Beispiel: Handlungen an bestimmten Vorgängen, Schriftstücken oder Dokumenten

Diese Anleitung hilft Ihnen, eine Berichtseinrichtung zu erstellen, die zeigen kann, welche Handlungen an einem oder mehreren Elementen in F2 vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat. Das kann nützlich sein, wenn der Verdacht besteht, dass jemand unbefugten Zugriff auf Daten erhalten haben kann. Zum Erstellen von Berichtseinrichtungen benötigen Sie das Recht „Kann F2 Analytics verwalten“.

Zweck dieser Anleitung ist es, die eigentliche Berichtseinrichtung einzurichten. Lesen Sie mehr über den Aufbau des Analytics-Fensters.

Anleitung zur Einrichtung

Die folgenden Schritte sind ausgehend von der allgemeinen Anleitung zur Berichtseinrichtung an den Zweck angepasst. Wenn Sie fertig sind, haben Sie eine Berichtseinrichtung, die in ähnlichen Situationen wiederverwendet werden kann.

1: Überblick und Zweck

Zuerst wird der übergeordnete Zweck identifiziert: detaillierte Informationen darüber zu erhalten, welche Handlungen an einem oder mehreren Elementen im Zeitraum mit unbefugtem Zugriff vorgenommen wurden.

Es ist vorteilhaft, die Berichtseinrichtung so einzurichten, dass sie angepasst werden kann, da Berichtsauszüge typischerweise anhand eines Berichtsauszuges mit der Berichtseinrichtung „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ begrenzt werden müssen.

Die Anleitung geht von einer Berichtseinrichtung auf Dokumentenebene aus, da sie auf Informationen aus Berichtsauszügen basiert, die auf „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ zu Dokumenten beruhen, die von Benutzern gesehen wurden, die unbefugten Zugriff hatten.

2: Berichtstyp identifizieren

Eine Durchsicht der Berichtsbeschreibungen zeigt, dass die Standardeinrichtung „Anzeigen“ im Berichtstyp „Zugriffslog“ einen Teil der Einrichtung enthält, die benötigt wird, um den Zweck der Berichtseinrichtung zu erfüllen.

Die Berichtseinrichtung muss jedoch Informationen über mehr Handlungen als Anzeigen enthalten, und die Spalten müssen deshalb angepasst werden. Außerdem muss der Auszug auf bestimmte Dokumente und ein abgegrenztes Zeitintervall begrenzt werden, und der Filter der Standardeinrichtung muss angepasst werden. Solche Anpassungen werden in den nächsten Schritten beschrieben.

Wenn Sie nur untersuchen müssen, wer nach dem Element gesucht hat, können Sie ausgehend von der Standardeinrichtung „Suchen“ eine entsprechende Berichtseinrichtung für diesen Zweck erstellen.

3: Einrichtung beginnen

Öffnen Sie das Fenster „F2 Analytics“, indem Sie auf dem Reiter „Administrator“ auf den Menüpunkt F2 Analytics klicken. Suchen Sie in der Liste nach „Anzeigen“, markieren Sie die relevante Standardeinrichtung mit dem Berichtstyp „Zugriffslog“ und klicken Sie im Band auf Bearbeiten.

4: Spalteneinstellung

Die Berichtseinrichtung muss Informationen über weitere Handlungen als nur Anzeigen enthalten, und die Spalten müssen deshalb auf dem Reiter „Spalteneinstellung“ angepasst werden.

Sie können folgende Spalten hinzufügen:

  • „Details“: Bei bestimmten Handlungen enthält die Spalte zusätzliche Informationen, die relevant sein können.

  • „Beteiligte“: Bei der Handlung „Beteiligten zu Vorgang/Dokument hinzugefügt“ zeigt die Spalte, wie der Benutzer einbezogen wurde, zum Beispiel als Verantwortlicher oder als Teilnehmer in einem Chat.

  • „Attribut Name“: Bei bestimmten Handlungen zeigt die Spalte, welche Metadaten die Handlung beeinflusst hat.

  • „Name des Beteiligten“: Wenn eine Handlung einen anderen Beteiligten beeinflusst, wird dessen Name hier angezeigt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Benutzer von einem anderen Benutzer zum Dokument hinzugefügt wurde.

Erwägen Sie außerdem, die Spalten „Die Handlung ist eine Suche“ und „Die Handlung ist zugriffsbezogen“ aufzunehmen. Sie können nützlich sein, um den Inhalt eines Berichtsauszuges bei der anschließenden Datenverarbeitung zu filtern.

Sie können auch die Spalte „Suchkriterien“ aufnehmen, damit Sie sehen können, mit welchen Suchkriterien das Element gefunden wurde. Das kann zum Beispiel zeigen, ob der Benutzer lediglich eine Suchliste geöffnet hat, in der das Element aufgrund der fehlenden Zugriffsbeschränkung sichtbar war, oder ob der Benutzer aktiv Suchkriterien eingerichtet hat, die das Element gefunden haben.

Fügen Sie die oben genannten Spalten hinzu, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die Spalten markieren, die Sie in der Berichtseinrichtung haben möchten. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um sie nach „Ausgewählte Spalten“ zu verschieben.

Wenn Ihre Organisation eine Excel-Berichtsvorlage hat, die Berichtsauszüge verwenden sollen, wählen Sie sie im Drop-down-Menü „Mit Excel-Vorlage zusammenführen (optional)“. Wählen Sie außerdem mit dem Kontrollkästchen „Als Pivottabelle anzeigen“ aus, ob Daten als Pivottabelle angezeigt werden sollen.

