Vinduet "F2 Analytics" for administratorer

Brugere med privilegiet "F2 Analytics Administrator" opsætter og trækker rapporter fra vinduet "F2 Analytics". Åbn vinduet fra fanen "Administrator" ved at klikke på menupunktet F2 Analytics.

I det følgende gennemgås opbygningen af vinduet F2 Analytics. Du kan også læse om administration af opsætninger og en trinvis guide til at opsætte en rapport.

Figur 1. Menupunktet "F2 Analytics" på fanen "Administrator"

Overblik over rapportopsætninger

I vinduet kan du danne dig et overblik over organisationens rapportopsætninger og deres detaljer i resultatlisten (1). Vælg en opsætning for at se et preview (2) af den. Previewet viser detaljer såsom beskrivelse af opsætningens formål, dens faste filtre, og hvilke felter brugere skal udfylde for at kunne trække en meningsfuld rapport.

I båndet (3) finder du menupunkter til at oprette, redigere og slette opsætninger såvel som at trække rapporter baseret på den valgte opsætning. Når du trækker en rapport, kan du få vist et preview af den eller hente den som Excel-fil.

Figur 2. Vinduet "F2 Analytics"

Du kan flytte skillelinjen mellem resultatlisten og previewet ved at trække i den eller ved at navigere til skillelinjen og bruge piletasterne til at justere den.

Læs mere om de forskellige standardrapportopsætninger, deres indhold og deres formål.

Menupunkter i vinduets bånd

Tabellen nedenfor beskriver de menupunkter, du finder i båndet i vinduet "F2 Analytics", og hvordan du bruger dem.

Menupunkt

Beskrivelse

Ny rapportopsætning

Åbn dialogen "Opret ny rapportopsætning", hvor du kan oprette en ny opsætning for rapporter. I dialogen skal du give opsætningen en titel og vælge den rapporttype, du vil oprette din rapportopsætning ud fra.

Hvilke rapporttyper der er tilgængelige, afhænger af din organisations aftale med cBrain. Samtlige standardrapporttyper og deres standardrapportopsætninger er beskrevet i rapportbeskrivelserne. Det er også muligt, at din organisation har fået udviklet rapporttyper specifikt til jeres installation, eksempelvis til udtræk af data om jeres sagsforløb. Kontakt cBrain for mere information.

Figur 3. Dialogen "Opret ny rapportopsætning"

Når du har klikket Opret i dialogen, åbner den nye rapportopsætning til redigering. Herfra kan du arbejde med opsætningen og evt. gemme den.

Ret

Åbn den valgte rapportopsætning til redigering. Du har samme redigeringsmuligheder, som når du opretter en ny opsætning.

Kopiér

Åbn dialogen "Opret en kopi", hvor du kan oprette en kopi af den valgte opsætning. Dialogen præudfyldes baseret på den kopierede opsætning, men du kan give kopien en ny titel og sætte en adgangsbegrænsning, før du opretter den.

Figur 4. Dialogen er præudfyldt baseret på valgte opsætning

Når du klikker Opret, gemmes kopien med det samme og bliver tilgængelig i oversigten. Herfra kan du åbne den til redigering.

Slet

Slet den valgte rapportopsætning. F2 beder dig bekræfte, inden opsætningen slettes fuldstændigt.

Vis rapport

Vis et preview af en rapport baseret på den valgte opsætning direkte i vinduet. Læs mere om at vise rapporter.

Hent rapport

Træk en rapport baseret på den valgte opsætning, og hent den som en Excel-fil. Læs mere om at hente rapporter.

Kolonner i resultatlisten

Resultatlisten i vinduet "F2 Analytics" viser de rapportopsætninger, som er tilgængelige for dig.

Figur 5. Kolonner i resultatlisten

Du kan flytte en kolonne ved at trække dens overskrift til en ny placering og justere kolonnebredden ved at trække i en af dens ender. Kolonnerne kan sorteres som beskrevet i afsnittet Sortér resultatlisten.

Tabellen nedenfor beskriver de kolonner, du finder i resultatlisten.

Kolonne	Beskrivelse
Titel	Rapportopsætningens titel.
Rapporttype	Rapportopsætningens type. Samtlige standardrapporttyper og deres standardrapportopsætninger er beskrevet i rapportbeskrivelserne. Din organisation kan også have udviklet rapporttyper specifikt til jeres installation.
Adgangsbegrænsning	Rapportopsætningens adgangsbegrænsning. Rapportopsætninger kan være adgangsbegrænset til: Kun rapportadministratorer Bestemte brugere, enheder, sikkerhedsgrupper og/eller teams Ingen. Læs mere om rapportopsætningens egenskaber.
Senest ændret	Viser dato og klokkeslæt for hvornår rapportopsætningen senest er blevet ændret.
Senest ændret af	Viser, hvem der senest har ændret rapportopsætningen. "System" betyder, at det er en standardrapportopsætning.
Oprettet	Viser dato og klokkeslæt for hvornår rapportopsætningen blev oprettet.
Oprettet af	Viser, hvem der har oprettet rapportopsætningen. "System" betyder, at det er en standardrapportopsætning.

Kolonne

Beskrivelse

Titel

Rapportopsætningens titel.

