Eksempel: Hvem har set bestemte sager, akter eller dokumenter?

Denne vejledning hjælper dig med at oprette en rapportopsætning, der kan vise, hvilke brugere der har set et eller flere elementer i F2. Det kan være nyttigt, hvis der er mistanke om, at en eller flere brugere har haft uhensigtsmæssig adgang til data. Det kræver privilegiet "F2 Analytics Administrator" at oprette rapportopsætninger.

Læs mere om, hvad det vil sige at have set et element.

Formålet med denne vejledning er at opsætte selve rapportopsætningen. Læs mere om opbygningen af Analytics-vinduet.

Guide til opsætning

Trinnene nedenfor er tilpasset til formålet ud fra den generelle vejledning til rapportopsætning. Når du er færdig, har du en rapportopsætning, der kan genbruges ved lignende situationer.

1: Overblik og formål

Først identificeres det overordnede formål: at undersøge, om nogle brugere har set de F2-elementer, som ikke har været adgangsbegrænsede.

Det er en fordel at oprette rapportopsætningen, så den kan tilpasses, og du hurtigt kan trække en ny rapport, hvis der på et senere tidspunkt opstår en lignende situation.

Mistankens omfang og den detaljegrad, du skal bruge, afgør, om du skal lave én eller to rapportopsætninger. Du skal derfor tage stilling til følgende:

  1. Har du kun brug for at undersøge, hvem der har set elementerne?

  2. Har du brug for information om andre handlinger på elementerne?

Det kan udmønte sig i følgende rapportopsætninger:

  • Rapportopsætning 1, som kan vise, om nogen faktisk har set elementet i perioden med uhensigtsmæssig adgang. Denne omtales efterfølgende som "Adgang: Sagsniveau - Visning".

  • Rapportopsætning 2, som kan give mere detaljeret information om, hvilke handlinger der er foretaget på elementet i perioden med uhensigtsmæssig adgang. Denne omtales efterfølgende som "Adgang: Aktniveau - Alle handlinger".

Et rapportudtræk fra "Adgang: Sagsniveau - Visning" giver overblik over alle visninger på sagen. Du kan her identificere, om nogle akter er blevet set af brugere, der ikke burde have adgang. Et rapportudtræk fra "Adgang: Aktniveau - Alle handlinger" kan derefter begrænses til disse akter.

Rapportopsætningen "Adgang: Aktniveau - Alle handlinger" vil derfor typisk kun være relevant at bruge, hvis et rapportudtræk fra "Adgang: Sagsniveau - Visning" viser, at brugere, der ikke skulle have adgang til et element, har set det.

Denne vejledning hjælper dig med at opsætte rapportopsætningen "Adgang: Sagsniveau - Visning". Du kan efterfølgende fortsætte med vejledningen til "Adgang: Aktniveau - Alle handlinger".

Overvej, om du og din organisation har behov for at lave separate rapportopsætninger til uhensigtsmæssig adgang til sager og til akter. Der kan være tilfælde, hvor mistanken om uhensigtsmæssig adgang er isoleret til en enkelt eller få akter. Her kan det være en fordel at begrænse et rapportudtræk med akt-id i stedet for sagsnummer.

Handlinger på dokumenter vil altid være inkluderet, da de er bundet til akten.

2: Identificér rapporttype

En gennemgang af rapportbeskrivelserne vil identificere, at standardopsætningen "Visninger" i rapporttypen "Adgangslog" næsten dækker formålet med rapportopsætningen. Der mangler blot mulighed for at afgrænse et rapportudtræk til en specifik sag og til et afgrænset tidsinterval. Sådanne tilpasninger gennemgås på de næste trin.

Skal du kun undersøge, hvem der har søgt sig frem til elementet, kan du med udgangspunkt i standardopsætningen "Søgninger" lave en tilsvarende rapportopsætning til dette formål.

3: Begynd opsætning

Åbn vinduet "F2 Analytics" på fanen "Administrator" ved at klikke på menupunktet F2 Analytics. Søg efter "Visninger" i listen, markér den relevante standardopsætning med rapporttypen "Adgangslog" og klik på Ret i båndet.

4: Kolonneopsætning

Standardopsætningen indeholder i forvejen alle nødvendige kolonner.

