Behandling af godkendelser

F2 Touch – Minister er designet til håndtering af godkendelser. Når appen åbnes, vises derfor en liste over de godkendelser, der afventer svar fra brugeren, med hastende godkendelser placeret øverst.

Figur 1. Listen ”Godkendelser”

Listen inkluderer alle godkendelser, brugerens sekretariat har valgt at sende til F2 Touch – Minister. Der kan derfor være godkendelser i sekretariatets F2 Desktop, hvor brugeren står som næste godkender, som ikke vises i appen på det givne tidspunkt, men som efter behov kan frigives.

Frigivelse af godkendelser foregår på samme måde som frigivelse af godkendelser til F2 Manager. Læs mere i F2 Godkendelsessluse.

Behandling af en godkendelse sker på følgende måde: Først åbner brugeren det tilsendte materiale i appen, så vedkommende kan orientere sig i det tilsendte og eventuelt i en ekstern app, eksempelvis for at redigere vedhæftede dokumenter til egen brug. Dernæst skal brugeren tage stilling til, om det tilsendte kan godkendes eller ej. I følgende afsnit beskrives, hvordan en bruger først får overblik over en godkendelse og herefter tager stilling til, om materialet kan godkendes.

Når godkendelsen er behandlet på F2 Touch – Minister, bliver den automatisk sendt tilbage til brugerens sekretariat. Det betyder, at den automatisk bliver tilgængelig på F2 Desktop for sekretariatet.

Godkendelsens dokumenter

Åbn en godkendelse ved at trykke på den. Øverst kan navigeres mellem akt- og godkendelsesdokumenterne ved at trykke på de tilhørende ikoner, som vist nedenfor. Det åbne dokument vises umiddelbart under det grå bånd.

Figur 2. En åben godkendelse

Under akt- eller godkendelsesdokumentet vises eventuelle vedhæftede dokumenter, som kan downloades i originalt og PDF-format. Vedhæftede dokumenter hentes ved at trykke på en af pilene.

Når et dokument er hentet, kan det åbnes i en ekstern app og, afhængigt af filtype, eventuelt redigeres.

Tag stilling til godkendelsen

En godkendelse behandles ved at godkende eller returnere den. Hvis indholdet kan sendes videre til næste i forløbet, godkendes det. Skal indholdet derimod rettes af eller forbi enten den ansvarlige eller en anden tidligere i godkendelsesforløbet, skal det returneres.

Når enten godkendelse eller returnering er valgt, er det også muligt at knytte en kommentar til handlingen i feltet ”Indtast bemærkning som godkender”. På den måde kan valget uddybes for andre i godkendelsesforløbet.

Figur 3. Tryk i kommentarfeltet for at åbne tastaturet

En række konfigurationer påvirker kommentarens indhold og behandling, når den modtages af sekretariatet i F2 Desktop. Disse konfigurationer er yderligere beskrevet i F2 Godkendelsessluse. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Materialet kan godkendes

Vælg Godkend over kommentarfeltet, hvis det tilsendte materiale kan godkendes. Skriv eventuelt en kommentar og tryk på Godkend endeligt under kommentarfeltet for at gemme handling og kommentar.

Figur 4. Godkend materialet endeligt

Er der flere trin i godkendelsesforløbet efter brugeren, erstattes Godkend endeligt med Godkend.

Godkendelsen sendes herefter videre til sekretariatet, som videreformidler den til den næste i godkendelsesforløbet, hvis der er en, ellers sendes den til aktens ansvarlige med besked om, at materialet er endeligt godkendt.

Materialet skal returneres

Vælg Returnér over kommentarfeltet, hvis det tilsendte materiale skal returneres. Materialet kan så tilrettes, inden det sendes videre i godkendelsesforløbet eller godkendes endeligt.

Figur 5. Returnér materialet til den ansvarlige

Når en godkendelse returneres, kan der være flere ting, der skal vælges, afhængigt af F2’s konfigurationer.

Først skal vælges, hvilken person i godkendelsesforløbet, der skal returneres til. Alle tidligere trin kan vælges.

Figur 6. Vælg det anbefalede videre forløb efter returnering

Dernæst skal vælges, hvor godkendelsen skal genoptages efter eventuelle rettelser. Tryk på dropdown-menuen under ”Anbefaling om videre forløb:”. Her er det muligt at give følgende anbefalinger til genoptagelse:

”Returnér og genoptag efter den ansvarlige” betyder, at godkendelsen rent praktisk startes forfra og skal igennem alle godkendelsestrin igen.
”Returnér og genoptag hos mig” betyder, at godkendelsen ved genoptagelse lander hos brugeren igen. Det er relevant, hvis brugeren ønsker at se de rettelser, der laves i materialet baseret på deres feedback.
”Returnér og genoptag efter mig” betyder, at godkendelsen ved genoptagelse sendes videre til næste person efter brugeren i godkendelsesforløbet, såfremt der findes en. Dette svarer rent praktisk til en betinget godkendelse.

Der er kun tale om en anbefaling. Den person, der returneres til, har derfor selv mulighed for at vælge at genoptage et andet sted i godkendelsesforløbet.

Det er gennem en konfiguration muligt at erstatte de forskellige returneringsmuligheder med mulighederne Returnér og Godkend betinget. Konfigurationen er yderligere beskrevet i F2 Manager. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.