Aktenzeichen

Ein Aktenzeichen ist eine thematisch gegliederte Übersicht über die Sachgebiete einer Organisation. Aktenzeichen werden insbesondere in öffentlichen Verwaltungen verwendet, um die Einhaltung der Registrierungspflicht sicherzustellen.

Ein Aktenzeichen ist in Aktenzeichenkodierungen unterteilt, die zur Kennzeichnung von Vorgängen im Verhältnis zum Klassifikationssystem der Organisation verwendet werden. Es ist möglich, einer Aktenzeichenkodierung eine Sicherheitsgruppe und Sonderzeichen zuzuweisen.

Benutzer mit dem Recht „Werteliste verwalten“ können Aktenzeichenkodierungen in F2 erstellen und pflegen.

Das Aktenzeichen ist für alle Benutzer in einer F2-Installation dasselbe.

Verwaltung von Aktenzeichen

Ein Aktenzeichen wird als eine Werteliste im Dialogfenster "Werteliste verwalten" verwaltet.

Öffnen Sie das Dialogfenster, indem Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Werteliste klicken.

Abbildung 1. Menüpunkt „Werteliste“

Oben im Dialogfenster wählen Sie "Aktenzeichen" im Drop-down-Menü aus. Hier können Sie Aktenzeichenkodierungen erstellen und bearbeiten.

Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Wertelisten.

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Werteliste verwalten“

Aktenzeichenkodierung erstellen

Sie können Aktenzeichenkodierungen auf mehreren Ebenen erstellen. Die Erstellung erfolgt im Dialogfenster „Werteliste verwalten“. Klicken Sie im Kontextmenü der Werteliste „Aktenzeichen“ auf Erstellen, um eine Aktenzeichenkodierung auf erster Ebene zu erstellen oder im Kontextmenü eines bestehenden Aktenzeichens, um eine Kodierung unter der ausgewählten Kodierung zu erstellen.

Abbildung 3. Aktenzeichenkodierung erstellen

Das Dialogfenster „Erstellen eines neuen Aktenzeichens“ öffnet sich.

Abbildung 4. Das Dialogfenster „Erstellen eines neuen Aktenzeichens“

Im Dialogfenster können Sie die folgenden Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Betreff	Geben Sie einen Betreff für die Aktenzeichenkodierung ein. Das Feld ist obligatorisch auszufüllen.
Sicherheitsgruppen	Wählen Sie eine Sicherheitsgruppe aus, die der Aktenzeichenkodierung zugeordnet wird. Wenn die Aktenzeichenkodierung einem Vorgang zugewiesen wird, wird die Sicherheitsgruppe dem Vorgang als Zugriffsbeschränkung hinzugefügt. Wählen Sie die relevante Behörde im Drop-down-Menü „Behörde der Sicherheitsgruppe“ aus. Wählen Sie dann eine Sicherheitsgruppe im Drop-down-Menü „Sicherheitsgruppe“ aus.
Sonderzeichen	Wählen Sie ein oder mehrere Sonderzeichen aus, die der Aktenzeichenkodierung zugeordnet werden. Wenn die Aktenzeichenkodierung einem Vorgang zugewiesen wird, müssen auch die ausgewählten Sonderzeichen dem Vorgang hinzugefügt werden. Wenn Sie kein Sonderzeichen für die Aktenzeichenkodierung auswählen, können alle Sonderzeichen zusammen mit der Kodierung verwendet werden.
Externe ID	F2 schlägt automatisch eine externe ID vor, wenn der Betreff eingegeben wird. Das Feld ist obligatorisch auszufüllen.
Abkürzung	Geben Sie eine Abkürzung für die Aktenzeichenkodierung ein.
Beschreibung der Aktenplancodierung	Geben Sie gegebenenfalls eine Beschreibung an. Die Beschreibung wird in einem Tooltipp angezeigt, wenn die Aktenzeichenkodierung einem Vorgang hinzugefügt wird.

Feld

Beschreibung

Betreff

Geben Sie einen Betreff für die Aktenzeichenkodierung ein. Das Feld ist obligatorisch auszufüllen.

Sicherheitsgruppen

Wählen Sie eine Sicherheitsgruppe aus, die der Aktenzeichenkodierung zugeordnet wird. Wenn die Aktenzeichenkodierung einem Vorgang zugewiesen wird, wird die Sicherheitsgruppe dem Vorgang als Zugriffsbeschränkung hinzugefügt.

Wählen Sie die relevante Behörde im Drop-down-Menü „Behörde der Sicherheitsgruppe“ aus.
Wählen Sie dann eine Sicherheitsgruppe im Drop-down-Menü „Sicherheitsgruppe“ aus.

Sonderzeichen

Wählen Sie ein oder mehrere Sonderzeichen aus, die der Aktenzeichenkodierung zugeordnet werden. Wenn die Aktenzeichenkodierung einem Vorgang zugewiesen wird, müssen auch die ausgewählten Sonderzeichen dem Vorgang hinzugefügt werden.

Wenn Sie kein Sonderzeichen für die Aktenzeichenkodierung auswählen, können alle Sonderzeichen zusammen mit der Kodierung verwendet werden.

Externe ID

F2 schlägt automatisch eine externe ID vor, wenn der Betreff eingegeben wird. Das Feld ist obligatorisch auszufüllen.

Abkürzung

Geben Sie eine Abkürzung für die Aktenzeichenkodierung ein.

Beschreibung der Aktenplancodierung

Geben Sie gegebenenfalls eine Beschreibung an. Die Beschreibung wird in einem Tooltipp angezeigt, wenn die Aktenzeichenkodierung einem Vorgang hinzugefügt wird.

Klicken Sie unten im Dialogfenster auf OK, um die Aktenzeichenkodierung mit den eingegebenen Informationen zu erstellen.

Aktenzeichenkodierung bearbeiten

Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ im Kontextmenü einer Aktenzeichenkodierung auf Eigenschaften, um die Aktenzeichenkodierung zu bearbeiten.

Abbildung 5. Aktenzeichenkodierung bearbeiten

Das Dialogfenster „Administration von Eigenschaften des Aktenplans“ öffnet sich. Hier können Sie alle Felder bearbeiten. Die Felder sind im Abschnitt Aktenzeichenkodierung erstellen beschrieben.