Har din organisation en Excel-skabelon, som rapportudtræk skal bruge, vælger du den i dropdown-menuen "Fletning til Excel-skabelon (valgfri)". Vælg også, om data skal vises som pivottabel med tjekboksen "Vis som pivottabel".

5: Opsæt filtre

Standardopsætningen indeholder allerede det nødvendige filter: "Handling er adgangsrelateret" med værdien "Ja". Det sikrer, at rapportudtræk kun indeholder "set"-handlinger.

6: Opsæt felter til udfyldelse

Der er brug for to felter til udfyldelse:

  • "Dato og tidspunkt" med operatoren "Er imellem", så udtrækket kan begrænses til tidsintervallet, hvor der har været uhensigtsmæssig adgang.

  • "Sagsnummer" med operatoren "Er lig med" eller "Er iblandt". Hvis rapportopsætningen skal være så dynamisk som muligt, kan du vælge operatoren "Er iblandt" i stedet for "Er lig med". Den giver mulighed for at trække en rapport for en eller flere kommaseparerede værdier.

I dette eksempel bruges operatoren "Er iblandt".

Vælg enten kolonnen "Sagsnummer" eller "Akt-id", afhængigt af om rapportopsætningen skal bruges til at undersøge sager eller akter, som beskrevet i trin 1.

7: Vælg egenskaber

På fanen "Egenskaber" behøver du ikke forholde dig til feltet "Titel". Du giver rapportopsætningen en titel, når du gemmer den.

I dette eksempel adgangsbegrænses rapportopsætningen til rapportadministratorer.

Skal en kontorchef, sikkerhedsgruppe eller andre brugere i din organisation kunne trække rapporter med opsætningen, kan du dele rapportopsætningen med dem.

Denne rapportopsætning er ikke hensigtsmæssig at skubbe ud til alle brugere, da den kan give adgang til følsomt indhold fra adgangsbegrænsede elementer.

I højre side kan du tilføje en beskrivelse af rapportopsætningens formål og en vejledning til at udfylde den korrekt:

Rapport til undersøgelse af visninger i forbindelse med mistanke om
uhensigtsmæssig adgang på sagsniveau. Rapporten viser, hvem der har set
sagens eller sagernes indhold i den valgte periode.

1. Indtast start og slutdato for perioden med uhensigtsmæssig adgang i
felterne ved "Dato og tidspunkt".

2. Skriv den eller de berørte sagsnumre i feltet "Sagsnummer".
Adskil med komma.

Sørg for, at sagsnumre er skrevet præcist.

Viser rapporten, at brugere, der ikke burde have adgang til et element,
har set det, kan du bruge rapportopsætningen
"Adgang: Aktniveau - Alle handlinger" for at få mere information om,
hvilke handlinger brugerne har foretaget.

Tilpas beskrivelsen til din organisations behov og eventuelle afvigelser fra dette eksempel.

8: Avanceret

Da denne rapportopsætning i forvejen er begrænset til handlinger for et eller få elementer i F2, er det ikke nødvendigt at opsætte noget på fanen "Avanceret".

9: Gem rapportopsætningen

Når du er sikker på, at alt er opsat korrekt, klikker du på Gem som i båndet. Det åbner en dialog, hvor du kan give rapportopsætningen en sigende titel, så formålet er tydeligt. Det gør det let at finde den relevante rapportopsætning senere, hvis der igen opstår en mistanke.

Navngiv for eksempel rapportopsætningen: "Adgang: Sagsniveau - Visning".

10: Arbejd med et rapportudtræk

Når du trækker rapporten, viser den et overblik over alle de gange, den valgte sag og dens akter og dokumenter er blevet vist. Her kan du identificere eventuelle uhensigtsmæssige visninger.

Indeholder sagen mange akter, kan der være mange visninger i perioden, som ikke alle er problematiske. I Excel kan du for eksempel filtrere efter kolonnerne "Navn" og "Akt-id". Du kan herved lettere identificere problematiske visninger, for eksempel ved at filtrere brugere fra, som er en del af adgangsbegrænsningen.

Hvis du på baggrund af rapporten finder ud af, at der er sket uhensigtsmæssige visninger, kan du fortsætte med rapportopsætningen "Adgang: Aktniveau - Alle handlinger" for at undersøge, om der er foretaget yderligere handlinger af brugerne, der har haft uhensigtsmæssig adgang til sagen og dens akter.