Beispiel: Wer hat bestimmte Vorgänge, Schriftstücke oder Dokumente gesehen?

Diese Anleitung hilft Ihnen, eine Berichtseinrichtung zu erstellen, die zeigen kann, welche Benutzer ein oder mehrere Elemente in F2 gesehen haben. Das kann nützlich sein, wenn der Verdacht besteht, dass ein oder mehrere Benutzer unangemessenen Zugriff auf Daten hatten. Zum Erstellen von Berichtseinrichtungen benötigen Sie das Recht „Kann F2 Analytics verwalten“.

Lesen Sie mehr darüber, was es bedeutet, ein Element gesehen zu haben.

Zweck dieser Anleitung ist es, die eigentliche Berichtseinrichtung einzurichten. Lesen Sie mehr über den Aufbau des Analytics-Fensters.

Anleitung zur Einrichtung

Die folgenden Schritte sind ausgehend von der allgemeinen Anleitung zur Berichtseinrichtung an den Zweck angepasst. Wenn Sie fertig sind, haben Sie eine Berichtseinrichtung, die in ähnlichen Situationen wiederverwendet werden kann.

1: Überblick und Zweck

Zuerst wird der übergeordnete Zweck identifiziert: zu untersuchen, ob Benutzer die F2-Elemente gesehen haben, die nicht zugriffsbeschränkt waren.

Es ist vorteilhaft, die Berichtseinrichtung so zu erstellen, dass sie angepasst werden kann und Sie schnell einen neuen Bericht extrahieren können, wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine ähnliche Situation entsteht.

Der Umfang des Verdachts und der Detailgrad, den Sie benötigen, entscheiden, ob Sie eine oder zwei Berichtseinrichtungen erstellen müssen. Sie müssen daher zu Folgendem Stellung nehmen:

  1. Müssen Sie nur untersuchen, wer die Elemente gesehen hat?

  2. Benötigen Sie Informationen über andere Handlungen an den Elementen?

Daraus können sich folgende Berichtseinrichtungen ergeben:

  • Berichtseinrichtung 1, die zeigen kann, ob jemand das Element im Zeitraum mit unbefugten Zugriff tatsächlich gesehen hat. Diese wird im Folgenden als „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ bezeichnet.

  • Berichtseinrichtung 2, die detailliertere Informationen darüber geben kann, welche Handlungen am Element im Zeitraum mit unbefugten Zugriff vorgenommen wurden. Diese wird im Folgenden als „Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“ bezeichnet.

Ein Berichtsauszug aus „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ gibt einen Überblick über alle Anzeigen des Vorgangs. Hier können Sie identifizieren, ob Dokumente von Benutzern gesehen wurden, die keinen Zugriff haben sollten. Ein Berichtsauszug aus „Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“ kann anschließend auf diese Dokumente begrenzt werden.

Die Berichtseinrichtung „Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“ ist daher typischerweise nur relevant, wenn ein Berichtsauszug aus „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ zeigt, dass Benutzer, die keinen Zugriff auf ein Element haben sollten, dieses gesehen haben.

Diese Anleitung hilft Ihnen, die Berichtseinrichtung „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“ einzurichten. Anschließend können Sie mit der Anleitung zu „Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“ fortfahren.

Überlegen Sie, ob Sie und Ihre Organisation separate Berichtseinrichtungen für unbefugten Zugriff auf Vorgänge und auf Dokumente benötigen. Es kann Fälle geben, in denen der Verdacht auf unbefugten Zugriff auf ein einzelnes oder wenige Dokumente isoliert ist. Hier kann es vorteilhaft sein, einen Berichtsauszug mit Dokumenten-ID statt Vorgangsnummer zu begrenzen.

Handlungen an Schriftstücken sind immer enthalten, da sie an das Dokument gebunden sind.

2: Berichtstyp identifizieren

Eine Durchsicht der Berichtsbeschreibungen zeigt, dass die Standardeinrichtung „Anzeigen“ im Berichtstyp „Zugriffslog“ den Zweck der Berichtseinrichtung fast abdeckt. Es fehlt lediglich die Möglichkeit, einen Berichtsauszug auf einen bestimmten Vorgang und auf ein abgegrenztes Zeitintervall zu begrenzen. Solche Anpassungen werden in den nächsten Schritten beschrieben.

Wenn Sie nur untersuchen müssen, wer nach dem Element gesucht hat, können Sie ausgehend von der Standardeinrichtung „Suchen“ eine entsprechende Berichtseinrichtung für diesen Zweck erstellen.

3: Einrichtung beginnen

Öffnen Sie das Fenster „F2 Analytics“ auf dem Reiter „Administrator“, indem Sie auf den Menüpunkt F2 Analytics klicken. Suchen Sie in der Liste nach „Anzeigen“, markieren Sie die relevante Standardeinrichtung mit dem Berichtstyp „Zugriffslog“ und klicken Sie im Band auf Bearbeiten.

4: Spalteneinstellung

Die Standardeinrichtung enthält bereits alle notwendigen Spalten.

Wenn Ihre Organisation eine Excel-Berichtsvorlage hat, die Berichtsauszüge verwenden sollen, wählen Sie sie im Drop-down-Menü „Mit Excel-Vorlage zusammenführen (optional)“. Wählen Sie außerdem mit dem Kontrollkästchen „Als Pivottabelle anzeigen“ aus, ob Daten als Pivottabelle angezeigt werden sollen.

