Eksempel: Handlinger foretaget på bestemte sager, akter eller dokumenter

Denne vejledning hjælper dig med at oprette en rapportopsætning, der kan vise, hvilke handlinger der er foretaget på et eller flere elementer i F2, samt hvem der har foretaget dem. Det kan være nyttigt, hvis der er mistanke om, at nogen kan have fået uhensigtsmæssig adgang til data. Det kræver privilegiet "F2 Analytics Administrator" at oprette rapportopsætninger.

Formålet med denne vejledning er at opsætte selve rapportopsætningen. Læs mere om opbygningen af Analytics-vinduet.

Guide til opsætning

Trinnene nedenfor er tilpasset til formålet ud fra den generelle vejledning til rapportopsætning. Når du er færdig, har du en rapportopsætning, der kan genbruges ved lignende situationer.

1: Overblik og formål

Først identificeres det overordnede formål: at opnå detaljerede oplysninger om, hvilke handlinger der er foretaget på et eller flere elementer i perioden med uhensigtsmæssig adgang.

Det er en fordel at opsætte rapportopsætningen, så den kan tilpasses, da rapportudtræk typisk skal afgrænses på baggrund af et rapportudtræk med rapportopsætningen "Adgang: Sagsniveau - Visning".

Vejledningen tager udgangspunkt i en rapportopsætning på aktniveau, da den bygger på oplysninger fra rapportudtræk baseret på "Adgang: Sagsniveau - Visning" om akter, der er blevet set af brugere, der har haft uhensigtsmæssig adgang.

2: Identificér rapporttype

En gennemgang af rapportbeskrivelserne vil identificere, at standardopsætningen "Visninger" i rapporttypen "Adgangslog" indeholder noget af den opsætning, der skal til for at opfylde rapportopsætningens formål.

Rapportopsætningen skal dog indeholde information om flere handlinger end visninger, og kolonnerne skal derfor tilpasses. Derudover skal udtrækket begrænses til bestemte akter og et afgrænset tidsinterval, og standardopsætningens filter skal tilpasses. Sådanne tilpasninger gennemgås på de næste trin.

Skal du kun undersøge, hvem der har søgt sig frem til elementet, kan du med udgangspunkt i standardopsætningen "Søgninger" lave en tilsvarende rapportopsætning til dette formål.

3: Begynd opsætning

Åbn vinduet "F2 Analytics" ved at klikke på menupunktet F2 Analytics på fanen "Administrator". Søg efter "Visninger" i listen, markér den relevante standardopsætning med rapporttypen "Adgangslog" og klik på Ret i båndet.

4: Kolonneopsætning

Rapportopsætningen skal indeholde information om yderligere handlinger end visninger, og kolonnerne skal derfor tilpasses på fanen "Kolonneopsætning".

Du kan tilføje følgende kolonner:

"Detaljer": Ved visse handlinger indeholder kolonnen supplerende information, som kan være relevant.
"Involvering": Ved handlingen "Tilføjet part til sag/akt" viser kolonnen, hvordan brugeren er blevet involveret, som for eksempel at blive gjort ansvarlig eller tilføjet til en chat.
"Attribut Navn": Ved visse handlinger viser kolonnen, hvilke metadata handlingen har påvirket.
"Navn på parten": Hvis en handling påvirker en anden part, vises partens navn her. Det kan for eksempel være, hvis brugeren er blevet tilføjet til akten af en anden bruger.

Overvej også at inkludere kolonnerne "Handling er søgning" og "Handling er adgangsrelateret". De kan være nyttige til at filtrere et rapportudtræks indhold under den efterfølgende databehandling.

Du kan også inkludere kolonnen "Søgekriterier", så du kan se, hvilke søgekriterier der har fundet elementet. Det kan for eksempel vise, om brugeren blot har åbnet en søgeliste, hvor den manglende adgangsbegrænsning gjorde elementet synligt, eller om brugeren aktivt har opsat søgekriterier, der fandt elementet.

Tilføj de ovenstående kolonner ved at holde Ctrl-tasten nede og markere de kolonner, du gerne vil have med i rapportopsætningen. Klik på pilen mod højre for at flytte dem til "Valgte kolonner".

Har din organisation en Excel-skabelon, som rapportudtræk skal bruge, vælger du den i dropdown-menuen "Fletning til Excel-skabelon (valgfri)". Vælg også, om data skal vises som pivottabel med tjekboksen "Vis som pivottabel".

