Modtag og besvar ekstern bestilling
Modtagelse og accept af en ekstern bestilling
Når en ekstern bestilling sendes af bestillingsopretter, ser bestillingsmodtager den i enhedens indbakke.
Dobbeltklik på den ulæste akt for at åbne bestillingen.
Når en bestilling er ulæst, åbner den eksterne bestilling automatisk, når akten med bestillingen åbnes. Er bestillingen allerede accepteret, åbner den eksterne bestilling ikke automatisk, men skal i stedet åbnes manuelt ved at klikke på bestillingsikonet på akten.
Bestillingsmodtager har efter modtagelsen samme muligheder for behandling af bestillingen som ved interne bestillinger. Den eksterne bestilling accepteres ved klik på Acceptér og luk eller Acceptér, bestillingen kan vurderes ved klik på Vurdér… i bunden af vinduet, og endeligt kan den eksterne bestilling fordeles internt i modtagerorganisationen ved udfyldelse af feltet ”Bestillingsudfører” og klik på Fordel.
Det skal dog bemærkes, at hvis den eksterne bestilling ikke kan accepteres, kan kommunikation om dette kun foregå via e-mail i F2, da chats kun kan sendes og modtages internt i samme myndighed.
Besvarelse af ekstern bestilling
En ekstern bestilling besvares på to måder:
-
Den eksterne bestilling udføres og besvares direkte i dialogen i feltet "Udførelseskommentar" på samme måde som med interne bestillinger.
-
Den eksterne bestilling besvares ved at oprette og sende en svarakt. Det gøres ved at klikke på Opret svarakt i bestillingen. Processen adskiller sig på nogle punkter fra svarakter oprettet til interne bestillinger og gennemgås derfor i følgende afsnit.
Det er værd at bemærke, at der kan klikkes på Opret svarakt, inden den eksterne bestilling accepteres. Besvarelsen kan på den måde påbegyndes, selvom vilkårene ikke er endeligt fastsat.
Opret svarakt
Bestillingen kan vælges besvaret ved oprettelse af en svarakt. Klik på Opret svarakt, og dialogen ”Ny akt” åbner. I feltet ”Titel” vil der automatisk stå ”Sv: [Bestillingsaktens navn]”, og aktfristen vil være sat til bestillingsfristen eller en eventuel intern frist. Se figuren nedenfor.
| Det kan konfigureres, at bestillingsaktens frist skal anvendes som aktfrist på svarakten i stedet, mens bestillingsfristen skal foreslås som erindringsdato. Konfigurationen foretages i samarbejde med cBrain. |
Er bestillingsakten tilknyttet en sag i modtagersystemet, foreslår F2 automatisk at tilknytte svarakten til samme sag. Som udgangspunkt har svarakten samme frist som den eksterne bestilling, ligesom ”Vedlæg en kopi af bilagene” er markeret. Oprettes en svarakt til en bestilling med en intern frist, bruges den interne frist som forslag til frist på svarakten. Klik på OK for at oprette svarakten.
Det er muligt at tilknytte en godkendelse til svarakten direkte i dialogen ”Ny akt”. F2 vil i så fald foreslå bestillingsfristen eller en eventuel intern frist som frist for godkendelsen. Læs mere om oprettelse af godkendelser.
Svarakten adresseres automatisk til brugeren, der i den eksterne bestilling er angivet i feltet ”Returner til”. Svaret kan således ses i modtagerens indbakke, når svarakten sendes ved klik på Send i båndet på svarakten.
Navigation mellem svarakten og akten med den eksterne bestilling foregår nemt, da der i svarakten er et unikt bestillingsikon i aktens bånd, der åbner akten med den eksterne bestilling.
Svarakten kan, når den er oprettet, ligeledes tilgås fra selve den eksterne bestilling. Det gøres ved at klikke på akt-id-linket, der figurerer ud for posten ”Svarakt oprettet” i bestillingshistorikken øverst i den eksterne bestillings højre hjørne.
Svarakten ses herefter i bestillingsmodtagers indbakke. At svarakten sendes, svarer til, at der klikkes på knappen ”Udført”.
Når den eksterne bestilling er udført, optræder den ikke længere i listen ”F2 Bestillinger til enheden” i F2-modtagersystemet.