Oprydningsjobs der sletter data permanent fra databasen

En akt er soft-slettet, når den er slettet fra "Mine slettede akter" i F2 og derved ikke længere er tilgængelig i brugergrænsefladen. Akten kan blive soft-slettet på to måder:

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, en akt skal forblive i databasen, efter den er blevet soft-slettet, før oprydningsjobbet sletter den permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, akten blev soft-slettet. Det vil sige, den dato oprydningsjobbet eller brugeren fjernede akten fra "Mine slettede akter" i F2.

Jobbet sletter soft-slettede dokumenter permanent fra databasen. Et dokument soft-slettes ved, at en bruger sletter det i brugergrænsefladen via højrekliksmenuen på vedhæftede dokumenter.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, et dokument skal forblive i databasen, efter det er blevet soft-slettet, før oprydningsjobbet sletter det permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, dokumentet blev soft-slettet.

Jobbet sletter inaktive versioner af dokumenter og deres relaterede informationer permanent fra databasen. Det kan for eksempel være PDF-versioner af dokumenterne. Dokumentversioner, som stadig har en reference til et andet sted i F2, slettes ikke.

F2 opretter en ny version af et dokument, efter en bruger har redigeret og gemt dokumentet. Når den nye dokumentversion er oprettet, bliver den gamle dokumentversion inaktiv.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, en inaktiv dokumentversion skal forblive i databasen, før oprydningsjobbet sletter den permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, hvor en ny version af dokumentet blev oprettet.

Jobbet sletter dokumenter, der ikke længere er i brug i brugergrænsefladen, permanent fra databasen.

Jobbet tjekker, om der findes akter i brugergrænsefladen, der peger på et givent dokument i databasen. Hvis dette ikke er tilfældet, slettes dokumentet fra databasen.

Eksempel:

En bruger har oprettet en akt (”akt 1”) med et dokument (”originaldokumentet”). Hun eller en anden bruger opretter en ny akt (”akt 2”) og tilføjer præcis samme dokument til den nye akt. Der oprettes ikke en kopi af dokumentet i databasen på akt 2, i stedet peger akt 2 på dokumentet fra akt 1. Hvis akt 1 slettes, bevares dokumentet fortsat i databasen, da akt 2 stadig peger på dokumentet. Hvis akt 2 også slettes, og der ikke findes andre akter, der peger på præcis dette dokument i databasen, sletter oprydningsjobbet originaldokumentet.

Konfiguration

Standardværdi: 1 dag.

Standardværdien er det antal dage, et ubrugt dokument forbliver i databasen, før oprydningsjobbet sletter det permanent. Standardværdien kan ikke konfigureres.

F2 beregner antallet af dage fra det tidspunkt, hvor den sidste akt, som peger på dokumentet, er blevet soft-slettet.

Jobbet sletter soft-slettede sager permanent fra databasen.

En sag er soft-slettet, når en bruger har slettet den i brugergrænsefladen. En bruger skal have særlige rettigheder for at kunne soft-slette en sag.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, en soft-slettet sag skal forblive i databasen, før oprydningsjobbet sletter den permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, hvor en bruger slettede sagen i brugergrænsefladen.

Jobbet sletter chats, der ikke har haft nye indlæg i et fastsat antal dage, permanent fra databasen. Det vil sige, at chats ikke soft-slettes, før de slettes permanent fra databasen.

Konfiguration

Oprydningsjobbet har tre mulige konfigurationer:

Tilpas standardværdierne til jeres organisations behov med en konfiguration.

Konfiguration 3 styrer hvorvidt chats, der er oprettet efter aktivering af oprydningsjobbet, skal markeres til sletning automatisk, eller om de skal markeres manuelt af en bruger. Chats, oprettet før aktivering af oprydningsjobbet, skal altid markeres manuelt til sletning, før de slettes af jobbet.

Jobbet sletter linjer permanent fra databasens log om brugeres handlinger i F2’s partsregister.

Når en bruger slår en part op i partsregisteret, opretter F2 en linje i databasens log om brugerens handling. Linjen i loggen indeholder blandt andet information om, hvilken bruger der har slået hvilken part op og hvornår.

F2 logger information om følgende handlinger:

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, linjer om brugerhandlinger skal forblive i databasens log, før oprydningsjobbet sletter dem permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, hvor en bruger udførte handlingen, og linjen herom blev oprettet i loggen.