Rapporttype

Rapportopsætningens type. Samtlige standardrapporttyper og deres standardrapportopsætninger er beskrevet i rapportbeskrivelserne. Din organisation kan også have udviklet rapporttyper specifikt til jeres installation.

Adgangsbegrænsning

Rapportopsætningens adgangsbegrænsning. Rapportopsætninger kan være adgangsbegrænset til:

Kun rapportadministratorer
Bestemte brugere, enheder, sikkerhedsgrupper og/eller teams
Ingen.

Læs mere om rapportopsætningens egenskaber.

Senest ændret

Viser dato og klokkeslæt for hvornår rapportopsætningen senest er blevet ændret.

Senest ændret af

Viser, hvem der senest har ændret rapportopsætningen. "System" betyder, at det er en standardrapportopsætning.

Oprettet

Viser dato og klokkeslæt for hvornår rapportopsætningen blev oprettet.

Oprettet af

Viser, hvem der har oprettet rapportopsætningen. "System" betyder, at det er en standardrapportopsætning.

Træk rapport

For at trække en rapport skal du først vælge en opsætning i resultatlisten i vinduet "F2 Analytics". Det kan eksempelvis være udtræk på ”Alle aktfelter”, hvis du vil udtrække data om akters metadatafelter. I vinduets preview kan du se detaljer om opsætningen såsom kolonner, filtre, felter til udfyldelse og egenskaber.

I vinduets bånd har du to muligheder for at trække en rapport baseret på den valgte opsætning, nemlig Vis rapport eller Hent rapport.

Vis rapport

Klik på Vis rapport for at se et preview af rapporten direkte i vinduet. Dialogen "Vis rapport" åbner, hvor du eventuelt skal udfylde prædefinerede felter. Klik på Vis for at se rapporten.

Brug "Vis rapport" til at validere rapportopsætningen, før du henter hele rapporten. Previewet viser maksimalt 1000 rækker af rapporten.

Hent rapport

Klik på Hent rapport for at downloade en Excel-fil på din computer. Filen tager udgangspunkt i den kolonneopsætning, der eventuelt er valgt for rapportopsætningen. Dialogen "Hent rapport" åbner, hvor du kan navngive rapporten og eventuelt skal udfylde prædefinerede felter. Klik på Hent for at gemme filen i mappen "Overførsler" på din computer.

Udfyld eventuelle felter

Nogle opsætninger kræver, at visse felter udfyldes, før et meningsfyldt udtræk kan dannes. Det kan eksempelvis være, hvis kun data fra en begrænset tidsperiode er relevant, men at den specifikke tidsperiode afhænger af, hvem der trækker rapporten eller hvornår rapporten trækkes.

Når du trækker en rapport, enten for at få vist et preview eller for at hente den som Excel-fil, åbner dialogen "Vis rapport" eller "Hent rapport". Dialogen viser eventuelle felter til udfyldelse.

Figur 6. En rapport, der trækker data fra en specifik tidsperiode

Udfyld felterne med relevante data og klik på Vis eller Hent for at trække rapporten.

Læs mere om opsætning af felter til udfyldelse, og hvordan de adskiller sig fra filtre.

Søgeoperatoren stjerne *

Søgeoperatoren stjerne * kan bruges til at modificere et felt til udfyldelse, når du skal vise eller hente en rapport.

Figur 7. Et felt til udfyldelse kan tilpasses med en søgeoperator

Tabellen nedenfor gennemgår, hvordan du kan bruge søgeoperatoren.

Søgeoperator	Beskrivelse	Bemærkninger
*[din indtastning]	Sæt en * før din indtastning for at begrænse data til indhold, der slutter med din indtastning.	Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal trække en rapport, der har et "Er lig med" felt til udfyldelse, hvor du kun kender slutningen af værdien, såsom slutningen af en sagstitel.
[din indtastning]*	Sæt en * efter din indtastning for at begrænse data til indhold, der begynder med din indtastning.	Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal trække en rapport, der har et "Er lig med" felt til udfyldelse, hvor du kun kender begyndelsen af værdien, såsom begyndelsen af en sagstitel.
[din indtastning]	Sæt en * på begge sider af din indtastning, for at begrænse data til indhold, hvor din indtastning indgår, uanset hvor i indholdet.	Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal trække en rapport der har et "Er lig med" felt til udfyldelse, hvor du ved at din indtastning indgår, men er usikker på hvor.

Søgeoperator

Beskrivelse

Bemærkninger

*[din indtastning]

Sæt en * før din indtastning for at begrænse data til indhold, der slutter med din indtastning.

Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal trække en rapport, der har et "Er lig med" felt til udfyldelse, hvor du kun kender slutningen af værdien, såsom slutningen af en sagstitel.

[din indtastning]*

Sæt en * efter din indtastning for at begrænse data til indhold, der begynder med din indtastning.

Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal trække en rapport, der har et "Er lig med" felt til udfyldelse, hvor du kun kender begyndelsen af værdien, såsom begyndelsen af en sagstitel.

*[din indtastning]*

Sæt en * på begge sider af din indtastning, for at begrænse data til indhold, hvor din indtastning indgår, uanset hvor i indholdet.

Det kan for eksempel være relevant, hvis du skal trække en rapport der har et "Er lig med" felt til udfyldelse, hvor du ved at din indtastning indgår, men er usikker på hvor.