Opsæt en rapportopsætning

Når du skal oprette en ny rapportopsætning, skal du først overveje følgende:

Brug rapportbeskrivelserne til at identificere, hvilken rapporttype du skal tage udgangspunkt i, og hvilke kolonner du skal bruge for at trække de data, du har identificeret på trin 1.

Når du har valgt en rapporttype, kan du undersøge, om en af rapporttypens standardopsætninger dækker dit behov. I det tilfælde behøver du ikke opsætte en ny rapportopsætning, men kan nøjes med at trække en rapport ud fra standardopsætningen.

Findes der ikke en fyldestgørende standardopsætning, kan du rette en standardopsætning, der er delvist dækkende, og gemme den som en ny rapportopsætning.

Åbn vinduet "F2 Analytics" på fanen "Administrator" ved at klikke på menupunktet F2 Analytics. Ønsker du at opsætte en rapportopsætning fra bunden, skal du klikke på Ny rapportopsætning i vinduet "F2 Analytics".

Dialogen "Opret ny rapportopsætning" åbner.

Angiv en sigende titel, så rapportopsætningens formål er tydeligt. Det gør det let at finde den rette rapportopsætning, når der skal trækkes en rapport. Vælg den rapporttype, som indeholder de kolonner, du skal bruge.

Klik på Opret for at gå videre.

Ønsker du at tage udgangspunkt i en eksisterende standardopsætning, kan du markere standardopsætningen i resultatlisten og klikke på Ret i båndet.

Når du retter en standardopsætning, skal du først navngive rapportopsætningen, når du gemmer den.

Knappen "Gem" er deaktiveret, så du ikke kommer til at overskrive standardopsætningen. Du kan i stedet klikke på Gem som for at gemme som en ny rapportopsætning, når du er færdig med opsætningen.

På fanen "Kolonneopsætning" kan du tilføje de kolonner, du har identificeret på trin 2. Markér en kolonne under "Tilgængelige kolonner" og klik på pilen for at flytte den til "Valgte kolonner".

Har din organisation en Excel-skabelon, som rapportudtræk skal bruge, vælger du den i dropdown-menuen "Fletning til Excel-skabelon (valgfri)". Vælg også, om data skal vises som pivottabel med tjekboksen "Vis som pivottabel".

Når kolonneopsætningen er færdig, klikker du på fanen Filter.

Filtre er statiske begrænsninger på indholdet i rapportopsætningens kolonner. Det vil sige, at de ikke kan tilpasses, når du skal trække en rapport. Det kan for eksempel være, at rapportopsætningen skal trække data om en bestemt handling, en bestemt enhed eller andet.

Klik på Tilføj filter i båndet, og vælg en kolonne i dropdown-menuen "Filter".

Vælg en operator til at filtrere kolonnen, og den eller de værdier, kolonnen skal filtreres efter. Du kan for eksempel begrænse rapportopsætningen til en bestemt handling eller udelade en handling, der aldrig er relevant for de rapporter, du skal trække.

Baserer du din rapportopsætning på en standardopsætning, kan den indeholde forudvalgte filtre og felter til udfyldelse. Vurdér, om de passer til formålet, og husk at fjerne dem, hvis det ikke er tilfældet.

Du kan sætte lige så få eller lige så mange filtre, som du behøver for at afgrænse data til dit behov. Det er dog en fordel kun at bruge filtre til begrænsninger, der altid gør sig gældende, når der skal trækkes en rapport. Hvis du skal lave begrænsninger, der skal justeres, når en rapport trækkes, skal du i stedet bruge felter til udfyldelse.

Når du har valgt filtre, klikker du på fanen Felter til udfyldelse.

Felter er dynamiske begrænsninger på indholdet i rapportopsætningens kolonner, som skal indtastes, hver gang en rapport trækkes.

Det er nyttigt, hvis rapportopsætningen skal kunne tilpasses. Tilpasningen kan være et tidsinterval, der afhænger af, hvornår du trækker rapporten, eller tilpasning til at inkludere bestemte brugere, sager, roller eller andet. Det er også relevant, hvis rapportopsætningen skal være tilgængelig for almindelige brugere, som ikke kan redigere selve rapportopsætningen.

Felter til udfyldelse opsættes ved at klikke på Tilføj felt i båndet. Vælg en kolonne i dropdown-menuen "Felt", og vælg den operator, feltet skal filtreres efter.

Du kan sætte lige så få eller lige så mange felter til udfyldelse, som du behøver. Brug dog kun felter til udfyldelse, hvis begrænsningen skal kunne justeres. Det begrænser behovet for manuel indtastning, når en rapport skal trækkes.

Gå til fanen "Egenskaber" for at vælge, hvilke brugere der skal have adgang til at trække rapporten. Under "Adgangsbegrænsning" kan du vælge følgende:

Ved rapportopsætninger, som mange brugere skal have adgang til, er det vigtigt at være opmærksom på, om rapportopsætningen kan give uhensigtsmæssig adgang til følsomt data (for eksempel data om fortrolige personalesager). Vær særligt opmærksom, hvis rapportopsætningen indeholder felter til udfyldelse.

Tilføj en kort beskrivelse af rapportopsætningens formål i højre side af vinduet. Her kan du også tilføje en trin-for-trin vejledning til at udfylde felterne korrekt, når rapporten trækkes. Det er særligt vigtigt for rapportopsætninger, der deles med almindelige brugere.

Hænger rapportopsætningen sammen med andre rapportopsætninger, kan du også tilføje det til beskrivelsen samt de situationer, hvor det er relevant.

På fanen "Avanceret" er det muligt at sætte en begrænsning på, hvor lang tid det må tage at trække en rapport, og hvor mange rækker den maksimalt må indeholde. Læs mere om opsætningsmulighederne.

Når du er sikker på, at alt er opsat korrekt, klikker du på Gem i båndet.

Er din rapportopsætning baseret på en standardopsætning, klikker du i stedet på Gem som. Giv her rapportopsætningen et sigende navn.

Rapportopsætningen er nu gemt og tilgængelig for de brugere, der er en del af adgangsbegrænsningen.