Bereinigungsaufgaben, die Daten aus der Benutzeroberfläche logisch löschen

Dokumente, die von F2-Benutzern gelöscht wurden, sind der einzige Datentyp, der durch eine Bereinigungsaufgabe aus der Benutzeroberfläche logisch gelöscht werden kann. Sie können nach den Bedürfnissen der Organisation konfiguriert werden.

Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Löschung von Dokumenten aus der Benutzeroberfläche

Wenn Benutzer sich entscheiden, Dokumente aus der Benutzeroberfläche von F2 zu löschen, werden diese zunächst in die Liste „Meine gelöschten Dokumente“ verschoben und verschwinden aus den Listen „Posteingang“, „Mein Schreibtisch“, „Mein Archiv“, „Meine gesendeten Dokumente“ sowie Suchlisten, die auf Basis dieser erstellt wurden. Es gibt zwei Methoden zum Löschen eines Dokuments:

  • Dokument löschen

  • Für alle löschen

Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten für die Löschung von Dokumenten aus der Benutzeroberfläche.

Es gibt zwei Bereinigungsaufgaben, die Dokumente verwalten, die sich für eine festgelegte Anzahl von Tagen in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ befunden haben. Die eine Bereinigungsaufgabe löscht Dokumente logisch, wenn sie eines der Kriterien für das logische Löschen erfüllen. Die andere Bereinigungsaufgabe entfernt die Sichtbarkeit von Dokumenten für Benutzer, wenn sie nicht alle Kriterien für das logische Löschen erfüllen.

Bereinigungsaufgabe: Logisches Löschen von Dokumenten aus „Meine gelöschten Dokumente“.

Die Aufgabe löscht Dokumente logisch, die sich für eine festgelegte Anzahl von Tagen in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ in F2 befunden haben, wenn sie eines der folgenden Kriterien erfüllen:

  • Das Dokument wurde nicht mit anderen Benutzern geteilt.

  • Alle anderen Benutzer, mit denen das Dokument geteilt wurde, haben es bereits gelöscht.

  • Der Benutzer besitzt das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ und hat das Dokument mittels der Funktion „Für alle löschen“ gelöscht.

Der Benutzer kann gelöschte Dokumente wiederherstellen, indem er die Dokumente in „Meine gelöschten Dokumente“ findet, bevor die Bereinigungsaufgabe die Dokumente logisch löscht.

Lesen Sie mehr über die Bereinigungsaufgabe, die geteilte Dokumente handhabt, die nicht für alle gelöscht werden.

F2 kann so konfiguriert werden, dass Dokumente immer logisch gelöscht werden, wenn Benutzer auf „Dokument löschen“ klicken, selbst wenn die Dokumente nicht den oben genannten Kriterien entsprechen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Konfiguration

Standardwert: 30 Tage.

Der Standardwert legt fest, wie viele Tage Dokumente, die eines der Kriterien erfüllen, in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ verbleiben sollen, bevor die Bereinigungsaufgabe sie aus der Benutzeroberfläche entfernt. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

Die Bereinigungsaufgabe Sichtbarkeit von geteilten Dokumenten aus „Meine gelöschten Dokumente“ entfernen wird mit derselben Konfiguration gesteuert. Diese werden daher stets auf dieselbe Anzahl von Tagen konfiguriert. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem der Benutzer auf „Dokument löschen“ oder „Für alle löschen“ klickt und dadurch das Dokument in die Liste „Meine gelöschten Dokumente“ verschiebt.

Bereinigungsaufgabe: Sichtbarkeit von geteilten Dokumenten aus „Meine gelöschten Dokumente“ entfernen

Ein Benutzer kann unter anderem ein Dokument teilen, indem er es per E-Mail oder Chat an andere Benutzer sendet.

Wenn ein Dokument geteilt wird, kann es grundsätzlich nicht logisch gelöscht werden. Dies ist nur möglich, wenn der Benutzer das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ besitzt und „Für alle löschen“ auswählt.

In allen anderen Fällen ist es nur möglich, die Sichtbarkeit eines Dokuments auf eigenen Suchlisten zu entfernen. Dies geschieht bereits, wenn das Dokument in „Meine gelöschten Dokumente“ platziert wird. Diese Bereinigungsaufgabe entfernt das Dokument aus „Meine gelöschten Dokumente“, falls es nicht mit der Bereinigungsaufgabe Dokumente aus „Meine gelöschten Dokumente“ logisch löschen logisch gelöscht werden kann. Die Aufgabe bereinigt auf diese Weise die Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“. Andere Benutzer können weiterhin auf das Dokument zugreifen, ebenso wie der Benutzer, der das Dokument gelöscht hat, es in „Archiv“ aufrufen kann. Wenn andere Benutzer das Dokument mit dem Benutzer teilen, der es gelöscht hat, wird das Dokument erneut auf den Suchlisten des Benutzers angezeigt.

Geteilte Dokumente, deren Sichtbarkeit für einen einzelnen Benutzer entfernt wurde, sind nicht logisch gelöscht. Daher werden sie auch nicht dauerhaft von der Bereinigungsaufgabe logisch gelöschte Dokumente dauerhaft löschen entfernt. Wenn nur einer der Benutzer, mit dem das Dokument geteilt wurde, es nicht gelöscht hat, gilt es dennoch nicht mehr als geteilt. Wenn dieser Benutzer dann auswählt, das Dokument zu löschen, wird es von der Aufgabe Dokumente aus „Meine gelöschten Dokumente“ logisch löschen logisch gelöscht.

Konfiguration

Standardwert: 30 Tage.

Der Standardwert legt fest, wie viele Tage Dokumente, die nicht logisch gelöscht werden können, in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ verbleiben sollen, bevor die Bereinigungsaufgabe deren Sichtbarkeit entfernt. Passen Sie den Standardwert an die Bedürfnisse Ihrer Organisation mit einer Konfiguration an.

Die Bereinigungsaufgabe Dokumente aus „Meine gelöschten Dokumente“ logisch löschen wird mit derselben Konfiguration gesteuert. Diese werden daher stets auf dieselbe Anzahl von Tagen konfiguriert. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

F2 berechnet die Anzahl der Tage ab dem Datum, an dem der Benutzer auf „Dokument löschen“ klickt und dadurch das Dokument in die Liste „Meine gelöschten Dokumente“ verschiebt.