5: Opsæt filtre

Standardopsætningen "Visninger" indeholder filteret "Handling er adgangsrelateret". Filteret skal fjernes, så rapportopsætningen inkluderer alle handlinger. Klik på krydset ud for filteret for at fjerne det.

Det er vigtigt for denne rapportopsætning, at den er dynamisk og kan tilpasses konteksten. Derfor er det ikke hensigtsmæssigt at opsætte begrænsninger som et statisk filter. Brug i stedet felter til udfyldelse.

6: Opsæt felter til udfyldelse

Der er brug for to felter til udfyldelse:

"Dato og tidspunkt" med operatoren "Er imellem", så udtrækket kan begrænses til tidsintervallet for den uhensigtsmæssige adgang.
"Akt-id" med operatoren "Er iblandt". Det giver mulighed for at trække en rapport for den eller de berørte akter, som blev identificeret i "Adgang: Sagsniveau - Visning".

7: Vælg egenskaber

På fanen "Egenskaber" behøver du ikke forholde dig til feltet "Titel". Du giver rapportopsætningen en titel, når du gemmer den.

I dette eksempel adgangsbegrænses rapportopsætningen til rapportadministratorer.

Skal en kontorchef, sikkerhedsgruppe eller andre brugere kunne trække rapporter i din organisation, kan du dele rapportopsætningen med dem.

Denne rapportopsætning er ikke hensigtsmæssig at skubbe ud til alle brugere, da den kan give adgang til følsomt indhold fra adgangsbegrænsede elementer.

I højre side kan du tilføje en beskrivelse af rapportopsætningens formål og en vejledning til at udfylde den korrekt:

Rapport til undersøgelse af alle handlinger i forbindelse med
uhensigtsmæssig adgang på aktniveau. Rapporten viser,
hvilke handlinger der er foretaget på akten eller akternes
indhold i den valgte periode, samt hvem der har foretaget dem.

1. Indtast start og slutdato for perioden med uhensigtsmæssig adgang i
felterne ved "Dato og tidspunkt".

2. Skriv den eller de berørte akt-id'er i feltet "Akt-id".
Adskil med komma.

Sørg for, at akt-id'er er indtastet præcist.

Tilpas beskrivelsen til din organisations behov og eventuelle afvigelser fra dette eksempel.

8: Avanceret

Da denne rapportopsætning i forvejen er begrænset til handlinger for et eller få elementer i F2, er det ikke nødvendigt at opsætte noget på fanen "Avanceret".

9: Gem rapportopsætningen

Når du er sikker på, at alt er opsat korrekt, klikker du på Gem som i båndet. Det åbner en dialog, hvor du kan give rapportopsætningen en sigende titel, så formålet er tydeligt. Det gør det let at finde den relevante rapportopsætning senere, hvis der igen opstår en mistanke.

Navngiv for eksempel rapportopsætningen: "Adgang: Aktniveau - Alle handlinger".

10: Arbejd med rapportudtrækket

Når du trækker rapporten, bruger du akt-id’erne fra rapportudtrækket fra "Adgang: Sagsniveau - Visning" til at begrænse rapportudtrækket til de berørte akter. Nedenfor er forslag til, hvordan du kan arbejde med rapportudtrækket:

Du kan filtrere kolonnen "Navn" efter de brugere, der ikke burde have set elementerne, for at se alle handlinger, de har foretaget. Det giver mulighed for at se, om de kun har set akten, eller også har set aktens dokumenter eller foretaget ændringer. Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at afgøre, hvor længe en bruger har set et element. Har en bruger foretaget ændringer, viser nogle af de andre kolonner i rapporten yderligere information om ændringen. For eksempel handlinger som "Dokumentindhold ændret" eller "Akt metadata ændret".
Du kan undersøge, om en bruger optræder i kolonnen "Navn på parten". Det vil en bruger typisk gøre, hvis vedkommende er blevet tilføjet til akten af en anden bruger. Andre kolonner giver dig information om, hvem der tilføjede dem, og hvilken handling det drejer sig om. Her vil kolonnen "Involvering" vise, om brugeren er tilføjet som chatdeltager, ansvarlig eller andet.
Du kan med fordel filtrere "set"-handlinger fra. Hvis du har inkluderet kolonnen "Handling er adgangsrelateret", kan du hurtigt filtrere dem fra ved at filtrere kolonnen efter "0". Har du ikke inkluderet kolonnen, kan du fravælge "Akt set", "Dokument set" og "Påtegning set" i filtreringen på kolonnen "Handling".