises ikke.
Oversigt: Sager og akter (kompakt)
Vælges ”Oversigt: Sager og akter (kompakt)”, dannes en komplet oversigt over de akter, som er med i grundlaget for aktindsigten, fordelt på de sager, de er tilknyttet. Ved valg af denne mulighed fjernes unødige sideskift, så der fås en kompakt oversigt.
Detaljeringsniveauet er egnet som oversigtsvisning til fx en aktindsigtsbegærer, hvis brugeren er i dialog om, hvilket materiale der skal udleveres.
Send aktindsigt til godkendelse
Det er muligt at sende en dannet aktindsigtsrapport til godkendelse i organisationen ved hjælp af tilkøbsmodulet F2 Godkendelser. Dette er fx relevant, hvis en aktindsigt skal godkendes af en anden afdeling eller enhed, inden den endeligt sendes til aktindsigtsbegæreren.
Godkendere har mulighed for at se og ændre i såvel aktindsigtsrapporten (det vil sige den genererede PDF-version af aktindsigten) samt grundlaget for, hvad der er medtaget og udeladt i aktindsigten (det vil sige selve aktindsigtssagen).
Akten, der indeholder aktindsigtsrapporten, åbnes og herefter klikkes på Ny godkendelse i aktvinduets bånd.
Dialogen til oprettelse af en ny godkendelse åbner og udfyldes med relevant information.
Inden der klikkes på Gem, og godkendelsen dermed oprettes, sættes hak i feltet ”Giv godkendere på dette trin skriveadgang til aktens sag”.
Hakket sættes på alle godkendelsestrin. Herved sikres det, at alle godkendere får skriveadgang til sagen med aktindsigten, så de kan se og ændre i selve grundlaget for aktindsigten.
| Hakket i feltet ”Giv godkendere på dette trin skriveadgang til aktens sag” skal sættes, inden godkendelsen startes. |
Herefter startes godkendelsen. Hver enkelt godkender kan nu, udover at rette i PDF-versionen af aktindsigtsrapporten, fx også tilføje eller fjerne indhold på selve aktindsigtssagen, da godkender har samme handlingsmuligheder på aktindsigtssagen som aktindsigtsopretter.
Når aktindsigtsrapporten er igennem godkendelsesforløbet og igen befinder sig hos aktindsigtsopretteren, kan vedkommende gøre følgende afhængigt af udfaldet af godkendelsesforløbet:
-
Hvis aktindsigtsrapporten er endeligt godkendt uden kommentarer, eller der er rettet/ekstraheret direkte i PDF-versionen af aktindsigtsrapporten, kan den sendes til aktindsigtsbegærer.
-
Hvis der er tilføjet eller fjernet indhold på selve aktindsigtssagen, skal der dannes en ny aktindsigtsrapport, inden den sendes til aktindsigtsbegæreren.
Læs mere om godkendelsesforløb under Godkendelser.