5: Filter einrichten

Die Standardeinrichtung enthält bereits den notwendigen Filter: „Die Handlung ist zugriffsbezogen“ mit dem Wert „Ja“. Dadurch wird sichergestellt, dass Berichtsauszüge nur „gesehen“-Handlungen enthalten.

6: Felder zum Ausfüllen einrichten

Es werden zwei Felder zum Ausfüllen benötigt:

  • „Datum und Uhrzeit“ mit dem Operator „Ist zwischen“, damit der Auszug auf das Zeitintervall begrenzt werden kann, in dem unbefugter Zugriff bestand.

  • „Vorgangsnr.“ mit dem Operator „Ist gleich mit“ oder „Ist unter“. Wenn die Berichtseinrichtung so dynamisch wie möglich sein soll, können Sie den Operator „Ist unter“ statt „Ist gleich mit“ wählen. Er ermöglicht es, einen Bericht für einen oder mehrere kommaseparierte Werte zu extrahieren.

In diesem Beispiel wird der Operator „Ist unter“ verwendet.

Wählen Sie entweder die Spalte „Vorgangsnr.“ oder „Dokumenten-ID“, je nachdem, ob die Berichtseinrichtung zur Untersuchung von Vorgängen oder Dokumenten verwendet werden soll, wie in Schritt 1 beschrieben.

7: Eigenschaften wählen

Auf dem Reiter „Eigenschaften“ müssen Sie sich nicht mit dem Feld „Betreff“ befassen. Sie geben der Berichtseinrichtung einen Betreff, wenn Sie sie speichern.

In diesem Beispiel wird die Berichtseinrichtung auf Berichtadministratoren zugriffsbeschränkt.

Wenn ein Bürochef, eine Sicherheitsgruppe oder andere Benutzer in Ihrer Organisation Berichte mit der Einrichtung extrahieren können sollen, können Sie die Berichtseinrichtung mit ihnen teilen.

Es ist nicht zweckmäßig, diese Berichtseinrichtung an alle Benutzer auszurollen, da sie Zugriff auf sensible Inhalte aus zugriffsbeschränkten Elementen geben kann.

Auf der rechten Seite können Sie eine Beschreibung des Zwecks der Berichtseinrichtung und eine Anleitung zum korrekten Ausfüllen hinzufügen:

Bericht zur Untersuchung von Anzeigen im Zusammenhang mit dem Verdacht auf
unbefugten Zugriff auf Vorgangsebene. Der Bericht zeigt, wer den Inhalt
des Vorgangs oder der Vorgänge im gewählten Zeitraum gesehen hat.

1. Geben Sie Start- und Enddatum für den Zeitraum mit unbefugtem Zugriff
in den Feldern bei „Datum und Uhrzeit“ ein.

2. Schreiben Sie die betroffene(n) Vorgangsnummer(n) in das Feld „Vorgangsnr“.
Trennen Sie mehrere Werte mit Komma.

Achten Sie darauf, dass Vorgangsnummern exakt geschrieben sind.

Wenn der Bericht zeigt, dass Benutzer, die keinen Zugriff auf ein Element
haben sollten, dieses gesehen haben, können Sie die Berichtseinrichtung
„Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“ verwenden, um weitere
Informationen darüber zu erhalten, welche Handlungen die Benutzer vorgenommen haben.

Passen Sie die Beschreibung an den Bedarf Ihrer Organisation und eventuelle Abweichungen von diesem Beispiel an.

8: Erweitert

Da diese Berichtseinrichtung bereits auf Handlungen für ein oder wenige Elemente in F2 begrenzt ist, ist es nicht notwendig, auf dem Reiter „Erweitert“ etwas einzurichten.

9: Berichtseinrichtung speichern

Wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt eingerichtet ist, klicken Sie im Band auf Speichern als. Dadurch wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie der Berichtseinrichtung einen aussagekräftigen Betreff geben können, damit der Zweck deutlich ist. So lässt sich die relevante Berichtseinrichtung später leicht finden, wenn erneut ein Verdacht entsteht.

Benennen Sie die Berichtseinrichtung zum Beispiel: „Zugriff: Vorgangsebene - Anzeigen“.

10: Mit einem Berichtsauszug arbeiten

Wenn Sie den Bericht extrahieren, zeigt er eine Übersicht über alle Male, bei denen der gewählte Vorgang und dessen Dokumente und Schriftstücke gesehen wurden. Hier können Sie eventuelle unbefugte Anzeigen identifizieren.

Enthält der Vorgang viele Dokumente, kann es im Zeitraum viele Anzeigen geben, die nicht alle problematisch sind. In Excel können Sie zum Beispiel nach den Spalten „Name“ und „Dokumenten-ID“ filtern. Dadurch können Sie problematische Anzeigen leichter identifizieren, zum Beispiel indem Sie Benutzer herausfiltern, die Teil der Zugriffsbeschränkung sind.

Wenn Sie anhand des Berichts feststellen, dass unbefugte Anzeigen erfolgt sind, können Sie mit der Berichtseinrichtung „Zugriff: Dokumentenebene - Alle Handlungen“ fortfahren, um zu untersuchen, ob die Benutzer, die unbefugten Zugriff auf den Vorgang und seine Dokumente hatten, weitere Handlungen vorgenommen haben.