Jobbet sletter linjer permanent fra databasens log om partssøgninger i F2’s partsregister.

Når en bruger foretager alle typer søgninger efter en part i partsregisteret, opretter F2 en linje i databasens log om, at brugeren har udført en søgning. En bruger kan eksempelvis søge efter en part med et bestemt CPR-nummer. Linjen i loggen indeholder blandt andet information om, hvilken bruger der har foretaget hvilken type søgning i partsregisteret og hvornår.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, linjer om partssøgninger skal forblive i databasens log, før oprydningsjobbet sletter dem permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, hvor en bruger udførte søgningen, og linjen herom blev oprettet i loggen.

Jobbet sletter linjer permanent fra databasens adgangslog.

Når en bruger søger efter og/eller får vist sager, akter og dokumenter i F2, opretter F2 en linje i adgangsloggen om denne handling. Det er kun linjer om udvalgte handlinger, der slettes, eksempelvis om et dokument er blevet vist. Linjen i adgangsloggen indeholder blandt andet information om, hvilken bruger der har foretaget hvilken handling på hvilket element og hvornår.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, linjer skal forblive i databasens adgangslog, før oprydningsjobbet sletter dem permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, hvor en bruger udførte handlingen, og linjen herom blev oprettet i loggen.

Jobbet sletter linjer permanent fra databasens log om masseoperationer.

Når en bruger udfører en masseoperation, opretter F2 en linje herom i databasens log om masseoperationer. Der er tale om en masseoperation, hvis en bruger udfører samme handling på flere akter, sager eller dokumenter på én gang. Eksempler på masseoperationer er at fjerne akter fra en sag, at journalisere akter og at ændre den aktansvarlige.

I brugergrænsefladen findes en dialog med en oversigt over de 20 senest udførte masseoperationer. Ældre linjer fra loggen efter de første 20 opbevares i databasen. Her gemmes de til supportsager for opklaring af masseoperationer, der er slået fejl.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, linjer om masseoperationer forbliver i databasens log, før oprydningsjobbet sletter dem permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, hvor en bruger udførte masseoperationen, og linjen herom blev oprettet i loggen.

Jobbet sletter brugeres logfiler og screenshots permanent fra databasens fejllog.

Hvis en bruger oplever fejl i F2, åbner en dialog, hvori brugeren kan beskrive, hvordan fejlen opstod. Der genereres automatisk en logfil med beskrivelse af de systemmæssige hændelser, der gik forud for, at fejlen opstod. Logfilerne anvendes ved support til undersøgelse af, hvorfor fejl opstod med henblik på afhjælpning heraf.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, logfiler og screenshots forbliver i databasen, før oprydningsjobbet sletter dem permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, fejlen opstod, og logfil og screenshots deraf blev oprettet.

Jobbet sletter linjer permanent fra databasens log om indsendelser, der modtages i F2 via en F2-selvbetjening.

Når en borger indsender en ansøgning og lignende via en F2-selvbetjening, gemmer F2 informationer om borgeren i databasen. Eksempler på gemte informationer er borgerens identitet (såsom CPR-nummer) og IP-adresse.

Konfiguration

Standardværdi: 180 dage.

Standardværdien er det antal dage, informationerne fra selvbetjeningsindsendelsen skal forblive i databasens log, inden de slettes permanent. Tilpas standardværdien til jeres organisations behov med en konfiguration.

F2 beregner antallet af dage fra den dato, borgeren henvendte sig via en F2-selvbetjening, og linjen herom blev oprettet i loggen.

Jobbet fjerner en brugers adgang til akter, som brugeren kun har haft adgang til i kraft af udløbne på vegne af-rettigheder.

I F2 kan man tildele brugere rettigheder til at udføre alle handlinger og/eller at behandle godkendelser på vegne af en anden bruger. Rettighederne kan opsættes til at gælde i en bestemt periode. Når perioden er udløbet, fjerner jobbet læse- og skriveadgang til akter og godkendelser for den bruger, der har haft på vegne af-rettighederne. Rettigheder og perioden for deres gyldighed tildeles under opsætning af "På vegne af".

Jobbet sletter på vegne af-rettigheder samme dag, som de udløber. Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.