Arbejde via flere jobroller

Skriveadgang til sager og akter er uafhængig af den jobrolle, som den enkelte bruger er logget ind med.

Det vil sige, at en bruger med flere jobroller ikke behøver at logge ind med en specifik enhed for at få skriveadgang til enhedens sager eller akter, men har automatisk skriveadgang via sin jobrolle i enheden.

Det er muligt at læse chats i alle de enheder, som en bruger har jobroller i, uanset hvilken jobrolle der er logget ind med.

Det betyder, at når en chat læses af en bruger med flere jobroller, markeres den som læst, uanset hvilken jobrolle brugeren aktuelt er logget ind med. Det er således ikke nødvendigt at skifte jobrolle for at læse eller besvare den samme chat i de andre enheder, som brugeren også har jobroller i.

Enhedsstyring af akter i hovedvinduet med ”Frist, min enheds” og ”Flag, min enheds” samt enhedens læstmarkering følger listens enhed. Det vil sige, at uanset hvilken jobrolle en bruger er logget ind med, så følger kolonnerne ”Frist, min enheds”, ”Flag, min enheds” og enhedens læst-markering listens enhed frem for den konkrete bruger.

Det betyder, at en akt, der er markeret som læst med rødt ”Haster”-flag og frist om 14 dage i én enhedsliste, godt kan fremtræde som ulæst i en anden enhedsliste eller med et andet flag eller anden frist for samme bruger.

Navnet på den aktuelle enhed, der er logget ind med, vises i gruppen med menupunkter til enhedens styring i hovedvinduets bånd. I figuren er enhedens navn ”IT Kontor”.

I højrekliksmenuen vises også, hvilken enhed flaget sættes ved, som eksemplet i figuren til højre, hvor enheden er ”IT Kontor”.

Gemmes søgninger i enhedens indbakke, skrivebord eller arkiv, husker F2 den enhedsliste, hvorfra søgningen blev lavet. Det anbefales derfor, at navnet på sådanne søgninger inkluderer navnet på den enhed, som den enkelte bruger er logget ind med, når søgningen foretages.

Grunden hertil er, at en bruger kan være tilknyttet flere enheder, og da F2 ikke automatisk viser, i hvilken enhedsliste søgningen er foretaget, vil det være svært for brugeren at identificere, fra hvilken enhed en søgning er genereret. Det gælder både, når der laves personlige søgninger, og når administrator laver søgninger på enhedsniveau.

Klaus Salomon kan eksempelvis have flere jobroller og dermed adgang til enhedens indbakke, skrivebord og arkiv i flere enheder, herunder enheden HR. Klaus laver nu en søgning i HR’s indbakke med søgekriteriet: aktansvarlig = Klaus Salomon.

Klaus gemmer sin søgning, men da F2, som nævnt ovenfor, ikke synligt gemmer, hvilken enhedsliste Klaus stod på, da han lavede søgningen, bør Klaus ikke navngive søgningen ”Akter i enhedens indbakke med mig som ansvarlig”. Denne navngivning er for generel. Klaus gemmer og navngiver i stedet søgningen som ”Akter i HR’s indbakke med mig som ansvarlig”.