Send dokumenter internt i F2

Skal et Microsoft Office-dokument kun sendes til interne modtagere i F2, har metadataassistenten ingen effekt, selvom det fremgår af aktens vedhæftede dokumenter, at der kan vælges format og rensning af metadata. Metadataassistenten vil heller ikke træde i kraft og vises derfor ikke ved afsendelse.

Dokumentets metadata vil kunne ses af alle modtagere.

Sendes et Microsoft Office-dokument til både interne og eksterne modtagere, og er metadataassistenten sat til at være aktiv, vil metadataassistenten træde i kraft. Det medsendte dokument vil være renset for metadata både hos den interne og den eksterne modtager.

Grunden er, at F2 ved den eksterne forsendelse genererer en ny version af akten, hvor dokumentet er renset for metadata. Det betyder, at alle medarbejdere, som kan se den pågældende e-mail, vil se dokumentet uden metadata.

Dog vil aktens versionering vise, at der ligger tidligere versioner af den pågældende akt. Det betyder, at en medarbejder med de relevante rettigheder vil kunne aktivere en tidligere aktversion og derved tilgå dokumentets metadata.