5: Filter einrichten

Die Standardeinrichtung „Anzeigen“ enthält den Filter „Die Handlung ist zugriffsbezogen“. Der Filter muss entfernt werden, damit die Berichtseinrichtung alle Handlungen enthält. Klicken Sie auf das Kreuz rechts neben dem Filter, um ihn zu entfernen.

Für diese Berichtseinrichtung ist es wichtig, dass sie dynamisch ist und an den Kontext angepasst werden kann. Deshalb ist es nicht zweckmäßig, Einschränkungen als statischen Filter einzurichten. Verwenden Sie stattdessen Felder zum Ausfüllen.

6: Felder zum Ausfüllen einrichten

Es werden zwei Felder zum Ausfüllen benötigt:

  • „Datum und Uhrzeit“ mit dem Operator „Ist zwischen“, damit der Auszug auf das Zeitintervall des unbefugten Zugriffs begrenzt werden kann.

  • „Dokumenten-ID“ mit dem Operator „Ist unter“. Dadurch kann ein Bericht für das oder die betroffenen Schriftstücke extrahiert werden, die in „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ identifiziert wurden.

7: Eigenschaften wählen

Auf dem Reiter „Eigenschaften“ müssen Sie sich nicht mit dem Feld „Betreff“ befassen. Sie geben der Berichtseinrichtung einen Betreff, wenn Sie sie speichern.

In diesem Beispiel wird die Berichtseinrichtung auf Berichtadministratoren zugriffsbeschränkt.

Wenn ein Bürochef, eine Sicherheitsgruppe oder andere Benutzer Berichte in Ihrer Organisation extrahieren können sollen, können Sie die Berichtseinrichtung mit ihnen teilen.

Es ist nicht zweckmäßig, diese Berichtseinrichtung an alle Benutzer auszurollen, da sie Zugriff auf sensible Inhalte aus zugriffsbeschränkten Elementen geben kann.

Auf der rechten Seite können Sie eine Beschreibung des Zwecks der Berichtseinrichtung und eine Anleitung zum korrekten Ausfüllen hinzufügen:

Bericht zur Untersuchung aller Handlungen im Zusammenhang mit unbefugtem Zugriff auf Dokumentenebene. Der Bericht zeigt,
welche Handlungen am Dokument oder am Inhalt der Dokumente
im gewählten Zeitraum vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat.

1. Geben Sie Start- und Enddatum für den Zeitraum mit unbefugtem Zugriff
in den Feldern bei „Datum und Uhrzeit“ ein.

2. Schreiben Sie die betroffene(n) Dokumenten-ID(s) in das Feld „Dokumenten-ID“.
Trennen Sie mehrere Werte mit Komma.

Achten Sie darauf, dass Dokumenten-IDs exakt eingegeben sind.

Passen Sie die Beschreibung an den Bedarf Ihrer Organisation und eventuelle Abweichungen von diesem Beispiel an.

8: Erweitert

Da diese Berichtseinrichtung bereits auf Handlungen für ein oder wenige Elemente in F2 begrenzt ist, ist es nicht notwendig, auf dem Reiter „Erweitert“ etwas einzurichten.

9: Berichtseinrichtung speichern

Wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt eingerichtet ist, klicken Sie im Band auf Speichern als. Dadurch wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie der Berichtseinrichtung einen aussagekräftigen Betreff geben können, damit der Zweck deutlich ist. So lässt sich die relevante Berichtseinrichtung später leicht finden, wenn erneut ein Verdacht entsteht.

Benennen Sie die Berichtseinrichtung zum Beispiel: „Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“.

10: Mit dem Berichtsauszug arbeiten

Wenn Sie den Bericht extrahieren, verwenden Sie die Dokumenten-IDs aus dem Berichtsauszug von „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“, um den Berichtsauszug auf die betroffenen Dokumente zu begrenzen. Im Folgenden finden Sie Vorschläge, wie Sie mit dem Berichtsauszug arbeiten können:

  • Sie können die Spalte „Name“ nach den Benutzern filtern, die die Elemente nicht hätten sehen sollen, um alle Handlungen zu sehen, die sie vorgenommen haben. Dadurch können Sie sehen, ob sie das Dokument nur gesehen haben oder auch die Schriftstücke des Dokuments gesehen oder Änderungen vorgenommen haben. Beachten Sie, dass nicht ermittelt werden kann, wie lange ein Benutzer ein Element angesehen hat. Wenn ein Benutzer Änderungen vorgenommen hat, zeigen einige der anderen Spalten im Bericht weitere Informationen zur Änderung.

  • Sie können untersuchen, ob ein Benutzer in der Spalte „Name des Beteiligten“ vorkommt. Das ist typischerweise der Fall, wenn der Benutzer von einem anderen Benutzer zum Dokument hinzugefügt wurde. Andere Spalten geben Ihnen Informationen darüber, wer den Benutzer hinzugefügt hat und um welche Handlung es geht. Hier zeigt die Spalte „Beteiligte“, ob der Benutzer als Chatteilnehmer, Verantwortlicher oder anderes hinzugefügt wurde.

  • Es kann vorteilhaft sein, „gesehen“-Handlungen herauszufiltern. Wenn Sie die Spalte „Die Handlung ist zugriffsbezogen“ aufgenommen haben, können Sie sie schnell herausfiltern, indem Sie die Spalte nach „0“ filtern. Wenn Sie die Spalte nicht aufgenommen haben, können Sie „Dokument gesehen“, „Schriftstück gesehen“ und „Vermerk gesehen“ in der Filterung der Spalte „Handlung“ abwählen.